Mẫu thông báo bổ sung tài liệu, chứng cứ chi tiết

1. Tài liệu chứng cứ và giao nộp tài liệu, chứng cứ:

 “Chứng cứ trong vụ việc dân sự là những gì có thật được đương sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho Tòa án trong quá trình tố tụng hoặc do Tòa án thu thập được theo trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định và được Tòa án sử dụng làm căn cứ để xác định các tình tiết khách quan của vụ án cũng như xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp.” (Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015), theo quy định này, có thể thấy được phương pháp để có được chứng cứ trong giải quyết việc dân sự đó chính là do đương sự giao nộp, xuất trình; do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp hoặc do Tòa án thu thập được. Đương sự trong việc dân sự có thể là người yêu cầu giải quyết việc dân sự, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong việc dân sự.

Chứng cứ có thể thu thập từ các nguồn như tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, vật chứng, dữ liệu điện tử, biên bản, kết luận giám định, định giá,  văn bản công chứng, chứng thực, … Chủ thể tiến hành thu thập, xác minh chứng cứ có thể do chính các cơ quan, tổ chức, cá nhân (đương sự trong giải quyết việc dân sự) tự mình thực hiện hoặc do Tòa án tiến hành. Các tài liệu, chứng cứ có thể được thu thập bằng các phương thức khác nhau, như thông qua việc thu thập vật chứng, thu thập tài liệu, chứng cứ;…

Về nguyên tắc, thì chứng cứ, nguồn chứng cứ sẽ do các đương sự tự nguyện cung cấp cho Tòa án, vì việc dân sự xuất phát từ chính cá nhân của các đương sự, nên việc cung cấp tài liệu, chứng cứ để giải quyết việc dân sự chính là quyền và cũng là nghĩa vụ của các đương sự trong giải quyết việc dân sự, tại Khoản 5 Điều 70 cũng quy định về vấn đề này, cụ thể như sau:

“Đương sự có quyền, nghĩa vụ ngang nhau khi tham gia tố tụng. Khi tham gia tố tụng, đương sự có quyền, nghĩa vụ sau đây:

5. Cung cấp tài liệu, chứng cứ; chứng minh để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.”

Theo quy định của pháp luật tố tụng hiện hành, thì người yêu cầu giải quyết việc dân sự, người có quyền, nghĩa vụ liên quan có quyền và nghĩa vụ giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án trong suốt quá trình Tòa án giải quyết việc dân sự. Trường hợp tài liệu, chứng cứ đã được các đương sự giao nộp nhưng chưa bảo đảm đủ cơ sở để giải quyết vụ việc thì Thẩm phán có quyền yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ. Trường hợp các đương sự không thực hiện giao nộp hoặc giao nộp không đầy đủ tài liệu, chứng cứ do Tòa án yêu cầu mà không có lý do chính đáng về việc không nộp, nộp không đầy đủ tài liệu, chứng cứ thì Tòa án căn cứ vào tài liệu, chứng cứ mà đương sự đã giao nộp và Tòa án đã thu thập theo quy định để giải quyết vụ việc dân sự.

Khi đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án, thì hoạt động này phải được lập biên bản. Trong biên bản ghi nhận hoạt động giao nộp tài liệu, chứng cứ thể hiện rõ tên gọi, hình thức, nội dung, đặc điểm của tài liệu, chứng cứ; số bản, số trang của chứng cứ và thời gian nhận; chữ ký hoặc điểm chỉ của người giao nộp, chữ ký của người nhận và dấu của Tòa án xác nhận ở cuối biên bản. Biên bản giao nhận chứng cứ, tài liệu phải lập thành hai bản, một bản lưu vào hồ sơ vụ việc dân sự và một bản giao cho cá nhân đương sự nộp chứng cứ.

Nếu các đương sự giao nộp cho Tòa án tài liệu, chứng cứ được thể hiện bằng tiếng dân tộc thiểu số, tiếng nước ngoài thì các đương sự phải nộp kèm theo bản dịch đã được dịch sang tiếng Việt, được công chứng, chứng thực hợp pháp. Thời hạn giao nộp tài liệu, chứng cứ trong giải quyết việc dân sự do Thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc ấn định nhưng thời hạn được ấn định này không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử theo thủ tục sơ thẩm, thời hạn chuẩn bị giải quyết việc dân sự theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự.

2. Thông báo bổ sung tài liệu, chứng cứ là gì?

Tại Điều 366. Chuẩn bị xét đơn yêu cầu quy định như sau:

“2. Trong thời hạn chuẩn bị xét đơn yêu cầu, Tòa án tiến hành công việc sau đây:

a) Trường hợp xét thấy tài liệu, chứng cứ chưa đủ căn cứ để Tòa án giải quyết thì Tòa án yêu cầu đương sự bổ sung tài liệu, chứng cứ trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của Tòa án;”

Từ quy định trên, có thể hiểu bổ sung chứng cứ, tài liệu là hoạt động được tiến hành khi Tòa án thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị xét đơn yêu cầu giải quyết việc dân sự, Tòa án nhận thấy chưa đủ căn cứ để tiến hành giải quyết việc dân sự, cần thiết yêu cầu đương sự bổ sung tài liệu, chứng cứ.

Nên Thông báo bổ sung tài liệu, chứng cứ chính là văn bản do Tòa án, hay cụ thể hơn là Thẩm phán đang tiến hành giải quyết việc dân sự ra, thông báo đến người yêu cầu giải quyết việc dân sự hoặc người có quyền, lợi ích liên quan trong việc dân sự cung cấp các tài liệu, chứng cứ cho Tòa án để Tòa án tiến hành giải quyết việc dân sự.

Thông báo bổ sung chứng cứ, tài liệu dùng để Thẩm phán thông báo, yêu cầu đương sự cung cấp kịp thời, đầy đủ các tài liệu, chứng cứ cho Tòa án để tiếp tục thực hiện hoạt động giải quyết việc dân sự.

3. Mẫu Thông báo bổ sung chứng cứ, tài liệu:

Mẫu Thông báo bổ sung chứng cứ, tài liệu là mẫu số 11-VDS trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị quyết số 04/2018/NQ-HĐTP ngày 09 tháng 8 năm 2018 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ban hành một số biểu mẫu trong giải quyết việc dân sự. Mẫu Thông báo như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

TÒA ÁN NHÂN DÂN……….⁽¹⁾
——-

Số: ……../TB-TA

……., ngày ….. tháng …. năm …….

(BỔ SUNG TÀI LIỆU, CHỨNG CỨ)

Kính gửi:(2) …….

Địa chỉ:(3) ……..

Sau khi nghiên cứu hồ sơ việc dân sự thụ lý số …../…../TLST- ….. ngày……….tháng………..năm…….. về việc(4)……., Tòa án nhân dân…….. nhận thấy tài liệu, chứng cứ mà các đương sự giao nộp chưa đủ cơ sở để giải quyết.

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 366 Bộ luật Tố tụng dân sự, Tòa án nhân dân…… thông báo cho (5) …… biết, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo này phải nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ sau đây:(6)

1 ……..

2…….

3……..

Hết thời hạn nêu trên, nếu (7)……. không giao nộp hoặc giao nộp không đầy đủ tài liệu, chứng cứ mà không có lý do chính đáng thì Tòa án căn cứ vào tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ việc dân sự để giải quyết.

Nơi nhận:

– Như kính gửi;

– Lưu: Hồ sơ việc dân sự.

THẨM PHÁN

(Ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

4. Soạn thảo thông báo bổ sung chứng cứ, tài liệu:

Thông báo bổ sung chứng cứ, tài liệu (Mẫu 11 -VDS) được Tòa án hướng dẫn soạn thảo như sau:

(1) Ghi tên Tòa án ra thông báo; nếu là Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì ghi rõ tên Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nào (ví dụ: Tòa án nhân dân huyện Thường Tín, thành phố Hà Nội); nếu là Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì ghi Tòa án nhân dân tỉnh (thành phố) đó (ví dụ: Tòa án nhân dân tỉnh Hà Nam).

(2) và (3) Nếu người phải nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ là cá nhân thì ghi họ tên và địa chỉ nơi cư trú, nơi làm việc (nếu có) của người đó; nếu là cơ quan, tổ chức thì ghi tên, địa chỉ trụ sở của cơ quan, tổ chức đó. Nếu gửi người đại diện theo pháp luật thì sau họ tên ghi “- là người đại diện theo pháp luật của người có quyền yêu cầu” và ghi rõ họ tên của người có quyền yêu cầu; nếu gửi người đại diện theo ủy quyền thì ghi “- là người đại diện theo ủy quyền của người có quyền yêu cầu theo văn bản ủy quyền được xác lập ngày……..” và ghi rõ họ tên của người có quyền yêu cầu.

(4) Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm thụ lý việc dân sự và loại việc dân sự mà Tòa án thụ lý giải quyết.

(5) và (7) Nếu là cá nhân thì ghi ông hoặc bà mà không ghi họ tên; nếu là cơ quan, tổ chức, thì ghi tên của cơ quan, tổ chức đó.

(6) Ghi cụ thể tài liệu, chứng cứ phải nộp bổ sung.

* Cơ sở pháp lý

– Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015

– Nghị quyết số 04/2018/NQ-HĐTP ngày 09 tháng 8 năm 2018 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ban hành một số biểu mẫu trong giải quyết việc dân sự.