Mẫu sổ quản lý nội quy lao động

1. Khái niệm nội quy lao động

Nội quy lao động là những quy định về kỷ luật lao động mà người lao động phải thực hiện khi làm việc tại công ty, doanh nghiệp; quy định việc xử lý đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động.

Bộ luật lao động quy định cụ thể về Nội quy lao động tại Điều 82 và Điều 83, Điều 119 Bộ luật lao động năm 2019: Nội quy lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh. Nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và pháp luật khác.

Đối tượng cần phải đăng ký nội quy lao động, căn cứ theo quy định tại Điều 119 “Bộ luật lao động năm 2019” “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.”

2. Mẫu sổ quản lý nội quy lao động:

3. Quy định pháp luật về sổ quản lý lao động:

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định sổ quản lý lao động như sau:

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

– Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

– Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

– Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

4. Quy trình đăng ký Nội quy lao động:

a. Thủ tục đăng ký nội dung lao động:

Căn cứ theo quy định tại Điều 119, Điều 120 BLLĐ năm 2019; Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Quyết định số 338/QĐ-LĐTBXH, thủ tục đăng ký nội quy lao động sẽ được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Sở lao động thương binh và xã hội kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, cấp giấy xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

b. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Căn cứ theo quy định tại Điều 121 “Bộ luật lao động năm 2019” Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

– Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

– Nội quy lao động;

– Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

c. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy công ty: 

– Sở lao động thượng binh và xã hội tỉnh/ thành phố nơi công ty đăng ký kinh doanh.

– Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao (đối với đơn vị thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao).

d. Hiệu lực của nội quy công ty

Sau khi được cơ quan Sở lao động thương binh và xã hội xác nhận tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy công ty hợp lệ, nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

5. Mức phạt khi người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động:

Khi doanh nghiệp thuộc vào diện bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động như đã phân tích ở trên mà không thực hiện việc đăng ký trước khi đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động, cơ quan Nhà nước đến kiểm tra thông tin hoạt động từ doanh nghiệp và không thấy nội quy đăng ký, hoặc tra soát hồ sơ những doanh nghiệp trong địa bàn doanh nghiệp đủ điều kiện phải nộp nội quy nhưng chưa thấy hồ sơ nộp lên họ sẽ phạt.

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, quy định xử phạt đối với hành vi Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động đối với hành vi không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

Lưu ý: Mức phạt trên là mức phạt được quy định đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức sẽ bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định này).

Như vậy, nếu doanh nghiệp của bạn thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động nhưng lại không tiến hành đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền theo quy định thì có thể bị xử phạt hành chính với số tiền phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.