Trong quản trị doanh nghiệp, quy chế hoạt động của Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành công ty hợp lý và hiệu quả. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào về mẫu quy chế hoạt động của Ban giám đốc công ty?
Mục lục bài viết
1. Mẫu quy chế hoạt động của Ban giám đốc công ty:
QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN GIÁM ĐỐC VÀ CÁC PHÒNG BAN GIÚP VIỆC
Mục lục
Điều 1.Những căn cứ pháp lý.
Điều 2.Mục đích ban hành, phạm vi điều chỉnh và đối tượng điều chỉnh.
Điều 3.Giải thích từ ngữ.
Điều 4.Vị trí, chức năng của Tổng Giám đốc.
Điều 5.Quyền hạn và nhiệm vụ của Tổng Giám đốc.
Điều 7.Nghĩa vụ của Tổng Giám đốc.
Điều 8.Tiêu chuẩn, điều kiện để làm Tổng Giám đốc.
Điều 9.Bổ nhiệm, bãi miễn Tổng Giám đốc.
Điều 10.Những trường hợp đương nhiên bị chấm dứt tư cách của Tổng Giám đốc.
Điều 11.Phân công – Uỷ quyền.
Điều 12.Tiền lương và lợi ích khác của Tổng Giám đốc.
Điều 13.Cơ cấu tổ chức của bộ máy giúp việc.
Điều 14.Địa vị pháp lý của bộ máy giúp việc.
Điều 15.Quyền hạn và nhiệm vụ chung của bộ máy giúp việc.
Điều 16.Nghĩa vụ chung của bộ máy giúp việc.
Điều 18.Tiêu chuẩn đối với Phó Tổng Giám đốc.
Điều 19.Nguyên tắc hoạt động của các Phòng ban.
Điều 20.Tiêu chuẩn chung đối với người đứng đầu Phòng ban.
Điều 21.Nguyên tắc điều hành của Tổng Giám đốc.
Điều 22.Cơ chế điều hành của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc.
Điều 23.Các cuộc tiếp khách Công ty của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc.
Điều 24.Việc đi Công tác của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc.
Điều 25.Chế độ báo cáo và tổ chức cuộc họp.
Điều 26.Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Phó Tổng Giám đốc, các Chi nhánh và Công ty con của Công ty.
Điều 27.Chức năng, nhiệm vụ của Phòng TC – HC.
Điều 28.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Tài chính – Kế toán.
Điều 29.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Kỹ thuật – Kinh tế.
Điều 30.Phòng Giám sát nội bộ.
Điều 31. Nguyên tắc, mục tiêu hoạt động của Phòng Giám sát nội bộ.
Điều 32. Nhiệm vụ của Phòng Giám sát nội bộ.
Điều 33. Trưởng Phòng Giám sát nội bộ và phân công nhiệm vụ trong Phòng Giám sát nội bộ.
Điều 34.Quan hệ giữa các Phòng ban.
Điều 35.Chế độ làm việc của các Phòng ban.
Điều 36.Sửa đổi, bổ sung.
Điều 37.Tổ chức thực hiện.
QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN GIÁM ĐỐC VÀ CÁC PHÒNG BAN GIÚP VIỆC
(được ban hành kèm theo Nghị quyết số …./……, ngày …/…/…, của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần …………..)
A – PHẦN MỞ ĐẦU
Điều 1. Những căn cứ pháp lý
2. Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công ty Cổ phần …………..;
3. Quy chế Tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần …………..;
Điều 2. Mục đích ban hành, phạm vi điều chỉnh và đối tượng điều chỉnh
1. Mục đích: Quy chế này được ban hành nhằm tạo điều kiện làm cho hoạt động của Ban Giám đốc và bộ máy giúp việc trở nên hiệu quả, đi vào nề nếp và có chất lượng.
2. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này điều chỉnh các chức năng, nhiệm vụ và hoạt động phối hợp của Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, các phòng/bộ phận giúp việc;
3. Sàn giao dịch bất động sản, nhà khách, các chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.
4. Đối tượng điều chỉnh
a. Cơ cấu tổ chức của Công ty.
b. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc.
c. Chế độ làm việc của Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc.
d. Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban;
e. Chế độ làm việc, hội họp, công tác trong các phòng ban
f. Phối hợp, điều hành.
Điều 3. Giải thích từ ngữ:
1. “Công ty” có nghĩa là Công ty Công ty Cổ phần …………..;
2. “Hội đồng quản trị” có nghĩa là Hội đồng quản trị của Công ty;
3. “Pháp luật” có nghĩa là tất cả các văn bản được quy định tại Điều 1 Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;
4. “Phòng/ban/bộ phận” có nghĩa là các phòng ban, bộ phận chuyên môn, sản xuất kinh doanh giúp việc cho Ban Giám đốc, không bao gồm các chi nhánh, văn phòng đại diện.
5. “Luật Doanh nghiệp” có nghĩa là Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ 8 Quốc hội khóa XI ngày 29/11/2005;
6. “Điều lệ” có nghĩa là Điều lệ Tổ chức và Hoạt động hiện hành của Công ty;
7. “Công ty con”: Một công ty được coi là công ty con của Công ty phải thuộc các trường hợp sau đây:
– Công ty sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông đã phát hành của công ty đó;
– Công ty có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp bổ nhiệm đa số hoặc tất cả các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng Giám đốc của công ty đó;
– Công ty có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty đó.
8. “Công ty có vốn góp của Công ty” là các công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty Cổ phần, công ty liên doanh mà trong đó Công ty là thành viên, là cổ đông, là một bên liên doanh nhưng không đủ điều kiện là công ty con Công ty theo định nghĩa tại Khoản 1.5 Điều này.
9. “Công ty thành viên” bao gồm Công ty con và Công ty có vốn góp chi phối của Công ty.
10. “Công việc hàng ngày” có nghĩa là những hoạt động của cán bộ quản lý, người lao động diễn ra hàng ngày liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty;
B- PHẦN NỘI DUNG
Chương I
VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BAN GIÁM ĐỐC
Điều 4. Vị trí, chức năng của Tổng Giám đốc
1. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi miễn;
2. Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao;
3. Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty;
Điều 5. Quyền hạn và nhiệm vụ của Tổng Giám đốc
1. Đối với các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày của công ty
a. Trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ để giải quyết các công việc hàng ngày của công ty, bao gồm các công việc sau:
– Phân công giải quyết công việc cho các Phó Tổng Giám đốc;
– Giao nhiệm vụ cho Kế toán trưởng, người đứng đầu phòng ban thực thi các công việc; để triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng.
– Thu thập các thông tin liên quan đến các công việc hằng ngày của Công ty;
– Ra quyết định giải quyết các công việc hằng ngày;
– Kiểm tra nắm tình hình sản xuất, kinh doanh, an ninh trật tự và môi trường;
b. Quyết định kịp thời mọi vấn đề phát sinh liên quan đến công việc hàng ngày của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
c. Báo cáo Hội đồng quản trị những vấn đề không thuộc thẩm quyền xử lý, đồng thời đề xuất phương án giải quyết;
d. Thực hiện các giao dịch với khách hàng và các cơ quan quản lý nhà nước theo lịch công tác;
e. Đại diện cho Công ty trước các vụ tranh tụng giải quyết các tranh chấp dân sự kinh tế; Không được thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc người/bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện.
f. Lập kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao;
g. Ký các chứng từ và các hợp đồng, giao dịch theo thẩm quyền;
h. Ký các văn bản quản lý Công ty theo thẩm quyền;
i. Trình Hội đồng quản trị các hợp đồng, văn bản quản lý Công ty thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị phê duyệt, chấp thuận;
2. Đối với việc tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị
a. Lập phương án, kế hoạch, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
b. Giao nhiệm vụ, đôn đốc cán bộ quản lý cấp dưới thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
3. Đối với việc thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư của Công ty
a. Kiểm tra đôn đốc cán bộ công nhân viên thực hiện các dự án đầu tư và kế hoạch kinh doanh của Công ty;
b. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty;
c. Trực tiếp xử lý hoặc đề xuất các biện pháp xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án đầu tư, kế hoạch kinh doanh và đề xuất các biện pháp khắc phục
4. Đối với vấn đề tài chính
a. Lập báo cáo tài chính hàng năm trình Hội đồng quản trị;
b. Nắm chắc tình hình tài chính của Công ty để phân bổ nguồn tài chính hợp lý thực hiện các dự án và các công việc cụ thể theo kế hoạch đã được Hội đồng quản trị phê duyệt;
c. Kiến nghị chiến lược tài chính của Công ty: kế hoạch tài chính dài hạn 10 (mười) năm, trung hạn 5 (năm) năm;
d. Kiến nghị quy chế tài chính phù hợp với các quy định pháp luật về tài chính và đặc thù kinh doanh của Công ty;
e. Xây dựng phương án sử dụng vốn, phương án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức, trích lập và sử dụng các quỹ trình Hội đồng quản trị quyết định hoặc trình Đại hội đồng cổ đông quyết định;
f. Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty (sau đây gọi là bản dự toán) phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh. Bản dự toán hàng năm (bao gồm cả bảng cân đối kế toán, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền dự kiến) cho từng năm tài chính sẽ phải được trình cho Hội đồng quản trị để thông qua và phải bao gồm những thông tin quy định tại các quy chế của Công ty;
5. Đối với vấn đề nhân lực
a. Kiến nghị với Hội đồng quản trị về số lượng và các loại cán bộ quản lý cần thiết để quản lý và điều hành Công ty;
b. Ký kết
c. Quyết định tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức lương đối với các chức danh của cán bộ quản lý không thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị;
d. Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng người lao động theo quy định của Hội đồng quản trị, phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Quyết định mức lương, phụ cấp (nếu có) cho người lao động trong Công ty theo quy định của Công ty về tiền lương, tiền công;
e. Tổ chức, biên chế bộ máy điều hành Công ty
– Nắm vững trình độ, khả năng của các cán bộ thuộc thẩm quyền để xây dựng phương án bố trí cán bộ phù hợp, hiệu quả;
– Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các đơn vị đảm bảo gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả cao;
– Xây dựng tiêu chuẩn các chức danh cán bộ quản lý;
– Xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật;
f. Xây dựng phương án đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty
– Quy hoạch cán bộ quản lý kế cận.
– Lập kế hoạch đào tạo cán bộ ở trong nước và gửi đi đào tạo ở nước ngoài.
– Lập kế hoạch đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học công nghệ phù hợp với hoạt động của Công ty.
– Tổ chức bồi dưỡng trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty theo kế hoạch được duyệt
g. Xây dựng tiêu chuẩn chức danh, quy trình bổ nhiệm cán bộ;
h. Miễn nhiệm khi năng lực cán bộ không đáp ứng được yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn của chức danh cán bộ đảm nhiệm, sức khoẻ không đủ đảm bảo yêu cầu công tác;
i. Bãi nhiệm, cách chức khi cán bộ vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty, quy chế quản lý và các quy định khác của Công ty đối với từng chức danh cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền.
j. Tạm đình chỉ chức vụ của các cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm, bãi miễn của Hội đồng quản trị khi phát hiện vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty, quy chế quản lý và các quy định khác của Công ty hoặc khi các bộ này không đủ khả năng đảm nhận các công việc do Tổng Giám đốc phân công. Tổng Giám đốc phải gửi thông báo về quyết định tạm đình chỉ này đến Hội đồng quản trị để xem xét và cho quyết định cuối cùng.
6. Đối với vấn đề phát triển thị trường
a. Xây dựng chiến lược phát triển thị trường trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
b. Khảo sát đánh giá tình hình thị trường ngoài nước, thị trường khu vực và thế giới;
c. Khảo sát đánh giá tình hình trong nước;
d. Chính sách quảng cáo khuyến mại và bảo hành;
e. Chính sách bán hàng và chăm sóc khách hàng.
7. Đối với vấn đề về ký hợp đồng và các văn bản quản lý Công ty
Thẩm quyền quyết định và ký các loại hợp đồng và văn bản quản lý Công ty tuân theo các quy định tại Quy chế này, Điều lệ Công ty và theo quy định của Hội đồng quản trị.
Điều 7. Nghĩa vụ của Tổng Giám đốc
1. Tuân thủ pháp luật, Điều lệ Công ty, các Quy chế, quy định quản lý nội bộ của Công ty; Tuân thủ các quyết định/nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị;
2. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Công ty;
3. Trung thành với lợi ích của Công ty; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của Công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
4. Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho Công ty về các doanh nghiệp mà Tổng Giám đốc và người có liên quan của Tổng Giám đốc làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối; thông báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của Công ty;
5. Không được tăng lương, trả thưởng khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ đến hạn;
6. Báo cáo trước Hội đồng quản trị về các công việc đã thực hiện khi Hội đồng quản trị yêu cầu;
7. Công khai các lợi ích liên quan, bao gồm:
a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, số và ngày cấp Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mà họ có sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; tỷ lệ và thời điểm sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó;
b. Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng cổ phần hoặc phần vốn góp trên 35% vốn điều lệ;
c. Việc kê khai theo quy định tại Điểm a và b Khoản này phải được thực hiện trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày phát sinh lợi ích liên quan; việc sửa đổi, bổ sung phải được khai báo với Công ty trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày có sửa đổi, bổ sung tương ứng;
d. Việc kê khai các lợi ích liên quan của Tổng Giám đốc phải được thông báo cho Hội đồng quản trị tại cuộc họp thường niên và được niêm yết, lưu giữ tại trụ sở chính của Công ty. Thành viên Hội đồng quản trị, người uỷ quyền của thành viên Hội đồng quản trị có quyền xem xét nội dung kê khai bất cứ lúc nào nếu xét thấy cần thiết;
8. Tổng Giám đốc nhân danh cá nhân hoặc nhân danh người khác để thực hiện công việc dưới mọi hình thức trong phạm vi công việc kinh doanh của Công ty đều phải giải trình bản chất, nội dung của công việc đó trước Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát (nếu có) và chỉ được thực hiện khi được đa số thành viên còn lại của Hội đồng quản trị chấp thuận; nếu thực hiện mà không khai báo hoặc không được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị thì tất cả thu nhập có được từ hoạt động đó thuộc về Công ty;
9. Bồi thường thiệt hại: Khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả mà không thông báo kịp thời với Hội đồng quản trị và các chủ nợ, không tìm được biện pháp khắc phục để duy trì hoạt động của Công ty thì Tổng Giám đốc phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra, nếu lỗi là do quyết định điều hành của mình gây nên thì phải bồi thường.
Điều 8. Tiêu chuẩn, điều kiện để làm Tổng Giám đốc
1. Có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp;
2. Là người có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh hoặc trong các ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty.
3. Không được đồng thời làm Tổng Giám đốc/ Giám đốc tại doanh nghiệp khác.
Điều 9. Bổ nhiệm, bãi miễn Tổng Giám đốc
1. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm;
2. Tổng Giám đốc bị bãi miễn, cách chức bất cứ lúc nào theo quyết định của Hội đồng quản trị; Sau khi quyết định cách chức, bãi miễn Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị sẽ xem xét xử lý
3. Tổng Giám đốc bị Hội đồng quản trị bãi miễn trong các trường hợp sau:
a. Bị truy cứu về các tội danh: buôn lậu, trốn thuế, biển thủ tài sản của Công ty, đưa hối lộ, nhận hối lộ, lãng phí của công, lấy tài sản của Công ty đem cho người khác;
b. Để Công ty thua lỗ 02 năm liên tiếp (trừ trường hợp chứng minh được là không do lỗi điều hành của mình).
c. Vi phạm nghiệm trọng nghĩa vụ điều hành, cụ thể gồm:
– Không chấp hành quyết định của Hội đồng quản trị (trừ trường hợp chứng minh được rằng quyết định của Hội đồng quản trị là không hợp pháp hoặc việc thực hiện quyết định đó sẽ gây thiệt hại cho Công ty);
– Trong quá trình điều hành gây thiệt hại cho Công ty;
– Có hành vi lạm dụng vị thế ký kết các hợp đồng dân sự, kinh tế để thu lợi cho cá nhân, cho người mình có liên quan;
– Vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty;
– Có hành vi chuyển dịch cơ hội kinh doanh của Công ty cho người có liên quan, cho công ty, doanh nghiệp mà ở đó mình có lợi ích;
– Tiết lộ bí mật Công ty không được Hội đồng quản trị chấp thuận;
– Ký kết các hợp đồng bị vô hiệu gây thiệt hại cho Công ty;
– Không thực hiện nhiệm vụ của mình một cách trung thực, mẫn cán, không vì lợi ích cao nhất của Công ty;
– Sử dụng tài sản của Công ty thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác;
– Không công khai các lợi ích, không kê khai trung thực lý lịch kinh doanh của mình và người có liên quan để Công ty giám sát.
Điều 10. Những trường hợp đương nhiên bị chấm dứt tư cách của Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc đương nhiên bị mất tư cách Tổng Giám đốc nếu thuộc ít nhất một trong các trường hợp sau:
1. Không đủ tiêu chuẩn, điều kiện để làm Tổng Giám đốc theo quy định của Quy chế này;
2. Có đơn xin từ chức được Hội đồng quản trị chấp thuận;
3. Hợp đồng thuê Tổng Giám đốc hết thời hạn;
4. Mất quyền công dân do theo quyết định của Tòa án;
5. Công ty bị giải thể, phá sản theo quyết định của Toà án.
6. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Điều 11. Phân công – Ủy quyền
Tổng Giám đốc được phân công uỷ quyền, uỷ nhiệm những quyền của mình cho cấp dưới thuộc quyền.
1. Tổng Giám đốc được phân công, uỷ quyền cho Phó Tổng Giám đốc hoặc người khác thay mặt mình giải quyết một số công việc của Công ty trong phạm vi thẩm quyền của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm pháp lý về việc uỷ quyền, uỷ nhiệm của mình.
2. Mọi phân công, uỷ quyền, uỷ nhiệm có liên quan tới con dấu của Công ty đều phải thực hiện bằng văn bản.
Điều 12. Tiền lương và lợi ích khác của Tổng Giám đốc
1. Mức lương, tiền thù lao, lợi ích và các điều khoản khác trong hợp đồng lao động đối với Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị quyết định;
2. Tổng Giám đốc được trả tiền lương, tiền thưởng và các lợi ích khác theo kết quả và hiệu quả kinh doanh;
3. Tiền lương và lợi ích khác của Tổng Giám đốc được tính vào chi phí kinh doanh của Công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp và phải được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của Công ty và phải báo cáo Hội đồng quản trị tại cuộc họp gần nhất.
4. Tổng Giám đốc được Công ty trang bị các phương tiện làm việc và trang trải một số chi phí. Các phương tiện trang bị cho Tổng Giám đốc làm việc và các khoản chi phí, mức chi phục vụ cho Tổng Giám đốc (tiền điện thoại, tiền đi lại…) sẽ được quy định trong các quy chế khác của Công ty hoặc theo quyết định cụ thể của Hội đồng quản trị.
Chương II
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ MÁY GIÚP VIỆC
Điều 13. Cơ cấu tổ chức của bộ máy giúp việc:
Bộ máy giúp việc cho Tổng Giám đốc bao gồm:
1. Các Phó Tổng Giám đốc
2. Kế toán trưởng;
3. Các Phòng/ ban:
a. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp (sau đây gọi tắt là Phòng TC-HC);
b. Phòng Tài chính – Kế toán (sau đây gọi tắt là phòng Kế toán)
c. Phòng Kỹ thuật – Kinh tế (sau đây gọi tắt là phòng Kỹ thuật)
d. Phòng Giám sát nội bộ
e. Các phòng, ban khác do Hội đồng quản trị quyết định thành lập trong từng thời kỳ.
4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức;
Điều 14. Địa vị pháp lý của bộ máy giúp việc
1. Bộ máy giúp việc bao gồm các phòng ban chuyên môn tham mưu, giúp Tổng Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ;
2. Các phòng ban chuyên môn giúp việc chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ được Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc phân công và giao phó;
3. Bộ máy giúp việc có trách nhiệm cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của Công ty cho thành viên Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị.
Điều 15. Quyền hạn và nhiệm vụ chung của bộ máy giúp việc
1. Tham mưu, trợ giúp Tổng Giám đốc thực hiện các công việc hàng ngày theo sự phân công, ủy quyền của Tổng Giám đốc;
2. Phân công nhiệm vụ cho các cán bộ công nhân viên hoàn thành công việc Tổng Giám đốc giao;
3. Đôn đốc các cán bộ công nhân viên trong Công ty thực hiện các công việc một cách tốt nhất;
4. Kiến nghị lên Tổng Giám đốc phương án xử lý các vấn đề phát sinh trong trong việc điều hành hàng ngày của Công ty.
Điều 16. Nghĩa vụ chung của bộ máy giúp việc:
1. Tuân thủ pháp luật, Điều lệ Công ty, các quy chế quản lý nội bộ, các quyết định của Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc,
2. Tuân thủ sự phân công, giao việc của Tổng Giám đốc;
3. Chấp hành nghiêm chỉnh các quyết định điều hành của Tổng Giám đốc;
4. Thực hiện các nghĩa vụ khác theo Điều lệ Công ty và các quy chế quản lý nội bộ và các quyết định khác của Hội đồng quản trị;
Điều 18. Tiêu chuẩn đối với Phó Tổng Giám đốc
Phó Tổng Giám đốc phải có các tiêu chuẩn sau:
1. Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; Có đạo đức tốt
2. Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp;
3. Có trình độ đại học trở lên và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty. Trường hợp cá nhân không đáp ứng được tiêu chuẩn này nếu được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị thì vẫn có thể trở thành Phó Tổng Giám đốc.
4. Có sức khỏe đảm bảo công tác;
5. Không kiêm nhiệm bất cứ chức vụ điều hành nào ở bất cứ doanh nghiệp nào khác.
Điều 19. Nguyên tắc hoạt động của các phòng ban:
1. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Công ty, Ban Giám đốc về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng ban của mình. Các Phó Trưởng phòng, trưởng bộ phận, nhân viên thuộc phòng là người giúp việc và chịu sự phân công, chỉ đạo của Trưởng Phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Công ty về các nhiệm vụ được giao phó, ủy nhiệm;
2. Các Cán bộ, nhân viên của phòng thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân và chấp hành sự phân công trực tiếp của Trưởng Phòng. Trong trường hợp Ban Giám đốc trực tiếp điều động, phân công các nhân viên thực hiện các công việc đột xuất thì phải thông báo cho Trưởng Phòng ngay sau đó để theo dõi, kiểm tra, đồng thời nhân viên thi hành có trách nhiệm báo cáo với Trưởng phòng trước khi thực thi.
Điều 20. Tiêu chuẩn chung đối với người đứng đầu phòng ban
Người đứng đầu các Phòng ban phải có các tiêu chuẩn sau đây:
1. Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; Có đạo đức tốt.
2. Có trình độ đại học hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực được phụ trách hoặc có kinh nghiệm ít nhất 01 (một) năm trong hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Công ty.
3. Có các chứng chỉ chuyên môn theo quy định của pháp luật (nếu có).
4. Có sức khỏe đảm bảo công tác.
Chương III
CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA BAN GIÁM ĐỐC VÀ BỘ MÁY GIÚP VIỆC
Điều 21. Nguyên tắc điều hành của Tổng Giám đốc
1. Tôn trọng lợi ích tối đa của Công ty và các thành viên; tuân thủ pháp luật, Điều lệ Công ty, Quy chế Hội đồng quản trị, các quyết định của Hội đồng quản trị, các quy chế khác của Công ty;
2. Tổng Giám đốc có thẩm quyền quyết định cao nhất trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty;
Điều 22. Cơ chế điều hành của Tổng Giám đốc, Phó tổng giám đốc
1. Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc và Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu các phòng ban/bộ phận Công ty họp giao ban 01 tuần/một lần vào ngày thứ Hai, trường hợp thứ Hai rơi vào ngày nghỉ lễ, hoặc Công ty có sự kiện lớn phải tổ chức hoặc cả Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc đều vắng mặt thì cuộc họp giao ban sẽ được sắp xếp vào một ngày thích hợp, gần nhất.
2. Các Phòng ban có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, nội dung báo cáo tại cuộc họp; Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu phòng ban chỉ được phép vắng mặt trong những trường hợp đặc biệt và phải báo cáo trước cho Tổng Giám đốc biết.
3. Hàng tháng một lần, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu các phòng ban họp để thông tin, phổ biến công tác, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, các mặt quản lý, chấn chỉnh, khắc phục rút kinh nghiệm trong các mặt công tác.
4. Tổng Giám đốc tổ chức cuộc họp sơ kết hàng quý toàn Công ty để đánh giá toàn bộ hoạt động điều hành của Tổng Giám đốc và bộ máy giúp việc
5. Ngoài các cuộc họp thường kỳ, Tổng Giám đốc có quyền triệu tập họp bất thường khi nào xét cần thiết.
6. Phòng TCHC có trách nhiệm thông báo triệu tập hội nghị, họp đúng thành phần; tổ chức ghi biên bản trong các lần Hội nghị và ra thông báo những nội dung cần thiết trong kết luận của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc để các phòng, các đơn vị thuộc Công ty để thực hiện.
7. Các chức danh trong thành phần mời họp phải đến họp đúng giờ, đúng thành phần và chuẩn bị đầy đủ nội dung theo yêu cầu. Trường hợp vắng mặt tại cuộc họp và cử người đi thay thì phải báo cáo trước lý do với Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc chủ trì cuộc họp đó.
8. Ngoài các cuộc họp giữa Tổng Giám đốc và các phòng ban, từng phòng ban phải chủ động báo cáo hoặc làm việc trực tiếp với Tổng Giám đốc để Tổng Giám đốc kịp thời nắm được tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình quản trị nội bộ của Công ty.
9. Trong trường hợp giải quyết các công việc có liên quan đến từ 02 phòng ban trở lên và các phòng ban không thống nhất ý kiến với nhau, Phòng TCHC tập hợp các ý kiến trình Tổng Giám đốc quyết định.
10. Các đơn vị trực thuộc muốn mời Tổng Giám đốc Công ty dự họp, dự tiếp khách phải đăng ký với Phòng TCHC để báo cáo Tổng Giám đốc bố trí thời gian tham dự.
Điều 23. Các cuộc tiếp khách công ty của Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc
1. Phòng TC – HC bố trí tổ chức các cuộc tiếp khách căn cứ theo đề nghị của: (i) các phòng ban hoặc theo đề nghị của khách và được Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc chấp thuận; (ii) theo chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc.
2. Phòng TCHC có trách nhiệm đệ trình lên Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc đề nghị tiếp khách theo Khoản 1 Điều này.
3. Phòng TCHC và các Phòng ban có liên quan đến cuộc tiếp khác có trách nhiệm tham dự cuộc tiếp khách trừ khi Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc có chỉ đạo khác.
Điều 24. Việc đi công tác của Tổng Giám đốc, Phó tổng giám đốc
1. Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc đi công tác trong nước: Phòng TCHC có trách nhiệm chuẩn bị kế hoạch đi công tác, các phòng ban chuyên môn có trách nhiệm chuẩn bị nội dung chuyến công tác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc.
2. Việc đi công tác nước ngoài của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc theo quy định của Hội đồng quản trị và các quy định khác của Công ty.
3. Tổng Giám đốc đi công tác liên tục trong thời gian từ 30 ngày trở lên thì phải uỷ quyền cho Phó Tổng Giám đốc thay mặt giải quyết các công việc của Người đại diện theo pháp luật và các công việc khác thuộc thẩm quyền.
4. Công tác phí: theo quy định của Công ty về Công tác phí.
Điều 25. Chế độ báo cáo và tổ chức cuộc họp
1. Báo cáo được lập dưới hình thức văn bản và tệp dữ liệu điện tử;
2. Công ty chấp nhận cho các Phòng ban nộp báo cáo cho Tổng Giám đốc, qua mạng internet, mạng nội bộ của Công ty;
3. Tổng Giám đốc quy định cụ thể về các thông tin báo cáo định kỳ, thông tin báo cáo bất thường và biểu mẫu báo cáo căn cứ theo Quy chế này và các quy chế quản lý nội bộ khác của Công ty;
4. Các phòng ban, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đều phải có chương trình công tác hàng tuần, hàng tháng;
5. Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc phải tổ chức các cuộc họp và làm việc trực tiếp với các phòng ban mình phụ trách để nắm bắt tình hình hoạt động hàng ngày của công ty;
6. Tổng Giám đốc phải tổ chức các cuộc họp sơ kết hàng quý để đánh giá toàn bộ hoạt động điều hành của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và bộ máy giúp việc.
Điều 26. Quan hệ giữa Tổng giám đốc với Phó Tổng Giám đốc, các Chi nhánh và Công ty con của Công ty
1. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Phó Tổng Giám đốc
a. Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc Tổng Giám đốc, thực hiện các công việc do Tổng Giám đốc phân công, ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước Hội đồng quản trị và pháp luật về các nhiệm vụ được phân công và ủy quyền;
b. Phó Tổng Giám đốc có thể được Tổng Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản thay mặt Tổng Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ của Tổng Giám đốc khi Tổng Giám đốc vắng mặt tại Công ty;
2. Quan hệ giữa Tổng giám đốc với các công ty con, các công ty có cổ phần, vốn góp của Công ty
Các Công ty con, công ty liên kết không thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng Giám đốc. Trong vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính hợp nhất, khi có yêu cầu của Tổng Giám đốc, Người đại diện phần vốn góp, cổ phần của Công ty tại các công ty con phải cung cấp đầy đủ các báo cáo, tài liệu và thông tin cần thiết theo yêu cầu.
3. Quan hệ giữa Tổng giám đốc với Chi nhánh, giám đốc chi nhánh/đơn vị trực thuộc
a. Mọi điều hành chỉ đạo của Tổng giám đốc đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị trực thuộc khác tuân theo quy chế của các đơn vị này do Hội đồng quản trị ban hành; Trường hợp chưa có quy chế, Tổng giám đốc ban hành quy chế tạm thời cho các đơn vị này.
b. Giám đốc chi nhánh tham mưu giúp Tổng Giám đốc về hoạt động quản lý, kinh doanh tại chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc phụ trách trực tiếp về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền, phụ trách chung các công việc của Chi nhánh.
c. Các Trưởng phòng của Chi nhánh tham mưu cho Giám đốc chi nhánh trong lĩnh vực chuyên môn mình phụ trách. Các Trưởng phòng của Chi nhánh có trách nhiệm lập thực hiện các công việc do Giám đốc chi nhánh phân công, uỷ quyền và có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc chi nhánh và Trưởng phòng của Công ty phụ trách lĩnh vực của mình.
Điều 27. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính
1. Biên chế của Phòng TC – HC gồm: 01 Trưởng phòng, 01 phó phòng và các nhân viên hành chính, văn thư, bảo vệ, lái xe, nhân viên phục vụ và các nhân viên bổ trợ khác do Tổng giám đốc quyết định thành lập phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty.
TP TCHC là người đứng đầu và phụ trách Phòng TC – HC. Phòng TCHC có thể có 1 Phó Trưởng phòng giúp việc theo phân công của Trưởng phòng.
Tuỳ theo quy mô của Công ty theo từng thời kỳ mà Hội đồng quản trị quyết định số lượng nhân viên cụ thể của Phòng TC – HC.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng TC- HC
a. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng TC- HC
Trong công tác tổ chức:
· Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng mô hình tổ chức của Công ty và các đơn vị trực thuộc sao cho khoa học và hiệu quả;
· Nghiên cứu xây dựng các Quy trình, quy chế theo sự phân công của Tổng giám đốc, trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc phê duyệt;
· Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao động theo phân công của Tổng giám đốc;
· Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động; giải quyết các công việc có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động trong Công ty theo đúng chế độ chính sách của Nhà Nước và quy định của Công ty;
· Soạn thảo, trình Tổng giám đốc ký hợp đồng với người lao động và theo dõi, quản lý tình hình thực hiện hợp đồng lao động;
· Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của các phòng ban và cán bộ công nhân viên trong Công ty, kiến nghị Tổng giám đốc áp dụng các biện pháp khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm của người lao động;
· Phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc để giám sát, đánh giá chất lượng công việc của cán bộ công nhân viên hàng tháng, quý, năm để làm cơ sở tính lương, thưởng và đánh giá năng lực người lao động;
· Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền và báo cáo công việc để Tổng giám đốc giải quyết.
Trong công tác hành chính, tổng hợp
· Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Công ty.
· Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ;
· Cung cấp các tài liệu cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quan phục vụ công tác sản xuất, kinh doanh theo đề xuất được duyệt;
· Lập kế hoạch dự trù mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm trình Tổng giám đốc duyệt và thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch đã được duyệt;
· Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếp khách;
· Quan tâm đến đời sống cho cán bộ công nhân viên, thăm hỏi trong các dịp lễ tết, hiếu, hỉ, đảm bảo thực hiện chế độ trong các ngày này theo quy định của pháp luật và Công ty;
· Điều động phương tiện vận chuyển, đi lại phục vụ theo yêu cầu công tác theo quy định.
· Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, tham gia xây dựng các phương án phòng chống cháy nổ, lụt bão và an toàn vệ sinh lao động. Thực hiện lệnh Nghĩa vụ quân sự và các chính sách xã hội tại địa phương nơi đơn vị đăng ký hoạt động.
· Quản lý và phân công nhiệm vụ cho các tổ bổ trợ trực thuộc phòng.
· Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị của phòng ban, đơn vị trực thuộc trình Tổng giám đốc và phòng ban liên quan giải quyết ;
b. Quyền hạn của Phòng TC – HC:
· Được quyền tham mưu, đề xuất với Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc những vướng mắc, bất hợp lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
· Chủ động tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao theo quy định của Công ty và Luật lao động.
· Đề nghị các phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực hiện tốt công việc theo chức năng nhiệm vụ.
· Yêu cầu các phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên quan đến công tác tổ chức hành chính tổng hợp của Công ty.
· Có quyền đề xuất với lãnh đạo công ty việc điều động các phòng, ban khác hỗ trợ cùng giải quyết công việc nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của công ty.
· Đề nghị với Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc về công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao động theo luật hiện hành và quy chế của Công ty.
Điều 28. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Tài chính – Kế toán
1. Biên chế của Phòng Tài chính kế toán gồm: TP Tài chính – kế toán kiêm kế toán trưởng; nhân viên kế toán; nhân viên thủ quỹ. Tuỳ theo quy mô của Công ty theo từng thời kỳ mà Hội đồng quản trị quyết định số lượng nhân viên cụ thể của Phòng Tài chính – Kế toán.
Kế toán trưởng là người đứng đầu và phụ trách Phòng Tài chính – Kế toán. Phó TP giúp TP giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền theo phân công của Kế toán trưởng.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tài chính – Kế toán:
a. Chức năng của phòng Tài chính – Kế toán
· Đề xuất các hình thức và giải pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao nhất.
· Giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong việc chấp hành các quy định về tài chính, tín dụng, chế độ kế toán của Nhà nước cũng như của Công ty.
· Bảo đảm đáp ứng đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và Quy chế tài chính của Công ty
· Giúp Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
· Kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc Công ty theo đúng quy định của Nhà nước và phân cấp quản lý của Công ty.
· Xây dựng quy trình quản lý thu chi tài chính của công ty theo đúng quy định quản lý kinh tế của nhà nước, của công ty, và đúng pháp luật.
b. Nhiệm vụ của phòng tài chính- kế toán
Công tác Tài chính:
· Lập kế hoạch tài chính của Công ty; Giao kế hoạch tài chính năm và quý đối với các bộ phận của Công ty.
· Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty đúng thời hạn quy định.
· Huy động vốn.
– Huy động vốn trung hạn, dài hạn để đầu tư phục vụ sản xuất kinh doanh.
– Xây dựng phương án tích lũy từ lợi nhuận sản xuất kinh doanh.
– Huy động vốn ngắn hạn để đầu tư sản phục vụ xuất kinh doanh:
– Hạn mức lưu động vốn vay ngân hàng
– Huy động bằng nguồn vốn khác: Huy động vốn của CBNV theo đúng Quy chế Tài chính đã được HĐQT phê duyệt.
· Quản lý chặt chẽ các khoản nợ Công ty cho các đơn vị vay
· Lập kế hoạch phát triển, quản lý và sử dụng vốn, tài sản, quỹ đất và quyền sử dụng đất, giá trị thương hiệu và các lợi thế thương mại, các tài sản khác được hình thành thuộc quyền quản lý của Công ty, quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn trong các hoạt động đầu tư vốn ra ngoài Công ty.
· Xây dựng và trình duyệt phương án về thay đổi cơ cấu vốn, tài sản,tương ứng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được Hội đồng quản trị công ty phê duyệt.
Công tác Tín dụng:
· Trên cơ sở kế hoạch SXKD và kế hoạch đầu tư, chủ động trình HĐQT duyệt kế hoạch huy động vốn trung hạn, dài hạn, kế hoạch tín dụng vốn lưu động dưới các hình thức được pháp luật cho phép để huy động vốn phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh.
· Xây dựng mức lãi suất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và ngoài Công ty trình HĐQT phê duyệt.
· Phối hợp với phòng Kỹ thuật kinh tế thực hiện đàm phán, dự thảo các hợp đồng tín dụng, kinh tế của Công ty.
· Đôn đốc thực hiện các kế hoạch tài chính.
Công tác kế toán:
· Tổ chức, thực hiện công tác kế toán
– Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán: Tiếp nhận chứng từ gốc phát sinh từ bộ phận, phòng ban lập chứng từ thanh toán, làm thủ tục thanh toán hoặc lập chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán; Lập chứng từ theo mẫu bắt buộc của Bộ Tài Chính, như hoá đơn giá trị gia tăng, giấy nộp tiền vào Ngân sách, phiếu thu, phiếu chi…;
– Lập các chứng từ hạch toán phản ánh quan hệ kinh tế giữa Công ty với các đơn vị khác.
– Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
– Tổ chức ghi sổ kế toán.
– Lập báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính, lập Báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban giám đốc và HĐQT Công ty.
– Lập các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty và Nhà nước.
– Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính.
– Tổ chức bộ máy kế toán: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức SXKD của Công ty và các đơn vị trực thuộc để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán hợp lý.
· Thực hiện quản lý chi tiêu theo dự toán và một số giao dịch khác:
– Thực hiện công tác cấp phát và chi tất cả các nguồn theo dự toán, bao gồm: Chi phí quản lý Công ty, các quỹ Doanh nghiệp .
– Trực tiếp quản lý quỹ, két thuộc cơ quan Công ty.
– Giao dịch Ngân hàng, thực hiện các thủ tục bảo lãnh, đặt cọc, thế chấp của Công ty.
– Thực hiện các thủ tục đóng, mở tài khoản của Công ty.
– Điều hoà vốn hàng ngày cho các công trình, cho các ban quản lý dự án hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
· Kiểm tra tài chính
– Thực hiện nhiệm vụ của Kế toán trưởng theo luật kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
– Thông qua báo cáo và theo dõi tình hình quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị bộ phận đề xuất tổ chức kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất.
· Theo dõi, quản lý hợp đồng và thu hồi nợ
– Tham gia đàm phán hợp đồng theo chức năng: hợp đồng kinh tế, hợp đồng tín dụng, hợp đồng huy động vốn, hợp đồng mua bán.
– Làm thủ tục thanh toán các loại hợp đồng theo điều khoản hợp đồng và chứng từ thanh toán; Theo dõi tình hình thanh toán từng loại hợp đồng.
– Tham gia thanh lý hợp đồng.
– Phối hợp với các đơn vị bộ phận tổ chức nghiệm thu, thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, tiền huy động vốn, thu hồi công nợ.
– Tham gia giải quyết các vấn đề kinh tế của các công trình, các hợp đồng huy động vốn, hợp đồng mua bán
– Lập báo cáo thu hồi vốn và thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất.
· Công tác liên quan đến Ngân sách Nhà nước:
– Tính toán, kê khai các khoản nộp Ngân sách Nhà nước.
– Làm thủ tục hoàn thuế, nộp thuế.
– Quyết toán thuế với các cơ quan thuế theo Quy định.
· Phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra:
– Trực tiếp làm việc với các đoàn thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế đến làm việc tại Công ty theo quyết định của các cơ quan chức năng và chỉ thị của Tổng giám đốc.
– Đề nghị các bộ phận, phòng ban liên quan tham gia giải trình (nếu cần).
· Các nhiệm vụ khác:
– Tham gia quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành.
– Tham gia quản lý vốn đầu tư ra ngoài Công ty
– Lập các quyết định tăng, giảm tài sản cố định do mua sắm mới, thanh lý hoặc điều động trong nội bộ Công ty.
· Xây dựng quy chế liên quan đến tài chính, kế toán, phổ biến, hướng dẫn chế độ tài chính, kế toán:
– Xây dựng quy chế tài chính, kế toán, dự thảo trình duyệt các quy định cụ thể về tài chính – kế toán, quy định phân cấp quản lý về công tác tài chính, kế toán cho các đơn vị trực thuộc Công ty; Phổ biến, hướng dẫn áp dụng quy chế, quy định về tài chính, tín dụng, kế toán đối với các đơn vị trực thuộc Công ty.
– Soạn thảo và ban hành hướng dẫn triển khai chế độ mới về công tác kế toán cho Bộ phận làm công tác tài chính – kế toán tại các đơn vị trực thuộc; Xây dựng các quy định về hạch toán kinh doanh, hạch toán kế toán.
– Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
c. Quyền hạn của phòng tài chính- kế toán
· Chủ động tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao và thực hiện theo Luật kế toán.
· Đề nghị các phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực hiện tốt công việc theo chức năng nhiệm vụ.
· Yêu cầu các phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên quan đến Kế toán thống kê tài chính của Công ty.
· Được phép từ chối không ký hoặc không thực hiện các giấy đề nghị, văn bản giấy tờ, chỉ thị trái với Điều lệ, Quy chế, quy định của Công ty và chính sách chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.
· Kiến nghị xử lý các vi phạm ảnh hưởng đến uy tín Công ty, thiệt hại về kinh tế và chất lượng công trình trong công tác thanh quyết toán hạng mục công trình, công trình hoàn thành.
· Cán bộ làm công tác kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định hiện hành của Nhà nước .
· Đề nghị với lãnh đạo Công ty nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên trong phòng.
Điều 29. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng kỹ thuật – Kinh tế
1. Biên chế của phòng Dịch vụ đào tạo gồm: 01 Trưởng phòng, từ 01- 03 phó Trưởng phòng và các bộ phận, tổ nghiệp vụ.
Trưởng phòng là người đứng đầu, phụ trách Phòng Kỹ thuật – Kinh tế.
2. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Kỹ thuật – Kinh tế
a. Chức năng của Phòng Kỹ thuật – Kinh tế
Phòng Kỹ thuật – Kinh tế có chức năng tham mưu, giúp Ban giám đốc lập và triển khai hoạt động trong các các lĩnh vực:
· Công tác quản lý khối lượng, kỹ thuật, chất lượng, tiến độ
· Công tác thẩm tra, trình duyệt thiết kế, dự toán và tổng dự toán
· Công tác nghiệm thu thanh quyết toán
· Công tác đấu thầu
· Công tác bảo hộ an toàn lao động, vệ sinh môi trường
· Công tác ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật
· Công tác kế hoạch
· Công tác hợp đồng
· Công tác liên quan đến định mức, đơn giá, dự toán
· Công tác quản lý thiết bị cơ giới
· Công tác xây dựng kế hoạch đầu tư và xúc tiến đầu tư.
· Công tác lập Dự án đầu tư, thẩm định, thẩm tra Dự án đầu tư.
· Quản lý công tác đầu tư: Giám sát, đánh giá Dự án đầu tư.
· Quản lý đầu tư và khai thác sau đầu tư các dự án của công ty
· Công tác liên doanh, liên kết phát triển Công ty.
· Các chức năng, nhiệm vụ khác được Ban giám đốc giao.
b. Nhiệm vụ của Phòng Kỹ thuật – Kinh tế
Công tác Quản lý khối lượng, kỹ thuật, chất lượng, tiến độ:
· Chủ trì tổ chức thẩm tra thiết kế các giai đoạn trong quá trình đầu tư xây dựng công trình.
· Nghiên cứu và áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy phạm xây dựng, các quy định về công tác kỹ thuật, đảm bảo chất lượng các công trình xây dựng.
· Soạn thảo trình duyệt, ban hành các quy định của Công ty về công tác quản lý kỹ thuật chất lượng.
· Kiểm tra giám sát việc tuân thủ các quy định kỹ thuật, quy trình, quy phạm và công tác thi công của nhà thầu, kịp thời đề xuất phương án xử lý.
· Chủ trì lập phương án thực hiện các công tác giám định, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt.
· Theo dõi, tổng hợp khối lượng thi công, tình hình thi công, tình hình thu hồi vốn; Đề nghị các giải pháp kỹ thuật, biện pháp cụ thể cho công tác thi công, công tác thu hồi vốn, giúp Tổng giám đốc kịp thời chỉ đạo tiến độ thi công, quản lý chất lượng của công trình..
· Chủ trì phối hợp, đôn đốc các đơn vị thi công trong việc lập và trình duyệt biện pháp thi công, tổng mặt bằng tổ chức thi công, tổng tiến độ thi công công trình; Kiểm tra rà soát kết quả thực hiện tiến độ theo tiến độ thi công đã được phê duyệt để đề xuất các biện pháp đẩy nhanh tiến độ.
· Chủ trì lập báo cáo tổng định kỳ, hàng năm, hàng tháng và đột xuất về công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn.
· Quản lý lưu trữ, các tài liệu hồ sơ kỹ thuật, chất lượng.
Công tác thẩm tra trình duyệt thiết kế dự toán và tổng dự toán
· Thẩm tra phần đề cương, chất lượng, khối lượng công việc; Chủ trì lập báo cáo thẩm tra thiết kế phần chất lượng và khối lượng.
· Cùng các phòng liên quan lập và trình phê duyệt đề cương, phê duyệt thiết kế và tổng dự toán và các phê duyệt điều chỉnh khác.
Công tác nghiệm thu thanh quyết toán
· Tổ chức nghiệm thu giai đoạn khảo sát, lập dự án, thiết kế, giai đoạn thi công xây lắp, tổng nghiệm thu kỹ thuật sản phẩm thiết kế và công trình hoặc hạng mục công trình xây dựng theo quy định.
· Kiểm tra tính đúng đắn và đầy đủ về hồ sơ hoàn công, khối lượng nghiệm thu thanh quyết toán của đơn vị thi.
Công tác đấu thầu
· Lập và đánh giá về kỹ thuật, chất lượng, khối lượng trong công tác đấu thầu hoặc chỉ định thầu lựa chọn đơn vị Tư vấn, thi công xây lắp, cung cấp thiết bị trình lãnh đạo Công ty.
· Tham gia hội đồng lập kế hoạch phân chia, đánh giá và xét duyệt các gói thầu.
· Kiểm tra hồ sơ và năng lực của nhà thầu làm cơ sở xét chọn đơn vị trúng thầu.
Công tác bảo hộ an toàn lao động, vệ sinh môi trường
· Tập hợp, phổ biến các quy định về công tác bảo hộ an toàn lao động cho các CBCNV; Tổ chức các khóa huấn luyện về công tác bảo hộ an toàn lao động cho cán bộ kỹ thuật trong Công ty.
· Soạn thảo, trình duyệt, ban hành các quy định về công tác an toàn lao động.
· Phối hợp với tổ chức Công đoàn, các Phòng liên quan kiểm tra định kỳ, đột xuất việc thực hiện chế độ an toàn, bảo hộ lao động.
· Giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện bảo hộ an toàn lao động và đề xuất xử lý các trường hợp vi phạm về bảo hộ lao động trình lãnh đạo Công ty.
· Lập hoặc đôn đốc, theo dõi đơn vị lập các biện pháp an toàn thi công kèm theo biện pháp thi công của các công trình.
· Thường xuyên kiểm tra hiện trường, phát hiện ngăn ngừa và xử lý các trường hợp mất an toàn trong thi công.
· Lập kế hoạch cung cấp bảo hộ lao động cho cán bộ nhân viên toàn Công ty
Công tác ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật
· Cập nhật thường xuyên những ứng dụng công nghệ mới vào việc thiết kế, thi công để đẩy nhanh tiến độ công trình, giảm giá thành sản phẩm.
· Chủ trì tổng hợp, nhận xét, đánh giá các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật và đề xuất khen thưởng kịp thời cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc.
Công tác lưu trữ hồ sơ.
· Thực hiện công tác lưu trữ toàn bộ hồ sơ về quản lý kỹ thuật – chất lượng, hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán, hồ sơ các dự án do Công ty đảm nhận thi công và làm Chủ đầu tư.
Công tác kế hoạch
· Chủ trì phối hợp cùng các Phòng chức năng Công ty lập kế hoạch đầu tư đối với các dự án do Công ty làm chủ đầu tư, báo cáo Tổng giám đốc đề trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
· Tổng hợp kế hoạch các lĩnh vực do các phòng chuyên môn và các đơn vị lập để xây dựng kế hoạch chung trong toàn Công ty
· Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt và năng lực của các đơn vị trực thuộc, giao kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm cho các đơn vị phù hợp với kế hoạch chung của Công ty;
· Bám sát chỉ tiêu kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm, kế hoạch quý để tham mưu giúp Tổng giám đốc Công ty về kế hoạch cho Công ty.
Công tác hợp đồng
· Phòng Kỹ thuật – Kinh tế là đầu mối thực hiện công tác quản lý hợp đồng kinh tế;
· Dự thảo và đàm phán hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan đàm phán để lãnh đạo Công ty ký kết tất cả các loại Hợp đồng kinh tế bao gồm: Nhận thầu tư vấn xây dựng, thuê tư vấn, thuê chuyên gia trong và ngoài nước, mua sắm máy móc thiết bị, vật tư, phụ tùng trong và ngoài nước, bảo hiểm…
· Lập và theo dõi các Hợp đồng giao khoán nội bộ với các đơn vị, cá nhân trên cơ sở dự toán chi phí giá thành được duyệt và giấy giao nhiệm vụ của Tổng giám đốc Công ty;
· Làm thủ tục uỷ quyền thực hiện các Hợp đồng Kinh tế theo quy chế quản lý Hợp đồng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Kiểm tra và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế của các đơn vị khi được Tổng giám đốc Công ty uỷ quyền ký kết và thực hiện;
· Phối hợp với các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện Hợp đồng Kinh tế, nghiệm thu, thanh quyết toán và thanh lý các Hợp đồng sau khi hoàn thành;
· Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện Hợp đồng kinh tế trong toàn Công ty hàng quý, năm và báo báo cáo đột xuất theo yêu cầu;
Công tác liên doanh, liên kết phát triển Công ty
· Tìm hiểu năng lực, kinh nghiệm sở trường và lợi thế của đối tác, báo cáo đề xuất về cơ hội hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác trong nước và ngoài nước trong việc đầu tư dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
· Quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước trong việc đăng ký đầu tư, hoàn tất các thủ tục đầu tư theo đúng các quy chế hiện hành của nhà nước và của địa phương.
· Chủ trì phối hợp với phía đối tác lập thoả thuận liên doanh, liên kết trong việc thỏa thuận hợp tác đầu tư, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
· Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối tác đề xuất với lãnh đạo công ty phương án góp vốn cổ phần, mua lại một phần hoặc toàn bộ tài sản của Doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật với mục đích phát triển sản xuất kinh doanh.
c. Quyền hạn của Phòng kỹ thuật
· Được quyền phối hợp tác nghiệp với các phòng ban khác theo chức năng nhiệm vụ được giao.
· Được quyền đề xuất tham mưu xây dựng các dự án đầu tư của Công ty theo từng giai đoạn.
· Được tham gia các cuộc họp với Ban Giám đốc Công ty về các nội dung có liên quan.
· Được quyền phối hợp tác nghiệp với các phòng ban khác theo chức năng nhiệm vụ được giao.
· Được quyền kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả thi công xây dựng của các đơn vị thi công vá báo cáo Ban Giám đốc Công ty theo định kỳ.
· Được Tổng giám đốc Công ty ủy quyền quan hệ với các cơ quan chức năng hữu quan trong phạm vi công việc được giao
· Được quyền yêu cầu các đơn vị thi công, đơn vị thầu nhân công hoàn thiện các hồ sơ, chứng chỉ theo đúng quy định của Nhà nước.
· Có quy��n đề xuất với Tổng Giám đốc Công ty thay đổi, bổ sung nhà thầu thi công nếu xét thấy hợp lý và có cơ sở chứng minh.
· Được tham gia các cuộc họp với Ban Giám đốc Công ty về các nội dung có liên quan
Điều 30. Phòng giám sát nội bộ
1. Phòng Giám sát nội bộ bao gồm có ít nhất 3 thành viên; Trong đó, ít nhất có một thành viên có trình độ chuyên môn về kế toán hoặc kiểm toán hoặc có trình độ chuyên môn về luật.
2. Tùy theo hoạt động của Phòng Giám sát nội bộ mà Tổng Giám đốc quyết định bổ sung hoặc giảm bớt biên chế của Phòng Giám sát nội bộ.
Điều 31. Nguyên tắc, mục tiêu hoạt động của phòng giám sát nội bộ
1. Phòng Giám sát nội bộ làm việc theo nguyên tắc tập thể;
2. Phòng Giám sát nội bộ có nhiệm vụ thực hiện việc giám sát các hoạt động kinh doanh của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc của Công ty, chịu trách nhiệm và nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao
3. Các thành viên trong Phòng Giám sát nội bộ chịu trách nhiệm cá nhân về phần việc của mình và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các kết luận giám sát của mình đối với sự phát triển của Công ty.
4. Mục tiêu hoạt động của Phòng Giám sát nội bộ là bảo vệ lợi ích của Công ty, đảm bảo Công ty phát triển bền vững, đảm bảo sự đoàn kết nội bộ Công ty, cân bằng lợi ích giữa các bộ phận trong Công ty;
5. Đảm bảo hoạt động bình thường của Công ty, không gây gián đoạn trong điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của các phòng, ban khác trong Công ty;
6. Tôn trọng pháp luật đồng thời đảm bảo tính hợp lý và thực tế;
7. Lắng nghe, đấu tranh và ngăn chặn từ xa, phòng ngừa nguy cơ dẫn đến các hành vi làm xâm hại đến lợi ích của Công ty
8. Minh bạch hóa các quan hệ, công khai hoá các lợi ích;
9. Mẫn cán và trung thực;
10. Mềm dẻo nhưng hiệu quả.
11. Các nguyên tắc khác theo quy định tại Điều 19 Quy chế này.
Điều 32. Nhiệm vụ của phòng giám sát nội bộ
1. Giám sát các Phòng ban, đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các Quy chế nội bộ của Công ty, nội quy công ty và các quy định khác của Công ty.
2. Theo dõi việc ghi chép sổ kế toán: hàng tháng phải giám sát và ghi chép sổ kế toán, kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ, hoá đơn với sổ sách kế toán, đảm bảo các số liệu trong sổ sách kế toán là chính xác minh bạch hợp lý và hợp pháp, phù hợp với các chuẩn mực kế toán hiện hành.
3. Kiểm tra báo cáo tài chính
· Đột xuất hoặc định kỳ kiểm tra tính chính xác, minh bạch, hợp lý, hợp pháp trong báo cáo tài chính trước khi Hội đồng quản trị trình Đại hội đồng cổ đông.
· Kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến các số liệu trong Báo cáo tài chính của Công ty.
· Kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến công tác quản lý, điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Hội đồng quản trị.
· Khi cần thiết Phòng Giám sát nội bộ có thể đề nghị Tổng Giám đốc phê duyệt trưng dụng một số nhân viên của Công ty làm nhiệm vụ giám sát, kiểm tra trong một thời gian nhất định, hoặc có thể thuê các Công ty kiểm toán hoặc cá nhân có trình độ thích hợp thực hiện việc kiểm tra khi cần thiết.
4. Kiểm tra công tác quản lý, điều hành
· Kiểm tra và giám sát việc thực hiện nội dung của các quy chế: về quản lý nhân sự và chính sách tiền lương, tiền thưởng; về Công tác hành chính quản trị và bảo mật, lưu trữ thông tin trước khi Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt;
· Giám sát việc thực hiện, bổ sung, sửa đổi những quy chế nói trên.
· Báo cáo với Tổng Giám đốc khi phát hiện hành vi vi phạm nghiêm trọng hoặc hành vi vượt thẩm quyền của các cán bộ trong bộ máy điều hành để xử lý kịp thời.
5. Đôn đốc việc thực hiện các hoạt động để phù hợp với tiến độ hoàn thành công việc kinh doanh của Công ty.
6. Phòng Giám sát nội bộ phải thường xuyên báo cáo với Tổng Giám đốc về kết quả giám sát nội bộ;
7. Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty;
8. Phòng Giám sát nội bộ phải lưu giữ các tuyên bố công khai lợi ích của các cán bộ quản lý điều hành của Công ty để giám sát các giao dịch kinh tế dân sự của những người quản lý với những nơi họ có liên quan và những nơi họ có lợi ích để phát hiện và giám sát những giao dịch này, ngăn chặn những thiệt hại có thể xảy ra đối với Công ty;
9. Phòng Giám sát nội bộ phải tiếp nhận các khiếu nại liên quan đến quản lý điều hành hoạt động các phòng ban Công ty, tổ chức thẩm tra xác minh các khiếu nại báo cáo Tổng Giám đốc.
10. Các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và các cán bộ quản lý khác phải cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin, tài liệu về hoạt động kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của Phòng Giám sát nội bộ;
11. Phòng Giám sát nội bộ không được tiết lộ bí mật của Công ty, phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc sử dụng các thông tin được quy định là thông tin bí mật của Công ty.
12. Việc yêu cầu cung cấp thông tin cho Phòng Giám sát nội bộ và sử dụng thông tin không được gây ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và điều hành của Công ty.
Điều 33. Trưởng phòng giám sát nội và phân công nhiệm vụ trong phòng giám sát nội bộ
1. Trưởng Phòng Giám sát nội bộ được Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc;
2. Trưởng phòng Giám sát nội bộ phải đáp ứng điều kiện tại điều 20 của Quy chế này.
3. Trưởng Phòng Giám sát nội bộ có quyền và nhiệm vụ sau:
a. Lập chương trình kế hoạch hoạt động của Phòng Giám sát nội bộ bao gồm các nội dung:
· Giám sát sự tuân thủ các nội quy, quy chế đã ban hành;
· Kế hoạch giám sát chứng từ hoá đơn hàng tuần;
· Kế hoạch giám sát ghi sổ sách kế toán hàng tháng;
· Giám sát đôn đốc việc lập báo cáo tài chính hàng năm và thực hiện hoạt động kinh doanh;
· Giám sát việc thực hiện các quy định công ty;
· Kiểm tra xem xét để đánh giá tính hợp pháp hợp lý, tính khả thi của các hợp đồng kinh tế, dân sự ký giữa Công ty với khách hàng.
b. Chuẩn bị chương trình, nội dung và tổ chức các cuộc họp khi xét thấy cần thiết
c. Phân công thành viên trong Phòng Giám sát nội bộ làm theo yêu cầu giám sát thường xuyên.
d. Khi có những vấn đề phát sinh lập kế hoạch và tổ chức lực lượng phù hợp để kiểm tra, giám sát đột xuất;
e. Lập kế hoạch phối hợp cộng tác chặt chẽ với Ban giám đốc, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giám sát, kiểm tra.
f. Được quyền tham mưu, đề xuất với Tổng Giám đốc những vướng mắc, bất hợp lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
g. Đề xuất mua sắm tài sản, công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm phục vụ công việc của phòng.
h. Được quyền ký các văn bản mang tính thông báo, hướng dẫn nội bộ;
i. Quyết định những vấn đề theo quyền hạn được Tổng Giám đốc phân công, có liên quan đến công tác kế hoạch, kinh doanh, thị trường, kỹ thuật.
Đều 34. Quan hệ giữa các phòng ban:
1. Các Phòng ban phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công, cùng nhau hợp tác để thực hiện mục tiêu chung.
2. Trong trường hợp chưa có sự thống nhất trong việc phối hợp thì quyết định của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc là ý kiến cuối cùng.
Điều 35. Chế độ làm việc của phòng ban
1. Chế độ làm việc của Phòng ban thực hiện theo những nguyên tắc hoạt động chung đã nêu tại Điều 19 Quy chế này.
2. Cán bộ, nhân viên của các Phòng ban sau khi được phân công cụ thể qua bản mô tả công việc phải lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo đúng yêu cầu về nội dung và tiến độ công việc đã đề ra. Trong quá trình thực hiện phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp.
3. Công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động trong từng Phòng ban được thực thi để bảo đảm công việc đều đạt kết quả với chất lượng cao nhất và chấp hành đúng Quy chế, và các quy định, quy trình. Các biểu hiện tiêu cực, lãng phí, sai định hướng, vi phạm nguyên tắc của Công ty phải được phòng ngừa và ngăn chặn ngay.
4. Chế độ hội họp và báo cáo:
a. Hàng tuần: trưởng phòng, trưởng bộ phận phụ trách trực tiếp họp nhanh một lần với các nhân viên thuộc quyền vào thứ 2 hoặc thứ 3 để nghe báo cáo cụ thể những công việc đã (hoặc chưa) hoàn thành trong tuần qua và có các chỉ đạo, phân công công tác trong tuần; đồng thời giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
b. Hàng tháng: các Phòng ban tổ chức họp dưới sự chủ trì của Trưởng phòng, các thành viên phải chuẩn bị các bảng báo cáo tuần để báo cáo, đánh giá những công việc đã thực hiện trong tháng và kế hoạch công việc trong tháng tới. Đồng thời đề nghị những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để được chỉ đạo giải quyết.
c. Các cuộc họp đột xuất được tổ chức trong những trường hợp cần thiết để giải quyết ngay công việc hoặc để phổ biến các vấn đề quan trọng, cấp thiết.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 36. Sửa đổi, bổ sung:
1. Hội đồng quản trị là cơ quan duy nhất có thẩm quyền sửa đổi bổ sung quy chế này;
2. Mọi ý kiến sửa đổi, bổ sung quy chế này đều phải được gửi bằng văn bản đến Hội đồng quản trị để Hội đồng quản trị xem xét;
3. Khi có những thay đổi của pháp luật, Điều lệ của Công ty, Hội đồng quản trị sẽ quyết định việc sửa đổi cho phù hợp.
Điều 37. Tổ chức thực hiện
1. Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty có nghĩa vụ thi hành quy chế này; Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phải thông báo cho Phòng TCHC để tập hợp trình Tổng Giám đốc xem xét quyết định hoặc đề nghị Hội đồng quản trị sửa đổi, bổ sung.
2. Tổng Giám đốc và Trưởng các Phòng ban căn cứ chức năng nhiệm vụ của mình có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện Quy chế này.
3. Trường hợp các quy định của quy chế này mâu thuẫn với các quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, Quy chế Hội đồng quản trị thì các quy định trong Quy chế này đương nhiên bị thay thế bởi các quy định của các văn bản kể trên;
4. Những vấn đề liên quan đến quản trị công ty của Hội đồng quản trị nếu chưa được quy định trong Quy chế này thì áp dụng các quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và các quy chế quản lý nội bộ khác;
| TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH |
2. Mẫu quy chế về tổ chức và các mối quan hệ bộ máy điều hành
Luật Minh Khuê cung cấp “MẪU DỰ THẢO QUY CHẾ VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH” để Quý khách hàng tham khảo:
DỰ THẢO QUY CHẾ
VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH
(Dự thảo lần thứ nhất)
CHƯƠNG I
NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG
ĐIỀU 1: Những căn cứ pháp lý
Quy chế về tổ chức và các mối quan hệ của bộ máy điều hành Công ty Cổ phần Thuỷ điện …….. được xây dựng dựa trên những căn cứ pháp lý sau đây:
1.1. Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ 5 Quốc hội khóa IX ngày 12/6/1999;
1.2. Nghị định số 03/2000/NĐ-CP ngày 03/02/2000 của Chính phủ “Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp”;
1.3. Nghị định số 125/2004/NĐ-CP ngày 19/5/2004 của Chính phủ “Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 03/2000/NĐ-CP”;
1.4. Điều lệ của Công ty Cổ phần Thuỷ điện Minh Lương đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 04 tháng 11 năm 2003 tại Hà Nội.
ĐIỀU 2: Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này điều chỉnh việc tổ chức và quan hệ của bộ máy điều hành Công ty Cổ phần Thuỷ điện ……….
ĐIỀU 3: Đối tượng điều chỉnh
Đối tượng điều chỉnh của quy chế này bao gồm:
3.1. Bộ máy điều hành Công ty;
3.2. Trách nhiệm pháp lý của Tổng Giám đốc và bộ máy điều hành;
3.3. Tiêu chuẩn của Tổng Giám đốc;
3.4. Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc;
3.5. Uỷ quyền của Tổng Giám đốc;
3.6. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát;
3.7. Các Phó Tổng Giám đốc;
3.8. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Giám đốc điều hành;
3.9. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với các Giám đốc điều hành.
CHƯƠNG II
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN
CỦA CÁN BỘ TRONG BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH
ĐIỀU 4: Bộ máy điều hành của Công ty
4.1. Bộ máy điều hành hoạt động xây dựng, sản xuất, kinh doanh của Công ty Cổ phần Thuỷ điện………. gồm:
§ Ban Giám đốc;
§ Phòng Tổ chức – Nhân sự – Hành chính (Gọi là Phòng Tổ chức – Hành chính);
§ Phòng Kế toán – Tài vụ;
§ Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật.
4.2. Tương ứng với bộ máy điều hành nêu trên, các chức danh cán bộ quản lý có:
§ Tổng Giám đốc;
§ Các Phó Tổng Giám đốc;
§ Giám đốc Tổ chức – Hành chính trực tiếp phụ trách Phòng Tổ chức – Hành chính;
§ Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng trực tiếp phụ trách Phòng Kế toán – Tài vụ;
§ Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật trực tiếp phụ trách Phòng Kỹ thuật và Ban quản lý dự án Nhà máy Thuỷ điện Minh Lương.
4.3. Tổ chức bộ máy điều hành và các cán bộ quản lý quy định tại khoản 4.1 và 4.2 nêu trên thể hiện trong Sơ đồ ở trang sau.
ĐIỀU 5: Trách nhiệm pháp lý của Tổng Giám đốc và bộ máy điều hành.
5.1. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc thuê người Việt Nam hoặc người nước ngoài theo quy định của pháp luật. Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Hội đồng quản trị có thể bãi nhiệm Tổng Giám đốc với ít nhất 2/3 số thành viên Hội đồng quản trị biểu quyết tán thành;
5.2. Các phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc thuê theo đề nghị của Tổng Giám đốc, là người giúp việc Tổng Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Giám đốc phân công;
5.3. Các chức danh quản lý khác do Tổng Giám đốc bổ nhiệm sau khi có ý kiến chấp thuận của Hội đồng quản trị;
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ ĐIỆN …………
5.4. Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, là người điều hành cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật;
5.5. Hội đồng quản trị quyết định mức lương và chi phí của các chức danh: Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng;
5.6. Hội đồng quản trị phê duyệt mức lương và chi phí cho các chức danh quản lý còn lại theo đề nghị của Tổng Giám đốc;
5.7. Tổng Giám đốc xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức và quan hệ điều hành Công ty trình Hội đồng quản trị phê chuẩn.
ĐIỀU 6:Tiêu chuẩn Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Thuỷ điện ………. phải đồng thời có đủ những điều kiện sau đây:
6.1. Không vi phạm Điều 9 Luật Doanh nghiệp;
6.2. Có trình độ đại học trở lên về cơ điện, xây dựng, luật kinh tế hoạc quản trị kinh doanh;
6.3. Có ít nhất 05 (năm) năm kinh nghiệm về các chuyên ngành trên;
6.4. Có kinh nghiệm lập các phương án, kế hoạch khả thi để thực hiện các mục tiêu kinh doanh do Hội đồng quản trị đặt ra;
6.5. Phải cam kết không dùng các mối quan hệ và trình độ của mình để gây thiệt hại cho Công ty;
6.6. Có sức khoẻ tốt, có hiểu biết về pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế về lĩnh vực kinh doanh của Công ty;
6.7. Không kiêm nhiệm bất cứ chức vụ quản trị, điều hành nào tại các tổ chức kinh tế khác;
6.8. Phải tuyên bố công khai các lợi ích, kê khai trung thực các mối quan hệ kinh doanh của bản thân và người có liên quan, bao gồm:
§ Doanh nghiệp tư nhân mà mình là chủ doanh nghiệp.
§ Công ty Trách nhiệm hữu hạn mà mình có góp vốn;
§ Các Công ty Cổ phần mà mình mua cổ phần;
§ Các Doanh nghiệp tư nhân mà người có liên quan với mình: vợ, chồng, bố, bố nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh chị em ruột là chủ doanh nghiệp và các Công ty mà những người này có sở hữu trên 10% vốn điều lệ.
6.9. Phải kê khai các tài sản có giá trị từ 50 triệu VNĐ trở lên;
6.10. Nhiệm kỳ của Tổng Giám đốc là 05 (năm) năm và có thể được bổ nhiệm lại.
ĐIỀU 7: Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc trong việc quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
Trong việc quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc quy định như sau:
7.1. Thu thập các thông tin liên quan đến hoạt động hàng ngày của các bộ phận thông qua việc giao ban tình hình sản xuất kinh doanh định kỳ và các phương tiện thông tin;
7.2. Xử lý kịp thời mọi tình hình phát sinh ở các đơn vị theo thẩm quyền, báo cáo Hội đồng quản trị những vấn đề không thuộc thẩm quyền, đề xuất phương án giải quyết để xin ý kiến phê chuẩn của Hội đồng quản trị;
7.3. Xây dựng kế hoạch hoạt động cho các bộ phận;
7.4. Giao nhiệm vụ và ra quyết định giải quyết các công việc hàng ngày.
7.5. Kiểm tra, nắm tình hình sản xuất, an ninh trật tự và môi trường;
7.6. Thực hiện các giao dịch với khách hàng và các cơ quan quản lý nhà nước theo lịch công tác;
7.7. Nhận các nhiệm vụ mới do Hội đồng quản trị giao, lập kế hoạch thực hiện xin ý kiến và báo cáo Hội đồng quản trị hàng ngày về các hợp đồng mới phát sinh;
7.8. Ký các chứng từ và các hợp đồng theo thẩm quyền hoặc được Hội đồng quản trị uỷ quyền;
7.9. Soạn thảo và trình Hội đồng quản trị các hợp đồng thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị ký và phê duyệt.
ĐIỀU 8: Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông và của Hội đồng quản trị.
Trong việc tổ chức thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông và của Hội đồng quản trị, quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc quy định như sau:
8.1. Lập phương án và kế hoạch triển khai các quyết định của Đại hội đồng cổ đông để trình Hội đồng quản trị phê duyệt;
8.2. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
8.3. Giao nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện;
8.4. Kiểm tra đôn đốc tiến độ thực hiện các dự án;
8.5. Xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện, đề xuất các biện pháp khắc phục;
8.6. Lập báo cáo tài chính hàng năm trình Hội đồng quản trị;
8.7. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, bao gồm việc giao nhiệm vụ cụ thể cho Trưởng các đơn vị thuộc quyền và kiểm tra tiến độ thực hiện;
8.8. Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, 6 tháng và hàng năm của công ty. Chậm nhất vào ngày 30/1 hàng năm, Tổng Giám đốc phải trình Hội đồng quản trị phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp theo trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu và nhiệm vụ phát triển của Công ty;
8.9. Quyết định các vấn đề không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị được quy định trong Điều 24.5 Điều lệ của Công ty, bao gồm việc thay mặt ký kết các Hợp đồng kinh tế, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường ngày của công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất;
8.10. Xây dựng các quy chế về tất cả các lĩnh vực cần quản lý của Công ty.
ĐIỀU 9: Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc trong việc kiến nghị phương án tài chính.
Trong việc kiến nghị phương án tài chính, quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc quy định như sau:
9.1. Nắm chắc tình hình tài chính của Công ty để phân bổ nguồn tài chính hợp lý thực hiện các dự án và các công việc cụ thể theo kế hoạch đã được Hội đồng quản trị phê duyệt;
9.2. Xây dựng chiến lược tài chính của Công ty: kế hoạch tài chính dài hạn:10 (mười) năm, trung hạn: 05 (năm) năm;
9.3. Xây dựng cơ chế tài chính doanh nghiệp phù hợp với các quy định pháp luật về tài chính;
9.4. Xây dựng phương án sử dụng vốn, phương án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức, trích lập và sử dụng các quỹ trình Hội đồng quản trị;
9.5. Xây dựng quy chế tài chính,
9.6. Giám sát và quyết toán kịp thời các công trình xây dựng của Công ty.
ĐIỀU 10: Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực.
Trong việc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực, quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc quy định như sau:
10.1. Kiến nghị trước Hội đồng quản trị về số lượng lao động cần tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm quyền lợi của các cán bộ quản lý thuộc quyền;
10.2. Tổ chức, biên chế bộ máy điều hành Công ty và các đơn vị thành viên và đơn vị trực thuộc;
10.3. Nắm vững trình độ, khả năng của các cán bộ thuộc thẩm quyền để xây dựng phương án bố trí cán bộ phù hợp, hiệu quả;
10.4. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các bộ phận đảm bảo gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả cao;
10.5. Xây dựng quy chuẩn các chức danh cán bộ quản lý;
10.6. Xây dựng quy chế quản lý nhân sự, chính sách tiền lương và khen thưởng, kỷ luật trình Hội đồng quản trị phê duyệt;
10.7. Xây dựng quy chế quản lý nội bộ, quy chế nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO);
10.8. Xây dựng phương án đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty, bao gồm các nội dung:
§ Quy hoạch cán bộ quản lý kế cận;
§ Lập kế hoạch đào tạo cán bộ ở trong nước và gửi đi đào tạo ở nước ngoài;
§ Lập kế hoạch đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học công nghệ phù hợp với hoạt động của Công ty.
ĐIỀU 11: Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược phát triển kỹ thuật công nghệ và thị trường.
Trong việc xây dựng chiến lược phát triển kỹ thuật công nghệ và thị trường, quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc quy định như sau:
11.1. Phối hợp với tổ tư vấn thị trường công nghệ giúp việc Hội đồng quản trị để xây dựng chiến lược phát triển công nghệ của Công ty;
11.2. Xây dựng chiến lược phát triển công nghệ thị trường trình Hội đồng quản trị phê duyệt;
11.3. Khảo sát đánh giá tình hình thị trường ngoài nước, thị trường khu vực và thế giới;
11.4. Khảo sát đánh giá tình hình trong nước;
11.5. Xây dựng chính sách quảng cáo khuyến mại và bảo hành;
11.6. Xây dựng chính sách bán hàng.
ĐIỀU 12: Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý trong Công ty.
Trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, được quy định như sau:
12.1. Xây dựng các quy trình:
§ Thi tuyển, sát hạch, kiểm tra theo tiêu chuẩn chức danh;
§ Miễn nhiệm khi năng lực cán bộ không đáp ứng được yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn của chức danh cán bộ đảm nhiệm, sức khoẻ không đủ đảm bảo yêu cầu công tác;
§ Bãi nhiệm, cách chức: Khi cán bộ vi phạm pháp luật, Điều lệ công ty, quy chế hoạt động đối với từng chức danh cán bộ quản lý dưới quyền.
12.2. Sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt và uỷ quyền, Tổng Giám đốc được quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức lương đối với các chức danh của cán bộ quản lý sau đây:
§ Giám đốc công ty con;
§ Trưởng chi nhánh, Văn phòng đại diện trong và ngoài nước;
§ Cử người quản lý phần vốn của Công ty tại các công ty TNHH 2 thành viên và công ty cổ phần, doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài.
§ Giám đốc Tổ chức – Hành chính;
§ Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật;
§ Các chức danh dưới quyền quản lý của các Giám đốc điều hành.
12.3. Với các chức danh dưới quyền quản lý của các Giám đốc điều hành và Giám đốc các công ty con, Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm theo thẩm quyền và thông báo cho Hội đồng quản trị biết trong phiên họp gần nhất;
12.4. Quyết định thưởng cho các cán bộ thuộc quyền theo kết quả kinh doanh từng thời kỳ, thưởng cho cá nhân theo vụ việc.
12.5. Quyết định phạt tiền theo mức độ vi phạm quy chế quản lý nhiệm vụ công tác của các chức danh.
ĐIỀU 13: Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc trong việc ký kết hợp đồng
13.1. Tổng Giám đốc Công ty trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế sau đây sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt :
a) Thoả thuận chỉ định và bãi nhiệm những người được Công ty uỷ nhiệm là đại diện thương mại có thẩm quyền và luật sư của Công ty;
b) Hợp đồng vay vốn từ các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước có giá trị từ 5% vốn điều lệ của Công ty trở lên;
c) Hợp đồng mua tài sản có giá trị từ 05 (năm) % vốn điều lệ của Công ty;
d) Hợp đồng cho vay có giá trị từ 02 (hai) % vốn điều lệ của Công ty;
e) Hợp đồng thế chấp, cầm cố, bảo lãnh cho các khoản vay có giá trị từ 5% vốn điều lệ của Công ty trở lên;
f) Hợp đồng lao động theo quy định của Bộ Luật Lao động với các chức danh: Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc các Công ty con( nếu có), các Giám đốc điều hành;
g) Các hợp đồng kinh tế, dân sự của Công ty ký với: thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, thành viên Ban Kiểm soát, Cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần có quyền biểu quyết và các hợp đồng của Công ty ký với những người có liên quan của họ theo quy định tại Điều 87 Luật Doanh nghiệp;
h) Thỏa ước lao động tập thể ký kết với đại diện tập thể người lao động;
i) Các hợp đồng giao thầu thăm dò, khảo sát địa chất công trình của dự án đầu tư sau khi kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu được phê duyệt;
j) Các hợp đồng giao thầu tư vấn thiết kế sau khi kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu được phê duyệt;
k) Các hợp đồng giao thầu thi công xây dựng sau khi kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu được phê duyệt;
l) Các hợp đồng mua máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải phục vụ dự án đầu tư sau khi kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu được phê duyệt;
m) Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm của dự án đầu tư;
13.2. Những hợp đồng ngoài quy định nêu trên, Tổng Giám đốc Công ty ký và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông.
ĐIỀU 14- Những văn bản phải được Hội đồng quản trị phê chuẩn trước khi Tổng Giám đốc ký.
14.1. Những đề án nghiên cứu:
§ Phương án kế hoạch triển khai đề án, triển khai thực hiện các hợp đồng;
§ Lập báo cáo thực hiện đề án, dự án đầu tư, liên doanh.
14.2. Quy trình
ĐIỀU 15: Các Phó Tổng Giám đốc
15.1. Trong những năm trước mắt, Công ty Cổ phần thuỷ điện Minh Lương có 01(một) Phó Tổng Giám đốc, giúp việc cho Tổng Giám đốc;
15.2. Phó Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc;
15.3. Phó Tổng Giám đốc phải đồng thời có những tiêu chuẩn sau đây:
a) Không vi phạm Điều 9 Luật Doanh nghiệp;
b) Có trình độ Đại học ở một trong các ngành sau: cơ điện, xây dựng, luật, kinh tế;
c) Có sức khỏe đảm bảo công tác trên những địa bàn miền núi;
d) Có ít nhất 05 (năm) năm kinh nghiệm quản lý kinh doanh;
e) Hiểu biết pháp luật, không kiêm nhiệm bất cứ chức vụ điều hành nào tại bất kỳ cơ quan nào;
15.4. Phó Tổng Giám đốc giúp việc cho Tổng Giám đốc về kỹ thuật công nghệ, trực tiếp phụ trách Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật và Ban quản lý công trình Nhà máy Thuỷ điện Minh Lương.
ĐIỀU 16: Giám đốc Tổ chức – Hành chính
16.1. Giám đốc Tổ chức – Hành chính giúp việc cho Tổng Giám đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự và hành chính, quản trị trong Công ty. Giám đốc Tổ chức – Hành chính do Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm và bãi miễn sau khi đề xuất về nhân sự của Tổng Giám đốc đã được Hội đồng quản trị phê chuẩn;
16.2. Giám đốc Tổ chức – Hành chính phải đồng thời có những điều kiện sau đây:
§ Tốt nghiệp Đại học Luật hoặc Đại học khối Kinh tế/ Khoa học xã hội và nhân văn;
§ Có năng lực giao tiếp tốt;
§ Có thời gian công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý nhân sự và/ hoặc hành chính ít nhất 03 (ba) năm;
§ Không kiêm nhiệm bất kỳ công việc nào ở bất cứ cơ quan nào khác.
16.3. Giám đốc Tổ chức – Hành chính trực tiếp quản lý Phòng Tổ chức – Hành chính, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Nhiệm vụ hành chính- quản trị:
§ Tổng hợp điều phối hoạt động của các bộ phận trong Công ty, trình Lãnh đạo Công ty về về việc thực hiện các quy chế hoạt động của Công ty;
§ Tổ chức thực hiện các công tác hành chính – quản trị như: đánh máy, in sao các công văn, tài liệu, báo cáo phục vụ giao dịch của Công ty theo bản thảo được duyệt của Tổng Giám đốc và hoặc các Giám đốc điều hành (trừ các tài liệu nghiệp vụ chuyên môn như Hợp đồng kinh tế, bản vẽ thiết kế, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, chứng từ, hoá đơn… do các phòng chuyên trách quản lý); in lịch, hợp đồng quảng cáo, thiết kế biểu tượng và phát hành các tài liệu giới thiệu về Công ty theo nội dung được Tổng Giám đốc phê duyệt;
§ Quản lý bảo đảm tuyệt đối an toàn con dấu của Công ty; kiểm soát việc sử dụng con dấu theo quy định của Pháp luật và quy định của Công ty;
§ Quản lý và phát hành Giấy giới thiệu; Giấy công tác; lưu trữ các công văn đi sau khi đã gửi đi; lưu trữ các công văn sau khi Tổng Giám đốc và/ hoặc các Giám đốc điều hành có liên quan đã xử lý xong những nội dung trong công văn;
§ Quản lý và đảm bảo sự hoạt động tốt khi sử dụng đối với hệ thống điện, nước, điện thoại, tổng đài, fax, telex, ô tô, xe máy và các phương tiện khác do Công ty đầu tư và mua sắm và/ hoặc đi thuê;
§ Lập kế hoạch sửa chữa các tài sản cố định như nhà, cửa, bàn ghế, các máy móc, thiết bị, phương tiện.v..v… của Công ty;
§ Mua, quản lý và cấp phát các văn phòng thực phẩm phục vụ cho hoạt động của Công ty;
§ Tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Công ty; đón tiếp các đoàn khách của Công ty được Tổng Giám đốc thông báo;
§ Tổ chức công tác bảo vệ và vệ sinh trong Công ty, bao gồm cả vệ sinh công nghiệp và bảo đảm xử lý môi trường trong phạm vi dự án;
§ Đảm bảo công tác phiên dịch, dịch thuật theo yêu cầu của Tổng Giám đốc, và/ hoặc các Giám đốc điều hành sau khi đã được Tổng Giám đốc Công ty đồng ý;
§ Tổ chức thực hiện công tác Phòng cháy, chữa cháy và Phòng, chống lụt bão theo quy định của Pháp luật trong phạm vi Công ty;
§ Là đầu mối giải quyết các quan hệ với các cơ quan chính quyền, cơ quan quản lý ở địa phương (Phường, xã, Quận, huyện, Thành phố, Tỉnh).
b) Nhiệm vụ về tổ chức, nhân sự:
§ Nghiên cứu, lập đề án trình Tổng Giám đốc về việc thành lập, giải thể, chia, tách, sáp nhập các bộ phận trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Công ty trong từng thời kỳ;
§ Lập đề án và trình Tổng Giám đốc để trình Hội đồng Quản trị về việc thành lập các Công ty TNHH một thành viên.
§ Hoàn tất các thủ tục cần thiết theo quy định của Pháp luật để thành lập, giải thể, chia, tách, sáp nhập các phòng, ban trực thuộc;
§ Nghiên cứu lập đề án trình Giám đốc về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, cách chức các cán bộ quản lý;
§ Tuyển dụng và thực hiện chương trình đào tạo công nhân, nhân viên của Công ty trong từng năm;
§ Đề nghị về khen thưởng, kỷ luật, buộc thôi việc đối với cán bộ, nhân viên;
§ Quản lý Hợp đồng lao động, Sổ lao động và hồ sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên, công nhân trong Công ty (trừ hồ sơ lý lịch của Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị quản lý);
§ Nghiên cứu quy định về hình thức trả lương, xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động đế áp dụng trong Công ty và Nhà máy trong từng thời kỳ;
§ Tổ chức thực hiện nghĩa vụ nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế cho cán bộ, nhân viên trong Công ty.
16.4. Để thực hiện những chức năng, nhiệm vụ trên, Giám đốc Tổ chức – Hành chính có các quyền hạn sau:
§ Đề nghị Tổng Giám đốc và trực tiếp tuyển chọn các nhân viên thuộc quyền quản lý;
§ Giao việc và đánh giá kết quả công tác của các nhân viên thuộc quyền quản lý;
§ Hướng dẫn, kiểm tra việc thành lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch tuyển dụng lao động và đào tạo công nhân của các bộ phận trong Công ty và Nhà máy;
§ Đề nghị Tổng Giám đốc việc bổ nhiệm, bãi nhiệm các cán bộ quản lý trong Công ty và Nhà máy (trừ các chức danh do Hội đồng quản trị quyết định);
§ Lập và trình Tổng Giám đốc việc thành lập, chia, tách, hợp nhất, giải thể các Phòng, Ban, Chi nhánh, Văn phòng đại diện trực thuộc Công ty;
§ Đề nghị với Tổng Giám đốc về việc khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, cử đi đào tạo ở trong và ngoài nước đối với cán bộ, nhân viên trong Công ty và Nhà máy;
§ Được Tổng Giám đốc uỷ quyền và ký, đóng dấu của Công ty vào các văn bản: Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, các xác nhận dân sự của cán bộ, nhân viên trong Công ty và Nhà máy. Riêng các công văn gửi ra ngoài trước khi ký, bản thảo phải được Tổng Giám đốc duyệt.
§ Tổng hợp tình hình hoạt động của Công ty, Nhà máy và các bộ phận chuyên môn trình bày trong các cuộc họp giao ban.
ĐIỀU 17: Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng Công ty
17.1. Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi miễn.
17.2. Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng Công ty phải hội đủ các tiêu chuẩn sau đây:
§ Có phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
§ Có trình độ chuyên môn từ bậc đại học trở lên;
§ Có thời gian công tác thực tế từ 03 (ba) năm trở lên;
§ Không phải là người có quan hệ cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, em ruột, anh em nuôi, anh em kết nghĩa với các thành viên của Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Công ty;
§ Không phải là chủ doanh nghiệp hoặc thành viên góp vốn và/hoặc cổ đông của các doanh nghiệp/công ty khác có ngành nghề cạnh tranh với Công ty.
17.3. Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng Công ty chỉ đạo Phòng Kế toán – Tài vụ thực hiện những nhiệm vụ sau:
§ Tham mưu cho Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị những phương án huy động và sử dụng vốn;
§ Tổ chức, kiểm tra và giám sát công tác ghi chép ban đầu trong Công ty, Nhà máy, các Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Công ty TNHH một thành viên và các đơn vị cơ sở trực thuộc;
§ Hướng dẫn việc lập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán trong tất cả các bộ phận thuộc Công ty, bao gồm cả dự án đầu tư xây dựng Nhà máy; Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Công ty TNHH một thành viên và các đơn vị cơ sở trực thuộc;
§ Kiểm tra, giám sát mọi khoản thu, chi trong Công ty, Nhà máy, Văn phòng đại diện, Chi nhánh Công ty, Công ty TNHH một thành viên và các đơn vị cơ sở trực thuộc;
§ Thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án đầu tư, phương án sản xuất;
§ Lập và quản lý các sổ kế toán theo quy định của Pháp luật;
§ Lập, trình ký, chuyển nộp và lưu trữ các Báo cáo kế toán, Báo cáo thuế, Báo các thống kê định kỳ, hồ sơ nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,v…v… theo quy định của Pháp luật;
§ Quản lý, theo dõi các nguồn vốn: vốn điều lệ; vốn bổ sung; vốn vay; quỹ khấu hao; vốn đầu tư xây dựng cơ bản; vốn giao cho các đơn vị trực thuộc;vốn Công ty đầu tư ra ngoài dưới các hình thức góp vốn cổ phần, liên doanh, liên kết, mua bán chứng khoán; vốn trong công nợ phải thu, phải trả.. của Công ty;
§ Tổ chức công tác Kiểm toán và quyết toán thuế hàng năm;
§ Xây dựng đề án phát hành Cổ phiếu của Công ty ra công chứng và tổ chức thực hiện, chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn khi đề án được phê duyệt;
§ Quản lý, sử dụng và bảo mật chứng từ, chương trình phần mềm kế toán;
§ Thực hiện những nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu của công tác Kế toán quản trị doanh nghiệp;
§ Kiểm tra cuối cùng và ký các chứng từ, báo cáo kế toán, các bảng lương, thưởng, báo cáo thuế hàng tháng, quyết toán thuế hàng năm và kết quả kiểm toán (nếu có) trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt;
§ Cùng Tổng Giám đốc giải trình những vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách tài chính, kế toán thống kê, kiểm toán trước cơ quan thuế, thanh tra, kiểm tra, điều tra theo quy định của Pháp luật.
17.4. Để thực hiện những nhiệm vụ trên, Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng Công ty có quyền hạn theo quy định sau:
§ Toàn quyền điều hành các nhân viên thuộc phòng Kế toán – Tài vụ Công ty và các Kế toán viên ở đơn vị cơ sở trực thuộc;
§ Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả công tác của các nhân viên thuộc lĩnh vực Kế toán – Tài vụ trong toàn Công ty và các đơn vị cơ sở trực thuộc;
§ Đề xuất với Tổng Giám đốc về số lượng, cơ cấu cán bộ cần tuyển dụng và tham gia đánh giá các nhân viên trước khi tuyển dụng cho Phòng Kế toán – Tài vụ Công ty, và các đơn vị cơ sở trực thuộc trong từng thời kỳ;
§ Kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình tài chính của các Công ty TNHH một thành viên và các công ty con khác của Công ty;
§ Tham gia tuyển dụng, đề nghị Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm Kế toán trưởng Chi nhánh, Kế toán trưởng các Công ty TNHH một thành viên, các Công ty con và Kế toán trưởng các đơn vị cơ sở trực thuộc;
§ Đề nghị với Tổng Giám đốc về việc nâng lương, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật, buộc thôi việc đối với nhân viên phòng Kế toán – Tài vụ của Công ty và các đơn vị cơ sở trực thuộc;
§ Đăng ký chữ ký điều hành tại Ngân hàng;
§ Dự thảo, kiểm tra và thừa lệnh Tổng Giám đốc ký đóng dấu Công ty vào các công văn gửi ngân hàng, các báo cáo thống kê định kỳ, các công văn về thanh toán công nợ;
§ Theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc, báo cáo, giải trình về tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị;
§ Ký duyệt các Giấy đề nghị tạm ứng theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc với mức không vượt quá 5.000.000đ (Năm triệu đồng). Theo dõi, thu hồi, thanh toán mọi khoản tạm ứng trong Công ty;
§ Là Phó trưởng ban thường trực Ban kiểm kê vật tư, tài sản và quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính theo quyết định của Tổng Giám đốc Công ty.
ĐIỀU 18: Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật
18.1. Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật do Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm và bãi miễn sau khi đề xuất về nhân sự được Hội đồng quản trị phê duyệt;
18.2. Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật phải đồng thời có những điều kiện sau đây:
§ Có trình độ chuyên môn giỏi, tốt nghiệp từ bậc đại học trở lên về kỹ thuật Điện, Tự động hoá và/hoặc các ngành kỹ thuật liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty;
§ Có quan hệ rộng với các nhà khoa học, các cơ quan nghiên cứu, cơ quan quản lý Nhà nước trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty;
§ Có thời gian công tác thực tế đúng chuyên ngành ít nhất là 03 (ba) năm.
18.3. Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật giúp việc cho Tổng Giám đốc chỉ đạo trực tiếp Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật và Ban quản lý công trình thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
a) Khảo sát, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đánh giá các chính sách, quy định của nhà nước và địa phương về: ưu đãi đầu tư; đền bù giải phóng mặt bằng; chính sách thuế; chính sách đất đai; các thủ tục và các cơ quan đầu mối giải quyết thủ tục hành chính … phục vụ cho hoạt động đầu tư và kinh doanh của Công ty;
b) Khảo sát, nghiên cứu đánh giá về mặt bằng chuẩn bị đầu tư, bao gồm: vị trí địa lý, liên hệ vùng, quy hoạch phát triển; địa hình, địa chất, dân cư, khí hậu, thuỷ văn, số liệu về các thác nước có thể khai thác để xây dựng Nhà máy thuỷ điện…
c) Lập và bảo vệ các “Báo cáo cơ hội đầu tư” trước Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền);
d) Lập kế hoạch đầu tư, theo dõi triển khai việc thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt và tổng hợp báo cáo;
e) Giám sát về tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng công trình xây dựng;
f) Giám sát tiêu chuẩn kỹ thuật của các máy móc, thiết bị được nhập khẩu và mua từ các nguồn khác sử dụng trong công trình;
g) Giám sát tiến độ thực hiện dự án;
h) T�� ch��c và tham gia nghiệm thu từng phần, từng hạng mục công trình và toàn bộ dự án;
i) Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các biện pháp an toàn và vệ sinh lao động trong công trường xây dựng;
j) Phối hợp với Giám đốc Tài chính quyết toán công trình đầu tư đã hoàn thành;
k) Thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật, dự toán thi công do các đơn vị tư vấn thiết kế lập;
l) Thường trực Hội đồng thẩm định hồ sơ thiết kế kinh tế – kỹ thuật, hội đồng thẩm định quyết toán công trình và Hội đồng xét thầu của Công ty, bao gồm:
§ Tiếp nhận hồ sơ và tổng hợp các thông tin về gói thầu;
§ Thẩm định sơ bộ để xác định tính hợp lệ của bộ hồ sơ;
§ Lập kế hoạch tổ chức thẩm định;
§ Thực hiện kế hoạch mở thầu và xét thầu đã được Hội đồng quản trị phê duyệt;
§ Tổng hợp kết quả của việc thẩm định và xét thầu;
§ Làm các thủ tục công bố kết quả của việc xét thầu;
§ Kết hợp với các nhà thầu tư vấn thiết kế giải quyết các thay đổi, điều chỉnh thiết kế, dự toán trước khi đưa vào thực hiện;
§ Kết hợp với tư vấn thiết kế, kỹ thuật công trường và đơn vị thi công để giải quyết các phát sinh về kỹ thuật trong quá trình thi công công trình;
§ Tham gia Hội đồng nghiệm thu các công trình.
18.4. Để chỉ đạo thực hiện những nhiệm vụ trên, Giám đốc Kế hoạch- Kỹ thuật có những quyền hạn sau:
§ Đề xuất với Tổng giám về số lượng và cơ cấu cán bộ, kỹ sư của Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật và Ban quản lý công trình thuỷ điện Minh Lương;
§ Phối hợp với Giám đốc Tổ chức – Hành chính trực tiếp tuyển chọn các kỹ sư, nhân viên thuộc quyền quản lý và đề nghị Tổng Giám đốc tiếp nhận;
§ Giao việc và đánh giá kết quả công tác của kỹ sư, nhân viên thuộc quyền quản lý;
§ Đề nghị Tổng Giám đốc về việc khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, cử đi đào tạo ở trong nước và ngoài nước đối với các cán bộ, kỹ sư, nhân viên thuộc quyền quản lý.
CHƯƠNG III
CÁC MỐI QUAN HỆ VÀ NGUYÊN TẮC ĐIỀU HÀNH
HOẠT ĐỘNG TRONG CÔNG TY
ĐIỀU 19: Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Hội đồng quản trị:
Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Hội đồng quản trị Công ty được quy định như sau:
19.1. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Hội đồng quản trị là quan hệ chỉ huy và phục tùng.Tổng Giám đốc có nghĩa vụ thực hiện mọi chỉ thị, nghị quyết của Hội đồng quản trị;
19.2. Tổng Giám đốc có trách nhiệm báo cáo Hội đồng quản trị những vấn đề phát sinh trong điều hành để xin ý kiến xử lý của Hội đồng quản trị;
19.3. Tổng Giám đốc được quyền quyết định các biện pháp vượt thẩm quyền trong các trường hợp: Thiên tai, địch họa, hỏa hoạn, bạo loạn và các sự cố bất ngờ. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm về các quyết định này, đồng thời phải báo cáo ngay với Hội đồng quản trị.
Điều 20: Quan hệ giữa Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát
Quan hệ giữa Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát được quy định như sau:
20.1. Tổng Giám đốc chịu sự giám sát của Ban kiểm soát về các lĩnh vực tài chính và ký kết các hợp đồng.
20.2. Tổng Giám đốc có trách nhiệm cung cấp các tài liệu khi Ban Kiểm soát yêu cầu để phục vụ cho nhiệm vụ kiểm soát:
§ Thông tin về tình hình tài chính của công ty, các chứng từ chi tiêu;
§ Thông tin về các Hợp đồng kinh tế dân sự;
§ Trả lời trung thực, chính xác các câu hỏi của Ban Kiểm soát về các nội dung kiểm soát.
20.3. Mọi yêu cầu của Ban Kiểm soát phải hợp lý, phục vụ cho mục đích quản lý Công ty và có kế hoạch, không làm ảnh hưởng đến công tác điều hành hoạt động hàng ngày của Tổng Giám đốc.
ĐIỀU 21- Uỷ quyền của Tổng Giám đốc cho cán bộ quản lý dưới quyền
21.1. Trong điều hành mọi hoạt động của Công ty, Tổng Giám đốc có thể uỷ quyền bằng văn bản cho Phó Tổng Giám đốc và/hoặc Giám đốc điều hành lĩnh vực cụ thể ký thay hoặc ký thừa lệnh vào một số văn bản, trừ các loại văn bản sau đây:
§ Các báo cáo trình Hội đồng quản trị;
§ Các hợp đồng vay vốn;
§ Quyết định chuyển vốn của Công ty để thành lập các đơn vị cơ sở;
§ Các hợp đồng bán, chuyển nhượng…. tài sản của Công ty cho các cá nhân và pháp nhân khác;
§ Các văn bản bảo lãnh cho các đối tác khác vay vốn bằng tài sản hoặc uy tín của Công ty;
§ Các hợp đồng lao động; quyết định tuyển dụng; gia hạn hợp đồng lao động; nâng lương, điều chỉnh lương, kỷ luật, buộc thôi việc đối với người lao động;
§ Các
§ Các Báo cáo Tài chính và Báo cáo Kiểm toán của năm tài chính;
§ Quyết định ban hành các qui định, qui chế quản lý nội bộ;
§ Biên bản các cuộc thanh tra, kiểm tra theo quyết định của cơ quan Nhà nước;
§ Văn bản giải trình về những việc có liên quan của Công ty theo yêu cầu của các cơ quan thanh tra, kiểm tra hoặc Viện kiểm sát, Tòa án;
§ Đại diện pháp nhân Công ty trước Tòa án các cấp với tư cách là nguyên đơn hoặc bị đơn.
21.2. Trong mọi trường hợp, nếu người được Tổng Giám đốc uỷ quyền làm sai pháp luật, Tổng Giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm như chính mình làm sai theo quy định tại Bộ Luật Dân sự nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
21.3. Mọi uỷ quyền, uỷ nhiệm có liên quan tới con dấu của Công ty đều phải thực hiện bằng văn bản.
21.4. Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty: không được thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc người thứ ba mà mình cũng là người đại diện.
ĐIỀU 22: Từ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm
22.1. Từ nhiệm: Khi Tổng Giám đốc muốn từ nhiệm phải có đơn gửi Hội đồng quản trị. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận đơn, Hội đồng quản trị phải xem xét và quyết định.
22.2. Miễn nhiệm: Tổng Giám đốc bị miễn nhiệm khi xảy ra một trong các trường hợp sau đây:
a) Hết hạn hợp đồng đã ký với Hội đồng quản trị mà không được gia hạn;
b) Chết, mất trí hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;
c) Không đủ sức khoẻ để điều hành công việc.
22.3. Bãi nhiệm: Tổng Giám đốc bị Hội đồng quản trị bãi nhiệm trong các trường hợp sau:
a) Vi phạm Điều 9 Luật Doanh nghiệp;
b) Tự ý bỏ nhiệm sở mà không được Hội đồng quản trị chấp thuận;
c) Mất quyền công dân do bị Toà án tước quyền công dân;
d) Bị truy cứu về các tội danh: buôn lậu, trốn thuế, biển thủ tài sản công quỹ của Công ty, hối lộ, nhận hối lộ, lãng phí của công, lấy tài sản của công ty cho người khác;
e) Do vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ điều hành Công ty, Điều lệ công ty:
§ Không chấp hành nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết Hội đồng quản trị;
§ Trong quá trình điều hành gây thiệt hại cho Công ty, không đảm bảo chỉ tiêu lợi nhuận do Hội đồng quản trị giao;
§ Có hành vi lạm dụng vị thế ký kết các hợp đồng dân sự, kinh tế để thu lợi cho cá nhân, cho người mình có liên quan, không theo quy định tại Điều 87 Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty;
§ Có hành vi chuyển dịch cơ hội kinh doanh của Công ty cho người có liên quan, cho Công ty, doanh nghiệp mà ở đó mình có lợi ích;
§ Tiết lộ bí mật Công ty không được Hội đồng quản trị chấp thuận;
§ Ký kết các hợp đồng bị vô hiệu gây thiệt hại cho Công ty;
§ Không thực hiện nhiệm vụ của mình một cách trung thực, mẫn cán, không vì lợi ích cao nhất của Công ty, của cổ đông;
§ Sử dụng tài sản của Công ty thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác;
§ Không công khai hoá các lợi ích, không kê khai trung thực lý lịch kinh doanh của mình và người có liên quan để công ty giám sát.
ĐIỀU 23 – Bồi thường thiệt hại
Khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả mà Tổng Giám đốc không thông báo kịp thời với Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát và các chủ nợ; không tìm được biện pháp khắc phục để duy trì hoạt động của Công ty thì Tổng Giám đốc phải chịu trách nhiệm cá nhân bồi thường các thiệt hại xảy ra nếu lỗi là do quyết định điều hành của mình gây nên.
ĐIỀU 24: Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Phó Tổng Giám đốc
24.1. Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc Tổng Giám đốc, thực hiện các công việc do Tổng Giám đốc phân công;
24.2. Phó Tổng Giám đốc là người được Tổng Giám đốc uỷ quyền đại diện thường xuyên thay mặt Tổng Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ của Tổng Giám đốc khi Tổng Giám đốc vắng mặt tại Công ty;
24.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Tổng Giám đốc do Tổng Giám đốc Công ty quy định bằng văn bản;
24.4. Trong phạm vi được Tổng Giám đốc uỷ quyền, Phó Tổng Giám đốc được quyền ra những mệnh lệnh điều hành mà không phải xin ý kiến trước và phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật về quyết định của mình;
24.5. Tổng Giám đốc có thể đình chỉ hoạt động của Phó Tổng Giám đốc bất kỳ lúc nào khi thấy Phó Tổng Giám đốc không đủ khả năng đảm nhận các công việc do Tổng Giám đốc phân công;
24.6. Tổng Giám đốc được Hội đồng quản trị uỷ quyền bãi nhiệm, chấm dứt hợp đồng lao động với Phó Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc phải báo cáo Hội đồng quản trị bằng văn bản về quyết định này trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày chấm dứt Hợp đồng lao động với Phó Tổng Giám đốc.
ĐIỀU 25: Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng
25.1. Tổng Giám đốc kiến nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng;
25.2. Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng chỉ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc.
25.3. Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng giúp Tổng Giám đốc xây dựng các phương án chiến lược tài chính quy định trong Điều 9, Chương II quy chế này;
25.4. Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc trong việc điều hành hoạt động của Phòng Kế toán – Tài vụ quy định tại Khoản 3 Điều 17, Chương II quy chế này;
25.5. Trong việc kiểm soát những vấn đề về tài chính, nếu có sự không nhất trí giữa Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng với Tổng Giám đốc thì Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng phải chấp hành quyết định của Tổng Giám đốc và báo cáo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị và/hoặc Ban Kiểm soát về vấn đề không nhất trí. Tổng Giám đốc và Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng phải chấp hành ý kiến giải quyết của Hội đồng quản trị và/hoặc Ban Kiểm soát.
ĐIỀU 26: Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Giám đốc Tổ chức – Hành chính
26.1. Giám đốc Tổ chức – Hành chính do Tổng Giám đốc bổ nhiệm, bãi miễn và chỉ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Công ty;
26.2. Giám đốc Tổ chức – Hành chính giúp Tổng Giám đốc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực theo quy định tại Điều 10, Chương II quy chế này;
26.3. Giám đốc Tổ chức – Hành chính chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc điều hành Phòng Tổ chức – Hành chính theo quy định tại Khoản 3, Điều 16, Chương II quy chế này.
26.4. Tổng Giám đốc Công ty có quyền đình chỉ công tác, bãi miễn Giám đốc Tổ chức – Hành chính khi Giám đốc Tổ chức – Hành chính không hoàn thành nhiệm vụ và/hoặc có sai phạm nghiêm trọng sau đó thông báo cho Hội đồng quản trị biết tại phiên họp gần nhất.
26.5. Trong quá trình điều hành hoạt động, nếu có sự không nhất trí giữa Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật với Phó Tổng Giám đốc trực tiếp chỉ đạo thì Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật phải báo cáo ngay bằng văn bản với Tổng Giám đốc về vấn đề không nhất trí. Phó Tổng Giám đốc và Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật phải chấp hành ý kiến giải quyết của Tổng Giám đốc.
ĐIỀU 27: Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật.
27.1. Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật do Tổng Giám đốc bổ nhiệm và bãi miễn;
27.2. Tổng Giám đốc uỷ quyền cho Phó Tổng Giám đốc chỉ đạo trực tiếp mọi hoạt động của Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật.
27.3. Dưới sự chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật giúp Tổng Giám đốc xây dựng chiến lược phát triển kỹ thuật công nghệ và thị trường theo quy định tại Điều 11 quy chế này;
27.4. Dưới sự chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc chỉ đạo Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật và Ban quản lý công trình theo quy định tại Khoản 3, Điều 18, Chương II quy chế này;
ĐIỀU 28: Quan hệ giữa Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng với các Giám đốc điều hành khác
28.1. Quan hệ giữa Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng và các Giám đốc điều hành khác là quan hệ hướng dẫn và kiểm tra những vấn đề liên quan đến quan hệ tài chính;
28.2. Các Giám đốc điều hành khác có trách nhiệm tiếp thu sự hướng dẫn và chịu sự kiểm tra của Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng về những vấn đề: chứng từ thanh toán, phương thức thanh toán, những điều khoản liên quan trong các hợp đồng kinh tế, các chế độ, chính sách với người lao động và chính sách tài chính khác;
28.3. Nếu có sự không nhất trí giữa Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng với các Giám đốc điều hành khác thì Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng phải báo cáo ngay bằng văn bản với Tổng Giám đốc về vấn đề không nhất trí. Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng và Giám đốc điều hành có liên quan phải chấp hành ý kiến giải quyết của Tổng Giám đốc.
ĐIỀU 29: Những nguyên tắc trong quan hệ điều hành Công ty
Trong quá trình điều hành mọi hoạt động của Công ty, các cán bộ quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
29.1. Tổng Giám đốc Công ty không giao việc trực tiếp cho cán bộ, nhân viên, công nhân thuộc các đơn vị, phòng ban các đơn vị cơ sở trực thuộc. Trường hợp đặc biệt, có thể điều động cán bộ, nhân viên công nhân đi giải quyết công việc gấp, nhưng sau đó phải thông báo cho các Giám đốc điều hành trực tiếp quản lý do điều động và kết quả công việc;
29.2. Tổng Giám đốc không làm thay công việc quản lý của Phó Tổng Giám đốc và các Giám đốc điều hành. Phó Tổng Giám đốc, các Giám đốc điều hành không làm thay công việc của tổ trưởng, đội trưởng và nhân viên thuộc quyền quản lý (trừ trường hợp làm thử, hướng dẫn kỹ thuật);
29.3. Giám đốc điều hành không được điều động nhân viên của các bộ phận khác của Công ty đi thực hiện nhiệm vụ khi chưa được trao đổi và được sự đồng ý của Giám đốc điều hành quản lý trực tiếp;
29.4. Mọi cán bộ quản lý trong Công ty có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại các điều khoản có liên quan trong quy chế này; báo các kịp thời những vướng mắc đã và đang gặp, kết quả đã hoàn thành cho Tổng Giám đốc Công ty;
29.5. Trong công tác quản lý điều hành mọi hoạt động của Công ty, những ý kiến khác nhau giữa các cán bộ quản lý phải được đưa ra trao đổi tập thể trong cuộc họp giao ban của Công ty qui định tại Điều 31 Chương III Quy chế này. Mọi thỏa thuận riêng giữa các cán bộ quản lý không được Tổng Giám đốc đồng ý sẽ không có giá trị pháp lý khi thực hiện và hậu quả (nếu có) những cán bộ đã thoả thuận phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
ĐIỀU 30- Quy trình ban hành các quyết định quản lý.
Trừ những trường hợp đặc biệt, Tổng Giám đốc Công ty chỉ ban hành các quyết định quản lý theo trình tự sau đây:
30.1. Các Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm phát hiện những vấn đề cần giải quyết, cần có quyết định của Tổng Giám đốc trong lĩnh vực được giao phụ trách;
30.2. Đề xuất phương án giải quyết bằng văn bản, trong đó phải nêu rõ:
§ Lý do phải có quyết định của Tổng Giám đốc về vấn đề phát sinh;
§ Hậu quả đã xảy ra trong thực tiễn vì vấn đề chưa được giải quyết;
§ Các phương án giải quyết, bao gồm: nội dung, phương pháp, biện pháp cần áp dụng; yêu cầu về cơ sở vật chất, nhân sự (nếu có);
§ Hình thức văn bản cần ban hành và dự thảo văn bản.
30.3. Ý kiến bằng văn bản của các Giám đốc điều hành phụ trách các lĩnh vực khác có liên quan.
30.4. Sau khi đã nhận đề xuất của Giám đốc điều hành và ý kiến các Giám đốc điều hành khác có liên quan, trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, Tổng Giám đốc Công ty phải có ý kiến giải quyết (trừ những vấn đề thuộc quyền quyết định của Hội đồng quản trị).
ĐIỀU 31- Các cuộc họp giao ban của Lãnh đạo Công ty
31.1. Các cuộc họp giao ban của Lãnh đạo Công ty phải được tổ chức theo định kỳ ít nhất mỗi tháng một lần (trừ những trường hợp đột xuất do Tổng Giám đốc Công ty triệu tập). Thời gian cụ thể do Tổng Giám đốc quyết định và Giám đốc Tổ chức – Hành chính thông báo triệu tập bằng văn bản;
31.2. Thành phần các cuộc họp giao ban định kỳ gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, các Giám đốc điều hành, Trưởng Ban quản lý công trình tại Nhà máy Thuỷ điện Minh Lương (nếu thấy cần thiết);
31.3. Các cuộc họp giao ban của lãnh đạo Công ty có những nội dung theo quy định sau đây:
§ Kiểm điểm, đánh giá lại kết quả mọi hoạt động của Công ty, tiến độ triển khai dự án, Nhà máy trong tháng trước, quan hệ với chính quyền địa phương;
§ Nêu và bàn biện pháp giải quyết các vướng mắc còn lại;
§ Nêu và bàn biện pháp thực hiện kế hoạch kinh doanh, đầu tư xây dựng và những công việc về quản lý Công ty trong tháng sau;
§ Thảo luận và quyết định việc chia, tách, sáp nhập, giải thể, thành lập mới các Phòng, ban, Chi nhánh Công ty, Văn phòng đại diện, và các đơn vị cơ sở trực thuộc.v.v… của Công ty theo đề án (nếu có) của Giám đốc Tổ chức – Hành chính;
§ Thảo luận, góp ý, bổ sung, sửa đổi các qui định, qui chế đã ban hành hoặc quy chế mới được dự thảo (nếu có).
31.4. Tổng Giám đốc chủ tọa cuộc họp giao ban định kỳ và có trách nhiệm:
§ Tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và các mặt công tác của Công ty trong tháng trước và nêu những mặt yếu kém, vướng mắc còn tồn tại;
§ Nêu nhận xét về kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả và chất lượng công tác của từng bộ phận thuộc Công ty;
§ Biểu dương, khen thưởng kịp thời các sáng kiến của các tập thể, cá nhân trong Công ty;
§ Nêu kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản và các hoạt động khác của Công ty trong tháng sau.
31.5. Các cán bộ tham gia họp giao ban phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, tư liệu cần thiết để trình bày ý kiến của mình và tham gia ý kiến trao đổi. Các ý kiến phát biểu tại cuộc họp phải ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ về những vấn đề được đặt ra tại cuộc họp;
31.6. Tổng Giám đốc Công ty là người phát biểu ý kiến kết luận cuối cùng. Với những vấn đề còn những ý kiến khác nhau, ý kiến của Tổng Giám đốc là ý kiến quyết định, mọi cán bộ quản lý phải chấp hành.
CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
ĐIỀU 32: Hiệu lực thi hành
Quy chế này có hiệu lực từ ngày Tổng Giám đốc Công ty ký quyết định ban hành. Các cán bộ quản lý và mọi cán bộ, nhân viên trong Công ty có nghĩa vụ thực hiện nghiêm chỉnh những quy định trong quy chế này. Những vi phạm, tùy theo mức độ, đều bị xử lý.
ĐIỀU 33: Bổ sung, sửa đổi
Trong quá trình thực hiện, mọi ý kiến đề nghị sửa đổi bổ sung được phản ánh bằng văn bản cho thư ký Công ty để trình Hội đồng quản trị xem xét quyết định.
Quy chế này đã được Hội đồng quản trị thông qua ngày… tháng… năm 20…..
| Nơi nhận: – Các TV HĐQT – Tổng Giám đốc – Ban Kiểm soát – Lưu Tiểu ban Thư ký HĐQT | TM. Hội đồng quản trị Chủ tịch |
2. Quy chế hoạt động của Ban giám đốc là gì?
Trước khi bàn đến Quy chế hoạt động của Ban giám đốc, điều quan trọng là hiểu rõ vai trò của Ban giám đốc trong tổ chức doanh nghiệp. Ban giám đốc đóng vai trò quản lý và điều hành chính của công ty, chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong Ban giám đốc, có nhiều vị trí và chức vụ khác nhau như Giám đốc các bộ phận (Giám đốc điều hành, Giám đốc kinh doanh, Giám đốc truyền thông và Marketing, Giám đốc công nghệ thông tin, v.v.), cũng như các Phó Giám đốc khác.
Quy chế hoạt động của Ban giám đốc là tập hợp các quy định được dựa trên các quy định pháp luật như Luật Doanh nghiệp và các luật liên quan khác cùng với điều lệ của doanh nghiệp. Quy chế này đặt ra các nguyên tắc, quy trình và phương pháp làm việc, quan hệ công việc, cấu trúc tổ chức, quyền lợi, nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi thành viên trong Ban giám đốc… Quy chế hoạt động của Ban giám đốc là bắt buộc và được áp dụng trong mọi hoạt động của Ban giám đốc cũng như các thành viên của Ban giám đốc.
3. Tại sao cần có quy chế hoạt động của Ban giám đốc?
Sau khi được thành lập, mỗi doanh nghiệp bước vào một lĩnh vực pháp lý với một mạng lưới mối quan hệ phong phú và đa dạng, không chỉ bên trong tổ chức mà còn liên quan đến các cơ quan, tổ chức và cá nhân bên ngoài. Để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả và có tổ chức, không đòi hỏi nhiều sự giám sát, động viên, doanh nghiệp cần phải thiết lập các quy định và quy chế làm việc bắt buộc. Trong số đó, một trong những quy chế quan trọng không thể thiếu là Quy chế hoạt động của Ban giám đốc. Qua việc thực hiện Quy chế này, vai trò lãnh đạo của Ban giám đốc được định rõ, đồng thời tạo điều kiện để mỗi thành viên trong Ban Giám đốc, đặc biệt là người đứng đầu, có thể thể hiện trách nhiệm cá nhân của mình. Điều này giúp hạn chế các hành vi tiêu cực, sự lạm quyền và tham nhũng, cũng như nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp năm 2022.
THAM KHẢO THÊM:
