Mẫu thông báo hoãn họp đại hội đồng cổ đông công ty

1. Mẫu thông báo hoãn họp đại hội đồng cổ đông công ty:

THÔNG BÁO

(V/v: Hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần …)

Kính gửi:      

Ông/Bà cổ đông: …

Đại diện Sở hữu phần vốn góp : …

Căn cứ: Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 Luật Doanh nghiệp, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần …

Căn cứ vào diễn biến và tình hình thực tế cùng với ý kiến của các cổ đông tham gia Đại hội, chủ tọa Đại hội xin thông báo hoãn Đại hội đồng cổ đông ngày … Thời gian dự kiến tổ chức Đại hội bất thường, Hội đồng quản trị sẽ thông báo cụ thể tới quý cổ đông theo đúng quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

2. Hoãn cuộc họp đại hội đồng cổ đông, muốn tiến hành họp tiếp thì cần điều kiện gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 145 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về điều kiện tiến hành cuộc họp đại hội đồng cổ đông của công ty. Theo đó:

– Cuộc họp đại hội đồng cổ đông của công ty sẽ được tiến hành khi có đủ số cổ đông dự họp đại diện vượt quá 50% tổng số phiếu biểu quyết, tỷ lệ cụ thể sẽ do Điều lệ của công ty cổ phần quy định;

– Trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất của Đại hội đồng cổ đông không đáp ứng đầy đủ điều kiện tiến hành theo phân tích nêu trên, thì thông báo mời họp lần thứ hai bắt buộc phải được gửi trong khoảng thời gian 30 ngày được tính kể từ ngày dự định tiến hành cuộc họp lần thứ nhất, nếu điều lệ công ty cổ phần không có quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai của công ty cổ phần sẽ cần phải được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện với tỷ lệ từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên, tỷ lệ cụ thể sẽ do điều lệ công ty cổ phần quy định;

– Trong trường hợp cuộc họp lần thứ 02 của đại hội đồng cổ đông vẫn không đáp ứng đầy đủ điều kiện để tiến hành, thì cần phải thông báo mời họp lần thứ ba. Thông báo mời họp lần thứ ba bắt buộc phải được gửi trong khoảng thời gian 20 ngày được tính kể từ ngày dự định tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai, nếu điều lệ công ty cổ phần không có quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ 03 của công ty cổ phần sẽ được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp;

– Chỉ có đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi các chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp căn cứ theo quy định tại Điều 142 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022.

Theo đó thì có thể nói, trong trường hợp hoãn cuộc họp đại hội đồng cổ đông, khi muốn tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì cần phải xem xét đầy đủ các điều kiện nêu trên.

3. Cuộc họp đại hội đồng cổ đông được tiến hành như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 146 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về thể thức tiến hành cuộc họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Theo đó, trong trường hợp điều lệ công ty cổ phần không có quy định cụ thể, thì thể thức cuộc họp và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông sẽ được tiến hành theo phương án như sau:

– Trước khi khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, bắt buộc phải tiến hành thủ tục đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông;

– Quá trình bầu chủ tọa, bầu thư ký và ban kiểm phiếu trong cuộc họp đại hội đồng cổ đông sẽ được thực hiện như sau:

+ Chủ tịch hội đồng quản trị làm chủ tọa hoặc có thể ủy quyền cho thành viên trong hội đồng quản trị khác làm chủ tọa tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông do hội đồng quản trị triệu tập. Trong trường hợp chủ tịch hội đồng quản trị vắng mặt hoặc chủ tịch hội đồng quản trị tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên khác trong hội đồng quản trị sẽ bầu một người trong số họ để trở thành chủ tọa cuộc họp dựa trên nguyên tắc đa số. Trong trường hợp không bầu được người làm chủ tọa thì trưởng ban kiểm soát điều hành để đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất sẽ được xác định làm chủ tọa cuộc họp;

+ Chủ tọa sẽ cử một người/một số người làm thư ký trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông;

+ Đại hội đồng cổ đông bầu một người/bầu một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp.

– Chương trình và nội dung cuộc họp bắt buộc phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua trong quá trình khai mạc. Chương trình bắt buộc phải xác định thời gian đối với từng vấn đề trong nội dung chương trình đó;

– Chủ tọa sẽ có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết và các biện pháp hợp lý để điều hành cuộc họp một cách trật tự, theo đúng quy định của pháp luật, theo đúng chương trình đã được thông qua, phản ánh được đầy đủ mong muốn của đa số người tham gia dự họp;

– Đại hội đồng cổ đông sẽ thảo luận và biểu quyết về từng vấn đề trong nội dung chương trình của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Việc biểu quyết các vấn đề sẽ được tiến hành bằng biểu quyết tán thành, biểu quyết không tán thành và biểu quyết không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu sẽ được chủ tọa công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp đại hội đồng cổ đông, ngoại trừ trường hợp điều lệ công ty cổ phần có quy định khác;

– Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã khai mạc vẫn sẽ được quyền đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký. Trong trường hợp này thì hiệu lực của những nội dung đã được biểu quyết trước đó vẫn sẽ không thay đổi;

– Người triệu tập cuộc họp hoặc chủ tọa cuộc họp đại hội đồng cổ đông sẽ có các quyền cơ bản theo quy định của pháp luật. Trong đó có quyền yêu cầu người dự họp chịu sự giám sát chặt chẽ hoặc thực hiện các biện pháp an ninh hợp pháp và hợp lý, có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền duy trì an ninh trật tự của cuộc họp đại hội đồng cổ đông, có quyền trục xuất những người không tuân thủ đầy đủ quyền hành của chủ tọa, có hành vi cố tình gây rối an ninh trật tự, nhằm mục đích ngăn cản quá trình tiến triển bình thường của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc không tuân thủ các yêu cầu về kiểm tra an ninh, đề nghị họ rời khỏi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông;

– Chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp tối đa trong khoảng thời gian không vượt quá 03 ngày làm việc được tính kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc, đồng thời chỉ được hoãn cuộc họp hoặc thay đổi địa chỉ hoặc trong những trường hợp sau:

+ Địa điểm của cuộc họp không đáp ứng đầy đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả những người dự họp;

+ Phương tiện thông tin tại địa điểm của cuộc họp đó không đảm bảo cho tất cả các cổ đông dự họp tham gia thảo luận, bày tỏ ý kiến và phát biểu quan điểm, biểu quyết;

+ Có người dự họp thực hiện hành vi cản trở gây rối an ninh trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không thể tiến hành một cách công bằng, văn minh và hợp pháp.

Theo đó thì có thể nói, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được tiến hành theo thể thức nêu trên.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất 03/VBHN-VPQH 2022 Luật Đầu tư;

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 Luật Doanh nghiệp;

– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần mới nhất
• Trình tự họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần
• Những điều cần biết về họp Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần