Quỹ tiền mặt là một trong những yếu tố đánh giá khả năng thanh khoản của doanh nghiệp. Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt là tài liệu phản ánh tình hình thu – chi – sử dụng quỹ tiền mặt tại mỗi đơn vị.
Mục lục bài viết
1. Khái niệm quỹ tiền mặt:
Sổ quỹ tiền mặt là một mẫu sổ được thủ quỹ dùng nhiều nhằm theo dõi, ghi chép tình hình thu chi, xuất nhập và tồn quỹ về tiền mặt của một đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp. Đây là mẫu sổ sách thường xuyên được giao cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt để theo dõi tình hình thu – chi về quỹ, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của từng đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp khi thực hiện nghiệp vụ đầu tư có phát sinh trong các kỳ kế toán. Căn cứ để lập sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu chi hay
2. Mục đích lập sổ quỹ tiền mặt trong nghiệp vụ kế toán:
– Thủ quỹ và kế toán nắm được tình hình thực tế tăng – giảm giá của tiền mặt để quản lý tốt nguồn tiền thông qua sổ theo dõi, ghi chép những nghiệp vụ về thu – chi tiền mặt phát sinh mỗi kỳ kế toán.
– Cuối các kỳ kế toán có thể tiến hành đối chiếu số liệu về lượng tiền mặt còn trong quỹ và số tiền mặt được ghi chép trên sổ quỹ tiền mặt; số tiền trên sổ và số tiền trên hệ thống phần mềm kế toán để bảo đảm số liệu phải chuẩn xác, hạn chế tình trạng hao hụt tiền của đơn vị, doanh nghiệp.
Sổ quỹ tiền mặt được sử dụng rất phổ biến hiện nay giúp kéo giản đáng kể sức nặng làm việc đối với các kế toán tổng hợp và kế toán trưởng của đơn vị, doanh nghiệp.
3. Yêu cầu khi quản lý sổ quỹ tiền mặt:
Hằng ngày thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt phải kiểm tra số tiền mặt thực tế có trong kho, tiền mặt phải được xếp gọn theo quy định, không được để tiền cá nhân vào hay tự đem tiền rời bỏ đơn vị, doanh nghiệp.
– Khi đối chiếu tiền đang có với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt nếu có phát sinh bất thường cần phải kiểm tra ngay các phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn nhằm làm rõ nguồn gốc và có phương án giải quyết.
– Khi thực hiện ghi từng nội dung thu chi vào sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ phải kiểm tra lại toàn bộ hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi để kiểm tra liệu những chứng từ có đầy đủ và hợp lệ hoặc không mới nhận. Khi có đủ giấy tờ kèm theo chữ kí của người nộp, người chi hoặc người yêu cầu nhập – xuất quỹ đúng theo qui định kế toán mới được quyền thực hiện nhập và xuất quỹ.
– Kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép và nhập số liệu mỗi ngày vào sổ quỹ tiền mặt. Việc ghi chép được thực hiện định kỳ theo thứ tự phát sinh trước sau của từng nghiệp vụ, bên cạnh đó còn có trách nhiệm tính toán số lượng tồn quỹ ở mỗi ngày.
– Trước khi ra ngoài thủ quỹ cần niêm phong và ký tên sổ quỹ tiền mặt để kiểm tra số dư (nếu có) .
– Trong việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán và thủ quỹ sẽ sử dụng phương pháp này khác nhau: kế toán thực hiện theo phương pháp kế toán dồn tích còn thủ quỹ ghi thu chi tiền mặt theo phương pháp kế toán tiền.
⇒ Như vậy sẽ có thể xảy ra sự khác biệt, kế toán và thủ quỹ cần chú ý việc kiểm tra và đối chiếu công nợ với nhau.
Lưu ý: Chính vì thế nên thủ quỹ và kế toán quỹ tiền mặt cần đặc biệt lưu tâm những vấn đề trên nhằm hạn chế những sai lầm không đáng có trong khi làm việc.
4. Mẫu sổ quỹ tiền mặt bằng Excel và hướng dẫn cách lập chuẩn:
4.1. Mẫu sổ quỹ tiền mặt bằng Excel:
|
Đơn vị: … Địa chỉ: … | Mẫu số S04a-DNN |
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Loại quỹ: …
| Ngày, tháng ghi sổ | Ngày, tháng chứng từ | Số hiệu chứng từ | Diễn giải | Sổ tiền | Ghi chú | |||
| Thu | Chi | Thu | Chi | Tồn | ||||
| A | B |
|
| E | 1 | 2 | 3 | G |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
– Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
– Ngày mở sổ:…
| Người lập biểu | Kế toán trưởng | Ngày … tháng … năm … |
Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán và tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
4.2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt chi tiết và hướng dẫn cách lập chuẩn:
4.2.1. Mẫu sổ quỹ tiền mặt mẫu 133:
– Cột A: Ghi ngày tháng ghi số
– Cột B. Ghi ngày tháng của Phiếu thu và Phiếu chỉ
– Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu và số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
– Cột E. Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu và Phiếu chỉ
– Cột 1: So tin nhập quỹ
– Cột 2. Số tiên xuất quỹ.
– Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Sẽ tồn quỹ cuối ngày phái khớp đúng với số tiểu mất trong kết
Định kỳ kế toán kiểm tra và đối chiếu giữa “Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “Sổ quỹ tiền mất”, ký xác nhận vào cột.
* Chú ý: Để theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt phải mở Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” (Mẫu số S04b-DNN). Số này có thêm cột F “Tài khoản đối ứng” để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với trong nghiệp vụ chi Ng, tổng nghiệp vụ ghi Có của Tại khoản 111 “Tiền mặt”
| Đơn vị: …… Địa chỉ: …… | Mẫu số S04b-DNN |
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT
Tài khoản:…
Loại quỹ: …
Năm …
Đơn vị tính…
| Ngày, tháng ghi sổ | Ngày, tháng chứng từ | Số hiệu chứng từ | Diễn giải | TK đối ứng | Số phát sinh | Số tồn | Ghi chú |
| ||
| Thu | Chi | |||||||||
| Nợ | Có |
| ||||||||
| A | B | C | D | E | F | 1 | 2 | 3 | G |
|
|
|
|
|
| – Số tồn đầu kỳ – Số phát sinh trong kỳ
|
|
|
|
|
|
|
| – Cộng số phát sinh trong kỳ | x |
|
| x | x |
| ||||
| – Số tồn cuối kỳ | x | x | x |
| x |
| ||||
– Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
– Ngày mở sổ:…
| Người lập biểu | Kế toán trưởng | Ngày … tháng … năm … |
Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán và làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán và tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
4.2.2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt mẫu 200:
| Đơn vị: ….. | Mẫu số S07-DN |
| Địa chỉ: ….. | (Ban hành theo Thông tư số Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) |
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT
Tài khoản:…
Loại quỹ: …
Năm …
Đơn vị tính…
| Ngày, tháng ghi sổ | Ngày, tháng chứng từ | Số hiệu chứng từ | Diễn giải | TK đối ứng | Số phát sinh | Số tồn | Ghi chú | ||
| Thu | Chi | ||||||||
| Nợ | Có | ||||||||
| A | B | C | D | E | F | 1 | 2 | 3 | G |
| – Số tồn đầu kỳ | |||||||||
| – Số phát sinh trong kỳ | |||||||||
| – Cộng số phát sinh trong kỳ | x | x | x | ||||||
| – Số tồn cuối kỳ | x | x | x | x | |||||
– Sổ này có …..trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……
– Ngày mở sổ: …..
| Ngày…..tháng……năm… | ||
| Người ghi sổ (Ký, họ tên) – Số chứng chỉ hành nghề; – Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán | Kế toán trưởng (Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) |
Với người ghi sổ thuộc khối tổ chức sự nghiệp kế toán phải ghi rõ ràng Số thẻ hành nghề, tên tuổi và địa chỉ Cơ sở cung ứng dịch vụ kế toán. Người viết sổ là cá nhân hành nghề ghi rõ ràng Số thẻ hành nghề.
Chi tiết từng cột trong sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 như sau:
– Mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ.
– Tài khoản: Tài khoản kế toán sử dụng (Tài khoản 111)
– Loại quỹ: Ghi rõ loại quỹ tiền mặt
– Năm: Năm kế toán đơn vị sử dụng
– Cột A: Ghi rõ ngày, tháng ghi sổ
– Cột B: Ghi rõ ngày, tháng của Phiếu thu và Phiếu chi
– Cột C, D: Ghi rõ số hiệu chứng từ của Phiếu thu, phiếu chi. Lưu ý: Ghi số hiệu liên tục và cần phải từ nhỏ tới lớn.
– Cột E: Diễn giải và ghi ngắn gọn nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của Phiếu thu và Phiếu chi
– Cột F: Tài khoản đối ứng với tài khoản 111 và ghi chi tiết cho từng nghiệp vụ
– Cột 1: Số tiền nhập quỹ
– Cột 2: Số tiền xuất quỹ
– Cột 3: Số tiền tồn trong quỹ cuối ngày. Lưu ý: Số tiền này phải đúng bằng số tiền mặt hiện có trong quỹ (két).
– Cột G: Định kỳ kế toán, đối chiếu giữa “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết tiền mặt” , sau đó xác nhận vào cột G
Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 tới trang …: Ghi rõ tổng số trang của sổ
Ngày mở sổ: Ghi rõ ngày và tháng mở sổ
Dựa theo mẫu số S07 a-DN ban hành kèm Thông tư 200. Sổ trên có phần chi tiết hơn so với sổ quỹ tiền mặt: Bổ sung cột F “Tài khoản đối ứng” nhằm thể hiện số hiệu Tài khoản phù hợp với các nghiệp vụ với Tài khoản 111 – “Tiền mặt”.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Luật kế toán 2015;
– Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành.
