Huỷ hoá đơn, chứng từ chính là hành vi làm cho hoá đơn, chứng từ đó không còn giá trị sử dụng. Vậy những ai được phép thực hiện huỷ hoá đơn? Trong những trường hợp nào thì phải thực hiện hành vi huỷ hoá đơn? Khi huỷ hoá đơn có cần thiết phải ban hành quyết định thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn? Quyết định thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn được lập như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu quyết định thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn mới nhất:
Công ty TNHH…….(1) Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Số:…… (2) Độc lập – Tự Do – Hạnh phúc
(3) …ngày…tháng…năm
QUYẾT ĐỊNH
V/v: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
– Căn cứ Điều lệ (4)
– Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ
GIÁM ĐỐC CÔNG TY …(5)
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Nay thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn thuộc Công ty …(6)
Điều 2: Thành viên của Hội đồng tiêu hủy hóa đơn gồm những người có tên sau đây:
1. Ông/ bà: … – Chức vụ:…(7)
2. Ông/ bà: … – Chức vụ:…
Điều 3: Hội đồng tiêu hủy hóa đơn có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và tiến hành tiêu hủy số hóa đơn còn tồn ở Công ty sau ngày … tháng … năm 20..
Điều 4: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký, Hội đồng tiêu hủy hóa đơn thuộc Công ty TNHH…(8) có trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Nơi nhận
– Như điều 2 Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
– Lưu VPCT (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Hướng dẫn:
(1)Tên công ty, tổ chức
(2) Số hiệu văn bản
(3) Ngày tháng năm ban hành quyết định
(4) Tên của doanh nghiệp, tổ chức
(5)Tên của doanh nghiệp, tổ chức
(6) Tên của doanh nghiệp, tổ chức
(7) Họ tên và chức vụ của người cử làm thành viên của Hội đồng tiêu huỷ hoá đơn
(8) Tên của doanh nghiệp, tổ chức
2. Hoá đơn được hiểu như thế nào?
Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn chứng từ có quy định:
Hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Như vậy hoá đơn đó chính là một loại chứng từ kế toán do người bán lập (người bán là tổ chức, cá nhân) nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Hiện nay, quy định của pháp luật về hoá đơn quy định có hai hình thức hoá đơn đó chính là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hoá đơn điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do những người bán hàng (bao gồm tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ) lập bằng phương tiện điện tử nhằm mục đích ghi nhận các thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, về pháp luật về thuế, bao gồm có cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền mà có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hoá đơn điện tử có hai dạng đó chính là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chính là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp cho mã trước khi người bán hàng hóa, cung cấp dịch (gồm tổ chức và cá nhân) vụ gửi cho người mua. Trong đó, mã của cơ quan thuế hiện trên hóa đơn điện tử bao gồm có số giao dịch và số giao dịch chính là một dãy số duy nhất do chính hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và đi cùng là một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên các thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đó chính là hóa đơn điện tử do người (đối với tổ chức) bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho những người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in chính là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do chính cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức, cá nhân thuộc những đối tượng và trường hợp được phép mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật theo quy định để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Những đối tượng, trường hợp đó được quy định cụ thể tại Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn chứng từ, cụ thể:
– Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Cục Thuế) đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (nếu đủ điều kiện) theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này.
Hiện nay, có 04 loại hoá đơn, đó chính là:
– Hóa đơn giá trị gia tăng
– Hóa đơn khác gồm: Tem; vé; thẻ;
– Các loại phiếu, chứng từ như phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
3. Huỷ hoá đơn được áp dụng trong các trường hợp nào?
Hủy hóa đơn chính là việc những người bán hàng, cung cấp dịch vụ (cá nhân và tổ chức) làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Rất nhiều người hay nhầm lẫn giữa việc “hủy hóa đơn” và tiêu huỷ hoá đơn, bản chất hai vấn đề này là khác nhau. Đối với vấn đề hủy hóa đơn, khi huỷ hoá đơn thì hóa đơn vẫn sẽ tồn tại ở đó duy chỉ về mặt giá trị thì đã mất. Còn đối với việc tiêu hủy hóa đơn, khi tiêu huỷ hoá đơn thì có nghĩa là hóa đơn sẽ bị mất giá trị sử dụng và nó không còn tồn tại trên hệ thống trong trường hợp là hóa đơn điện tử hoặc không còn tồn tại trên thực tế trong trường hợp là hóa đơn giấy.
Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn chứng từ quy định về việc xử lý hoá đơn có sai sót:
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Như vậy, huỷ hoá đơn được áp dụng trong trường hợp người bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót.
Thêm nữa, tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019 về hoá đơn, chứng từ có quy định như sau:
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Có nghĩa là, không những trong trường hợp hoá đơn bị sai sót nhưng người bán chưa gửi cho người mua phải tiến hành huỷ hoá đơn mà cả trong trường hợp khi người bán thu tiền trước mà sau đó lại chấm dứt việc cung cấp dịch vụ cũng phải tiến hành huỷ hoá đơn.
