Phân quyền là gì? Tại sao phải phân quyền cho nhân viên?

Trong chiến lược quản trị công ty, việc sử dụng ý tưởng "phân quyền" được nhiều doanh nghiệp sử dụng và xem đó nhưng một công cụ quan trọng để quản lý trong sự linh hoạt tương đối, giúp tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả nhanh chóng trong công việc. Có thể nếu đặt thuật ngữ "phân quyền" trong các lĩnh vực, ngữ cảnh hay môi trường khác nhau sẽ mang đến những ý nghĩa khác nhau.

1. Phân quyền là gì?

Mọi công ty phải quyết định cách tiếp cận quản lý và ra quyết định. Những thay đổi về công nghệ, kỳ vọng của khách hàng và kỳ vọng của lực lượng lao động khiến quyết định trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Phân quyền đề cập đến một hình thức cơ cấu tổ chức cụ thể trong đó lãnh đạo cấp cao nhất phân quyền trách nhiệm ra quyết định và hoạt động hàng ngày cho cấp dưới trung gian và cấp dưới. Do đó, lãnh đạo cao nhất có thể tập trung vào việc đưa ra các quyết định quan trọng với thời gian dồi dào hơn. Các doanh nghiệp thường cảm thấy yêu cầu của sự phân quyền để tiếp tục hiệu quả trong hoạt động của họ.

Phân quyền có thể hiểu là sự phân công quyền hạn một cách có trật tự, xuyên suốt các cấp quản lý trong một tổ chức. Nó mô tả cách thức mà quyền lực ra quyết định được phân bổ giữa các cấp khác nhau trong hệ thống phân cấp tổ chức. Nói cách khác, nó đề cập đến sự phân tán quyền hạn, chức năng và trách nhiệm, xa vị trí trung tâm.

Ý tưởng chính đằng sau cách tiếp cận phi tập trung là trao quyền hạn và trách nhiệm cho những người hiểu rõ nhất - vì họ gần gũi hơn với các bên liên quan và có sẵn thông tin liên quan cho họ. Ví dụ: một nhân viên ngân hàng cá nhân đặt hàng thẻ ghi nợ hàng ngày cho khách hàng của họ sẽ có thể phát hiện các vấn đề về thẻ ghi nợ nhanh hơn so với quản lý cấp trên.

Ví dụ về phân quyền: Hình thức quản lý này sẽ cho phép người quản lý tại trung tâm cuộc gọi hoặc cửa hàng bán lẻ đưa ra các quyết định tức thì có ảnh hưởng đến môi trường làm việc của họ. Quản lý phi tập trung được tìm thấy thường xuyên nhất trong các khu vực có nhiều liên hệ trực tiếp với khách hàng và khách hàng, vì nó cho phép các nhà quản lý gần nhất với “hành động” có sự linh hoạt hơn.

2. Tại sao phải phân quyền cho nhân viên:

Việc thực hiện phân quyền cho nhân viên có tầm quan trọng vô cùng lớn, đó là lý do mà vì sao các doanh nghiệp lại tiến hành lựa chọn ý tưởng về phân quyền, cụ thể:

- Quyền tự chủ cao hơn trao quyền cho nhân viên: Nhân viên có thể được trao quyền bằng cách có nhiều quyền tự chủ hơn để đưa ra quyết định của riêng họ, mang lại cho họ cảm giác quan trọng và khiến họ cảm thấy như thể họ có nhiều ý kiến ​​đóng góp hơn trong định hướng của tổ chức. Nó cũng cho phép họ sử dụng tốt hơn kiến ​​thức và kinh nghiệm mà họ có được và thực hiện một số ý tưởng của riêng họ. Các nhân viên được trao quyền có thể cắt bỏ "dải băng đỏ" của một tổ chức bằng cách chủ động hoàn thành công việc với sự chấp thuận tối thiểu của cấp quản lý.

- Giảm nhẹ gánh nặng: Việc phân quyền sẽ giúp chủ doanh nghiệp gánh bớt một phần gánh nặng trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Khi chủ sở hữu cho phép người khác thực hiện các công việc như thuê nhân viên mới hoặc đặt hàng nguồn cung cấp, điều này giúp cô ấy có nhiều thời gian hơn cho các hạng mục có tầm ảnh hưởng lớn, chẳng hạn như lập kế hoạch mở rộng hoặc gặp gỡ khách hàng quan trọng. Mặc dù một số chủ sở hữu có thể khó cho phép loại hình linh hoạt này, nhưng phần thưởng có thể rất đáng kể cho cả nhân viên và chủ doanh nghiệp.

- Chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp: Một tình huống có thể phát sinh khi chủ doanh nghiệp phải vắng mặt trong một thời gian dài vì bệnh tật hoặc một trường hợp khẩn cấp khác. Một cấu trúc phi tập trung mang lại cơ hội tốt hơn để tổ chức duy trì tính tự cung tự cấp vì các nhà quản lý và nhân viên đã quen với việc làm việc một cách tự chủ. Hãy thử nghiệm quy trình bằng cách rời khỏi doanh nghiệp trong một hoặc hai tuần - có thể là một kỳ nghỉ - và đánh giá kết quả khi bạn quay trở lại.

- Ra quyết định hiệu quả hơn. Một tổ chức phi tập trung có thể đưa ra quyết định nhanh hơn một tổ chức có cấu trúc tập trung. Người quản lý thường có thể đưa ra quyết định mà không cần phải đợi nó đưa ra một chuỗi mệnh lệnh, cho phép tổ chức phản ứng nhanh chóng với các tình huống mà hành động nhanh có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa giành được và mất khách hàng.

- Sự dễ dàng mở rộng: Đối với một doanh nghiệp đang phát triển, phân quyền có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình mở rộng. Ví dụ: nếu việc mở rộng dẫn đến việc mở một đơn vị kinh doanh mới ở một khu vực địa lý khác, phân quyền cho phép đơn vị mới hoạt động như một thực thể độc lập, có nghĩa là nó có thể phản ứng dễ dàng hơn với các nhu cầu cụ thể của khu vực, chẳng hạn như quyết định bán sản phẩm hấp dẫn thị trường địa phương.

- Phát triển quản trị -  Quá trình phân quyền đặt câu hỏi về khả năng phán đoán và kỹ thuật của người quản lý khi trách nhiệm và thách thức để phát triển các giải pháp được trao cho họ. Phương pháp đặt câu hỏi này giúp tăng cường sự tự tin, khuyến khích tính tự lập và giúp họ trở thành người ra quyết định tốt, dẫn đến sự phát triển của tổ chức.

- Phát triển các kỹ năng điều hành -  Nó cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách riêng lẻ, mang lại cho họ sự tiếp xúc vô giá. Hiệu suất cá nhân này tạo ra một môi trường nơi một cá nhân có thể nâng cao chuyên môn của họ, nắm giữ quyền sở hữu và các trách nhiệm quan trọng hơn, và phù hợp để thăng tiến.

- Thúc đẩy tăng trưởng -  Sự phân quyền cũng cho phép các trưởng bộ phận làm việc độc lập. Sự độc lập này giúp bộ phận ngày càng phát triển, có sự cạnh tranh lành mạnh giữa các bộ phận khác. Cuối cùng, sự cạnh tranh sẽ dẫn đến sự cải thiện và nâng cao năng suất.

- Kiểm soát cao hơn -  Nó cũng đánh giá và xem xét hoạt động của từng bộ phận và cung cấp cho họ một góc nhìn toàn diện về công việc của họ. Tuy nhiên, kiểm soát là thách thức lớn nhất của phân cấp và quản lý ổn định và thẻ điểm đang được phát triển.

Phân quyền còn mang những ưu điểm như: Giảm gánh nặng cho các giám đốc điều hành hàng đầu; Tạo điều kiện đa dạng hóa; Phát triển điều hành; Nó thúc đẩy động lực; Kiểm soát và giám sát tốt hơn.

Tuy nhiên, mặc dù có rất nhiều các ưu điểm và có vai trò quan trọng, tuy nhiên, không thể phủ nhận các nhược điểm mà phân quyền có:

- Trong khi nói về những lợi thế và bất lợi của phân quyền ,  cần lưu ý rằng mọi bộ phận đều được hưởng quyền tự chủ đáng kể. Do đó, điều này gây khó khăn cho việc điều phối hoạt động tổng thể.

- Sự vận động của công đoàn, những bất ổn của thị trường và sự can thiệp của chính phủ có thể khiến công ty không thể hưởng lợi nhiều nhất từ ​​việc phân quyền.

- . Chi phí quản lý có xu hướng tăng trong các doanh nghiệp phi tập trung. Khi nói đến việc sử dụng nhân viên được đào tạo và sự sẵn có của cơ sở vật chất, mọi bộ phận riêng biệt đều cố gắng tự túc. Điều này dẫn đến việc sử dụng không đầy đủ cơ sở vật chất và trùng lặp các chức năng. Các thuộc tính như vậy làm cho sự phân quyền chỉ được thiết kế riêng cho các tổ chức lớn.

- Các tổ chức tập trung với các nhà lãnh đạo mạnh mẽ có thể làm nên điều kỳ diệu cho danh tiếng của công ty, nhưng các tổ chức phân quyền với các nhà quản lý cấp thấp hơn thiếu kỹ năng hoặc năng lực lãnh đạo có thể làm điều hoàn toàn ngược lại.  Điều này ít có khả năng xảy ra hơn trong các tổ chức lớn hơn với một nhóm các nhà quản lý cấp trung tài năng.

Mọi doanh nghiệp đều có các mục tiêu và mục tiêu mà nó đạt được - thường điều này được xác định trong các tuyên bố về sứ mệnh và tầm nhìn của họ. Bất kể quy mô của nó như thế nào, mọi thứ mà doanh nghiệp làm theo một cách nào đó đều hướng tới những mục tiêu này. Ở cấp độ cá nhân, họ muốn các mục tiêu của mỗi và mọi nhân viên phải có các mục tiêu được xác định rõ ràng và hiểu tại sao vị trí của họ lại quan trọng đối với các mục tiêu chung của công ty.

Các doanh nghiệp gần đây đang phát triển các mô hình công ty “phi truyền thống” để mang lại cho nhân viên nhiều quyền tự chủ hơn: chúng ta hiện đang trong làn sóng phân quyền rộng rãi trong thế giới kinh doanh. Sự tự do này cho phép nhân viên có lịch trình linh hoạt hơn, nhưng cũng mang lại cho họ cái nhìn thực tế hơn về tác động của cá nhân họ đối với công ty và vai trò của nhiệm vụ cá nhân của họ trong bức tranh lớn hơn.

Việc phân quyền mà không có mục tiêu rõ ràng sẽ không mang lại bất kỳ lợi thế nào. Những nỗ lực phân quyền không thành công thường xuất phát từ việc thiếu liên lạc giữa các nhà quản lý cấp trung và cấp dưới và thiếu các mục tiêu được xác định rõ ràng cho từng nhân viên. Khi các công ty thay đổi chiến lược quản lý, họ cần đảm bảo các mục tiêu của nhân viên luôn thông minh.