Cách hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp, công ty thế nào?

1. Khi thành lập doanh nghiệp, công ty cần phải chi trả những khoản chi phí nào?

Khi thành lập doanh nghiệp, thành lập công ty thì doanh nghiệp hay công ty đều phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để đầu tư và chuẩn bị cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, công ty. Cụ thể những khoản chi phí phát sinh trong hoạt động thành lập doanh nghiệp bao gồm:

– Chi phí thuê địa điểm làm trụ sở doanh nghiệp;

– Chi phí mua trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, công ty;

– Chi phí thuê nhân sự và đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp, công ty;

– Chi phí quảng cáo doanh nghiệp, công ty;

– Chi phí làm thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở kinh doanh;

– Chi phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp;

– Chi phí thực hiện nộp lệ phí môn bài;

– Chi phí phát hành hoá đơn điện tử- Hoá đơn giá trị gia tăng…

Trên đây là những khoản chi phí tiêu biểu mà doanh nghiệp, công ty phải chi trả khi thành lập doanh nghiệp, công ty. Ngoài ra còn một số những khoản chi phí khác mà doanh nghiệp, công ty cần thực hiện chi trả phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp, công ty. 

2. Thế nào là hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp?

Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào quy định cụ thể hạch toán là gì. Nhưng theo cách hiểu thông thường cũng như thực tiễn thực hiện hạch toán tại các doanh nghiệp thì hạch toán được hiểu là quá trình theo dõi, đo lường, tính toán, ghi chép lại các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Cụ thể, việc hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp, công ty được hiểu là việc theo dõi, tính toán và ghi chép những chi phí đã chi trả cho việc thành lập doanh nghiệp, thành lập công ty. Việc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp, công ty có thể quản lý được các chi phí đã bỏ ra để từ đó có kế hoạch hoạt động kinh doanh cụ thể, có phương pháp kinh doanh phù hợp để sinh lợi nhuận từ hoạt động đó.

Theo đó, khi thực hiện hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp, công ty thì doanh nghiệp cần tiến hành một số hoạt động sau:

– Quan sát: việc quan sát này giúp cho doanh nghiệp, công ty thu thập được đầy đủ những dữ liệu liên quan đến chi phí thành lập công ty, đo lường được mọi hao phí và kết quả của hoạt động kinh doanh so với chi phí đã bỏ ra;

– Tính toán: việc tính toán giúp doanh nghiệp, công ty tổng hợp và phân tích các số liệu cụ thể để xác định được những chi phí cần thiết và đưa ra định hướng hoạt động để tăng doanh thu, tạo lợi nhuận;

– Ghi chép: sau khi doanh nghiệp, công ty tính toán được các số liệu cụ thể thì cần lưu lại những kết quả này theo trật tự nhất định và theo một hệ thống nhất định đã được đề ra.

3. Cách hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp, công ty thế nào?

Hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp, công ty được thực hiện trên các khoản chi phí sau:

– Thứ nhất, hạch toán những chi phí không phải là tài sản cố định vô hình. Những chi phí này sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong nhiều nhất 3 năm theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được điều chỉnh bởi khoản 3 Điều 3 Thông tư số 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 25 tháng 4 năm 2013 hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Theo đó, các chi phí bao gồm:

+ Chi phí thành lập doanh nghiệp;

+ Chi phí đào tạo nhân viên;

+ Chi phí quảng cáo trước khi thành lập doanh nghiệp;

+ Chi phí cho giai đoạn nghiên cứu;

+ Chi phí chuyển dịch địa điểm;

+ Chi phí mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, giấy chuyển giao công nghệ, bằng sáng chế, nhãn hiệu, lợi thế kinh doanh.

Những khoản chi phí này được ghi nhận hạch toán vào các mục sau:

+ Một là, hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp, bao gồm: Nợ TK 242 ( Chi phí trả trước), Nợ TK 142 (Chi phí trả trước ngắn hạn), Nợ TK 133 (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ), Có TK 111 (Tiền mặt), Có TK 112 ( Tiền gửi ngân hàng);

+ Hai là, định kỳ phân bổ chi phí thành lập doanh nghiệp, bao gồm: Nợ TK 542 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), Có TK 242 (Chi phí trả trước), Có TK 142 (Chi phí trả trước ngắn hạn).

– Thứ hai, ngoài những chi phí tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC và mới nhất được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi phí nếu đáp ứng điều kiện cụ thể sau:

+ Các khoản chi phí này phát sinh thực tế có liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, công ty;

+ Chi phí này có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật hiện hành;

+ Doanh nghiệp thực hiện chi trả khoản chi có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng và khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đối với các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư được thực hiện bởi các tổ chức, cá nhân do các sáng lập viên ủy quyền, có văn bản ủy quyền hợp lệ thì được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền thông qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên. Nếu không giấy tờ hợp pháp doanh nghiệp không được kê khai những chi phí đó vào chi phí được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và không được hạch toán vào chi phí được trừ khác khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

4. Cách hạch toán chi phí trả trước khi thành lập doanh nghiệp:

Căn cứ theo các quy định được nêu ra tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần thực hiện việc hạch toán các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp, công ty. Theo đó, tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC có quy định về tài khoản 242 (TK 242)- Chi phí trả trước phản ánh các nội dung sau: chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân lực, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 03 năm kể từ doanh nghiệp được thành lập.

Theo quy định trên, những khoản chi phí đó được doanh nghiệp, công ty hoàn thành nghĩa vụ thanh toán trước khi thành lập doanh nghiệp, công ty khi đã được cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh nhưng lại không có văn bản uỷ quyền rõ ràng khi thực hiện chi hộ giữa các thành viên hoặc không xuất trình được đầy đủ các hoá đơn, chứng từ theo đúng quy định thì doanh nghiệp, công ty sẽ không được kê khai những khoản chi phí đó vào chi phí khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định;

– Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp;

– Thông tư số 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013, Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013, Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013, Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013, Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011,­­ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 và Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của bộ tài chính để cải cách, đơn giản các thủ tục hành chính về thuế;

– Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp;

– Thông tư số 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10.