Người ủy quyền là gì? Bên ủy quyền là gì? Quyền và nghĩa vụ của người ủy quyền?

1. Người ủy quyền là gì? Bên ủy quyền là gì?

Bên ủy quyền (Người ủy quyền) là bên cung cấp thông tin tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc và phải chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền. Khi ủy quyền, bên ủy quyền phải minh mẫn, tỉnh táo, không bị cưỡng chế, ép buộc việc ủy quyền.

2. Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền:

Theo quy định tại Ðiều 566, 567 Bộ luật dân sự năm 2015, người ủy quyền có những quyền, nghĩa vụ sau đây:

* Nghĩa vụ của bên ủy quyền:

+ Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc;

+ Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền;

+ Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền và trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao.

* Quyền của bên ủy quyền

+ Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền.

+ Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu có thỏa thuận.

3. Trách nhiệm của người ủy quyền khi người được ủy quyền vượt quá phạm vi đại diện:

Tuy nhiên, trong trường hợp người được ủy quyền thực hiện công việc, nhưng lại thực hiện vượt quá phạm vi được ủy quyền mà gây ra thiệt hại thì bạn có trách nhiệm phải bồi thường .

Điều 143 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định Hậu quả của giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện:

“1. Giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được thực hiện vượt quá phạm vi đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:

a) Người được đại diện đồng ý;

b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi đại diện.

2. Trường hợp giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì người đại diện phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình về phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch.

3. Người đã giao dịch với người đại diện có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc hủy bỏ giao dịch dân sự đối với phần vượt quá phạm vi đại diện hoặc toàn bộ giao dịch dân sự và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp người đó biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch hoặc trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Trường hợp người đại diện và người giao dịch với người đại diện cố ý xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vượt quá phạm vi đại diện mà gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại.”

Như vậy, trong trường hợp nếu bạn được ủy quyền mà thực hiện công việc vượt quá phạm vi được ủy quyền thì bạn phải chịu trách nhiệm đối với phần thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền đó, còn người ủy quyền sẽ không phát sinh các quyền và nghĩa vụ, trừ trường hợp nếu như người ủy quyền đồng ý hoặc biết nhưng không phản đối thì người ủy quyền và người được ủy quyền sẽ liên đới chịu trách nhiệm.

4. Hợp đồng ủy quyền có thù lao và hợp đồng ủy quyền không có thù lao:

Hợp đồng uỷ quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền, bên uỷ quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định.

Như vậy, có hai loại hợp đồng ủy quyền là hợp đồng ủy quyền có thù lao và hợp đồng ủy quyền không có thù lao.

Theo quy định tại điều 569 Bộ luật Dân sự 2015 thì:

“1. Trường hợp uỷ quyền có thù lao, bên uỷ quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được uỷ quyền tương ứng với công việc mà bên được uỷ quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; nếu uỷ quyền không có thù lao thì bên uỷ quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được uỷ quyền một thời gian hợp lý.

Bên uỷ quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên uỷ quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng uỷ quyền đã bị chấm dứt.

2. Trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý; nếu ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền, nếu có.”

Như vậy, bạn được quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng ủy quyền đối với bên nhận ủy quyền bất cứ lúc nào nhưng hậu quả pháp lý mỗi trường hợp khác nhau, cụ thể như sau:

Đối với trường hợp ủy quyền có thù lao, bạn được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng  bất cứ lúc nào nhưng phải trả thù lao với công việc đã thực hiện và bồi thường thiệt hại cho bên được ủy quyền (nếu có)

Đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, bạn được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng  bất cứ lúc nào nhưng phải báo trước trong thời gian hợp lý.

Các trường hợp pháp lý đặc biệt về giấy ủy quyền

Ngoài những quy định cụ thể cần giấy ủy quyền thì có một số trường hợp đặc biệt về ủy quyền mà bạn cần lưu ý như sau:

Trường hợp 1: Nếu con cái dưới 15 tuổi chưa đủ vị thành niên thì cha mẹ sẽ được coi là người đại diện hợp pháp và không cần giấy ủy quyền.

Trường hợp thứ hai, đối tượng nếu từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi vẫn có thể là người đại diện theo ủy quyền.

Trường hợp thứ ba, giữa vợ và chồng hoàn toàn có thể xác lập giấy ủy quyền để định đoạt tài sản chung hình thành trong thời kỳ hôn nhân theo khoản 3 Điều 213 Bộ luật dân sự năm 2015 về sở hữu chung vợ chồng.

5. Một số lưu ý khi ủy quyền trong doanh nghiệp:

Để đảm bảo tiến độ công việc, nhiều nhà quản lý hiện nay lựa chọn ủy quyền cho nhân viên khi đi công tác xa hoặc khi quá bận rộn cần người san sẻ… Và để việc ủy quyền diễn ra suôn sẻ, mang lại hiệu quả cao cũng như đảm bảo không bị vượt quyền nhà quản lý cần lưu ý

Ủy quyền một cách rõ ràng

Để nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc và thực hiện hiện đúng bạn cần chú ý ủy quyền một cách rõ ràng. Bạn có thể chọn phương thức ủy quyền gián tiếp thông qua các văn bản, quyết định hoặc các chỉ thị truyền miệng trực tiếp, tuy nhiên cần đảm bảo tính rõ ràng, rành mạch về thời gian, trách nhiệm, quyền hạn cũng như các công việc cụ thể mà cấp dưới cần thực hiện. Ví dụ: khi muốn nhân viên thay bạn triển khai kế hoạch tung ra thị trường dòng sản phẩm mới thì bạn cần giải thích cho họ hiểu cần phải làm những công việc gì, các hoạt động đó cần triển khai trong thời gian nào, công việc nào nên thực hiện trước, deadline…

Lựa chọn người ủy quyền phù hợp

Song song đó nhà quản lý cũng cần chú ý lựa chọn người ủy quyền phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả, tiến độ công việc. Cụ thể là bạn nên dựa vào các tiêu chí năng lực, tính cách và phẩm chất của các nhân viên để phân tích, so sánh và đưa ra các quyết định lựa chọn đúng đắn. Ví dụ: khi cần chọn người thay mặt bạn điều hành phòng ban khi đi công tác thì nên ưu tiên chọn các nhân viên có năng lực quản lý, sắp xếp công việc tốt, có tính tình ngay thẳng, trung thực, đáng tin cậy… Ngoài việc giúp đảm bảo tiến độ, lựa chọn đúng người đúng việc để ủy quyền còn được xem là giải pháp giúp nhà lãnh đạo kiểm tra, phát hiện năng lực cấp dưới để bồi dưỡng kịp thời, đồng thời tạo điều kiện cho các nhân viên được rèn luyện năng lực, giúp họ cảm thấy được tin tưởng và mong muốn đóng góp nhiều hơn cho công ty.

Vẫn kèm giám sát

Bên cạnh đó khi ủy quyền cho nhân viên bạn cũng cần chú ý theo dõi, giám sát để có thể nắm bắt, xử lý kịp thời các công việc đột xuất, tình huống bất ngờ nhằm đảm bảo tiến độ công việc cũng như phòng tránh tình trạng nhân viên lợi dụng quyền hạn đó để thực hiện các hành vi “tư lợi” cá nhân. Cụ thể là khi ủy quyền cho cấp dưới bạn không nên trao mọi quyền hành, để nhân viên tự ý xử lý mọi việc, thay vào đó nên yêu cầu họ báo cáo, thông qua ý kiến của bạn trước khi thực hiện.

Không lạm dụng việc ủy quyền

Mặc dù việc ủy quyền sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt các áp lực, trọng trách trong công việc, tuy nhiên các bạn cũng không nên vì thế mà lạm dụng bởi nếu điều này diễn ra thường xuyên vô tình sẽ tạo cho họ nhân viên tâm lý tự kiêu, “khó bảo”, từ đó gây nhiều khó khăn trong công tác quản trị nhân sự sau này. Tương tự, nếu thời gian ủy quyền quá dài cũng có thể tiềm ẩn nguy cơ nhà quản lý bị vượt quyền do nhân viên nắm giữ nhiều tài liệu, thông tin quan trọng. Chính vì thế, nhà quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng, chỉ nên ủy quyền khi thật sự cần thiết và trong một khoảng thời gian nhất định.

Động viên tinh thần

Trong quá trình ủy quyền nhà quản lý cũng nên kết hợp động viên. Ví dụ: Bạn có thể chia sẻ với cấp dưới về tầm quan trọng của những trọng trách, nhiệm vụ mà họ được giao, cho họ biết là bạn rất tin tưởng họ nên mới giao trọng trách này, không quên cảm ơn khi họ đã giúp bạn hoàn thành những công việc đó… Những việc làm này tuy nhỏ nhưng sẽ rất hữu ích trong việc thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên, từ đó giúp họ có thêm động lực để làm việc tốt hơn.

Xem xét, đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau quá trình ủy quyền bạn cũng nên xem xét, đánh giá lại hiệu quả của việc ủy quyền cho nhân viên. Bạn cần xác định được những thuận lợi, khó khăn cũng như những điều đã làm tốt hoặc chưa tốt để từ đó rút kinh nghiệm và phối hợp ăn ý hơn trong những lần sau.

Ủy quyền cho nhân viên là giải pháp chia sẻ công việc hiệu quả mà các nhà quản lý hiện nay thường áp dụng. Tuy nhiên, để mang lại hiệu quả cao nhất và đảm bảo không bị vượt quyền thì bạn cần linh hoạt, chọn đúng người và áp dụng tùy trường hợp.