Tờ trình là biểu mẫu được sử dụng khá phổ biến trong các lĩnh vực, tuy nhiên không phải ai cũng có kỹ năng viết tờ trình được chuẩn chỉnh. Vậy mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất được viết như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất là gì?
Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất là loại văn bản hành chính được sư dụng khi một bộ phận, phòng/ban nào đó của doanh nghiệp muốn bổ sung nhân sự. Họ sẽ viết đơn và nộp lên cho lãnh đạo công ty xem xét và phê duyệt. Loại biểu mẫu này được dùng rất phổ biến trong nội bộ các cơ quan, doanh nghiệp lớn nhỏ. Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất được trình bày ngắn gọn với các tiêu chí được đưa ra theo mẫu để cấp trên có thể dễ dàng nắm được thông tin và những đề xuất của phòng ban/bộ phận trong công ty.
Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất được sử dụng rộng rãi trong rất nhiều trường hợp. Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất là văn bản được sử dụng phổ biến trong nội bộ các đơn vị, công ty, doanh nghiệp. Các bộ phận khi có nhu cầu tăng nhân sự sẽ làm loại tờ trình này nộp lên cho lãnh đạo. Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất được sử dụng khi bạn muốn trình bày một vấn đề, một sự việc nào đó về việc thay đổi nhân sự trong công ty và trình gửi lên cấp trên để xin ý kiến giải quyết. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất nhằm giúp bạn soạn thảo một mẫu tờ trình về việc bổ sung nhân sự với cấp lãnh đạo công ty.
2. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———
Số: ……/TT/NS/08
Hà Nội, ngày……tháng…..năm…..
TỜ TRÌNH
V/v: Bổ sung nhân sự đột xuất
Kính gửi: GIÁM ĐỐC CÔNG TY/PHÒNG NHÂN SỰ
– Căn cứ theo nhu cầu thực tế phát sinh công việc;
– Căn cứ theo Qui trình tuyển dụng của công ty, Phòng/Ban/Đơn vị:………… đề nghị tuyển dụng đột xuất các vị trí sau:
| TT | Vị trí tuyển dụng | Số lượng | Mô tả tóm tắt công việc Tiêu chuẩn ứng viên | Mức lương dự kiến | Đề xuất cán bộ phỏng vấn chuyên môn | Thời gian cần nhân sự | Lý do bổ sung |
Giám đốc
(Duyệt)
Phòng nhân sự
(Xác nhận nhu cầu)
Phụ trách
(Người đề xuất)
Người đề xuất
(Ký, ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất:
3.1. Về thể thức tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất:
– Thể thức trình bày một tờ trình bao gồm: Quốc hiệu – tiêu ngữ ghi trên văn bản: “CỘNG HÒA – XÃ HỘI- CHỦ NGHĨA – VIỆT NAM” và “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cần được trình bày ở phía trên bên phải của khổ giấy A4.
– Dòng thứ nhất là quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cần được trình bày bằng chữ in hoa, bôi đậm, kiểu chữ sử dụng là kiểu chữ đứng, cỡ chữ thường là size 12 hoặc 13.
– Dòng thứ hai là tiêu ngữ: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” Viết in thường (trừ chữ cái đầu tiên phải viết in hoa), bôi đậm, được phân tách với nhau bằng dấu gạch ngang, kiểu chữ sử dụng là kiểu chữ đứng, cỡ chữ thường là size 13 hoặc 14 (lớn hơn phần quốc hiệu 1 cỡ).
– Tên của văn bản: TỜ TRÌNH – phải được viết in hoa.
– Phần trích yếu nội dung văn bản: “Bổ sung nhân sự đột xuất” – Viết in thường (trừ chữ cái đầu tiên phải viết in hoa), bôi đậm, và vị trí được đặt nằm ở sau cụm từ “Về việc/Vv”.
3.2. Phần nội dung tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất:
– Phần Kính gửi: Sau chữ “Kính gửi” là tên của lãnh đạo công ty hoặc phòng Hành chính – Nhân sự
– Trình bày lý do xin bổ sung nhân sự đột xuất: Nêu rõ vì sao bộ phận ấy cần bổ sung nhân sự
– Căn cứ theo quyết định nêu rõ đơn vị phòng ban
– Lập bảng thông tin liên quan tới vị trí trí tuyển dụng: Vị trí tuyển dụng với số lượng bao nhiêu, mô tả tóm tắt công việc và tiêu chuẩn của các ứng viên, mức lượng dự kiến trong quá trình nhận công việc, trình bày đề xuất cán bộ phỏng vấn chuyên môn, thời gian dự kiến cần nhận sự làm việc, và lý do bổ sung nhân sự.
3.3. Phần kết tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất:
Người đề xuất ký và ghi rõ họ tên. Sau đó nộp đơn cho lãnh đạo công ty (Giám đốc), phụ trách, phòng Hành chính – Nhân sự. chờ họ phê duyệt, ký và đóng dấu xác nhận là văn bản coi như đã được thông qua.
4. Thông tin liên quan:
4.1. Yêu cầu cần đáp ứng khi soạn tờ trình:
Người viết đơn phải tiến hành phân tích căn cứ thực tế để làm bật lên nhu cầu bức thiết của vấn đề mà họ nêu ra. Những điều cần xin phê duyệt phải được trình bày ngắn gọn và rõ ràng, mạch lạc.
Yêu cầu cần đáp ứng khi soạn tờ trình Các kiến nghị đưa phải hợp lý, nếu không % văn bản được phê duyệt sẽ tương đối thấp. Người làm đơn còn cân phân tích cặn kẽ các khả năng có thể xảy ra và đưa ra những phương án để khắc phục vấn đề.
4.2. Bố cục của tờ trình:
Thiết kế bố cục thành 3 phần:
– Phần lý do: Nêu lý do mà người đó viết đơn (để đề xuất, đề đạt nguyện vọng, mong muốn gì…).
– Phần nội dung chính: Liệt kê đầy đủ các vấn đề cần đề xuất (trong đó có tờ trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi).
– Phần kiến nghị cấp trên: Nêu ra mong muốn được các lãnh đạo hỗ trợ về mặt tinh thần, vật chất…; yêu cầu cấp trên phê chuẩn một hoặc một vài phương án khả thi (một phương án chính, những phương án còn lại là để dự phòng khi có vấn đề xảy ra).
4.3. Kỹ thuật viết tờ trình:
Phần kiến nghị: Văn phong lịch sự; luận chứng chặt chẽ; nội dung phải có tính khả thi để tạo ra độ tin cậy cao. Có như vậy, lãnh đạo mới tin tưởng và phê duyệt cho văn bản này. Tờ trình còn có thể đính kèm phụ lục, nó có tác dụng dẫn chứng, minh họa thêm cho những phương án đề xuất được đưa ra trong văn bản chính.
4.4. Khi nào nên xem xét bổ sung nhân sự:
Đối với những trường hợp sau, nhà quản lý nên xem xét duyệt đề xuất bổ sung nhân sự:
– Công việc thường xuyên quá tải
Tình trạng overtime (OT) có thường xuyên xảy ra trong công ty bạn không? Nhân viên của bạn có cân bằng được giữa cuộc sống và công việc, năng suất và sức tập trung có giảm sút không? OT là một tình trạng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp và là điều không thể tránh khỏi khi công ty có những dự án đột xuất, nhu cầu kinh doanh tăng đột biến trong một thời gian ngắn,… Tuy nhiên, việc OT với tần suất quá gần và quá dài thì rất có khả năng công việc bạn giao cho nhân viên có khối lượng quá nặng hoặc vượt quá năng lực xử lý của nhân viên.
– Công ty thường xuyên phải thuê nguồn lực bên ngoài
Bạn đã sử dụng nhiều lao động tạm thời, nhà thầu phụ, hoặc cộng tác viên tự do? Nếu bạn thường xuyên thuê nguồn lực bên ngoài cho công việc thường kỳ, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên xem xét tìm kiếm một nhân viên toàn thời gian cho vị trí này.
Bạn có thể cân nhắc những điều sau để tìm được phương án phù hợp nhất với tình hình và ngân sách doanh nghiệp:
+ Nếu thuê các nhà thầu phụ và công tác viên tự do, bạn có thể không phát sinh chi phí nào khi bạn không cần đến họ.
+ Nguồn lực bên ngoài thường tốn chi phí hơn so với nhân viên dài hạn, và họ thường không biết về tình hình của tổ chức.
+ Phân tích các chi phí ẩn cũng như các chi phí nhìn thấy giúp bạn quyết định tốt nhất ở góc độ tài chính.
+ Phân tích những tin tức sáng sủa từ nền kinh tế. Tình trạng của nền kinh tế là rất quan trọng, bởi:
Thông thường nhiều tổ chức cơ cấu lại và giảm bớt đội của họ trong một cuộc suy thoái.
Khi mọi thứ bắt đầu cải thiện, họ thường muốn cải tổ và mở rộng quy mô.
Tuy nhiên cần chú ý yếu tố về pháp luật khi xác định tuyển dụng thêm nhân sự trong tình hình mới. Yêu cầu trợ giúp từ phòng nhân sự: vai trò / vị trí dài hạn mới, và số lượng.
+ Nhà quản lý không còn thời gian cho công việc chính. Tuyển dụng nhân viên đảm nhiệm các công việc trợ giúp để phóng một thời gian cho nhà quản lý để họ tập trung vào nhiệm vụ mang lại lợi nhuận nhiều hơn và chiến lược.
Hãy xác định lý do tại sao bạn hoặc nhóm của bạn cần thêm trợ giúp cũng như những lợi ích mà nhân sự mới sẽ mang lại. Đối với người đề xuất, bạn phải hết sức rõ ràng về vấn đề này trong tờ trình khi trình duyệt.
