Phân biệt giữa xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn

1. Phân biệt giữa xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn:

Về bản chất, xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn là hai chế định hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa xóa bỏ hóa đơn vào hủy hóa đơn điện tử. Nhìn chung, xóa bỏ hóa đơn là việc hoá đơn đã in hoặc đã bị phát hành bị mất, cần phải lập biên bản hủy hóa đơn hoặc điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn đỏ. Còn hủy hóa đơn là hóa đơn đó mặc dù đã phát hành tuy nhiên không thể dùng được, thông thường khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn còn dư khi tiến hành thủ tục giải thể hoặc sáp nhập … hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì bắt buộc sẽ phải làm biên bản hủy hóa đơn, trong quá trình hủy hóa đơn thì cần phải làm văn bản và trình lên Cơ quan thuế. Có thể phân biệt giữa xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn điện tử thông qua một số tiêu chí cơ bản như sau:

Tiêu chí	Xóa bỏ hóa đơn	Hủy hóa đơn
Trường hợp	Pháp luật hiện nay cũng quy định cụ thể về vấn đề xóa bỏ hóa đơn. Trong trường hợp hóa đơn đã lập trước đó có sự sai sót, hóa đơn đó đã được gửi đến người mua mà không giao nhận hàng hóa và cung ứng dịch vụ hoặc chưa thực hiện thủ tục khai thuế thì các doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục xóa bỏ hóa đơn. Theo đó: – Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi có sự thỏa thuận và thống nhất của các bên; – Xóa bỏ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn mà các bên đã thống nhất với nhau; – Biên bản lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã bị xóa bỏ cần phải nêu rõ “hóa đơn điện tử này thay thế cho hóa đơn số … ký hiệu … ngày … tháng … năm …”.	Trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn điện tử. Căn cứ theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về vấn đề hủy bỏ hóa đơn điện tử. Theo đó: Trong trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của Cơ quan thuế khi chuyển đến người mua có sự sai sót nhất định, thì người bán cần phải thực hiện thủ tục thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn điện tử đã lập có sự sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số số của doanh nghiệp để gửi đến Cơ quan thuế xin cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã hủy, sau đó giao cho người mua; Cơ quan thuế thực hiện thủ tục hủy bỏ hóa đơn điện tử đã được cấp mã khi nhận thấy hóa đơn đó có sự sai sót lưu trên hệ thống của Cơ quan thuế.
Hướng dẫn thực hiện	Hướng dẫn xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng. Dựa vào phần mềm hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp đang sử dụng để có thể thực hiện thủ tục xóa bỏ hóa đơn điện tử một cách đơn giản và dễ dàng. Sau khi xóa bỏ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục lập và phát hành hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ đã bị xóa bỏ.	Căn cứ theo quy định tại Điều 27 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Có quy định cụ thể về vấn đề tiêu hủy hóa đơn của cơ quan, tổ chức nhà nước, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Cụ thể như sau: – Bắt buộc phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần phải tiêu hủy; – Cần phải thành lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn, ngoại trừ tổ chức kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên cần phải lưu ý, hội đồng tiêu hủy hóa đơn cần phải có đại diện lãnh đạo và đại diện của bộ phận kế toán trong tổ chức. Các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn bắt buộc phải ký tên vào biên bản tiêu hủy hóa đơn, đồng thời các thành viên đó cần phải có nghĩa vụ chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai phạm trong quá trình hủy hóa đơn điện tử. Thành phần hồ sơ hủy hóa đơn sẽ bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu cơ bản như sau: Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn, bản kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy (trong đó cần phải nêu rõ tên hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, loại hóa đơn, số lượng hóa đơn cần phải tiêu hủy …), biên bản hủy hóa đơn, thông báo về việc hủy hóa đơn (trong thông báo hủy hóa đơn cần phải có nội dung liên quan tới loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần phải tiêu hủy phải lý do hủy hóa đơn, ngày giờ hủy hóa đơn, biện pháp tiêu hủy hóa đơn …). Tuy nhiên cần phải lưu ý, riêng đối với thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn cần phải được lập thành hai bản, một bản lưu lại tại doanh nghiệp và một bản sẽ được gửi cho Chi cục thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không vượt quá 05 ngày được tính kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.

2. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử bao gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế), có quy định cụ thể về nguyên tắc lập hóa đơn điện tử. Theo đó:

– Doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử trong quá trình buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ để có thể giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp cơ bản như sau:

+ Hàng hóa và dịch vụ được sử dụng để khuyến mãi, để quảng cáo hoặc hàng mẫu;

+ Hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động theo quy định của pháp luật về lao động và sử dụng trong hoạt động tiêu dùng nội bộ, ngoại trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ với mục đích tiếp tục sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh;

+ Xuất các loại hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn/hoàn trả hàng hóa.

– Hóa đơn điện tử bắt buộc phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu của các Cơ quan thuế, đồng thời cần phải ghi đầy đủ các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3. Doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về các trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong những trường hợp sau đây thì sẽ bị ngưng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc ngôn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế. Bao gồm:

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, tổ chức khác, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực của mã số thuế;

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong những trường hợp được Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động đúng địa chỉ đã đăng ký trước đó;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ra văn bản thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tạm ngưng hoạt động sản xuất kinh doanh;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thông báo với Cơ quan thuế về quá trình ngưng sử dụng hóa đơn điện tử để có thể thực hiện thủ tục cưỡng chế nợ thuế;

– Trường hợp có hành vi sử dụng các loại hóa đơn điện tử với mục đích để buôn bán các mặt hàng nhập lậu, các loại hàng hóa thuộc danh mục cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và thông báo với Cơ quan thuế;

– Trong trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử nhằm phục vụ cho hoạt động buôn bán khống các loại hàng hóa, cung cấp dịch vụ với mục đích chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, hành vi đó bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho Cơ quan thuế;

– Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện ra các doanh nghiệp đó không còn đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới
• Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng tiếng Anh, song ngữ
• Mẫu quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn mới nhất