Phân biệt giữa hủy hoá đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử

1. Phân biệt giữa hủy hoá đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử:

Tiêu chí	Hủy hoá đơn điện tử	Tiêu hủy hóa đơn điện tử
Giải thích	Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn hay cho chứng từ đó không có giá trị sử dụng.	Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp để làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sẽ không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể mà truy cập vào được và tham chiếu đến thông tin chứa ở trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Các trường hợp phải thực hiện	Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã mà được cấp mã bị sai sót chưa gửi cho người mua – Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa có tiến hành việc gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện việc thông báo đến cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. – Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã mà đã có sai sót lưu trên hệ thống của chính cơ quan thuế. Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt về việc cung cấp những dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước – Người bán tiến hành việc hủy những hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Sau đó thì sẽ tiến hành việc hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.	Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử diễn ra khi và chỉ khi nào mà hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán. Mà theo quy định của pháp luật thì hóa đơn điện tử là 01 loại chứng từ kế toán mà được sử dụng trực tiếp nhằm để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, do đó, hóa đơn điện tử sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Do vậy, hóa đơn điện tử sẽ được tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ 10 năm (nếu như không có quy định khác). Ngoài ra, việc tiêu hủy hóa đơn sẽ còn được thực hiện ở các trường hợp dưới đây: – Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã có hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng. – Cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (sẽ chỉ trừ trường hợp là thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế).

2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn:

Việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả cả những trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; những hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (chỉ trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá ở dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và sẽ phải thực hiện ghi đầy đủ nội dung theo pháp luật quy định, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức mà thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người thực hiện nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp có sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp mà cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

– Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập sẽ được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc là cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân mà có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập sẽ chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

– Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thực hiện thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo đúng những quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với những hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện việc thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc là những biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ về những quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế hay khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ cho công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

– Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho một bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho một bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm sẽ phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện được đầy đủ những thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức để thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi mà đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp mà hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì chính bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cho cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

– Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho một bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn sẽ ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm sẽ phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện được đầy đủ về các thông tin về biên lai ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn thực hiện ủy nhiệm; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.

3. Các hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng hóa đơn điện tử:

Các hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm có:

– Đối với các công chức thuế:

+ Gây phiền hà, khó khăn cho các tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

+ Có hành vi bao che, thông đồng cho các tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

+ Nhận hối lộ khi tực hiện thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

– Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có các quyền và nghĩa vụ liên quan

+ Thực hiện hành vi gian dối như là sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

+ Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của chính các công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

+ Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy về hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

+ Đưa hối lộ hoặc là thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

THAM KHẢO THÊM:

• Xử lý hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn điện tử
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao lâu thì được dùng?
• Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau có được không?