Để đáp ứng yêu cầu của công tác soạn thảo văn bản hành chính hiện nay, các đơn vị cần phải nâng cao năng lực và kỹ năng cho các cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản hành chính. Cùng bài viết tham khảo Mẫu trình bày 25 loại văn bản hành chính theo Nghị định 30.
Mục lục bài viết
1. Văn bản hành chính được hiểu như thế nào?
Văn bản hành chính là một phần rất quan trọng trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. Đây là những văn bản được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Chúng thường được sử dụng để truyền đạt, bày tỏ các nội dung và yêu cầu từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.
Văn bản hành chính có nhiều loại khác nhau như Nghị quyết (NQ), quyết định (QĐ), chỉ thị (CT), quy chế (QC), quy định (QyĐ), thông báo (TB), thông cáo (TC), hướng dẫn (HD), chương trình (CTr), kế hoạch (KH), phương án (PA), đề án (ĐA), dự án (DA), báo cáo (BC), biên bản (BB), tờ trình (TTr), hợp đồng (HĐ), công văn (CV), công điện (CĐ), bản ghi nhớ (BGN), bản thoả thuận (BTT), giấy uỷ quyền (GUQ), giấy mời (GM),
Mỗi văn bản hành chính gồm tập hợp các phần cấu tạo nên văn bản cụ thể như quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức ban hành, số, ký hiệu, địa danh và thời gian ban hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức, nơi nhận, phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo, số lượng bản phát hành, địa chỉ cơ quan tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, fax.
Việc soạn thảo văn bản hành chính được quy định cụ thể, đối với từng loại văn bản khác nhau. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền sẽ giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản sẽ thực hiện các công việc như xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn cấp của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Trong trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao. Việc này là rất quan trọng để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của nội dung văn bản hành chính, giúp cho các cơ quan, tổ chức có thể giải quyết công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.
2. Mẫu trình bày 25 loại văn bản hành chính theo Nghị định 30:
| TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) ———————– Số: 1/NQ-(3) | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———————- (4), ngày 12 tháng 4 năm 2023 |
| NGHỊ QUYẾT Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ văn bản hành chính cấp trên Căn cứ văn bản hành chính liên quan QUYẾT NGHỊ: (6) | |
| Nơi nhận: – Như Điều trên; – Lưu: VT, (7), (8) | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/ chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung nghị quyết
(6) Nội dung nghị quyết
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần)
(8) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
| TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) —————— Số: 2/QĐ-(3) | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ——————— (4), ngày 12 tháng 4 năm 2023 |
| QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn cứ văn bản hành chính cấp trên (7) Căn cứ văn bản hành chính liên quan Theo đề nghị của người có thẩm quyền QUYẾT ĐỊNH: (8) Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Điều 2. Nội dung | |
| Nơi nhận: – Như điều trên; – Lưu: VT, (9), (10) | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/ chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
| Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên cơ quan, tôe chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung quyết định (6) Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (7) Các căn cứ để bn hành quyết định (8) Nội dung quyết định (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) | |
| TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) —————— Số: 3/QĐ-(3) | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ GHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ——————————- (4), ngày 12 tháng 4 năm 2023 |
| QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn cứ văn bản hành chính cấp trên Căn cứ văn bản hành chính có liên quan Theo đề nghị của người có thẩm quyền QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này (5) Điều 2. Nội dung quyết định./. | |
| Nơi nhận: – Như Điều trên; – Lưu: VT, (8), (9) | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/ chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
| Ghi chú: * Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác (1) Tên cơ qua, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung quyết định (6) Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu, nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (7) Các căn cứ để ban hành quyết định (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu có) (9) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu có) | |
Những mẫu khác mời các bạn tham khảu trong file đính kèm bài viết
3. Thể thức văn bản hành chính:
Thể thức văn bản là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực văn bản hành chính. Đây là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao gồm các thành phần chính và các thành phần bổ sung trong trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính được quy định tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo đó, Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau đây:
Quốc hiệu và Tiêu ngữ: đây là thành phần đầu tiên và quan trọng nhất của một văn bản hành chính. Quốc hiệu và tiêu ngữ cho biết tên quốc gia và mục đích của văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: thành phần này cho biết tên của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản.
Số, ký hiệu của văn bản: đây là thành phần xác định số thứ tự và ký hiệu của văn bản giúp cho việc quản lý và tìm kiếm văn bản sau này được thuận tiện hơn.
Địa danh và thời gian ban hành văn bản: cho biết địa điểm và thời điểm ban hành văn bản.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: thành phần này miêu tả tên và nội dung chính của văn bản.
Nội dung văn bản: chứa thông tin và nội dung chi tiết của văn bản.
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: cho biết chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: ghi rõ dấu cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản và chữ ký số.
Nơi nhận: cho biết nơi nhận văn bản.
Ngoài các thành phần trên, văn bản hành chính có thể bổ sung các thành phần khác như:
Phụ lục: các thông tin bổ sung và chi tiết về nội dung chính của văn bản.
Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: đánh giá độ mật và mức độ khẩn của văn bản, cũng như hướng dẫn về phạm vi lưu hành của văn bản.
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành: ghi rõ ký hiệu của người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax: cung cấp thông tin liên lạc của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản.
Qua đó, việc nắm vững các thành phần quan trọng của thể thức văn bản hành chính sẽ giúp cho việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hiệu quả hơn.
4. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:
Kỹ thuật trình bày văn bản là một yếu tố quan trọng trong việc truyền tải thông tin chính xác và hiệu quả. Để tạo ra một văn bản đáp ứng được những yêu cầu đó, người viết cần tập trung vào các vấn đề sau:
Khổ giấy: Lựa chọn khổ giấy phù hợp với nội dung của văn bản để đảm bảo tính thẩm mỹ và dễ đọc.
Kiểu trình bày: Lựa chọn kiểu trình bày văn bản phù hợp để giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung.
Định lề trang: Điều chỉnh định lề trang để tăng tính thẩm mỹ và giảm sự mệt mỏi khi đọc văn bản.
Phông chữ: Chọn phông chữ thích hợp để giúp văn bản trở nên dễ đọc và bắt mắt.
Cỡ chữ: Điều chỉnh cỡ chữ để đảm bảo độ lớn phù hợp với độ tuổi và trình độ đọc của đối tượng.
Kiểu chữ: Chọn kiểu chữ phù hợp để giúp văn bản trở nên độc đáo và thu hút độc giả.
Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Bố trí các thành phần thể thức theo một trật tự logic để giúp người đọc hiểu rõ hơn nội dung của văn bản.
Số trang văn bản: Điều chỉnh số trang của văn bản để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin được truyền tải.
5. Soạn thảo văn bản hành chính:
Để thực hiện soạn thảo văn bản hành chính theo quy định tại Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền cần phải đảm bảo việc lựa chọn đúng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phù hợp với quy định của pháp luật của văn bản hành chính.
Sau khi xác định được đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền cần phải thực hiện việc giao nhiệm vụ cụ thể, mô tả rõ các yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày cũng như yêu cầu về mức độ khẩn cấp và độ mật của văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cần phải nắm rõ quy trình, thủ tục soạn thảo văn bản hành chính và đảm bảo việc thực hiện các công việc theo đúng quy định. Họ cần xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Nếu văn bản là điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ phải chuyển bản thảo văn bản và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết, bên cạnh việc thực hiện các nội dung nêu trên. Các thông tin cần được cập nhật bao gồm tên văn bản, nội dung, mức độ khẩn cấp, độ mật, thông tin liên quan đến người ký, thời gian ký, số hiệu của văn bản.
Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, nếu có yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, sau đó chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Các yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo phải được thực hiện đúng quy trình, thủ tục và phù hợp với quy định của pháp luật.
Cá nhân được giao nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng và tính chính xác của văn bản, cá nhân được giao nhiệm vụ có thể cần phải tham khảo thêm các nguồn tài liệu, trao đổi với các đồng nghiệp hoặc chuyên gia để có những ý kiến góp ý, đóng góp cho việc soạn thảo văn bản hành chính.
