Mẫu sổ quản lý nội quy lao động

Sau khi doanh nghiệp thành lập xong, doanh nghiệp không nên vội vàng đi vào hoạt động kinh doanh ngay, mà người sử dụng lao động nên xem xét những bước pháp lý tiếp theo doanh nghiệp mình phải làm còn gì để thực hiện. Một số bước cần làm sau thành lập doanh nghiệp như: kê khai thuế, xin giấy phép điều kiện cho ngành nghề kinh doanh nếu ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp yêu cầu cần phải xin giấy phép điều kiện, doanh nghiệp cần phải lập nội quy lao động và gửi lên Sở lao động Thương binh và xã hội thì phải làm đầy đủ để tránh tình trạng có thể bị phạt khi đi vào hoạt động mà không có những giấy phép nêu trên (nếu cần).

Nội quy lao động là gì? Những doanh nghiệp nào sau khi thành lập cần phải có nội quy lao động và cần phải đăng ký nó? Nếu không đăng ký doanh nghiệp bị phạt như thế nào? Quá trình tiếp nhận nội quy và theo dõi nội quy của doanh nghiệp, phía Sở lao động-Thương binh xã hội cần lập sổ quản lý nội quy lao động như thế nào? Có rất nhiều câu hỏi của người sử dụng lao động được đặt ra sau khi thành lập doanh nghiệp, để giúp người sử dụng lao động hiểu hơn về những việc mình cần làm, đặc biệt trong trường hợp đăng ký nội quy lao động, bài viết tóm tắt nhanh những yếu tố cơ bản sau:

1. Khái niệm nội quy lao động

Nội quy lao động là những quy định về kỷ luật lao động mà người lao động phải thực hiện khi làm việc tại công ty, doanh nghiệp; quy định việc xử lý đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động.

Bộ luật lao động quy định cụ thể về Nội quy lao động tại Điều 82 và Điều 83, Điều 119 “Bộ luật lao động năm 2019”: Nội quy lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh. Nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và pháp luật khác.

Đối tượng cần phải đăng ký nội quy lao động, căn cứ theo quy định tại Điều 119 “Bộ luật lao động năm 2019” “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.”

2. Quy trình đăng ký Nội quy lao động

a. Thủ tục đăng ký nội dung lao động:

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 148/2018/NĐ-CP:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ theo quy định, nộp cho Sở lao động thương binh và xã hội nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Sở lao động thương binh và xã hội kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, cấp giấy xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Bước 3: Sở lao động thương binh và xã hội kiểm tra tính chính xác trong nội dung hồ sơ đăng ký của người sử dụng lao động nộp. Trong 07 ngày làm việc, nếu hồ sơ chưa hợp lệ Sở lao động thương binh và xã hội gửi công văn về cho người sử dụng lao động yêu cầu sửa đổi bổ sung những lỗi, phần thiếu và sai sót trong hồ sơ.

Xem thêm: Quy định về thỏa ước lao động tập thể? Phân biệt với nội quy lao động?

b. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Căn cứ theo quy định tại Điều 121 “Bộ luật lao động năm 2019” Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

– Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;

– Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;

– Nội quy lao động.

c. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy công ty: 

Xem thêm: So sánh thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động và hợp đồng lao động

– Sở lao động thượng binh và xã hội tỉnh/ thành phố nơi công ty đăng ký kinh doanh.

– Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao (đối với đơn vị thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao).

d. Hiệu lực của nội quy công ty

Sau khi được cơ quan Sở lao động thương binh và xã hội xác nhận tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy công ty hợp lệ, nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

3. Mức phạt khi người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động

Khi doanh nghiệp thuộc vào diện bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động như đã phân tích ở trên mà không thực hiện việc đăng ký trước khi đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động, cơ quan Nhà nước đến kiểm tra thông tin hoạt động từ doanh nghiệp và không thấy nội quy đăng ký, hoặc tra soát hồ sơ những doanh nghiệp trong địa bàn doanh nghiệp đủ điều kiện phải nộp nội quy nhưng chưa thấy hồ sơ nộp lên họ sẽ phạt.

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

– Doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên nhưng không thực hiện đăng ký nội quy lao động;

– Không thực hiện việc đăng ký nội quy lao động với Sở lao động thương binh và xã hội của tỉnh;

Xem thêm: Cấm đem điện thoại di động cá nhân vào công ty là đúng hay sai?

– Sử dụng nội quy lao động trước 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động hoặc nội quy lao động đã hết hạn rồi nhưng vẫn chưa đăng ký lại;

– Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật;

Như vậy, nếu người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Tùy vào các tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ của sự việc, cơ quan Nhà nước sẽ chọn mức phạt 5.000.000 đồng hay 10.000.000 đồng. Nhưng mức trung bình nếu không suy xét được các tình tiết tăng-giảm của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước sẽ phạt ở mức 7.500.000 đồng.

4. Trách nhiệm lập sổ đăng ký nội quy lao động

Doanh nghiệp lưu ý: sổ quản lý lao động với sổ đăng ký quản lý nội quy lao động là hai sổ khác nhau. Sổ quản lý lao động do người sử dụng lao động phải lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động tại nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Sổ quản lý nội quy lao động là sổ do bên phía cơ quan Nhà nước lập, khi doanh nghiệp đã nộp hồ sơ nội quy lao động đầy đủ và hợp lệ, cơ quan Nhà nước cụ thể là Sở lao động thương binh và xã hội của tỉnh/ thành phố sẽ xem xét lập ra sổ đăng ký nội quy lao động để theo dõi, kiểm tra từng đợt quá trình sử dụng, thay đổi nội quy lao động trong doanh nghiệp.

Sổ đăng ký nội quy lao động là cuốn sổ được lập theo biểu mẫu của cơ quan nhà nước đưa ra tại mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Điều 10 Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH, sổ này do Sở lao động thương binh và xã hội của tỉnh lập ra để quản lý nội quy lao động của doanh nghiệp. Nội dung chính trong cuốn sổ này bao gồm:

– Tên doanh nghiệp: căn cứ theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà doanh nghiệp đó nộp lên khi đăng ký nội quy lao động.

– Loại hình doanh nghiệp: Cũng căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp để xác định doanh nghiệp này thuộc loại hình nào ví dụ: Trách nhiệm hữu hạn hay Cổ phần, doanh nghiệp Nhà nước hay ngoài Nhà nước, doanh nghiệp trong nước hay nước ngoài …

– Địa chỉ doanh nghiệp: Thông tin lấy trực tiếp trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo trụ sở chính đã đăng ký với cơ quan Nhà nước.

Xem thêm: Chi nhánh có phải đăng ký nội quy, thỏa ước lao động tập thể, thang bảng lương

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Mã số doanh nghiệp, thuộc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

– Ngành nghề kinh tế chính của doanh nghiệp: Thông tin này lấy trực tiếp trên danh mục ngành nghề kinh doanh chính mà doanh nghiệp đã đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu Tư của tỉnh/ thành phố.

– Ngày tiếp nhận nội quy lao động: Căn cứ theo ngày người sử dụng lao động nộp hồ sơ hợp lệ.

– Ngày bắt đầu hiệu lực của nội quy lao động: Căn cứ theo quy định tại khoản 7 Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn “Bộ luật lao động năm 2019”. Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động. 

Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cụ thể là Sở lao động thương binh và xã hội của tỉnh có trách nhiệm lập sổ đăng ký nội quy lao động theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Điều 10 Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH

SỔ QUẢN LÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG

NĂM 20……

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Hướng dẫn ghi sổ:

– Cột (2): ghi theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Cột (3) ghi theo phân loại: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp ngoài nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

– Cột (6): ghi theo ngành sử dụng nhiều lao động nhất của doanh nghiệp (cấp 2) tại Hệ thống ngành kinh tế ban hành kèm theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ ban hành.

– Cột (7) và (11): ghi theo sổ quản lý văn bản của cơ quan quản lý nhà nước.

– Cột (8): sau 15 ngày kể từ ngày ghi trên cột số (7), trừ trường hợp nội quy lao động có nội dung trái với pháp luật.

– Các cột (9), (10): đánh dấu X vào ô tương ứng theo kết quả kiểm tra, rà soát.

– Cột (12): sau 15 ngày kể từ ngày ghi trên cột số (11).