Việt Nam là nơi sinh sống của ngày càng nhiều người nước ngoài cùng thân nhân đi theo để đoàn tụ gia đình. Nhu cầu được cấp thẻ tạm trú cho vợ, chồng, con và các thành viên thân thích vì thế trở thành mối quan tâm phổ biến (đặc biệt về điều kiện, thẩm quyền và quy trình thực hiện). Vậy: Thủ tục cấp thẻ tạm trú cho thân nhân người nước ngoài được thực hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Điều kiện cấp thẻ tạm trú cho thân nhân người nước ngoài:
Thủ tục cấp thẻ tạm trú cho thân nhân người nước ngoài là thủ tục cấp thẻ tạm trú thân nhân (dành cho người thân như vợ chồng, con cái…) là người nước ngoài (theo diện visa TT). Thẻ tạm trú mang giá trị như một thị thực dài hạn và được sử dụng thay thế cho visa trong suốt thời gian ghi nhận trên thẻ. Do đó, khi sở hữu thẻ tạm trú theo diện thăm thân thì người nước ngoài được xuất cảnh và nhập cảnh Việt Nam nhiều lần mà không phụ thuộc vào thời hạn của visa đã dùng để nhập cảnh ban đầu.
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, điều kiện làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài theo diện thăm thân sẽ có những yêu cầu không hoàn toàn giống nhau. Sự khác biệt này phụ thuộc vào việc người bảo lãnh là công dân Việt Nam hay là người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam cũng như thời hạn còn lại của hộ chiếu và thẻ tạm trú của chủ thể bảo lãnh. Vì vậy trước khi chuẩn bị hồ sơ, bạn cần xác định rõ nhóm đối tượng của mình để thực hiện theo đúng quy trình. Cụ thể như sau:
(1) Trong trường hợp là vợ hoặc chồng, con của người nước ngoài đã có thẻ tạm trú ở Việt Nam thì cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có đơn vị doanh nghiệp nơi người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam đồng ý bảo lãnh;
- Hộ chiếu của vợ hoặc chồng, con (trong độ tuổi dưới 18 tuổi) phải còn thời hạn trên 13 tháng (dưới 13 tháng chỉ xin được visa thăm thân);
- Thẻ tạm trú của người bảo lãnh còn thời hạn trên 12 tháng (đó là người nước ngoài đang làm việc ở Việt Nam đã có thẻ tạm trú Việt Nam).
(2) Trong trường hợp là vợ hoặc chồng, con của người Việt Nam nhưng mang quốc tịch nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Vợ, chồng hoặc con (trong độ tuổi dưới 18 tuổi) có hộ chiếu còn thời hạn trên 03 năm là tốt nhất hoặc còn thời hạn ít nhất 13 tháng (thẻ tạm trú chỉ được cấp ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu là 01 tháng;
- Hộ chiếu còn dưới 12 tháng chỉ có thể xin visa thăm thân hoặc gia hạn visa thăm thân ở Việt Nam);
- Công dân ở Việt Nam có văn bản giấy tờ bảo lãnh cho vợ hoặc chồng con là người nước ngoài được làm thẻ tạm trú thăm thân ở Việt Nam.
2. Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho thân nhân người nước ngoài:
2.1. Hồ sơ dành cho người nước ngoài là vợ, chồng, con của người nước ngoài đã có thẻ tạm trú tại Việt Nam:
- Giấy tờ về hộ chiếu và visa của người xin cấp thẻ. Người được bảo lãnh phải cung cấp hộ chiếu còn giá trị và visa thăm thân (ký hiệu TT) đã sử dụng để nhập cảnh Việt Nam. Kèm theo đó là giấy xác nhận tạm trú do Công an địa phương nơi đang sinh sống cấp;
- Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân. Đối với quan hệ vợ chồng cần có Giấy đăng ký kết hôn; đối với con dưới 18 tuổi cần có Giấy khai sinh hoặc tài liệu xác nhận cha – mẹ – con. Nếu các giấy tờ do nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng tư pháp theo quy định để được thừa nhận sử dụng tại Việt Nam;
- Tài liệu của đơn vị doanh nghiệp bảo lãnh. Chủ thể bảo lãnh là người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam phải có doanh nghiệp/tổ chức đồng ý bảo lãnh cho thân nhân. Vì vậy cần nộp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương của đơn vị bảo lãnh, thể hiện rõ thông tin và con dấu hợp pháp;
- Giấy tờ cư trú của người nước ngoài bảo lãnh. Hồ sơ phải có thẻ tạm trú còn thời hạn, hộ chi chiếu cùng Giấy phép lao động hoặc Giấy chứng nhận đầu tư của người bảo lãnh. Thời hạn thẻ của người bảo lãnh phải trên 12 tháng để bảo đảm việc cấp thẻ cho thân nhân phù hợp với giới hạn thời gian của hộ chiếu và giấy tờ cư trú;
- Giấy tờ về hình thức của người xin cấp thẻ. Người nước ngoài được bảo lãnh cần nộp ảnh 2×3 và file ảnh 4×6 theo chuẩn của cơ quan xuất nhập cảnh. Việc chuẩn bị đúng kích thước, nền trắng, chụp rõ mặt giúp hồ sơ không bị yêu cầu đổi lại hình ảnh;
- Các biểu mẫu thủ tục phải kê khai. Các mẫu Na6, Na8 và Na16 phải được ký tên và xác nhận cụ thể bởi người bảo lãnh và người được bảo lãnh. Nội dung kê khai cần thống nhất với hộ chiếu, visa và tài liệu chứng minh quan hệ để tránh sai sót;
- Nếu hộ chiếu của vợ, chồng hoặc con còn dưới 13 tháng thì cơ quan có thẩm quyền chỉ giải quyết visa thăm thân, chưa đủ điều kiện cấp thẻ tạm trú. Quy định này cần được lưu ý ngay trước khi nộp đơn.
2.2. Hồ sơ dành cho người nước ngoài là vợ, chồng, con của công dân Việt Nam nhưng mang quốc tịch nước ngoài:
- Giấy tờ về visa và hộ chiếu của người được bảo lãnh. Cá nhân phải cung cấp visa thăm thân và hộ chi chiếu còn giá trị ít nhất 13 tháng. Kèm theo đó là Giấy xác nhận tạm trú tại Việt Nam do Công an địa phương cấp và cũng là căn cứ để tiếp nhận hồ sơ;
- Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình với công dân Việt Nam. Cần có Giấy đăng ký kết hôn hoặc Giấy khai sinh đã được hợp pháp hóa lãnh sự, kèm bản trích lục kết hôn (đối với vợ chồng). Những tài liệu này giúp xác định đúng đối tượng thăm thân;
- Giấy tờ của người bảo lãnh là công dân Việt Nam. Hồ sơ cần bổ sung Căn cước công dân Việt Nam hoặc tài liệu chứng minh nơi cư trú của người bảo lãnh. Đây là yêu cầu đặc thù để thể hiện trách nhiệm bảo lãnh tại Việt Nam;
- Ảnh thẻ của người xin cấp thẻ tạm trú. Người được bảo lãnh phải nộp ảnh 2×3 và file ảnh 4×6 đúng chuẩn, bảo đảm hình ảnh thống nhất với tờ khai;
- Các biểu mẫu phải kê khai. Các mẫu Na7 và Na8 phải có ký tên và xác nhận cụ thể của người bảo lãnh và người được bảo lãnh, nội dung đúng với hộ chiếu, visa.
3. Quy trình, thủ tục cấp thẻ tạm trú cho thân nhân người nước ngoài:
Hiện nay, người bảo lãnh khi thực hiện thủ tục xin thẻ tạm trú cho người nước ngoài theo diện thăm thân tại Việt Nam có thể lựa chọn một trong hai hình thức:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh;
- Hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công của Bộ Công an.
Việc lựa chọn hình thức phù hợp phụ thuộc vào nơi tiếp nhận hồ sơ, điều kiện đi lại cũng như yêu cầu cụ thể về giấy tờ của từng trường hợp cá nhân. Dù thực hiện theo cách nào thì thành phần hồ sơ vẫn phải bảo đảm đúng danh mục, đúng mẫu và được quản lý thống nhất bởi cơ quan xuất nhập cảnh.
3.1. Nộp hồ sơ trực tiếp:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Người bảo lãnh cần chuẩn bị các giấy tờ xin thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài theo hướng dẫn chi tiết ở phần trước; bao gồm hộ chiếu, visa, tài liệu chứng minh quan hệ gia đình và giấy tờ của chủ thể bảo lãnh… Hồ sơ phải chính xác, nhất quán giữa các tài liệu, được dịch thuật và công chứng đúng thể thức (nếu cần).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã chuẩn bị xong, hồ sơ được nộp trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi người nước ngoài đang tạm trú. Địa chỉ tiếp nhận cụ thể gồm:
- Tại Hà Nội: Số 44 – 46 Trần Phú, Ba Đình, thành phố Hà Nội;
- Tại Hồ Chí Minh: Số 333 – 335 – 337 Nguyễn Trần Phú, phường Cầu Ông Lãnh, thành phố Hồ Chí Minh;
- Tại địa phương: Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi đương đơn đang cư trú.
Khi tiếp nhận, cán bộ chuyên trách sẽ kiểm tra nội dung và thể thức của từng tài liệu. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, người nộp được cấp giấy biên nhận (theo Mẫu NB7) và thông báo ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cán bộ tiếp nhận sẽ hướng dẫn cụ thể để người bảo lãnh kịp thời bổ sung, hoàn thiện trước khi nộp lại, tránh việc kéo dài tiến độ.
Bước 3: Nhận kết quả. Thông thường, thủ tục cấp thẻ tạm trú thăm thân được giải quyết trong khoảng 05 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Đến ngày hẹn, người nộp hồ sơ hoặc người được ủy quyền mang theo giấy biên nhận, đến đúng địa điểm đã nộp ban đầu để nộp lệ phí và nhận thẻ tạm trú. Việc nhận kết quả trực tiếp giúp cá nhân kiểm tra ngay các thông tin trên thẻ cũng như bảo đảm quyền cư trú được ổn định liên tục.
3.2. Nộp hồ sơ trực tuyến:
Bước 1: Truy cập hệ thống và đăng nhập tài khoản. Người bảo lãnh truy cập Cổng dịch vụ công của Bộ Công an, sau đó đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử đã được cấp. Sau khi vào giao diện chính, cá nhân lựa chọn mục “Cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam” trong danh sách dịch vụ để bắt đầu quy trình đăng ký. Hệ thống trực tuyến giúp người nước ngoài hạn chế việc phải đi lại nhiều lần, đặc biệt thuận lợi với những trường hợp ở xa trung tâm hành chính.
Bước 2: Kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến. Trong giao diện dịch vụ, người bảo lãnh lựa chọn cơ quan tiếp nhận phù hợp:
- Cục Quản lý xuất nhập cảnh;
- Hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh tỉnh/thành phố nơi người nước ngoài đang tạm trú.
Sau đó, tiếp tục tải lên đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu, điền thông tin theo mẫu điện tử, nhập mã xác nhận và nhấn “Nộp hồ sơ” để hoàn tất. Việc kê khai chính xác và tải tài liệu rõ ràng là yếu tố quyết định để hồ sơ trực tuyến được chấp thuận ngay từ lần nộp đầu.
Bước 3: Gửi hồ sơ giấy gốc đến cơ quan đã chọn. Sau khi nộp trực tuyến, người bảo lãnh phải gửi bộ hồ sơ giấy gốc gồm các tài liệu đã khai báo trên hệ thống đến đúng cơ quan tiếp nhận đã lựa chọn. Hồ sơ có thể được gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp. Trong vòng 01 ngày làm việc, hệ thống gửi thông báo xác nhận và yêu cầu cá nhân nộp lệ phí trực tuyến. Cơ chế kết hợp giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy giúp Nhà nước quản lý chặt chẽ nhưng vẫn bảo đảm tính linh hoạt cho người nước ngoài.
Bước 4: Nhận kết quả xét duyệt. Thời gian xử lý hồ sơ thẻ tạm trú thăm thân bằng hình thức trực tuyến từ 05 đến 07 ngày làm việc kể từ khi cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ giấy hợp lệ. Khi có kết quả, cá nhân có thể lựa chọn nhận trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hoặc đăng ký nhận qua bưu điện theo nhu cầu cá nhân. Trường hợp hồ sơ bị từ chối, hệ thống sẽ thông báo chi tiết trên Cổng dịch vụ công giúp người nộp kịp thời điều chỉnh, bổ sung hoặc thực hiện lại thủ tục mà không bị gián đoạn quyền lợi.
4. Một số câu hỏi thường gặp khi cấp thẻ tạm trú cho thân nhân người nước ngoài:
4.1. Thời hạn lưu trú tối đa của thẻ tạm trú thăm thân là bao lâu?
Thẻ tạm trú theo diện thăm thân là giấy tờ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp cho người nước ngoài có quan hệ thân thích với công dân Việt Nam và cho phép cá nhân lưu trú ổn định tại Việt Nam với thời hạn tối đa đến 03 năm. Bên cạnh giá trị cư trú dài hạn, thẻ còn mang chức năng thay cho visa và giúp người sở hữu được nhập cảnh nhiều lần vào Việt Nam mà không phải xin cấp thị thực mới sau mỗi lần xuất cảnh. Nhờ đó, quyền lưu trú và đi lại của thân nhân người nước ngoài được duy trì liên tục, thuận lợi và giảm đáng kể gánh nặng về thủ tục visa ngắn hạn.
4.2. Chi phí xin cấp thẻ tạm trú diện thăm thân là bao nhiêu?
Lệ phí cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài theo diện thăm thân hiện nay được xác định căn cứ theo quy định tại Thông tư số 219/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức thu được tính dựa trên thời hạn hiệu lực của thẻ. Cụ thể:
- Đối với thẻ có thời gian hiệu lực từ 01 năm đến tối đa 02 năm, lệ phí là 145 USD cho mỗi thẻ;
- Đối với thẻ có thời hạn trên 02 năm đến tối đa 05 năm, lệ phí là 155 USD cho mỗi thẻ.
Ngoài lệ phí nêu trên, người xin cấp thẻ có thể phát sinh thêm các chi phí khác như: Chụp ảnh, dịch thuật công chứng giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình hoặc phí nộp/nhận kết quả qua đường bưu điện.
Tuy nhiên, các khoản này không làm thay đổi mức lệ phí cốt lõi do Thông tư 219/2016/TT-BTC quy định. Đặc biệt cần lưu ý rằng chính sách về lệ phí có thể được cơ quan chức năng điều chỉnh theo từng giai đoạn. Vì vậy khách hàng nên kiểm tra, cập nhật mức thu tại thời điểm nộp hồ sơ để bảo đảm thực hiện đúng quy định mới nhất.
4.3. Thẻ tạm trú thăm thân có được phép làm việc hay không?
Thẻ tạm trú cấp cho người nước ngoài theo diện thăm thân không có giá trị sử dụng để làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trường hợp cá nhân có mong muốn tham gia quan hệ lao động hoặc thực hiện hoạt động nghề nghiệp có phát sinh thu nhập, người nước ngoài phải chuyển đổi sang loại thẻ tạm trú theo diện lao động hoặc tiến hành các thủ tục cần thiết để được cấp Giấy phép lao động.
Ngoài ra, nếu thuộc các trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định pháp luật, khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh để cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận tư cách làm việc tương ứng. Vì vậy, việc lựa chọn đúng diện thẻ tạm trú đóng vai trò quan trọng nhằm bảo đảm quyền cư trú và quyền làm việc của người nước ngoài được thực hiện minh bạch, đúng quy định hiện hành.
THAM KHẢO THÊM:

Tư vấn pháp luật qua Zalo


