Danh mục hồ sơ tốt góp phần giúp cấp quản lý và các nhân viên trong cơ quan, tổ chức tra cứu, tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ để có thể nghiên cứu vấn đề một cách hoàn chỉnh và đưa ra cách giải quyết xác đáng. Từ đó, góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, đồng thời làm tăng hiệu suất công việc và trách nhiệm của các nhân viên trong công ty.