Mẫu thông báo phạt nhân viên và hướng dẫn soạn thông báo

1. Thông báo phạt nhân viên là gì?

Trong cuộc sống , con người có nhiều lý do khác nhau để thực hiện cùng nhau một khối lượng công việc nhất định như: do yêu cầu, điều kiện của quá trình lao động, mục đích, lợi ích, thu nhập … Và chính quá trình lao động cùng nhau của con người đòi hỏi phải có trật tự, nền nếp để hướng hoạt động của con người vào việc thực hiện kế hoạch chung và tạo ra kết quả chung đã được xác định. Do vậy, xét một cách tổng quát, kỷ luật lao động là trật tự, nền nếp mà người lao động phải tuân theo trong quá trình thực hiện công việc khi tham gia vào quan hệ lao động.

Kỷ luật lao động là căn cứ để người sử dụng lao động thực hiện quyền “phạt” người lao động khi có hành vi vi phạm, kỷ luật lao động theo quy định của Bộ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.

Có thể hiểu cụm từ “phạt nhân viên” ở đây là việc áp dụng hình thức xử lý kỷ luật đối với người lao động khi họ có hành vi vi phạm, mà theo đó, Giáo trình Luật Lao động Việt Nam của Trường Đại học Luật Hà Nội có đưa ra khái niệm xử lý kỷ luật lao động như sau: “Xử lý kỷ luật lao động là quá trình người sử dụng lao động xem xét và giải quyết về việc người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật bằng cách buộc họ phải chịu một trong các hình thức kỷ luật do nhà nước quy định”.

Việc buộc người lao động phải chịu một trong các hình thức xử lý kỷ luật do nhà nước quy định khi có hành vi vi phạm thể hiện đây là biện pháp mang tính cưỡng chế cao, là yêu cầu tất yếu trong việc thiết lập kỷ luật khi người sử dụng lao động thực hiện hoạt động quản lý.

Về cơ sở áp dụng xử lý kỷ luật:

Cơ sở để áp dụng xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động là hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Nói cách khác, người sử dụng lao động chỉ có thể căn cứ vào hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động để xử lý kỷ luật lao động. Hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động ở đây có thể là hành vi cố ý hoặc vô ý, xâm phạm đến nội quy lao động của đơn vị hoặc quyền điều hành của người sử dụng lao động mà phải bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật. Nói cụ thể hơn, hành vi vi phạm kỷ luật lao động là  thực hiện những hành động bị nội quy lao động cấm hoặc không thực hiện hành động mà nội quy lao động buộc phải thực hiện.

Lưu ý là các nghĩa vụ của người lao động theo những điều quy định trong nội quy lao động và nghĩa vụ của người lao động theo pháp luật lao động nói chung là không hoàn toàn trùng nhau. Nhìn chung, các nghĩa vụ lao động rộng hơn những nghĩa vụ theo nội quy lao động. Nói cách khác, các nghĩa vụ theo nội quy lao động là một phần chủ yếu, quan trọng trong nghĩa vụ lao động nói chung. Do vậy, không phải mọi vi phạm nghĩa vụ lao động của người lao động đều bị người sử dụng lao động áp dụng các hình thức kỷ luật lao động. Trong khi xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động phải xem xét mức độ lỗi nặng hay nhẹ, cố ý hay vô ý và các tình tiết cụ thể để lựa chọn chế tài áp dụng tương ứng với hành vi vi phạm của người lao động.

Thông báo phạt nhân viên là văn bản do người sử dụng lao động (doanh nghiệp, công ty) có sử dụng nội quy lao động gửi tới người lao động thực hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động với nội dung chủ yếu là việc áp dụng hình thức xử lý kỷ luật gì đối với họ.

Thông báo phạt nhân viên là căn cứ để người lao động nắm bắt được thông tin, từ đó được ra những quan điểm, ý kiến cá nhân để tự bảo vệ quyền lợi của chính mình, cũng là cơ hội để nhân viên chứng minh hành vi đó có thực sự vi phạm hay không. Là cơ sở để chủ thể có thẩm quyền xem xét, đánh giá thực tế, thái độ của nhân viên để đưa ra quyết định cuối cùng về hình thức xử lý.

Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Xử lý kỷ luật lao động là một trong những nội dung của quyền quản lý lao động của người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có quyền xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động khi họ có hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Tuy nhiên, căn cứ vào mức độ vi phạm kỷ luật lao động mà người lao động có thể bị xử lý theo một trong các hình thức kỷ luật: Khiển trách; Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; Sa thải.

Về nguyên tắc xử lý kỷ luật:

– Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Đó có thể là lỗi cố ý hoặc vô ý, việc xác định lỗi có thể giúp áp dụng hình thức kỷ luật phù hợp, lỗi cố ý sẽ áp dụng hình thức nghiêm khắc hơn so với lỗi vô ý.

– Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên. Điều này nhằm đảm bảo quyền được bảo vệ của người lao động, tránh tình trạng lạm quyền của người sử dụng lao động, áp dụng hình thức phạt vượt quá so với mức độ, hậu quả của hành vi.

– Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật. Đây là sự bảo vệ triệt để nhất, người lao động hoàn toàn có quyền tự bảo vệ chính mình dựa trên năng lực cá nhân hoặc sự giúp đỡ từ chủ thể khác.

– Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để chứng minh cá nhân người lao động đã từng vi phạm kỷ luật, là căn cứ lưu giữ hồ sơ và tác động tới việc áp dụng hình phạt khác nếu có hành vi vi phạm trong thời gian tới.

2. Mẫu thông báo phạt nhân viên:

CÔNG TY…….

Số: …….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…………., ngày…..tháng….năm…..

THÔNG BÁO PHẠT NHÂN VIÊN

Tên nhân viên vi phạm:………

Chức vụ:………

Phòng ban:…………

Ngày xảy ra vi phạm:…………

Địa điểm xảy ra vi phạm:…

Hình thức vi phạm:……………

Thiệt hại xảy ra (nếu có):…………

Tang vật thu được (nếu có):………

Ý kiến của nhân viên vi phạm:

Hình thức xử phạt:……………….(Các hình thức xử phạt sau đây: Nhắc nhở, Cảnh cáo, Theo dõi, Đình chỉ Sa thải, Khác)

Kết luận:…

Người lập thông báo

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bị lập thông báo

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người chứng kiến

(Ký, ghi rõ họ tên)

Ban lãnh đạo

(Ký, ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn soạn thông báo phạt nhân viên chi tiết nhất:

Trước hết, người lập thông báo phải ghi rõ tên công ty (đơn vị sử dụng người lao động-nhân viên), ví dụ: Công ty TNHH Đ. Xác định số thông báo, điều này phụ thuộc vào hệ thống dữ liệu của từng công ty.

Tiếp đến, ghi địa danh, ngày tháng năm ra thông báo, ví dụ: Hà Nội, ngày 23 tháng 6 năm …..

Các thông tin về nhân viên vi phạm:

– Tên nhân viên được ghi theo tên trong hợp đồng lao động.

– Chức vụ: có thể là nhân viên văn phòng, nhân viên kỹ thuật, trưởng phòng, phó trưởng phòng,..

– Phòng ban: nơi nhân viên làm việc và chịu sự quản lý trực tiếp.

– Ngày xảy ra vi phạm: được xác định chính xác giờ, ngày tháng năm diễn ra hành vi, thường là trong giờ làm việc

– Địa điểm xảy ra hành vi vi phạm : có thể tại nơi làm việc hoặc không phải nơi làm việc, nhưng thường là tại nơi làm việc, địa điểm càng cụ thể càng tốt, ví dụ tại Phòng số bao nhiêu hay phòng tên gì

– Hình thức vi phạm: lời nói hay hành động, hành động hay không hành động

– Thiệt hại xảy ra: thường là thiệt hại về vật chất, có thể có thiệt hại hoặc không có thiệt hại

– Nhân viên đã từng vi phạm thì người ghi thông báo phải điền đầy đủ các thông tin vào bảng

– Hình thức xử phạt:  chủ yếu là cảnh cáo, khiển trách, hoặc có thể là cách chức,…

Cuối cùng, người lập thông báo phải ghi rõ kết luận cuối cùng, ví dụ: Dựa trên các căn cứ trên đây, công ty quyết định áp dụng hình thức xử phạt khiển trách đối với nhân viên Nguyễn Văn A về hành vi đi làm muộn nhiều lần trong một tháng.

Cuối thông báo, người lập thông báo, người bị lập thông báo, người chứng kiến và đại diện ban lãnh đạo ký và ghi rõ họ tên.