Mẫu sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (Bản sao)

1. Mẫu sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (Bản sao) là gì?

Theo quy định của pháp luật, ta có thể hiểu cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc sửa đổi những thông tin hộ tịch của các cá nhân trong trường hợp có sai sót xảy ra khi các cá nhân đó đăng ký hộ tịch. Còn bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho các cá nhân đã được đăng ký. Bản sao mẫu sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc là bản sao của bản chính mẫu sổ này được sử dụng phổ biến trong thực tiễn và có những vai trò quan trọng đối với thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc trên thực tiễn.

Bản sao mẫu sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc là bản sao của mẫu sổ chính được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra nhằm mục đích để sao lưu lại về việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc của các cá nhân. Mẫu sổ nêu rõ thông tin đăng ký, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, thông tin cơ quan đăng ký hộ tịch, thông tin người được thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc,…

2. Mẫu sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (Bản sao):

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BỘ TƯ PHÁP 

SỔ

 ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC

(BẢN SAO)

Cơ quan đăng ký hộ tịch ⁽¹⁾…..………

Quyển số ⁽²⁾: ………

Mở ngày ⁽³⁾:…… tháng ……..năm……

Khóa ngày ⁽⁴⁾:…….tháng …….năm……..

Số⁽⁵⁾:…….                                                                                                                                                                   Ngày, tháng, năm đăng ký: ……/……/……

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (Bản sao):

1. Tên cơ quan đăng ký hộ tịch (1) phải ghi rõ tại trang bìa của sổ:

– Trường hợp Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc của Ủy ban nhân dân cấp xã thì ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh);

– Trường hợp Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì ghi đủ 02 cấp hành chính (huyện, tỉnh);

– Trường hợp Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện Việt Nam.

2. Mục quyển số (2) ghi số thứ tự của Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc trong năm; ngày mở sổ (3) là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch đầu tiên của sổ; ngày khóa sổ (4) là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp chưa hết sổ mà hết năm thì ngày khoá sổ là ngày 31 tháng 12.

3. Số đăng ký (5) được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm, không được để trùng số đăng ký;

Số ghi trong Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc là số ghi tại đầu trang Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc đó.

4. Sổ phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ ngay tại thời điểm mở sổ.

5. Công chức làm công tác hộ tịch phải tự mình ghi vào sổ, nội dung ghi phải chính xác, theo đúng nội dung hồ sơ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

Chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa, viết bằng loại mực tốt, không sử dụng nhiều màu mực trong một sổ, không dùng mực đỏ.

6. Họ, chữ đệm, tên của người được thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc phải viết bằng chữ in hoa, có dấu.

Ngày, tháng, năm xác định theo dương lịch.

Địa danh ghi theo 3 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh).

7. Cột bên phải, tùy theo loại việc thực hiện, cần đánh dấu vào ô tương ứng: thay đổi hộ tịch; cải chính hộ tịch; bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch.

8. Mục “Ghi chú” (6) để ghi thông tin trong trường hợp ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (ghi rõ số, tên văn bản xác nhận việc thay đổi hộ tịch, ngày, tháng, năm, tên cơ quan, tên quốc gia cấp văn bản xác nhận); thông tin sửa chữa trong trường hợp có sai sót khi ghi sổ.

9. Trường hợp có sai sót do ghi sổ, công chức làm công tác hộ tịch phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, không được không được tẩy, xóa để viết lại, không chữa đè lên chữ cũ; nội dung sửa chữa được ghi vào mục “Ghi chú (6)”, công chức làm công tác hộ tịch phải ghi rõ, ngày, tháng, năm sửa chữa, ký, ghi rõ họ, chữ đệm tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch duyệt, cho phép đóng dấu vào nội dung sửa chữa.

10. Năm đăng ký bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.

Hết năm đăng ký phải thực hiện khóa sổ, thống kê tổng số sổ đã sử dụng, tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong năm, có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch.

Sổ đăng ký hộ tịch chỉ sử dụng trong năm, không sử dụng để tiếp tục đăng ký cho năm sau.

4. Một số quy định về cải chính hộ tịch:

4.1. Định nghĩa cải chính hộ tịch:

Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP về Luật Hộ tịch đã quy định nội dung cụ thể như sau:

“Cải chính hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch”.

Như vậy, về cơ bản, ta có thể hiểu, cải chính hộ tịch là việc các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch khi các cơ quan này có đủ các căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

4.2. Mục đích cải chính của Hộ tịch:

Thông qua định nghĩa về cải chính hộ tịch, ta có thể hiểu mục đích của việc cải chính hộ tịch như sau:

– Cải chính hộ tịch nhằm tạo ra hệ thống pháp luật để thiết lập và bảo vệ các quyền dân sự của cá nhân.

– Cải chính hộ tịch nhằm tạo ra một nguồn dữ liệu phục vụ cho hoạt động thống kê dân cư của nhà nước.

– Cải chính hộ tịch nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức. Từ đó việc cải chính hộ tích đã góp phần tạo cơ sở xây dựng, phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình….

4.3. Các trường hợp cần cải chính hộ tịch:

Khi phát hiện có sai sót xảy ra, pháp luật quy định các trường hợp cần cải chính hộ tịch được quy định cụ thể như sau:

– Cần thực hiện cải chính hộ tịch khi thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật Nuôi con nuôi.

– Cần thực hiện cải chính hộ tịch khi thay đổi họ, tên, chữ đệm đã được đăng ký đúng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh.

– Cần thực hiện cải chính hộ tịch khi thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và thể hiện rõ trong tờ khai; đối với người từ đủ 09 tuổi trở lên thì còn phải có sự đồng ý của người đó;

– Cải chính, bổ sung một số nội dung trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh.

– Cần thực hiện cải chính hộ tịch khi muốn xác định lại dân tộc của người con theo dân tộc của người cha hoặc dân tộc của người mẹ theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015.

– Cần thực hiện cải chính hộ tịch khi xác định lại giới tính của một người trong trường hợp giới tính của người đó bị khuyết tật bẩm sinh hoặc chưa định hình chính xác mà cần có sự can thiệp của y học nhằm xác định rõ về giới tính.