Mẫu văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động là gì?

Theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

Khoản 2 Điều 118 quy định : Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

– Trật tự tại nơi làm việc;

– An toàn, vệ sinh lao động;

– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

– Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

– Trách nhiệm vật chất;

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Như vậy, có thể hiểu, Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động là sự thảo thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động thể hiện rõ ràng và chi tiết những điều khoản, quy định bắt buộc phải tuân thủ trong quá trình quản lý và làm việc. Nội quy lao động là cơ sở xử lý kỷ luật khi xảy ra tranh chấp lao động

– Đăng ký nội quy lao động có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của mỗi cơ sở, tổ chức lao động. Xây dựng nội quy lao động là việc thiết lập một hệ thống những quy định, những quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động trên cơ sở tự nguyện của hai bên từ đó giúp đảm bảo kỷ luật trong đơn vị. Nội quy lao động được xem là hành lang pháp lý điều chỉnh hành vi, hoạt động, quá trình thực hiện công việc, quá trình công tác của người lao động, giúp cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo sự ổn định, nề nếp, nâng cao hiệu quả quản lý điều hành.

– Nội quy lao động cũng giúp cho người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ Nội quy lao động khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất. Khi biết rõ nhiệm vụ của mình người lao động sẽ hạn chế được những vi phạm, góp phần nâng cao năng suất lao động.

– Mặt khác trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa người sử dụng lao động và người lao động thì nội quy lao động sẽ là một trong những căn cứ tại Tòa. Xây dựng nội quy lao động là đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

2. Mẫu văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động:

Mẫu Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động

TÊN DOANH NGHIỆP

Số: ….

V/v đăng ký nội quy lao động

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

Kính gửi: Sở Lao động Thương binh và Xã hội 

(ghi địa phương cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh)

Công ty …… thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:….. do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố …cấp ngày … tháng … năm …

Địa chỉ: …

Số điện thoại: … Fax: …

Mã số thuế: …

Người đại diện theo pháp luật: …

Thực hiện Bộ luật Lao động 100/2012/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 18/06/2012; Nghị định 05/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/01/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dụng của Bộ luật Lao động.

Đề nghị Sở Lao động Thương binh và Xã hội …….xem xét và thông báo kết quả đăng ký Nội quy lao động, kèm theo hồ sơ gồm có:

1. Quyết định ban hành Nội quy lao động.

2. Bản Nội quy lao động.

3. Biên bản góp ý của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.

4. Các văn bản quy định của đơn vị có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Nơi nhận:

– Như trên; 

– BCH Công đoàn cơ sở (để theo dõi);

– Lưu VP.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

3. Hướng dẫn soạn thảo văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động:

Phần thông tin Công ty:

– Công ty…(Ghi tên Công ty theo Giấy ĐKKD)  thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố …cấp ngày … tháng … năm …

– Địa chỉ: Ghi theo địa chỉ trụ sở chính hiện tại của Công ty ( ghi rõ tên đường, khu phố, phường/xã/thị trấn, Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương)

– Số điện thoại: Ghi rõ số điện thoại liên lạc của Công ty Fax: …

– Mã số thuế: Ghi rõ, chính xác mã số thuế doanh nghiệp được cấp bởi cơ quan quản lý về thuế của nhà nước

– Người đại diện theo pháp luật: Ghi rõ tên của người đại diện theo pháp luật bằng chữ in hoa, có dấu. Ghi rõ chức danh cụ thể của người đại diện

Phần căn cứ pháp lý: 

– Thực hiện Bộ luật Lao động 100/2012/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 18/06/2012; Nghị định 05/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/01/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dụng của Bộ luật Lao động.

– Phần thông tin đề nghị: Cá nhân, tổ chức ghi rõ đề nghị đăng ký Nội quy lao động

” Đề nghị Sở Lao động Thương binh và Xã hội …….xem xét và thông báo kết quả đăng ký Nội quy lao động, kèm theo hồ sơ gồm có:

1. Quyết định ban hành Nội quy lao động.

2. Bản Nội quy lao động.

3. Biên bản góp ý của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.

4. Các văn bản quy định của đơn vị có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).”

– Cuối đơn ghi rõ nơi nhận đơn

– Đại diện theo pháp luật:  Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu

4. Trong nội quy lao động thường có những nội dung gì?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nội quy lao động thường có những nội dung sau:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

– Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động.

– An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

– Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật.

– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 Bộ luật Lao động 2019.

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm.

– Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

5. Khi nào phải đăng ký nội quy lao động?

Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2012, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.

Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ban hành, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh (Sở Lao động Thương binh và Xã hội).

Như vậy, với doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên thì trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy, doanh nghiệp phải đăng ký với Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đăng ký kinh doanh.

Theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 05 – 10 triệu đồng nếu có hành vi:

– Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

– Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp tỉnh;

– Sử dụng nội quy lao động không được đăng ký hoặc đã đăng ký nhưng chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực…

6. Thủ tục đăng ký nội quy lao động của các doanh nghiệp:

Căn cứ pháp lý:

– Bộ luật lao động 2019

– Quyết định số 636/QĐ-LĐTBXH  quy định về việc công bố các thủ tục hành chính mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung và bị bãi bỏ của lĩnh vực lao động, tiền lương thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của bộ lao động – thương binh và xã hội

Theo quy định của BLLĐ 2019, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Thủ tục đăng ký lao động dược thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đăng ký kinh doanh.

Theo quy định tại Điều 120 BLLĐ 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

2. Nội quy lao động;

3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Bước 2: Gửi hồ sơ

– Tổ chức lao động có nguyện vọng đăng ký nội dung lao động nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động hoặc gửi qua đường bưu điện

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

– Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động.

– Trong thời hạn 07 ngày làm việc, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

7. Hiệu lực của nội quy lao động:

– Theo quy định tại Điều 121 BLLD 2019, nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày Sở Lao động Thương binh và Xã hội nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trừ trường hợp phải đăng ký lại.

– Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

– Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Như vậy, sau thời hạn 15 ngày kể từ ngày Sở Lao động Thương binh và Xã hội nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động thì nội quy lao động có hiệu lực, trường hợp doanh nghiệp có dưới 10 lao động thì không cần phải đăng ký nội quy lao động mà văn bản nội quy lao động có hiệu lực ngay từ ngày quyết định ghi trong nội quy. Trường hợp người lao động vi phạm về nội quy thì người sử dụng có quyền xử lý kỷ luật người lao động dưới các hình thức: Khiển trách; Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; Cách chức hoặc sa thải. Trường hợp người sử dụng lao động an hành những nội quy khác với nội quy đã đăng ký vơi cơ quan nhà nước, nội quy trái với quy định pháp luật, người lao động có quyền làm đơn tố cáo.