Thẻ kho hay sổ kho có vai trò quan trọng là cơ sở để doanh nghiệp đối chiếu số lượng hàng hoá, sản phẩm,.. giữa nhập kho và xuất kho, là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Mục lục bài viết
1. Thẻ kho là gì?
Thẻ kho hay còn gọi là sổ kho, phiếu kho do kế toán và nhân viên quản lý kho lập và quản lý. Thẻ kho được lập với mục đích để quản lý số lượng hành tồn kho, hàng xuất kho – nhập kho. Quản lý kho có trách nhiệm nhập thông tin vào cuối ngày, tổng hợp thành sổ kho và nộp lại cho kế toán.
2. Mẫu thẻ kho:
Mẫu thẻ kho theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC:
Tải về thẻ kho
Đơn vị:…………… Mẫu số: S08 – DNN
Địa chỉ:…………. (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC Ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Ngày lập thẻ:….
Tờ số……
– Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: ……….
– Đơn vị tính: ……..
– Mã số: ……..
| Số | Ngày, tháng | Số hiệu chứng từ | Diễn giải | Ngày nhập, xuất | Số lượng | Ký xác nhận của kế toán | |||
| TT | Nhập | Xuất | Nhập | Xuất | Tồn | ||||
| A | B | C | D | E | F | 1 | 2 | 3 | G |
| Cộng cuối kỳ | x | X | |||||||
Sổ này có …trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
Ngày mở sổ:…
…., ngày…tháng…năm…
Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên và đóng dấu)
Ghi chú: đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề
Lưu ý:
– Ghi tên đơn vị, cơ quan,… và địa chỉ trụ sở bên góc trái trên cùng trang giấy
– Bên phải trang giấy ngang với thông tin tên, địa chỉ thì ghi tên mẫu số S08-DNN (ban hành theo
– Tên mẫu: Thẻ kho (sổ kho)
– Người lập thẻ
– Tờ số bao nhiêu?
– Thông tin của loại hàng, vật tư gồm:
+ Tên, nhãn hiệu và quy cách của vật tư
+ Đơn vị tính (lít, kg, chai, lọ,…)
+ Mã số của loại hàng hóa, sản phẩm đó. (tùy từng sản phẩm mà mỗi loại sẽ có mã hàng hóa hoặc sản phẩm khác nhau)
– Thông tin chi tiết của loại hàng hóa, sản phẩm dược lập bảng, trong đó có các nội dung:
+ Số thứ tự: 1,2,3,4,… ( ô A)
+ Ngày tháng năm cụ thể ( ô B)
+ Số hiệu của chứng từ là xuất hay nhập ( ô C và ô D)
+ Diễn giải: ghi rõ đã thanh toán hay chưa? ( ô E)
+ Ngày nhập, xuất hàng hóa, sản phẩm ( ô F)
+ Số lượng chi tiết về hàng nhập, xuất và hàng tồn trong kho (lần lượt các ô 1,2,3)
+ Ký xác nhận từ kế toán (ô G)
Cộng cuối kỳ các ô số lượng (nhập, xuất, tồn)
– Số trang, trang từ … đến….
– Ngày mở sổ
– Ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.
Mẫu thẻ kho theo thông tư 200:
Tải về: Thẻ kho theo Thông tư 200
| Đơn vị:……… Địa chỉ:……… | Mẫu số S12-DN (Ban hành theo |
Thẻ kho (Sổ kho)
Ngày lập thẻ:……
Tờ số……
– Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: ………..
– Đơn vị tính: ……..
– Mã số: ……..
| Số | Ngày, tháng | Số hiệu chứng từ | Diễn giải | Ngày nhập, xuất | Số lượng | Ký xác nhận của kế toán | |||
| TT | Nhập | Xuất | Nhập | Xuất | Tồn | ||||
| A | B | C | D | E | F | 1 | 2 | 3 | G |
| Cộng cuối kỳ | x | x | |||||||
– Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
– Ngày mở sổ: …
| Ngày….. tháng…. năm ……. | ||
| Người ghi sổ(Ký, họ tên) | Kế toán trưởng (Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) |
Lưu ý:
– Ghi tên đơn vị, cơ quan,… và địa chỉ trụ sở bên góc trái trên cùng trang giấy
– Bên phải trang giấy ngang với thông tin tên, địa chỉ thì ghi tên mẫu số S12-DN (ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014)
– Tên mẫu: thẻ kho (sổ kho)
– Ngày lập thẻ ghi rõ ngày tháng năm
– Tờ số bao nhiêu?
– Thông tin của loại hàng, vật tư gồm:
+ Tên, nhãn hiệu và quy cách của vật tư
+ Đơn vị tính
+ Mã số của loại hàng hóa, sản phẩm đó.
– Thông tin chi tiết của loại hàng hóa, sản phẩm dược lập bảng, trong đó có các nội dung:
+ Số thứ tự: 1,2,3,4,… ( ô A)
+ Ngày tháng năm cụ thể ( ô B)
+ Số hiệu của chứng từ là xuất hay nhập ( ô C và ô D)
+ Diễn giải: ghi rõ đã thanh toán hay chưa? ( ô E)
+ Ngày nhập, xuất hàng hóa, sản phẩm ( ô F)
+ Số lượng chi tiết về hàng nhập, xuất và hàng tồn trong kho (lần lượt các ô 1,2,3)
+ Ký xác nhận từ kế toán (ô G)
Cộng cuối kỳ các ô số lượng (nhập, xuất, tồn)
– Số trang, trang từ … đến….
– Ngày mở sổ
– Ký và ghi rõ họ tên của người ghi sổ, kế toán trưởng, giám đốc
3. Mẫu sổ kho:
Tải về sổ kho
Đơn vị:…….. Mẫu số: S08 – DNN
Địa chỉ:…… (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC Ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Ngày lập sổ:……
Tờ số…….
– Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: …..
– Đơn vị tính: …….
– Mã số: …….
| Số | Ngày, tháng | Số hiệu chứng từ | Diễn giải | Ngày nhập, xuất | Số lượng | Ký xác nhận của kế toán | |||
| TT | Nhập | Xuất | Nhập | Xuất | Tồn | ||||
| A | B | C | D | E | F | 1 | 2 | 3 | G |
| Cộng cuối kỳ | x | X | |||||||
Sổ này có …trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
Ngày mở sổ:…
…., ngày…tháng…năm…
Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên và đóng dấu)
Ghi chú: đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
4. Cách ghi thẻ kho, sổ kho:
Mỗi thẻ kho dùng cho một vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn hiệu, cùng quy cách .
Phòng kế toán lập thẻ, ghi nhận các tiêu chí như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Thủ kho là người ghi chép hằng ngày vào thẻ kho các cột tương ứng dựa vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số lượng tồn kho.
Cột A: Ghi số thứ tự.
Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Cột C, D: Ghi số hiệu của phiếu nhập kho hoặc xuất kho;
Cột E: Ghi nội dụng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Cột F: Ghi ngày nhập, xuất kho;
Cột 1: Ghi số lượng nhập kho;
Cột 2: Ghi số lượng nhập kho;
Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày.
Cột G: Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xá nhận vào cột G.
Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số lượng thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.
5. Thẻ kho, sổ kho được dùng với mục đích làm gì?
Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Hiện nay, chưa có quy định nào bắt buộc các doanh nghiệp phải lập Thẻ kho. Tuy nhiên, các doanh nghiệp, tổ chức vẫn nên lập Thẻ kho để tổng hợp các thông tin liên quan về sản phẩm, hàng hóa trong kho.
Thẻ kho được lập thì mới có sổ kho, khi kế toán tổng hợp các thông tin liên quan về sản phẩm, hàng hóa trong kho thì sẽ cần đến sổ kho để có thể ghi nhận lại số liệu cụ thể, chính xác.
Thẻ kho (sổ kho) có vai trò rất quan trọng là cơ sở để doanh nghiệp đối chiếu số lượng hàng hóa, sản phẩm, … giữa nhập kho và xuất kho để đề ra phương hướng cân đối và xử lý hàng tổn kho, đồng thời là cơ sở để xác định trách nhiệm của thủ kho.
Kế toán lập ra thẻ kho nộp lại cho thủ kho, quản lý kho. Đồng thời ghi sổ lại các thông tin cần thiết. Đến cuối mỗi ngày thì kế toán cần kiểm tra đồng thời xác nhận các thông tin trong thẻ kho, nếu có sai sót phải điều chỉnh cho đúng và hợp lý;
Để độ chính xác cũng như dễ kiểm soát kho hàng thì nhân viên thủ kho nên ghi lại và thực hiện đều đặn hàng ngày, kiểm soát một cách chính xác tránh tình trạng chênh lệch về thông tin của hàng hóa hoặc sản phẩm trong kho hàng.
