Những trường hợp nào phải nộp giấy khai sinh bản sao?

1. Khi nào phải nộp bản sao giấy khai sinh?

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc, mà thông qua đó thể hiện những thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân và cũng là cơ sở để xác định các thông tin của một cá nhân trên các loại hồ sơ giấy tờ liên quan đến nhân thân của cá nhân đó. Mỗi cá nhân chỉ được cấp một bản gốc giấy khai sinh và một số lượng bản sao giấy khai sinh. Giấy khai sinh của cá nhân được sử dụng trong nhiều trường hợp, có một số trường hợp thông dụng sử dụng bản sao giấy khai sinh, cụ thể như sau:

* Trường hợp giải quyết ly hôn:

– Đơn xin ly hôn theo mẫu;

– Tài liệu, chứng cứ chứng minh về thỏa thuận chia tài sản, thỏa thuận nuôi con, ….

– Bản chính giấy chứng nhận đăng ký kết hôn;

– Giấy xác nhận nơi cư trú của vợ, chồng;

– Bản sao CMND/CCCD của cả vợ và chồng;

– Bản sao giấy khai sinh của con (nếu có con);

– Những giấy tờ chứng minh tài sản chung của vợ chồng như giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,sổ tiết kiệm,  …. (nếu có tài sản chung có yêu cầu chia);

* Trường hợp đăng ký lại giấy khai sinh bản chính:

Đối với trường hợp mất giấy khai sinh bản chính mà muốn xin cấp lại thì cần phải cầm theo cả giấy khai sinh bản sao, cụ thể người có nhu cầu cấp lại giấy khai sinh cần nộp hồ sơ cấp lại giấy khai sinh bản chính như sau:

– Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh); Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

– Nếu không có bản sao Giấy khai sinh thì nộp nộp bản sao giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân. Người nộp giấy tờ trên phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.

– Văn bản ủy quyền (nếu có).

* Trường hợp đăng ký nhập học: đối với học sinh các cấp trường Tiểu học, THCS, THPT, Đại học:

– Giấy báo nhập học;

– Bản sao học bạ THCS/THPT có chứng thực;

– Bản sao công chứng/chứng thực giấy khai sinh;

– Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời hoặc bằng tốt nghiệp THCS/THPT;

– Đối với sinh viên Đại học thì cần bản photo CMND/CCCD (có công chứng)

– Ảnh thẻ 3×4 hoặc 4×6 (chuẩn bị tối thiểu 4 ảnh);

– Hồ sơ trúng tuyển theo mẫu của Bộ GD&ĐT(đối với cấp Đại học)

* Trường hợp Cấp hộ chiếu:

Căn cứ theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 15 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 hồ sơ xin cấp hộ chiếu gồm:

– Giấy tờ liên quan đến việc cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước bao gồm:

– 02 ảnh chân dung;

– Giấy tờ liên quan theo xuất trình Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

– Tờ khai theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin.

– Bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh đối với người chưa đủ 14 tuổi;

– Hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất đối với người đã được cấp hộ chiếu;

– Hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất đối với người đã được cấp hộ chiếu; trường hợp hộ chiếu bị mất phải kèm đơn báo mất hoặc thông báo về việc đã tiếp nhận đơn của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 28 của Luật  Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019.

– Đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chưa đủ 14 tuổi thì cần có bản chụp có chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chứng minh người đại diện hợp pháp.

* Trường hợp khai nhận di sản thừa kế:

Căn cứ theo Điều 58 Luật Công chứng năm 2014, những người thừa kế đủ điều kiện để thực hiện khai nhận thừa kế có quyền yêu cầu công chứng Văn bản khai nhận di sản thừa kế thì cần nộp những giấy tờ sau đây:

– Phiếu yêu cầu công chứng;

– Nếu có di chúc thì cần bản sao di chúc; hoặc nếu chia thừa kế theo pháp luật thì cần các giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người yêu cầu công chứng như bản sao giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, …;

– Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết; Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân/ Giấy đăng ký kết hôn của người để lại di sản (nếu có)…

– Dự thảo Văn bản khai nhận di sản thừa kế (nếu có);

– Các giấy tờ nhân thân của người để lại di sản thừa kế như: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, …;

– Các giấy tờ về tài sản như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe ô tô, văn bản tặng cho tài sản, các giấy tờ khác về tình trạng tài sản chung/riêng như bản án ly hôn, thỏa thuận tài sản chung/riêng…

– Hợp đồng ủy quyền (nếu có)…

Ngoài ra còn một số trường hợp khác theo quy định của luật.

2. Bản sao giấy khai sinh có giá trị như bản chính không?

Theo khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung đã ghi trong sổ gốc.

Đồng thời tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý như sau:

– Đối với bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp mà pháp luật có quy định khác;

– Đối với bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Như vậy, bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc có giá trị pháp lý thay cho bản chính trong các giao dịch, còn bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính được dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Căn cứ tại Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cơ quan nơi đang thực hiện việc quản lý sổ gốc hay chính là giấy khai sinh gốc là cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh. Cụ thể, cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh sẽ là thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính. Đồng thời Ủy ban nhân dân cấp xã cũng là cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao y bản chính giấy khai sinh.

3. Xin trích lục Giấy khai sinh có phải về nơi đã đăng ký ban đầu không?

Căn cứ tại Khoản 1 Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014 quy định cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan đại diện ngoại giao (sau đây gọi chung là cơ quan đại diện).

Đồng thời, tại Điều 63 Luật hộ tịch năm 2014 cũng quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch đối với cá nhân có quyền quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân đó.

Trong khi đó Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch được quy định tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Như vậy, để xin trích lục Giấy khai sinh, cá nhân có nhu cầu có thế đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cá nhân đó đang ở để làm thủ tục, việc yêu cầu xin cấp lại bản sao giấy khai sinh không phụ thuộc vào nơi cư trú.

4. Thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh:

Căn cứ tại Điều 64 Luật hộ tịch năm 2014, thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh được quy định cụ thể như sau:

Người yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh đến trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch ở ủy ban nhân dân cấp xã hoặc ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người đó đang ở.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch được biết.

Ngay sau khi nhận được yêu cầu, Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục giấy khai sinh cho người yêu cầu nếu đủ điều kiện.

Các văn bản pháp lý được sử dụng trong bài viết:

– Luật hộ tịch năm 2014;

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.