Phòng ban xuất hiện nhiều ở các công ty với nhiệm vụ là giúp cấp trên thực hiện các công việc một cách hiệu quả. Một công ty có thể có rất nhiều các phòng ban khác nhau. Khi thành lập phòng ban mới cần có quyết định thành lập phòng ban công ty.
Mục lục bài viết
1. Quyết định thành lập phòng ban công ty là gì?
Mỗi phòng ban trong công ty đều có những vai trò và chức năng riêng nhưng có mục đích chung là đảm bảo sự vận hành, phát triển của doanh nghiệp, giúp cho ban lãnh đạo công ty thực hiện công việc hiệu quả. Việc thành lập phòng ban mới sẽ được ban điều hành công ty bàn bạc và đưa ra quyết định. Khi đã thống nhất ý kiến thì sẽ lập ra quyết định thành lập phòng ban công ty. Mẫu quyết định này sẽ được công khai để người lao động trong doanh nghiệp biết về quyết định này và có thể tham gia ứng tuyển vào các vị trí trong phòng ban mới.
Mẫu quyết định thành lập phòng ban công ty là mẫu quyết định được ban Giám đốc của công ty lập ra về việc quyết định thành lập thêm một phòng ban mới của công ty. Mẫu quyết định lấy
2. Mẫu quyết định thành lập phòng ban công ty:
CÔNG TY ……………….
Số:……../…/……
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————————-
……….., ngày……tháng…….năm…
QUYẾT ĐỊNH
V/v: thành lập Phòng ………………
CÔNG TY
– Căn cứ vào Luật doanh nghiệp;
– Căn cứ vào Điều lệ hoạt động của Công ty ……………;
– Căn cứ vào nhu cầu hiện tại của Công ty ………..
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Thành lập Phòng ………. – Công ty ………………… kể từ ngày ….. tháng ……. năm ……….
Điều 2: Trưởng Phòng ……………. chịu trách nhiệm báo cáo công việc theo quy định, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Công ty và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy định tại Điều lệ, quy chế của Công ty ………………….. và các quy định pháp luật có liên quan.
Các cán bộ nhân viên trong Phòng thực hiện công việc và báo cáo theo chỉ đạo của Trưởng Phòng.
Điều 3: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày…….tháng……năm…… cho đến khi có Quyết định khác về việc này được ban hành. Các phòng/Ban, các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
– Như điều 3 (để thực hiện)
– Lưu HCNS
CÔNG TY
3. Hướng dẫn soạn thảo quyết định thành lập phòng ban công ty:
– Phần mở đầu:
+ Tên công ty.
+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Địa điểm và thời gian lập biên bản.
+ Tên biên bản cụ thể là quyết định thành lập phòng ban công ty.
– Phần nội dung chính của biên bản:
+ Căn cứ pháp lý quyết định thành lập phòng ban công ty.
+ Nội dung quyết định thành lập phòng ban công ty.
– Phần cuối biên bản:
+ Nơi nhận quyết định thành lập phòng ban công ty.
+ Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của tổng giám đốc hoặc giám đốc doanh nghiệp.
4. Phòng ban trong công ty:
Với mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào mô hình khác nhau sẽ có những phòng ban khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản các doanh nghiệp đều có những phong ban cố định với chức năng không thể thay thế được. Cụ thể là các phòng ban sau:
4.1. Phòng hành chính:
Phòng hành chính có những chức năng cơ bản như sau:
– Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự,
– Tham mưu về cách tổ chức các phòng ban, nhân sự theo mô hình công ty.
– Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực.
– Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng.
– Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi cho khách hàng.
– Đón tiếp khách, đối tác.
– Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty.
– Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra các công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh.
– Tổ chức các cuộc họp, các sự kiện diễn ra trong và ngoài nước.
– Quản lý, lưu trữ công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu;
– Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý, điều hành hoạt động của công ty; quản lý, sử dụng, điều hành hệ thống mạng thông tin của công ty.
– Đảm bảo an ninh trong phạm vi cơ quan.
– Phối hợp với các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương thực hiện công tác bảo vệ, phòng chống tệ nạn xã hội và an toàn cháy nổ tại nơi làm việc.
– Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực đồng thời nghiên cứu đề xuất chính sách về nhân sự.
– Tham mưu, xây dựng Mô hình tổ chức của công ty phù hợp với nhu cầu, giai đoạn phát triển của công ty.
– Công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sử dụng, đãi ngộ, đánh giá nhân sự.
– Lưu, cập nhật, bảo mật hồ sơ cán bộ theo quy định. Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác cán bộ.
– Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của pháp luật.
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến việc thực hiện chế độ chính sách người lao động.
4.2. Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh của các công ty có các chức năng sau đây:
– Thứ nhất, chức năng tham mưu:
Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
– Thứ hai, chức năng hướng dẫn, chỉ đạo:
Phòng kinh doanh có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
– Thứ ba, chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng:
Để công ty phát triển thì phòng kinh doanh cần có phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
– Thứ tư, chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo:
Định kỳ phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh.
– Ngoài ra, chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm :
Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…
Nhiệm vụ của phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh có những nhiệm vụ tổng quát như sau:
– Nghiên cứu và triển khai thực hiện việc tiếp cận thị trường mục tiêu và khách hàng.
– Xây dựng các chiến lược về việc giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng.
– Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như tính toán và lập báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ, để có căn cứ ký hợp đồng với khách hàng.
– Cung cấp thông tin, tài liệu và đảm nhận việc biên phiên dịch các tài liệu cho Ban Giám đốc.
– Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh của các bộ phận khác. Đảm bảo việc thực hiện kế hoạch diễn ra đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu trong hợp đồng với khách hàng.
– Xây dựng kế hoạch thực hiện và phân bổ một cách hợp lý thời gian sản xuất kinh doanh cho các phân xưởng sản xuất và cho toàn bộ doanh nghiệp.
– Thực hiện các lệnh sản xuất, để đảm bảo lượng sản phẩm cần thiết và có biện pháp gia tăng nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
– Đề xuất các chiến lược marketing cũng như các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh theo từng giai đoạn cụ thể.
– Lập kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường và việc nghiên cứu, phát triển sản phẩm.
– Xây dựng và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ và mở rộng mối quan hệ với khách hàng mới.
– Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quyền hạn và nhiệm vụ đã được giao.
– Một số nhiệm vụ khác theo quyết định của ban lãnh đạo.
4.3. Phòng kế toán:
Phòng kế toán có những chức năng cơ bản như sau:
– Xây dựng hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
– Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật
– Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của công ty
– Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo khi có yêu cầu
– Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định.
– Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản…
– Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…
– Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.
4.4. Văn phòng đại diện:
Văn phòng đại diện có những chức năng cơ bản như sau:
– Nghiên cứu thị trường tại nơi đặt văn phòng đại diện để có những chiến lược kinh doanh phù hợp.
– Xem xét và thực hiện các hợp đồng đã ký kết.
– Có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của văn phòng đại điện với công ty tổng.
– Xây dựng thương hiệu.
– Kết hợp chặt chẽ với công ty tổng để có những phương án kịp thời.
– Tự lên kế hoạch và có phương án tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh.
