Mẫu văn bản đề nghị cấp chứng thư số của tổ chức

1. Chứng thư số là gì?

Tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định: “Chứng thư số” là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.” (Khoản 7 Điều 3 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP

Chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức cấp phải bao gồm các nội dung sau: Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; Tên của thuê bao;  Số hiệu chứng thư số; Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số; Khóa công khai của thuê bao;  Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số; Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; Thuật toán mật mã; Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

Tất cả các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu đều có quyền được cấp chứng thư số. Chứng thư số cấp cho chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức phải nêu rõ chức danh và tên cơ quan, tổ chức của người đó.

Việc cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức phải căn cứ vào các tài liệu sau:  Văn bản của cơ quan, tổ chức đề nghị cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền hoặc chức danh nhà nước; bản sao hợp lệ quyết định thành lập, quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoặc văn bản xác nhận chức danh của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước đó.

Văn bản đề nghị cấp chứng thư số là văn bản do cơ quan, tổ chức viết gửi cơ quan có thẩm quyền về việc đề nghị cấp chứng thư số cho cơ quan đó.

Văn bản đề nghị cấp chứng thư số của tổ chức được dùng với mục đích gửi cùng các hồ sơ theo yêu cầu để đề nghị cấp chứng thư số cho cơ quan đó.

2. Văn bản đề nghị cấp chứng thư số của tổ chức và soạn thảo:

Dưới đây là mẫu văn bản đề nghị cấp chứng thư số cho các cơ quan, tổ chức của Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp được ban hành là mẫu số 05 được ban hành kèm theo Thông tư số: 185/2019/TT-BQP ngày 04 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————————

<CƠ QUAN CHỦ QUẢN>

<CƠ QUAN, TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRỰC TIẾP>

——-

<Số, ký hiệu>
V/v đề nghị cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức

<Địa danh>, ngày … tháng … năm …

Kính gửi: Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Ban Cơ yếu Chính phủ.

1. Thông tin người tiếp nhận chứng thư số (thiết bị lưu khóa bí mật):

– Họ và tên:……(1) CMND/CCCD/Hộ chiếu:…..Ngày cấp:…..Nơi cấp:……(2)

– Chức vụ:……(3) Số điện thoại di động:……(4) Địa chỉ thư điện tử công vụ:…… (5)

– Địa chỉ tiếp nhận: <Chi tiết địa chỉ của cơ quan, tổ chức công tác>.

2. Số lượng và danh sách đăng ký: <Tổng…………..Số số cơ quan, tổ chức đăng ký>, gồm:

TT	Tên cơ quan, tổ chức	Địa chỉ	Mã số thuế	Mã quan hệ ngân sách	Tỉnh/Thành phố (6)	Địa chỉ thư điện tử công vụ (7)	Số hiệu chứng thư số cũ (nếu có)
01
02

Nơi nhận:

– Như trên;

– Lưu: VT,…

Người đứng đầu Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp (8)

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Soạn thảo giấy đề nghị cấp chứng thư số của tổ chức:

(1) Ghi tên của cá nhân theo Giấy Khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân

(2) Ghi thông tin theo Chứng minh nhân dân

(3) Ghi chức vụ của người viết đơn

(4) Ghi số điện thoại di động liên hệ của cá nhân

(5) Ghi địa chỉ thư công vụ

(6) Tỉnh/Thành phố của cơ quan, tổ chức.

(7) Địa chỉ hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức sử dụng chứng thư số được cấp bởi cơ quan nhà nước (không sử dụng các địa chỉ thư điện tử gmail, yahoo, hotmail…).

(8) Đối với Bộ Quốc phòng Bộ Công an, Bộ Ngoại giao là người đứng đầu các tổ chức Cơ yếu trực thuộc.

3. Thủ tục cấp chứng thư số của cơ quan, tổ chức:

Thông tư số 185/2019/TT-BQP của Bộ Quốc phòng hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ quy định về hoạt động cấp mới chứng thư số cho cơ quan, tổ chức tại khoản 2 Điều 8 với những hoạt động chính như sau:

– Người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cấp chứng thư số theo Mẫu 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này gửi cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp;

– Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.

Tại Nghị định số 130/2018/NĐ- CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ  quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy đinh chi tiết về hoạt động cấp chứng thư số của các cơ quan , tổ chức của dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ

Điều kiện cấp mới chứng thư số cho cơ quan, tổ chức: thứ nhất đó là phải là cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân; thứ hai có quyết định thành lập cơ quan, tổ chức hoặc xác nhận của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp và thứ ba là có văn bản đề nghị của người được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của cơ quan, tổ chức và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp xác nhận. (Khoản 3 Điều 60) 

Hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức đó là phải có văn bản đề nghị của người được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của cơ quan, tổ chức và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp xác nhận. (Khoản 3 Điều 61) 

Thủ tục cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức đó chính là 

Đầu tiên, đó là thủ tục đề nghị cấp chứng thư số, khi đó người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải có văn bản đề nghị cấp chứng thư số có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và văn bản liên quan khác nếu có gửi đến tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ là tổ chức trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ, cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cho các cơ quan Đảng và Nhà nước

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số hợp lệ thì trong thời hạn 03 ngày làm việc, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, tổ chức tạo cặp khóa, tạo chứng thư số, bảo đảm thiết bị lưu khóa bí mật cho thuê bao. Tổ chức cung cấp dịch vụ này cũng cần thông báo thời gian, địa điểm tiếp nhận thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp thuê bao.

Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp thuê bao có trách nhiệm tiếp nhận thiết bị lưu khóa bí mật từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ. Sau khi bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật cho thuê bao, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số về tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

Cuối cùng, đó là trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ có trách nhiệm công bố chứng thư số của thuê bao trên trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ. Chứng thư số của thuê bao có hiệu lực kể từ thời điểm được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ công bố.

Chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ thời hạn có hiệu lực là 20 năm.

Thời đại xã hội phát triển ngày càng nhanh, thì chứng thư số, chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến và rất cần thiết. Tuy nhiên, việc cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số cũng cần phải tuân theo những quy định của pháp luật để đảm bảo tính bảo mật của chứng thư số, chữ ký số vì tội phạm công nghệ ngày một nhiều và càng tinh vi hơn. Trên đây là những quy định của pháp luật về hoạt động cấp chứng thư số đối với cơ quan, tổ chức, hoạt động cấp chứng thư số này cần tuân thủ các quy định trên để đảm bảo việc cấp chứng thư số được bảo mật, an toàn.