Mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu

1. Tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu là gì?

Từ điển Luật học của Viện khoa học pháp lý Bộ Tư pháp giải thích đấu thầu là: “phương thức giao dịch đặc biệt, người muốn xây dựng một công trình (người gọi thầu) công bố trước các yêu cầu và điều kiện xây dựng công trình, người dự thầu công bố giá mà mình muốn nhận, người gọi thầu qua so sánh để lựa chọn nhà thầu có lợi nhất cho mình theo các điều kiện do mình đưa ra”.  Luật Đấu thầu năm 2013 đưa ra một định nghĩa có tính cách pháp lý như sau: “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.”

Theo quy định tại Khoản 22, Điều 4 Luật Đấu thầu: “Gói thầu là một phần hoặc toàn bộ dự án, dự toán mua sắm; gói thầu có thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộc nhiều dự án hoặc là khối lượng mua sắm một lần, khối lượng mua sắm cho một thời kỳ đối với mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung.”

Nhà thầu là tổ chức, cá nhân có tư cách hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện luật luật định, tham gia dự thầu với tư cách độc lập hoặc liên danh.

Lựa chọn nhà thầu là hoạt động của bên mời thầu và phải được chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn đó. Trong đó, chủ đầu tư là tổ chức sở hữu vốn hoặc tổ chức được giao thay mặt chủ sở hữu vốn, tổ chức vay vốn trực tiếp quản lý quá trình thực hiện dự án, do vậy, họ phải là chủ thể có quyền phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu là văn bản do bên mời thầu gửi tới nhà đầu tư với nội dung thông tin về nhà thầu được lựa chọn để nhà đầu tư xem xét và quyết định phê duyệt. Thời gian phê duyệt hoặc có ý kiến xử lý về kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa là 10 ngày, kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định;

Tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu là văn bản, thủ tục bắt buộc mà bên mời thầu phải gửi tới nhà đầu tư, đây là giai đoạn để nhà đầu tư xem xét và đưa ra quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, là căn cứ để hợp pháp hóa mọi hoạt động của bên mời thầu và bên dự thầu, đảm bảo được tính pháp lý trong thỏa thuận giữa hai bên với nội dung đã được đưa vào tờ trình. Chủ đầu tư có quyền phê duyệt hoặc không phê duyệt kết quả, nhưng thông thường là phê duyệt kết quả đã được bên mời thầu xác định.

2. Mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu:

[TÊN CHỦ ĐẦU TƯ]

[TÊN BÊN MỜI THẦU]

——-

Số: ____/____

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

____, ngày ___ tháng ___ năm ___

TỜ TRÌNH

V/v đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu….

[ghi tên gói thầu trong KHLCNT được duyệt]

Kính gửi: [ghi tên Chủ đầu tư]

1. Căn cứ pháp lý

Bên mời thầu nêu các căn cứ pháp lý như sau:

– Quyết định phê duyệt danh sách xếp hạng;

– Biên bản thương thảo hợp đồng.

2. Quá trình thương thảo hợp đồng

a) Bên mời thầu mô tả quá trình thương thảo, tóm tắt các nội dung thương thảo hợp đồng:

– Ngày tháng tiến hành thương thảo;

– Các vấn đề trong quá trình thương thảo.

b) Lưu ý đối với Chủ đầu tư trong quá trình hoàn thiện, ký kết hợp đồng.

3. Kiến nghị

Trên cơ sở kết quả đánh giá E-HSDT và thương thảo với nhà thầu________ [ghi tên nhà thầu được đề nghị trúng thầu], ________ [ghi tên Bên mời thầu] kiến nghị ________ [ghi tên Chủ đầu tư] phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu________ [ghi tên gói thầu theo KHLCNT] với các nội dung sau:

– Tên nhà thầu trúng thầu;

– Giá đề nghị trúng thầu;

– Loại hợp đồng;

– Thời gian thực hiện hợp đồng;

– Danh sách nhà thầu phụ (nếu có);

– Các thông tin khác;

– Tài liệu gửi kèm theo: báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia, biên bản thương thảo hợp đồng, tờ trình, quyết định phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu và các tài liệu khác có liên quan.

Nơi nhận:

– Như trên;

– Tổ chức thẩm định (để thẩm định);

– Lưu: VT,

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA BÊN MỜI THẦU

(ký tên, đóng dấu (nếu có))

Hướng dẫn mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu?

Mẫu tờ trình trên đã được hướng dẫn cụ thể gắn với các mục cụ thể, về nguyên tắc, người lập tờ trình chỉ cần đảm bảo được các nội dung, bố cục nêu trên; hình thức sạch sẽ, không tẩy xóa, sử dụng một phông chữ, một màu chữ.

3. Quá trình trình, thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu:

Quá trình trình, thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được thực hiện theo quy định tại Điều 7, Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT, cụ thể:

* Đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ. Đây là phương thức áp dụng trong trường hợp: Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn; gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có quy mô nhỏ; Chào hàng cạnh tranh đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; Chỉ định thầu đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp; Mua sắm trực tiếp đối với gói thầu mua sắm hàng hóa; Chỉ định thầu đối với lựa chọn nhà đầu tư.

Trên cơ sở báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu.

* Đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Đây là phương thức áp dụng trong trường hợp: Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp; Đấu thầu rộng rãi đối với lựa chọn nhà đầu tư.

– Về kỹ thuật: Trên cơ sở báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật của tổ chuyên gia, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật. Danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật phải được thẩm định trước khi phê duyệt;

– Về tài chính:Trên cơ sở báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính của tổ chuyên gia, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu.

Trên cơ sở kết quả xếp hạng nhà thầu và thương thảo hợp đồng, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thẩm định trước khi phê duyệt. Như vậy, tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu mới là căn cứ sơ bộ, để phê duyệt thì chủ đầu tư phải tiến hành thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu nhằm đảm bảo được kết quả lựa chọn là hợp lý, đáp ứng đủ các tiêu chí mà nhà đầu tư cần. Trong đó, Thẩm định trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư là việc kiểm tra, đánh giá kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và kết quả mời quan tâm, kết quả sơ tuyển, kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư để làm cơ sở xem xét, quyết định phê duyệt theo quy định của Luật đấu thầu.

Tổ chuyên gia được nhắc đến trong quy định trên, được hiểu là các cá nhân do bên mời thầu hoặc đơn vị tư vấn (trong trường hợp thuê tư vấn làm bên mời thầu) thành lập. Tùy theo tính chất và mức độ phức tạp của gói thầu, thành phần tổ chuyên gia bao gồm các chuyên gia về lĩnh vực kỹ thuật, tài chính, thương mại, hành chính, pháp lý và các lĩnh vực có liên quan.Cá nhân tham gia tổ chuyên gia phải có chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu.

Cơ sở pháp lý:

Luật Đấu thầu năm 2013

Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu.

Thông tư 05/2018/TT-BKHĐT hướng dẫn lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu được tổ chức lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.