Trình tự thủ tục làm giấy ủy quyền khi đang ở nước ngoài

Giấy ủy quyền là một văn bản mang tính pháp lý, ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện cho người ủy quyền thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi ủy quyền được quy định trong giấy ủy quyền. Trên thực tế, có rất nhiều cá nhân đang ở nước ngoài có nhu cầu ủy quyền cho người khác tại Việt Nam thay cá nhân đó làm các thủ tục công việc theo đúng với luật định. Vậy trong trường hợp bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền đang ở nước ngoài thì trình tự thủ tục làm giấy ủy quyền như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Luật sư tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

Căn cứ pháp lý

– Bộ luật dân sự 2015

– Luật công chứng 2014

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP

– Luật cơ quan đại diện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài

– Luật sử đổi bổ sung một số điều của luật cơ quan đại diện nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.

1. Quy định về đại diện và ủy quyền

Theo quy định tại Điều 134 và Điều 135 Bộ luật dân sự năm 2015 thì đại diện là việc cá nhân, pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Cá nhân, pháp nhân có thể xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện.

Theo đó, quyền đại diện được xác lập theo Ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện hay còn gọi là đại diện theo ủy quyền và được xác lập theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật hay còn gọi là đại diện theo pháp luật.

Như vậy, cơ chế ủy quyền là một trong những căn cứ để xác lập quyền đại diện. Ủy quyền cũng là căn cứ làm phát sinh quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện, đồng thời ủy quyền cũng là cơ sở pháp lý để người được ủy quyền tiếp nhận các kết quả do hoạt động ủy quyền mang lại, thay mặt cho người được đại diện tham gia vào những giao dịch dân sự được ủy quyền.

2. Trình tự thủ tục làm giấy ủy quyền khi đang ở nước ngoài

2.1. Thủ tục công chứng chứng thực văn bản ủy quyền

– Theo quy định tại Chương V Luật Công chứng năm 2014, việc công chứng văn bản ủy quyền cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

+ Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó: phiếu ghi rõ thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

+ Hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền dự thảo.

+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng tài sản hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp có hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến tài sản đó.

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng và giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

– Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP việc chứng thực văn bản ủy quyền theo thủ tục chứng thực như sau:

“Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.”

Tuy nhiên theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các văn bản không được chứng thực chữ ký bao gồm: các giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Văn bản ủy quyền được chứng thực chữ ký theo quy định tại điểm d Khoản 4 Điều 24 là Giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Nếu người ủy quyền định lập Giấy ủy quyền có những nội dung về thù lao, nghĩa vụ, chuyển quyền sở hữu tài sản,… thì sẽ không thể thực hiện thủ tục chứng thực mà chỉ thực hiện thủ tục công chứng.

2.2. Thủ tục cụ thể cho từng hình thức văn bản

– Trong trường hợp là Giấy ủy quyền thì người ủy quyền chỉ cần nộp hồ sơ và đợi kết quả công chứng hoặc chứng thực.

– Trong trường hợp công chứng Hợp đồng ủy quyền thì bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền ở hai nơi khác nhau:

Theo quy định tại Điều 55 Luật Công chứng năm 2014 quy định về công chứng hợp đồng ủy quyền thì công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia khi công chứng các hợp đồng ủy quyền. Bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng và bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

– Trong trường hợp lập hợp đồng ủy quyền, người ủy quyền phải chuẩn bị các hồ sơ nêu trên, sau đó mang tới cơ quan đại diện, ký trước mặt viên chức thực hiện nhiệm vụ công chứng, sau đó cơ quan đại diện sẽ chứng vào phần của người ủy quyền. Người ủy quyền sẽ chuyển hồ sơ về Việt Nam để người được ủy quyền đến tổ chức hành nghề công chứng nơi người được ủy quyền đang cư trú để công chứng tiếp vào hợp đồng ủy quyền gốc khi nhận được hồ sơ ủy quyền.

2.3. Hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền

Hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền được quy định tại Điều 40 Luật công chứng 2014, theo đó hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, bao gồm các giấy tờ sau đây:

Lưu ý: Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng tài sản hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó và bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch mà pháp luật quy định phải có phải là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

3. Thẩm quyền về công chứng chứng thực hợp đồng, giấy ủy quyền của cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài

Thẩm quyền về công chứng chứng thực hợp đồng, giấy ủy quyền của cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thuộc về cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, có thể là cơ quan đại diện ngoài giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khách được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Để văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý, người ủy quyền có thể lựa chọn một trong hai hình thức: Công chứng văn bản ủy quyền hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền tại một trong các cơ quan nêu trên. Thẩm quyền chứng thực, công chứng văn bản ủy quyền của các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài được quy định tại như sau:

– Theo quy định tại khoản 7 Điều 8 Luật các cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài năm 2017 thì cơ quan đại diện nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài có nhiệm vụ thực hiện công chứng, chứng thực phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và quốc gia tiếp nhận là thành viên; tiếp nhận, bảo quản giấy tờ, tài liệu và đồ vật có giá trị của công dân, pháp nhân Việt Nam khi có yêu cầu và không trái với pháp luật của quốc gia tiếp nhận.

– Theo quy định tại Điều 78 Luật Công chứng năm 2014 thì việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được quy định như sau: “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.”

– Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản thuộc về phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản ủy quyền. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

Ngoài ra, người ủy quyền có thể lựa chọn một trong các hình thức văn bản ủy quyền là hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền. Người ủy quyền cũng có thể lựa chọn công chứng văn bản ủy quyền (công chứng cả chữ ký và nội dung hợp đồng không trái đạo đức, không trái pháp luật) hoặc chứng thực chữ ký trên văn bản ủy quyền (chứng thực chỉ xác nhận chữ ký do đúng người ký, không bảo đảm về nội dung).

Tuy nhiên, cần lưu ý trong trường hợp giấy ủy quyền được lập khi bên ủy quyền đơn phương ủy quyền, không cần có mặt của bên được ủy quyền. Nhưng nếu lập Hợp đồng ủy quyền thì buộc phải thể hiện tên của bên được ủy quyền và có ký tên trên Hợp đồng ủy quyền tại phần “Người được ủy quyền”.