Mẫu tờ khai đăng ký khai tử

1. Tờ khai đăng ký khai tử là gì?

Đăng ký khai tử là thủ tục pháp lý mà người thân thích của người đã chết hoặc đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện theo trình tự thủ tục luật định để đưa đến kết quả cuối cùng là được xác nhận vào sổ hộ tịch.

Tại sao phải đăng ký khai tử? Việc khai tử và việc xác nhận vào sổ hộ tịch chính thức làm chấm dứt tư cách công dân của chủ thể, quyền, nghĩa vụ của họ được chuyển giao cho người thừa kế, cũng là cách thức để nhà nước quản lý dân cư, thông kê dân số trong một thời gian nhất định.

Tờ khai đăng ký khai tử là giấy tờ bắt buộc trong thành phần hồ sơ đăng ký khai tử, là văn bản do cá nhân (người thân thích của người đã chết hoặc đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân) gửi tới cơ quan đăng ký hộ tịch nhằm yêu cầu cơ quan này ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch và các thủ tục pháp lý khác liên quan.

Tờ khai đăng ký khai tử với nội dung cơ bản là các thông tin cá nhân gắn với người yêu cầu và người đã chết, là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xác minh tính đúng đắn, là căn cứ để phát sinh nghĩa vụ của cơ quan này phải thực hiện hoạt động pháp lý của mình, đặc biệt là việc xem xét và ghi vào sổ hộ tịch.

2. Mẫu tờ khai đăng ký khai tử:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 TỜ KHAI ĐĂNG KÝ KHAI TỬ

Kính gửi: ⁽¹⁾…………..

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: …………

Nơi cư trú: ⁽²⁾………….

Giấy tờ tùy thân: ⁽³⁾ ………………

Quan hệ với người đã chết: ……………..

Đề nghị cơ quan đăng ký khai tử cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: ………….

Ngày, tháng, năm sinh: …………

Giới tính: ……….Dân tộc:………… Quốc tịch: ….

Nơi cư trú cuối cùng: ⁽²⁾ …………………

Giấy tờ tùy thân: ⁽³⁾ …………………

Đã chết vào lúc: ……………….. giờ ……………  phút, ngày ………………  tháng ……………  năm ………………..

Nơi chết: ……………..

Nguyên nhân chết: ……………

Số Giấy báo tử/ Giấy tờ thay thế Giấy báo tử: ⁽⁴⁾……… do         …  cấp ngày ………  tháng ………  năm …….

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình.

Làm tại: …….. , ngày ……  tháng ……  năm ………

Người yêu cầu

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

3. Cách viết tờ khai đăng ký khai tử:

(1) Ghi rõ tên cơ quan đăng ký khai tử.

(2) Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế (ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004).

(4) Nếu ghi theo Giấy báo tử, thì gạch cụm từ “Giấy tờ thay thế Giấy báo tử”; nếu ghi theo số Giấy tờ thay thế Giấy báo tử thì ghi rõ tên, số giấy tờ và gạch cụm từ “Giấy báo tử”; trường hợp không có thì mục này để trống

(5) Đề nghị đánh dấu X vào ô nếu có yêu cầu cấp bản sao và ghi rõ số lượng.

4. Các vấn đề pháp lý về khai tử:

Khi xem xét các vấn đề pháp lý về khai tử, Luật Dương Gia tập trung vào 3 vấn đề cơ bản, cụ thể như sau:

4.1. Xác định nội dung đăng ký khai tử:

Về cơ bản, khi đăng ký khai tử theo quy định của Luật Hộ tịch, nội dung khai tử phải bao gồm các thông tin: Họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết, nếu có; nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết theo Dương lịch; quốc tịch nếu người chết là người nước ngoài.

Giấy báo tử là một trong các căn cứ để thực hiện thủ tục đăng ký khai tử, theo đó, tại Khoản 2, Điều 4, Nghị định 123/2015 quy định, nội dung đăng ký khai tử được xác định theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền sau đây cấp:

Một là, đối với người chết tại cơ sở y tế thì Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;

Hai là, đối với người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;

Ba là, đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án thay Giấy báo tử;

Bốn là, đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn thì văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử;

Năm là, đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp trên thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.

Như vậy, giấy tờ thay cho giấy báo tử được nhắc đến trong quy định trên có thể là giấy xác nhận việc thi hành án tử hình; Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án; văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y. Bản thân giấy báo tử cũng chỉ là một văn bản chứng minh tính pháp lý khẳng định rằng cá nhân đã chết, do vậy, việc quy định các văn bản khác có giá trị chứng minh tương đương nhằm tạo sự linh hoạt cho các chủ thể có nghĩa vụ khai tử trong chuẩn bị hồ sơ.

4.2. Thẩm quyền, thời hạn và trách nhiệm đăng ký khai tử:

Trước hết, thẩm quyền đăng ký khai tử thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Câu hỏi đặt ra: Tại sao phải trao thẩm quyền có chủ thể này? Hầu hết các sự kiện xác nhận vào Sổ hộ tịch đều được trao quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, điều này được lý giải trên cơ sở đây là cơ quan hành chính nhà nước, quản lý đời sống dân cư tại nơi cư trú, gắn bó chặt chẽ với công dân từ lúc sinh ra cho đến lúc chết đi/

Về thời hạn và trách nhiệm đăng ký khai tử: Nội dung này được quy định tại Điều 33 Luật Hộ tịch, cụ thể:

4.3. Thủ tục đăng ký khai tử:

Bất kỳ một hoạt động pháp lý nào cũng cần có quy định về trình tự, thủ tục, và đăng ký khai tử cũng không ngoại lệ, theo đánh giá cá nhân, thủ tục đăng ký khai tử khá đơn giản, được thực hiện theo quy định tại Điều 34 Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn như sau:

Bước 1: Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định và Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Có 3 cách thức để nộp hồ sơ: (1) Nộp trực tiếp; (2) Nộp thông qua dịch vụ bưu chính; (3) Nộp trực tiếp, trong 3 cách thức này, nộp trực tiếp là hình thức hiệu quả và được nhiều người sử dụng.

Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết.

Bước 2: Ngay sau khi nhận giấy tờ theo quy định, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.

Công chức tư pháp – hộ tịch khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh trong trường hợp không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.

Như vậy, xuất phát từ tính quản lý trong hoạt động hộ tịch, việc quy định về hoạt động đăng ký khai tử đã trở thành căn cứ pháp lý quan trọng để các chủ thể có liên quan thực hiện nghĩa vụ của mình một cách triệt để và hiệu quả nhất.

Cơ sở pháp lý:

– Luật Hộ tịch năm 2014

– Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

– Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành thi hành Luật Hộ tịch.