Mẫu quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu qua mạng

1. Mẫu quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu qua mạng mới nhất: 

QUYẾT ĐỊNH

V/v Phê duyệt hồ sơ mời thầu

Gói thầu [tên gói thầu]

Thuộc dự án [tên dự án]

[ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CHỦ ĐẦU TƯ]

Căn cứ Luật Đấu thầu số …

Căn cứ Nghị định số …/…./NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Căn cứ Quyết định số ……/……. ngày ..…/..…/..….. của [tên người quyết định đầu tư] về việc phê duyệt dự án [tên dự án]; 

Căn cứ Quyết định số ……/……. ngày ..…/..…/..….. của [tên người có thẩm quyền] về việc phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu [tên kế hoạch lựa chọn nhà thầu];

Căn cứ Báo cáo thẩm định số ……/……. ngày ..…/..…/..….. của [tên đơn vị thẩm định] về việc thẩm định hồ sơ mời thầu gói thầu [tên gói thầu];

Căn cứ [các văn bản pháp lý liên quan khác]

Xét đề nghị của [tên đơn vị trình] tại Tờ trình số ……/……. ngày ..…/..…/..….. về việc phê duyệt hồ sơ mời thầu gói thầu [tên gói thầu],

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Phê duyệt hồ sơ mời thầu gói thầu [tên gói thầu] thuộc dự án [tên dự án] (Hồ sơ kèm theo).

Điều 2. Căn cứ nội dung Hồ sơ mời thầu đã được phê duyệt tại Điều 1, [tên đơn vị trình] tổ chức thực hiện các bước tiếp theo theo quy định hiện hành.

Điều 3. [Tên đơn vị trình], Tổ thẩm định, các cá nhân và đơn vị liên quan căn cứ Quyết định này để thực hiện.

Điều 4. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

2. Hồ sơ mời thầu là gì?

2.1. Khái niệm đấu thầu: 

Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Có thể hiểu, đấu thầu là quá trình chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của mình. Trong đó, bên mua sẽ tổ chức đấu thầu để bên bán (các nhà thầu) cạnh tranh nhau. Mục tiêu của bên mua là có được các hàng hóa và dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của mình về kĩ thuật, chất lượng và chi phí thấp nhất. Mục đích của nhà thầu là giành được quyền cung cấp mua hàng hóa, dịch vụ đó với giá đủ bù đắp các chi phí đầu vào và đảm bảo mức lợi nhuận cao nhất có thể. Như vậy, bản chất của đấu thầu đã được xã hội thừa nhận như 1 sự cạnh tranh lành mạnh để được thực hiện 1 việc nào đó, một yêu cầu nào đó.

2.2.  Đặc điểm của đấu thầu:

– Thứ nhất: Đấu thầu là 1 hoạt động thương mại. Trong đó bên dự thầu là các thương nhân có đủ điều kiện và mục tiêu mà bên dự thầu hướng tới là lợi nhuận, còn bên mời thầu là xác lập được hợp đồng mua bán hàng hóa, sử dụng dịch vụ với các điều kiện tốt nhất cho họ. Đấu thầu mang lại lợi ích thương mại cho cả bên dự thầu và bên mời thầu (Dựa theo mục tiêu lợi nhuận của họ).

– Thứ hai: Đấu thầu là 1 giai đoạn tiền hợp đồng. Hoạt động đấu thầu luôn gắn với quan hệ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trong nền kinh tế đấu thầu không diễn ra như 1  hoạt động độc lập, nó chỉ xuất hiện khi con người có nhu cầu mua sắm hàng hóa và sử dụng dịch vụ. Tức hoạt động đấu thầu phải có sự tham gia giữa bên mời thầu (bên mong muốn tìm đối tác có khả năng kinh tế, phục vụ lợi ích kinh tế của họ), và bên mời thầu (bên có nhu cầu đầu tư để tìm kiếm lợi nhuận). Mục đích cuối cùng của đấu thầu là là giúp bên mời thầu tìm ra chủ thể có khả năng cung cấp hàng hóa, dịch vụ với chất lượng và giá cả tốt nhất. Sau khi quá trình đấu thầu hoàn tất, người trúng thầu sẽ cùng với người tổ chức đấu thầu đàm phán, để kí hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hay xây lắp công trình.

– Thứ ba: Chủ thể tham gia quan hệ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ. Trong hoạt động đấu thầu có thể xuất hiện bên thứ ba như các công ty tư vấn giúp lập hồ sơ mời thầu, chuyên gia giúp đỡ, đánh giá hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên đây là hoạt động không qua trung gian, không có thương nhân làm dịch vụ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ cho thương nhân khác nhận thù lao. 

– Thứ tư: Hình thức pháp lí của quan hệ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu. Hồ sơ mời thầu là văn bản pháp lý do bên mời thầu lập, trong đó có đầy đủ những yêu cầu về kĩ thuật, tài chính và thương mại của hàng hóa cần mua sắm, dịch vụ cần sử dụng. Còn hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực, mức độ đáp ứng của bên dự thầu trước các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu sẽ gửi hồ sơ mời thầu cho các đối tượng nhất định. Những đối tượng này sẽ xem xét hồ sơ mời thầu, tìm hiểu, và từ đó đưa ra quyết định có tham gia dự thầu hay không. Nếu tham gia dự thầu, những đối tượng này sẽ nộp hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu. Bên mời thầu sẽ tiếp nhận hồ sơ, chuẩn bị tiến hành mở thầu. 

– Thứ năm: Giá của gói thầu: xét trên góc độ giá cả thì đấu thầu cần thiết phải có sự khống chế về giá, gọi là giá gói thầu hoạch dự toán – được đưa ra bởi bên mời thầu theo khả năng tài chính của bên mời thầu. Bên dự thầu đưa ra giá cao hơn khả năng tài chính của bên mời thầu thì dù có tốt đến mấy cũng khó có thể thắng thầu. Tức, giá của gói thầu phải phù hợp với tài chính của các bên tham gia dự thầu. điều này đòi hỏi chủ thầu trước khi tiến hành mở thầu phải tiến hành tìm hiểu khả năng tài chính của các bên tham gia, để từ đó đưa ra mức giá khi tiến hành đấu thầu. 

2.3. Hồ sơ mời thầu: 

– Bên mời thầu là bên cỏ nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện một công việc nào đó. Tuy nhiên không phải trong môi trường hợp, bên mời thầu đều là người sở hữu nguồn vốn để mua sản hàng hóa, dịch vụ đó. Một số trường hợp nguồn vốn để thực hiện đầu thiếu là do người khác sở hữu và như vậy chủ sở hữu nguồn vốn sẽ giữ vai trò chi phối nhất định đối với gói thầu. Theo quy định tại khoản 1 Điều 214 Luật Thương mại 2005, bên mời thầu không nhất định phải là thương nhân. Tuy nhiên với cách hiểu đấu thầu hàng hóa, dịch sự là một hoạt động thương mại nhằm mục tiêu sinh lợi thị bên mời thầu chủ yếu sẽ là thương nhân để đảm bảo mục đích trên.

– Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Hồ sơ mời thầu được xem là phương thức để chủ thầu tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho mình, quảng bá hoạt động đấu thầu cho nhiều đối tượng, nhằm thu hút nhiều chủ thể dự thầu.

– Để có thể làm hồ sơ mời thầu, chủ thầu cần phải tuân theo các quy tắc, thủ tục như sau:

+ Bước 1: Xác định loại gói thầu

+ Bước 2: Xác định hình thức đấu thầu và phương thức đấu thầu

+ Bước 3: Xác định các mẫu hồ sơ mời thầu

+ Bước 4: Xây dựng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm

+ Bước 5: Xây dựng các yêu cầu về năng lực thực hiện hợp đồng tương tự

+ Bước 6: Xây dựng các yếu tố kỹ thuật

+ Bước 7: Xây dựng yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận

+ Bước 8: Xây dựng yêu cầu về tài chính, thương mại

Chỉ khi đảm bảo các bước, trình tự nêu trên, hồ sơ mời thầu mới được hợp thức hóa về mặt pháp lý. Từ đó, chủ thầu có thể gửi hồ sơ mời thầu để tìm kiếm các nhà dự thầu.