Mua sắm trang thiết bị trong hoạt động của tổ chức phải được quản lý, sử dụng hiệu quả. Trong đó, các đối tượng có quyền thực hiện làm tờ trình xin kinh phí gửi đến cấp trên quản lý. Vậy, Mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất được soạn thảo như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mục đích viết tờ trình :
Mục đích của tờ trình để xin kinh phí từ tổ chức đối với nguồn chi ngân sách cần thiết. Trong hoạt động mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết trong hoạt động của đơn vị. Có thể là đảm bảo cho nhu cầu cần thiết đối với sinh hoạt, lao động tại đơn vị. Hoặc phục vụ trực tiếp vào lợi ích, hiệu quả làm việc của đơn vị.
Nhìn chung, người đề xuất là người có quyền hạn, trách nhiệm trong đơn vị. Thực hiện triển khai các nhu cầu, đề xuất đến ban lãnh đạo. Qua đó thể hiện nhu cầu cần thiết tiếp cận với trang thiết bị, cơ sở vật chất đảm bảo hiệu quả thực hiện công việc. Dưới đây cung cấp các mẫu được xác định cho người đề xuất chung để mọi người có nhu cầu đề xuất mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất có thể thực hiện.
2. Mẫu tờ trình chung cho người đề xuất:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ TRÌNH
V/v xin kinh phí …………
Kính gửi:
– Ban lãnh đạo ………
Căn cứ theo Quyết định ……… của Công ty.
Căn cứ theo tình hình thực tế: …………
Nhằm mục đích ………, Tên phòng ban / đơn vị xin trình lên ……… xin chủ trương được sử dụng kinh phí vào:
……………………………………………
[Tên phòng ban/đơn vị] kính đề nghị Ban lãnh đạo Công ty tạo điều kiện hỗ trợ kinh phí…………
| STT | Khoản mục chi phí | Số lượng | Đơn giá (dự tính) | Thành tiền |
Tổng kinh phí là: …………… (Ghi chữ)
Kính mong nhận được sự chấp thuận từ Ban lãnh đạo Công ty
| Ngày ………. tháng ………. năm …….. Người đề xuất (Ký rõ họ tên) |
3. Mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị:
Mẫu tờ trình này được lập bởi các trưởng phòng ban, đơn vị. Thực hiện các đề xuất đối với ban lãnh đạo trong nhu cầu cấp kinh phí cho đơn vị mình. Hướng đến mục đích sử dụng mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết.
Mẫu tờ trình:
| TÊN CƠ QUAN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: ……../………. | …………., ngày…..tháng….năm….. |
TỜ TRÌNH
Về việc xin kinh phí mua sắm trang thiết bị
Kính gửi:
Căn cứ vào tình hình thực tế tại …….Căn cứ quyết định số …../QĐ-… ngày…..tháng…..năm…. của….. về việc……
Do nhu cầu cấp thiết cần hiện nay tại đơn vị xét thấy cần phải mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất để phục vụ công tác ……-…. kính trình đến…………..xin chủ trương sử dụng kinh phí năm ………. để tiến hành, thực hiện mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất cụ thể như sau:
– …………..
– …………..
– ……………
Tổng cộng: ………. đồng (Bằng chữ: ………….)
Rất mong sự xem xét chấp thuận của……
| TRƯỞNG PHÒNG |
4. Một số lưu ý khi viết tờ trình xin kinh phí:
– Nội dung của mẫu tờ trình:
Mẫu nội dung thực hiện trong nhu cầu đề xuất và mong muốn được cấp kinh phí trong tổ chức. Thực hiện nhu cầu để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Cho nên cần xây dựng theo hướng trình bày, mong muốn cũng như cung cấp các thông tin liên quan đến giá trị kinh phí.
Thể hiện trong tính cần thiết của hoạt động mua sắm trang thiết bị. Từ đó đảm bảo hiệu quả đối với nhu cầu sử dụng của đơn vị. Các trang thiết bị này cần được trang bị là nhu cầu tất yếu, gắn với hiệu quả làm việc tại tổ chức.
Mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị phải được trình bày khoa học, rõ ràng. Thực hiện cung cấp các nội dung phải chính xác. Trong đó, thể hiện trong nhu cầu cấp duyệt kinh phí cho mục đích mua sắm cụ thể. Có như vậy cấp trên, lãnh đạo mới nắm bắt được đúng nội dung yêu cầu. Cũng như thực hiện các đánh giá, xem xét để quyết định về việc có nên phê duyệt cấp kinh phí hoạt động cho cơ quan tổ chức đó hay không.
– Đơn vị viết tờ trình:
Căn cứ trong nhu cầu cần thiết sử dụng của đơn vị và các hiệu quả thực tế có thể đáp ứng cho hoạt động của tổ chức. Đơn vị viết tờ trình là tổ chức đang cần cung cấp các trang thiết bị, cơ sở vật chất để sử dụng. Do đó, phải thể hiện đúng nhu cầu, tính cấp thiết sử dụng và hướng đến sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách được cấp.
Phải thể hiện được nội dung đề xuất xin kinh phí. Phải có lý do thuyết phục cho việc xin kinh phí và trình bày cụ thể số tiền cần hỗ trợ, xin cấp. Xác định các thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết trang bị cho tổ chức. Cũng như phản ánh thành giá tiền của mỗi thiết bị dựa trên tính toán, cân đối nhu cầu mua sắm.
– Đề xuất có hiệu lực khi nào?
Một tờ trình xin kinh phí để được xét duyệt ngoài nội dung chuẩn chỉnh, thực hiện trong mẫu thực hiện cần phải kèm theo các giấy tờ cần thiết chứng minh cho số tiền cần hỗ trợ. Như các thông tin về giá trị của thiết bị tham khảo trong thị trường. Tờ trình cần có sự xác nhận và chữ ký của thủ trưởng đơn vị thì mới có hiệu lực.
– Phải căn cứ trên thực tế cần thiết mua sắm cho đơn vị:
Về phía cơ quan nhận tờ trình thì sau khi nhận được tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị phải cử thanh tra xem xét tình hình thực tế tại mỗi đơn vị. Để đảm bảo đúng nhu cầu, khi các thiết bị đó thực sự cần thiết trong hoạt động của đơn vị. Rồi mới cân nhắc, xem có thể xét duyệt tờ trình được không. Vì có khá nhiều tổ chức lợi dụng tờ trình để xin hỗ trợ tiền vào những mục đích không chính đáng, nhằm trục lợi cá nhân.
5. Cách viết mẫu tờ trình xin kinh phí, mua sắm trang thiết bị:
Tương tự như các văn bản khác ở tờ trình xin kinh phí cũng phải đảm bảo hình thức và các nôi dung cần triển khai. Trong đó tiếp cận hình thức của một văn bản hành chính nhà nước. Bao gồm có:
– Quốc hiệu tiêu ngữ: Ở phía trên góc phải là tên cơ quan, số tờ trình. Phía góc trái là:
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
– Thời gian viết tờ trình: Ngày tháng năm viết tờ trình. Xác định thời gian viết tờ trình thực hiện mục đích đề xuất. Giúp thông tin về các khoảng thời gian và xác định ý nghĩa thực hiện tờ trình.
– Tên tờ trình: TỜ TRÌNH Về việc…….
Xác định nội dung và mục đích viết tờ trình để thực hiện đề xuất gì? Tờ trình được cấp dưới thực hiện, nhằm đề xuất xin kinh phí cấp trên. Trong đó, thực hiện mục đích mua trang thiết bị, các cơ sở vật chất sử dụng trong hoạt động của đơn vị.
– Đối tượng, đơn vị tiếp nhận đề xuất:
Phần Kính gửi: …..
Gửi chủ thể tiếp nhận tờ trình, cũng là đối tượng có thẩm quyền xem xét đề xuất để giải quyết. Các chủ thể này thực hiện thẩm quyền theo quy định pháp luật.
– Nêu ra những căn cứ lập tờ trình xin kinh phí:
Các căn cứ thuyết phục để hướng đến nhu cầu mua trang thiết bị được đáp ứng. Phải cho thấy sự cần thiết cũng như vai trò, thực tế cần thiết của đơn vị. Trong đó, thiết bị đáp ứng các nhu cầu sử dụng sản xuất, hay phục vụ chất lượng, nhu cầu thiết yếu của người lao động.
Ví dụ: Căn cứ theo quyết định….của công ty;
Căn cứ theo tình hình thực tế:….
– Nội dung của tờ trình:
Trong phần này cần nêu rõ được lý do làm tờ trình, các mục đích sử dụng kinh phí. Đưa ra ý kiến đề xuất, kiến nghị cấp trên cho phép, hỗ trợ tạo điều kiện cho đề xuất được thực hiện.
Nhằm mục đích …. trình lên …. xin chủ trương được sử dụng kinh phí vào: …. kính đề nghị ban lãnh đạo công ty tạo điều kiện hỗ trợ kinh phí …. Nêu cụ thể khoản mục chi phí, số lượng, đơn giá theo dự tính, thành tiền. Phải trình bày các nhu cầu mua sắm, giá tiền từng loại theo thị trường và tổng giá trị kinh phí cần được cấp.
Sau đó người đề xuất ký và ghi rõ họ tên. Để đảm bảo đúng nhu cầu triển khai, là ý chí của người thực hiện đề xuất.
Khi viết tờ trình để xin kinh phí cần phải lưu ý những nội dung như sau:
– Tờ trình xin kinh phí cần được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, dễ nhìn. Để thực hiện đảm bảo trong hình thức và nội dung đối với giấy tờ có thủ tục hành chính. Phải có bố cục hợp lý, trình bày xâu chuỗi các nội dung, triển khai mạch lạc. Đây là văn bản hành chính được lập của các cơ quan, tổ chức thực hiện trong đơn vị mình. Cho nên:
– Ngôn ngữ được sử dụng trong tờ trình xin kinh phí phải thống nhất, dễ hiểu. Triển khai các nhu cầu và trình bày lý do, nội dung.
– Nội dung thông tin cung cấp trong tờ trình cần phải chính xác, thuyết phục. Có sự phân tích và lập luận để làm nổi bật đề xuất. Các luận cứ đưa ra trong tờ trình xin kinh phí phải có sự chọn lọc và có độ tin cậy cao. Đặc biệt phải cho thấy nhu cầu và tính cần thiết để sử dụng kinh phí trong mục đích đề ra.
