Mẫu sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở và cách ghi

1. Mẫu sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở:

 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM  

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỔ THEO DÕI HOẠT ĐỘNG HÒA GIẢI Ở CƠ SỞ

Tỉnh, thành phố: … Huyện/quận: …

Xã/phường: … Thôn/tổ dân phố: …

Tổ hòa giải: …

Quyển số: …

Mở ngày … tháng … năm …

Khóa ngày … tháng … năm …

PHẦN I

GHI CHÉP CỦA HÒA GIẢI VIÊN

PHẦN GHI CHÉP CỦA HÒA GIẢI VIÊN

STT	Ngày, tháng, năm nhận vụ, việc hòa giải	Họ và tên hòa giải viên, người được mời tham gia hòa giải (nếu có)	Họ tên, tuổi, địa chỉ các bên, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến vụ, việc hòa giải (nếu có)	Nội dung chủ yếu của vụ, việc	Thỏa thuận của các bên (hoặc yêu cầu của mỗi bên) sau khi hòa giải	Kết quả hòa giải		Chữ ký  (hòa giải viên; người chứng kiến vụ, việc hòa giải; người được mời tham gia hòa giải (nếu có)	Ghi chú
						Hòa giải thành	Hòa giải không thành
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)

PHẦN II

THEO DÕI, TỔNG HỢP CỦA TỔ TRƯỞNG TỔ HÒA GIẢI

PHẦN THEO DÕI, TỔNG HỢP CỦA TỔ TRƯỞNG TỔ HÒA GIẢI

STT	Hòa giải viên tiến hành hòa giải	Vụ, việc hòa giải chia theo phạm vi hòa giải			Kết quả hòa giải		Ghi chú
		Tranh chấp phát sinh từ quan hệ dân sự	Tranh chấp phát sinh từ quan hệ hôn nhân và gia đình	Mâu thuẫn, tranh chấp, vi phạm pháp luật khác	Hòa giải thành	Hòa giải không thành
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

2. Cách ghi sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở: 

Để có thể ghi Mẫu sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở đúng cách, có thể tham khảo cách ghi như sau:

(1) Hướng dẫn chung đối với Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở:

+ Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở cần phải được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, trong quá trình viết không được bỏ trống;

+ Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở cần phải được giữ gìn sạch sẽ, không được để sổ bị nhòe, hoặc để sổ bị rách nát. Nội dung ghi trong sổ theo dõi hoạt động cần phải chính xác, chữ viết cần phải rõ ràng. Trong trường hợp có sai sót, người ghi chép sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở cần phải gạch bỏ phần sai sót đó và ghi chép lại;

+ Tổ trưởng tổ hòa giải cần phải bảo quản, lưu giữ sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở. Trong trường hợp thôi giữ chức vụ tổ trưởng tổ hòa giải, ngay lập tức phải bàn giao giấy tờ tài liệu đầy đủ cho người kế nhiệm. 

(2) Hướng dẫn ghi phần “ghi chép của hòa giải viên”. Theo đó, tại phần này thì các hòa giải viên cần phải ghi đầy đủ thông tin về vụ việc đã thực hiện hòa giải theo yêu cầu của các bên. Cụ thể như sau:

+ Tại cột số 1: Hòa giải viên cần phải ghi thứ tự các vụ việc mà mình đã giải quyết, thứ tự vụ việc được ghi chép theo thứ tự từ 1/1 kéo dài cho đến hết 31/12. Thứ tự các vụ việc này sẽ được bắt đầu từ số 01, được ghi liên tục cho đến hết năm. Trong trường hợp chưa hết năm mà cần phải sử dụng sổ theo dõi khác, thì các hòa giải viên cần phải tiếp tục lấy số thứ tự cuối cùng của sổ trước (tức là tại sổ mới, không được ghi bắt đầu từ số 01). Đối với các quyển sổ được sử dụng cho năm tiếp theo, thì các hòa giải viên cần phải ghi vụ việc hòa giải đầu tiên của năm sau bắt đầu từ số 01;

+ Tại cột số 5: Hòa giải viên cần phải ghi rõ nội dung chủ yếu của vụ việc, tuy nhiên trong quá trình ghi nội dung thì các hòa giải viên cần phải tóm tắt mâu thuẫn và tóm tắt tranh chấp, trong đó cũng cần tóm tắt yêu cầu cơ bản của các bên;

+ Tại cột số 6: Hòa giải viên cần phải ghi rõ sự thỏa thuận của các bên trong trường hợp các bên đạt được thỏa thuận thông qua hoạt động hòa giải, hoặc ghi yêu cầu của các bên trong trường hợp các bên không đạt được thỏa thuận chung;

+ Tại cột số 7 và 8: Cần phải đánh (x) vào ô tương ứng với kết quả sau khi tiến hành thủ tục hòa giải.

(3) Hướng dẫn ghi phần “theo dõi, tổng hợp của tổ trưởng tổ hòa giải”. Theo đó, dựa trên cơ sở nội dung ghi chép của các hòa giải viên, tổ trưởng tổ hòa giải cần phải ghi nhận thông tin tổng hợp về vụ việc đã thực hiện thủ tục hòa giải theo hướng dẫn như sau:

+ Tại cột số 1: Tổ trưởng tổ hòa giải cần phải tụ họp vụ việc đã thực hiện thủ tục hòa giải, quá trình tổng hợp cần phải được ghi theo năm (tức là tính bắt đầu kể từ 1/1 kéo dài đến hết 31/12), và thứ tự thống nhất với thứ tự vụ việc đã thực hiện hòa giải ghi nhận tại “phần ghi chép của hòa giải viên”;

+ Tại cột số 1, 3, 4, 5, 6 và 7: Tổ trưởng tổ hòa giải cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ tổng hợp số vụ việc đã thực hiện thủ tục hòa giải, tổng hợp số vụ việc đã hòa giải phụ thuộc vào phạm vi hòa giải ở cơ sở, trong đó cần phải thể hiện rõ các vụ việc hòa giải thành công và các vụ việc hòa giải không thành công. Trong trường hợp Sổ theo dõi hoạt động hòa giải được sử dụng cho năm tiếp theo, thì khi sử dụng hết sổ cũng cần phải thống kê vụ việc hòa giải đã thực hiện trong năm đó;

+ Tại cột số 2, 3 và 4: Cần phải ghi nhận tên vụ việc hòa giải, có thể ví dụ như sau: Mâu thuẫn về lối đi chung, mâu thuẫn trong quan hệ vợ chồng;

+ Tại cột số 6 và 7: Cần phải đánh dấu (x) vào ô tương ứng với kết quả sau khi thực hiện thủ tục hòa giải.

3. Quy trình và thủ tục tiến hành hòa giải ở cơ sở: 

Khi tiến hành hòa giải ở cơ sở, cần phải có thành phần tham dự buổi hòa giải bao gồm:

• Hòa giải viên chủ trì quá trình hòa giải;

• Các bên có mâu thuẫn và tranh chấp;

• Người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan;

• Hòa giải viên hoặc các bên cũng có thể mời người khác tham gia vào quá trình hòa giải.

Nhìn chung, các bước tiến hành hòa giải ở cơ sở sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: Hòa giải viên chủ trì cuộc hòa giải sẽ nêu mục đích và ý nghĩa của buổi hòa giải, sau đó tiếp tục thống nhất ý kiến với các bên về một số quy ước và cách làm việc trong buổi hòa giải. Hòa giải viên bắt buộc phải tạo ra không khí thân mật, có thái độ chân thành và cởi mở với các bên, tuyệt đối không được thực hiện hành vi áp đặt ý chí cá nhân của hòa giải viên đối với vụ việc tranh chấp, không thiên vị bất kỳ bên nào hoặc có thái độ bênh vực một bên bất kỳ, cần phải vô tư khách quan trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.

Bước 2: Các bên sẽ tiếp tục trình bày nội dung liên quan đến mâu thuẫn. Hòa giải viên mời từng bên trình bày sự việc của mình, sau khi trình bày xong, các bên cũng có quyền bổ sung ý kiến và đưa ra quan điểm của mình. Người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan cũng có quyền phát biểu quan điểm về vấn đề mâu thuẫn đang xảy ra.

Bước 3: Hòa giải viên phân tích vụ việc, dẫn chiếu đến quy định của pháp luật. Tức là hòa giải viên sẽ tổng hợp lại các vấn đề tranh chấp, phân tích cho các bên hiểu và nắm rõ vấn đề, đối chiếu với quy định của pháp luật, phân tích theo tục quán hoặc truyền thống đạo đức xã hội của dân tộc Việt Nam. Hòa giải viên sẽ phân tích cho các bên hiểu rõ quyền lợi của mình, thấy rõ được hành vi ứng xử của mình là đã phù hợp với quy định của pháp luật hay chưa, phù hợp ở điểm nào và chưa phù hợp ở điểm nào. Sau đó hòa giải viên tiếp tục đưa ra phương án giải quyết mâu thuẫn để các bên tham khảo, các bên cũng có quyền đưa ra quan điểm thương thảo về phương án giải quyết của mình. Hòa giải viên phân tích lợi ích của việc hòa giải thành, phân tích hậu quả pháp lý mà các bên có thể gặp phải nếu tiếp tục mâu thuẫn và có những hành vi vi phạm pháp luật.

Bước 4: Kết thúc quá trình hòa giải. Trong trường hợp các bên đạt được sự thỏa thuận, dựa trên cơ sở phương án giải quyết tranh chấp của hòa giải viên đưa ra hoặc do các bên đưa ra, các bên sẽ trao đổi bàn bạc để thống nhất phương án giải quyết sao cho phù hợp, đưa ra trách nhiệm cụ thể của từng bên. Hòa giải viên sẽ chốt lại nội dung mà các bên đã thỏa thuận, nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình giải quyết tranh chấp. Nếu các bên đồng ý thì sẽ lập biên bản hòa giải thành công, các bên và hòa giải viên cùng nhau ký vào văn bản đó. Trong trường hợp các bên thỏa thuận không thành công, hòa giải viên cần phải hướng dẫn bên có quyền yêu cầu tiếp tục hòa giải hoặc thực hiện thủ tục tố tụng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp các bên có yêu cầu làm văn bản hòa giải không thành công thì hòa giải viên sẽ lập văn bản hòa giải không thành. Trong trường hợp các bên chỉ thỏa thuận được một phần vấn đề tranh chấp, hòa giải viên sẽ tiếp tục thuyết phục cho các bên thỏa thuận tiếp để giải quyết được toàn bộ mâu thuẫn. Nếu các bên vẫn không thống nhất được thì sẽ được xem là trường hợp hòa giải không thành.

THAM KHẢO THÊM:

• Hòa giải cơ sở là gì? Trình tự thủ tục thực hiện việc hòa giải ở cơ sở?
• Hòa giải viên là gì? Quy định về hòa giải viên tổ hòa giải ở cơ sở
• Những vụ việc không được hòa giải ở cơ sở mới nhất 2023