Thủ tục cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam

1. Điều kiện cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam:

Để thực hiện thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài, trước hết cần xác định rõ người được đề nghị cấp thẻ có đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật hay không. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Căn cứ Khoản 14 Điều 1 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014 quy định thẻ tạm trú được cấp cho người nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau đây:

1.1. Người nước ngoài thuộc diện ngoại giao, lãnh sự:

Người nước ngoài là thành viên của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế thuộc Liên hợp quốc, tổ chức liên chính phủ tại Việt Nam, bao gồm:

• Vợ hoặc chồng;
• Con dưới 18 tuổi;
• Người giúp việc cùng đi theo trong nhiệm kỳ công tác.

Đối với nhóm đối tượng này, thẻ tạm trú được cấp mang ký hiệu NG3 theo quy định của pháp luật Việt Nam.

1.2. Người nước ngoài nhập cảnh bằng thị thực thuộc các diện được cấp thẻ tạm trú:

• Người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam bằng thị thực có một trong các ký hiệu sau đây được xem xét cấp thẻ tạm trú: LV1, LV2, LS, ĐT1, ĐT2, ĐT3, NN1, NN2, DH, PV1, LĐ1, LĐ2, TT.
• Đối với các trường hợp này, ký hiệu thẻ tạm trú được cấp tương ứng với ký hiệu của loại thị thực đã nhập cảnh nhằm bảo đảm thống nhất với mục đích cư trú tại Việt Nam.

Như vậy: Để được cấp thẻ tạm trú, người nước ngoài không chỉ cần có thị thực phù hợp mà còn phải thuộc đúng nhóm đối tượng được pháp luật cho phép. Việc xác định chính xác điều kiện ngay từ đầu sẽ giúp quá trình chuẩn bị hồ sơ và giải quyết thủ tục diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và đúng quy định pháp luật.

2. Quy trình, thủ tục cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam:

2.1. Thành phần hồ sơ:

Để được xem xét cấp thẻ tạm trú, người nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm các giấy tờ chung và giấy tờ riêng tương ứng với từng mục đích cư trú. Cụ thể như sau:

a. Giấy tờ chung bắt buộc:

• Hộ chiếu: Bản sao trang hộ chiếu có thông tin cá nhân và thị thực (visa) còn thời hạn sử dụng;
• Đơn đề nghị cấp thẻ tạm trú: Theo mẫu do cơ quan có thẩm quyền ban hành, điền đầy đủ thông tin và ký tên theo đúng quy định;
• Ảnh thẻ: 02 ảnh màu, kích thước 2×3 cm, nền trắng, chụp thẳng mặt, không đội mũ và không đeo kính màu.

b. Giấy tờ theo từng loại thẻ tạm trú:

Tùy theo diện cư trú, người nước ngoài cần bổ sung các giấy tờ tương ứng sau:

• Hồ sơ xin thẻ tạm trú diện làm việc (LĐ1, LĐ2): 01 bản sao y chứng thực Giấy phép lao động còn hiệu lực; hoặc Giấy xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động, đối với trường hợp không phải xin giấy phép lao động theo quy định;
• Hồ sơ xin thẻ tạm trú diện đầu tư (ĐT1, ĐT2, ĐT3): 01 bản sao y chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư tại Việt Nam; 01 bản sao y chứng thực giấy tờ chứng minh việc góp vốn, đầu tư vào doanh nghiệp tại Việt Nam (ví dụ: giấy xác nhận góp vốn, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông…);
• Hồ sơ xin thẻ tạm trú diện thăm thân (áp dụng cho vợ, chồng, con của người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam) 01 bộ giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân, được dịch sang tiếng Việt và công chứng như: Giấy khai sinh (đối với con); giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (đối với vợ chồng); giấy xác nhận quan hệ gia đình hoặc giấy tờ hợp pháp tương đương (nếu có).

c. Lưu ý khi cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam đối với trường hợp gia hạn, cấp đổi hoặc chuyển đổi mục đích của thẻ:

• Hộ chiếu phải còn hạn tối thiểu 13 tháng. Nếu còn 13 tháng thì thẻ tạm trú tối đa 12 tháng;
• Nếu hộ chiếu còn dưới 13 tháng, có thể bị chuyển sang cấp visa. Nhập cảnh hợp pháp thì phải có visa hoặc thẻ tạm trú cũ hợp lệ, nhập cảnh đúng mục đích dự định xin;
• Đăng ký tạm trú: Bắt buộc có xác nhận tạm trú của công an địa phương. Đơn bảo lãnh: Phải có công ty/tổ chức/cá nhân bảo lãnh (dùng các mẫu NA6, NA8, NA16);
• Đối với các loại giấy tờ nước ngoà thì cần dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần).

2.2. Quy trình, thủ tục:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Cơ quan, tổ chức, cá nhân mời hoặc bảo lãnh chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (theo như Mục 2.1).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Cơ quan, tổ chức, cá nhân mời hoặc bảo lãnh nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi cơ quan, tổ chức mời, bảo lãnh đặt trụ sở hoặc nơi cá nhân mời, bảo lãnh cư trú.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công an; đồng thời gửi bổ sung hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính công ích theo thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh (nếu có).

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: tiếp nhận hồ sơ, in và cấp giấy hẹn trả kết quả; hướng dẫn người nộp hồ sơ thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí. Việc thu phí được thực hiện trực tiếp hoặc thanh toán trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công;
• Người nộp hồ sơ nhận biên lai thu tiền hoặc biên lai điện tử theo quy định;
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ: cán bộ tiếp nhận hướng dẫn trực tiếp hoặc thông báo trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng Dịch vụ công Bộ Công an để người nộp hồ sơ hoàn thiện, bổ sung theo quy định.
• Trường hợp không đủ điều kiện giải quyết: cơ quan có thẩm quyền không tiếp nhận hồ sơ và trả lời bằng văn bản hoặc thông báo trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng Dịch vụ công Bộ Công an (trong đó nêu rõ lý do).

Lưu ý về thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hằng tuần (trừ ngày lễ, Tết theo quy định).

Bước 3: Trả kết quả

• Người đề nghị cấp thẻ tạm trú trực tiếp nhận kết quả tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh; khi đến nhận kết quả phải xuất trình giấy hẹn trả kết quả, giấy tờ tùy thân và biên lai thu tiền để đối chiếu;
• Trường hợp đề nghị nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính;
• Trường hợp chưa được cấp thẻ tạm trú, cơ quan có thẩm quyền trả lời bằng văn bản hoặc thông báo trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng Dịch vụ công Bộ Công an và nêu rõ lý do.

Thời gian trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hằng tuần (trừ ngày lễ, Tết theo quy định).

2.3. Cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam hết bao tiền?

Theo Tiểu mục 5 Mục II Biểu mức thu phí, lệ phí ban hành kèm theo Thông tư số 25/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính thì lệ phí liên quan đến việc cấp và xử lý thẻ tạm trú cho người nước ngoài được quy định cụ thể như sau: 

• Lệ phí cấp thẻ tạm trú có thời hạn không quá 02 năm: 145 USD/thẻ.
• Lệ phí chuyển giá trị thị thực, thẻ tạm trú hoặc thời hạn tạm trú còn hiệu lực từ hộ chiếu cũ sang hộ chiếu mới: 05 USD/lần chuyển.

Lưu ý: Mức lệ phí trên được thu bằng Đô la Mỹ (USD) theo quy định thống nhất và không bao gồm các chi phí dịch vụ, dịch thuật, công chứng (nếu người nước ngoài sử dụng dịch vụ hỗ trợ của tổ chức, doanh nghiệp).

3. Các hình thức nộp hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam:

3.1. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Có thể nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Người nước ngoài hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân bảo lãnh có thể trực tiếp nộp hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở bảo lãnh hoặc nơi người nước ngoài đang tạm trú.

Hình thức này giúp người nộp hồ sơ được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, hướng dẫn cụ thể về thành phần hồ sơ, kịp thời bổ sung, điều chỉnh các giấy tờ còn thiếu hoặc chưa phù hợp (đặc biệt thích hợp đối với các trường hợp hồ sơ phức tạp). 

3.2. Nộp hồ sơ thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến:

Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bảo lãnh có thể thực hiện thủ tục xin cấp thẻ tạm trú thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh bằng việc kê khai thông tin điện tử và tải lên bản scan các giấy tờ theo quy định.

Sau khi nộp hồ sơ, người thực hiện có thể theo dõi tiến độ xử lý trực tuyến và nhận thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu có); qua đó tiết kiệm thời gian đi lại và nâng cao tính chủ động trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. 

3.3. Nộp hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính:

Trong một số trường hợp theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú có thể được gửi đến Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh qua đường bưu điện.

Việc nộp hồ sơ theo hình thức này đòi hỏi hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và sắp xếp đúng thứ tự; đồng thời người gửi cần sử dụng dịch vụ bưu chính bảo đảm để hạn chế rủi ro thất lạc và chủ động theo dõi quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ. 

3.4. Ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục:

Người nước ngoài hoặc cơ quan, doanh nghiệp bảo lãnh có thể ủy quyền cho tổ chức hành nghề luật, công ty dịch vụ pháp lý hoặc cá nhân đủ điều kiện thay mặt mình thực hiện thủ tục xin cấp thẻ tạm trú theo quy định pháp luật.

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản hợp pháp và kèm theo hồ sơ chứng minh tư cách pháp lý của bên được ủy quyền. Qua đó giúp người bảo lãnh và người nước ngoài giảm thiểu thời gian, công sức cũng như hạn chế các sai sót trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ.

4. Những lưu ý quan trọng khi cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam:

Trong quá trình thực hiện thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài, việc nắm rõ các quy định liên quan là yếu tố then chốt giúp hồ sơ được giải quyết thuận lợi; đồng thời tránh phát sinh những rủi ro pháp lý không cần thiết.

4.1. Thời hạn của thẻ tạm trú là bao nhiêu lâu?

a. Thẻ tạm trú có thời hạn tối đa 02 năm, bao gồm các loại: LĐ1, LĐ2, PV1.

• LĐ1: Cấp cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác;
• LĐ2: Cấp cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện phải có giấy phép lao động;
• PV1: Cấp cho phóng viên, nhà báo nước ngoài thường trú tại Việt Nam.

b. Thẻ tạm trú có thời hạn tối đa 03 năm, bao gồm các loại: NN1, NN2, ĐT3, TT.

• NN1: Cấp cho người là Trưởng văn phòng đại diện hoặc Trưởng dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam;
• NN2: Cấp cho người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoặc văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế, văn hóa, tổ chức chuyên môn khác của nước ngoài tại Việt Nam;
• ĐT3: Cấp cho nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam hoặc người đại diện cho tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam có vốn góp từ 03 tỷ đồng đến dưới 50 tỷ đồng;
• TT: Cấp cho người nước ngoài có thân nhân đang cư trú tại Việt Nam, bao gồm: người có nguồn gốc Việt Nam; người có người thân là công dân Việt Nam; hoặc người có người thân đang được cấp thẻ tạm trú tại Việt Nam bảo lãnh.

c. Thẻ tạm trú có thời hạn tối đa 05 năm, bao gồm các loại: NG3, LV1, LV2, LS, ĐT2, DH.

• ĐT2: Cấp cho nhà đầu tư nước ngoài hoặc người đại diện cho tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam có vốn góp từ 50 tỷ đồng đến dưới 100 tỷ đồng hoặc đầu tư vào ngành nghề khuyến khích đầu tư phát triển theo quyết định của Chính phủ;
• NG3: Cấp cho thành viên cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện tổ chức quốc tế thuộc Liên hợp quốc, tổ chức liên chính phủ cùng vợ/chồng, con dưới 18 tuổi và người giúp việc đi theo nhiệm kỳ;
• LV1: Cấp cho người vào làm việc với các cơ quan, tổ chức thuộc Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước; tỉnh ủy, thành ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
• LV2: Cấp cho người vào làm việc với các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
• LS: Cấp cho Luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam, có giấy phép hành nghề do Bộ Tư pháp Việt Nam cấp;
• DH: Cấp cho người nước ngoài đến Việt Nam học tập, thực tập.

e. Thẻ tạm trú có thời hạn tối đa 10 năm.

• ĐT1: Cấp cho nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam hoặc người đại diện cho tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam có vốn góp từ 100 tỷ đồng trở lên hoặc đầu tư vào ngành nghề ưu đãi đầu tư, địa bàn ưu đãi đầu tư theo quyết định của Chính phủ.

4.2. Quy định về việc sử dụng thẻ tạm trú:

Sau khi được cấp thẻ tạm trú, người nước ngoài cần tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật trong quá trình sử dụng, cụ thể:

• Bảo quản thẻ tạm trú cẩn thận: Trường hợp làm mất thẻ thì phải thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền và thực hiện thủ tục xin cấp lại theo quy định;
• Tuân thủ quy định về cư trú: Người nước ngoài phải đăng ký và cư trú đúng địa chỉ đã khai báo. Khi có thay đổi về nơi ở thì cần kịp thời thông báo cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc cơ quan công an có thẩm quyền.

Việc chấp hành đầy đủ các nghĩa vụ nêu trên sẽ giúp người nước ngoài yên tâm sinh sống, làm việc và học tập tại Việt Nam; đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh.

Như vậy: Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài là một thủ tục đặc thù, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết đầy đủ về các quy định pháp luật hiện hành. Việc chủ động nắm bắt thông tin và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp quá trình xin cấp và sử dụng thẻ tạm trú diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và an toàn về mặt pháp lý.

5. Những câu hỏi thường gặp khi cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam:

5.1. Thẻ tạm trú là gì? 

Khoản 13 Điều 3 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh năm 2014 quy định: Thẻ tạm trú là loại giấy tờ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc cơ quan có thẩm quyền của Bộ Ngoại giao cấp cho người nước ngoài được phép cư trú có thời hạn tại Việt Nam và có giá trị thay thị thực.

Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card) là một loại giấy tờ cư trú dài hạn do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người nước ngoài đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Thẻ tạm trú cho phép người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam trong suốt thời hạn hiệu lực của thẻ, đồng thời có giá trị thay thế thị thực (visa) trong thời gian còn hiệu lực mà không cần xin gia hạn visa riêng lẻ.

5.2. Làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài ở đâu?

Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài được nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi người nước ngoài đang tạm trú hoặc nơi cơ quan, tổ chức, cá nhân bảo lãnh đặt trụ sở. Việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ được thực hiện theo đúng thẩm quyền và quy trình do pháp luật quy định.

5.3. Thẻ tạm trú cho người nước ngoài có thời hạn bao lâu?

Thực tế thì thời hạn thẻ tạm trú được cấp phụ thuộc vào từng loại thẻ và mục đích cư trú (như Mục 4.1). Trong đó, thẻ tạm trú dành cho nhà đầu tư có thời hạn lên đến 10 năm căn cứ vào giá trị vốn góp hoặc dự án đầu tư; thẻ tạm trú diện lao động có thời hạn tối đa 02 năm; thẻ tạm trú diện thăm thân có thời hạn tối đa 03 năm. Tuy nhiên, thời hạn thẻ tạm trú được cấp luôn ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày.

5.4. Thời gian làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài là bao lâu? 

Trong điều kiện hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài thông thường là khoảng 05 ngày làm việc (kể từ ngày Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nhận đủ hồ sơ theo quy định). Trường hợp cần xác minh hoặc bổ sung thông tin thì thời gian xử lý có thể kéo dài hơn theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

THAM KHẢO THÊM:

• Dịch vụ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài trọn gói
• Thẻ tạm trú là gì? Các quyền lợi của người được cấp thẻ?
• Hồ sơ và thủ tục gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài