Mức phạt hủy bỏ hồ sơ kiểm toán chưa hết thời hạn lưu trữ

1. Mức phạt hủy bỏ hồ sơ kiểm toán chưa hết thời hạn lưu trữ?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 52 Nghị định 41/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định cụ thể về mức xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi tiêu hủy hồ sơ kiểm toán như sau:

– Áp dụng hình thức xử phạt tiền với mức xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu doanh nghiệp kiểm toán có các hành vi vi phạm sau đây:

+ Quyết định hủy hồ sơ kiểm toán ban hành không đúng thẩm quyền theo quy định

+ Khi thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán không tiến hành lập hội đồng tiêu hủy, thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán không đúng theo phương pháp và thủ tục tiến hành đồng thời cũng không lập các danh mục hồ sơ kiểm toán bị tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy hồ sơ kiểm toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định.

– Áp dụng mức xử phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng nếu doanh nghiệp kiểm toán có hành vi hủy bỏ hồ sơ kiểm toán mà vẫn còn thời hạn lưu trữ tối đa mà pháp luật đã quy định hoặc có hành vi gây hư hỏng hồ sơ kiểm toán

Và căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định cụ thể về mức phạt tiền theo đó mức phạt tiền được áp dụng đối với anh vi vi phạm quy định về tiêu hủy hồ sơ kiểm toán là mức phạt tiền được áp dụng đối với tổ chức còn đối với cá nhân vi phạm sẽ có mức phạt tiền bằng 1/2 mức phạt tiền được áp dụng đối với tổ chức. 

Vì vậy, nếu chủ thể là tổ chức có hành vi hủy bỏ hồ sơ kiểm toán khi vẫn đang còn thời hạn lưu trữ sẽ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng

2. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp kiểm toán hủy bỏ hồ sơ kiểm toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ là bao lâu?

Thời hiệu là một khoảng thời hạn mà pháp luật quy định khi hết khoảng thời gian đó sẽ phát sinh các sự kiện pháp lý nhất định. 

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 41/2018/NĐ-CP thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với các tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định về tiêu hủy hồ sơ kiểm toán là 01 năm.

Như vậy, thời hiệu để cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với cá nhân hoặc tổ chức có hành vi vi phạm trong việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán khi đang còn trong thời hạn lưu trữ là 01 năm kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.

3. Quy định về tiêu hủy hồ sơ kiểm toán:

Việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán là một trong những thủ tục cần thiết khi lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong một khoảng thời gian nhất định cần thiết phải tiêu hủy để đảm bảo việc lưu trữ cũng như hạn chế tình trạng quá tải hồ sơ kiểm toán và gây tốn kém trong công tác lưu trữ hồ sơ kiểm toán. Tuy nhiên không ít trường hợp lợi dụng các quy định về tiêu hủy hồ sơ kiểm toán để xóa bỏ các thông tin sai lệch trong hồ sơ kiểm toán nhằm che giấu những hành vi bất hợp pháp. Vì vậy pháp luật quy định rất chặt chẽ về trình tự thủ tục tiến hành tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được tiến hành như sau:Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 17/2012/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kiểm toán độc lập sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 151/2018/NĐ-CP quy định về tiêu hủy hồ sơ kiểm toán như sau:

– Việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán chỉ được thực hiện nếu như hồ sơ kiểm toán đó đã hết thời hạn lưu trữ và không có các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam sẽ ra quyết định tiêu hủy hồ sơ kiểm toán.

Lưu ý: đối với các doanh nghiệp hoặc chi nhánh kiểm toán nước ngoài thì hồ sơ kiểm toán của các tổ chức này cung sẽ do doanh nghiệp kiểm toán và chi nhánh đó thực hiện việc tiêu hủy.

– Cách thức tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng giấy thì các doanh nghiệp kiểm toán hoặc chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài có trụ sở tại Việt Nam cần thực hiện bằng việc đốt cháy sử dụng máy cắt nhỏ xe nhỏ hoặc những phương pháp khác tuy nhiên vẫn phải bảo đảm được rằng các thông tin hoặc số liệu trong hồ sơ kiểm toán đã bị tiêu hủy hoàn toàn và không thể tái sử dụng

– Còn đối với trường hợp hồ sơ kiểm toán được lưu trữ thông qua ở thì sẽ được kéo dài sao cho phù hợp với các quy định của pháp luật liên quan.

4. Thẩm quyền xử phạt đối với hành vi hủy bỏ hồ sơ kiểm toán chưa hết thời hạn lưu trữ: