Bên cạnh các phần mềm quản lý thì các phiếu xuất kho cũng vô cùng quan trọng để hàng hóa được lưu thông thuận lợi trong kho hàng. Cũng như giúp quản lý kho hàng được thuận lợi và hợp lý hơn. Vậy phiếu xuất kho là gì? Phiếu xuất kho được viết như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là mẫu phiếu ghi nhận số lượng công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa… được xuất ra từ kho của doanh nghiệp.
Phiếu xuất kho là những chứng từ, văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ trong nhà kho phục vụ cho quá trình sử dụng của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức…Giúp quản lý theo dõi chặt chẽ số lượng được nhập vào cũng như xuất ra của kho.
Phiếu xuất kho là bước quan trọng trong việc xử lý hàng hóa, vật tư, công cụ, vật dụng…được tiêu thị trong kho hàng. Phiếu xuất kho được dùng để theo dõi số lượng vật phẩm – hàng hóa xuất kho, làm cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất – tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để hoạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp thường dùng phiếu xuất kho để kiểm tra các chi phí phát sinh và hạch toán những mặt hàng hay sản phẩm chi tiêu trong khi làm việc tại một thời gian nhất định cụ thể hoặc theo năm tại nơi sản xuất của mình.
Mỗi phiếu xuất kho sẽ được lập cho 1 hoặc nhiều vật phẩm, hàng hóa cùng kho xuất dùng chung mục đích hoặc cho một đối tượng hạch toán chi phí.
2. Mẫu phiếu xuất kho:
Mẫu số C6-12/NS
(TT số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của Bộ Tài Chính)
Số:………..
KHO BẠC NHÀ NƯỚC………….
PHIẾU XUẤT KHO
Người nhận: ………..
Đơn vị: ………….
Lý do xuất: ……………
Xuất tại kho: …………….
| STT | Tên tài sản | Mã số | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Tổng cộng | |||||||
Số tiền bằng chữ: ……………
…………., ngày…tháng…năm….
Người nhận
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho xuất
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn cách ghi phiếu xuất kho:
Đối với một nhân viên kế toán thì không thể không biết đến cách viết phiếu xuất kho, bởi đây là một loại chứng từ vô cùng quan trọng đối với một kế toán viên cũng như doanh nghiệp.
– Ngày tháng năm: ghi lại thời điểm ngày tháng lập phiếu.
– Số: không được ghi rời nhau, ghi liên tục và phải ghi theo đúng với số thứ tự tính từ nhỏ đến lớn.
– Họ và tên của người nhận hàng: có thể là người trong hoặc ngoài doanh nghiệp, ghi đầy đủ họ tên người nhận hàng.
– Cột A: ghi số thứ tự của vật tư – hàng hóa lập phiếu.
– Cột B: ghi tên – nhãn hiệu – quy cách – phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
– Cột C: ghi mã số tương ứng
– Cột D: ghi đơn vị tính tương ứng
– Cột 1: ghi số lượng yêu cầu xuất kho của người/ bộ phận sử dụng
– Cột 2: ghi đơn giá tương ứng
– Cột 3: tính thành tiền từng loại vật phẩm – hàng hóa (cột 4 = cột 2 x cột 3)
– Dòng “Cộng”: cộng tổng cột “Thành tiền”
– Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi bằng chữ số tiền ở dòng “Cộng”
– Ghi số chứng từ gốc kèm theo (nếu có)
– Khi phiếu xuất kho được lập xong, người lập phiếu, kế toán trưởng ký và sau đó chuyển sang Giám đốc, người có ủy quyền xác nhận và ghi rõ họ tên. Và giao cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hóa, vật tư…
4. Những điều cần lưu ý về phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho được bộ phận quản lý hoặc bộ phận kho (tùy vào từng quy định cũng như quy mô tổ chức, quản lý của từng doanh nghiệp) sẽ lập thành 3 liên giống nhau nhưng đóng vai trò hoàn toàn khác nhau.
• Liên 1: Lưu trữ lại tại bộ phận trực tiếp lập phiếu.
• Liên 2: Lưu trữ lại bộ phận kho, cụ thể là thủ kho – quản lý kho giữ lại để ghi lại vào thẻ kho hoặc phần mềm quản lý của công ty, rồi chuyển lại cho bộ phận kế toán tiếp tục ghi lại vào cột 3 và cột 4. Rồi kế toán viên sẽ hạch toán ghi lại vào sổ kế toán.
• Liên 3: Giao cho người nhận hàng hóa, sản phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư để có thể thuận lợi trong việc theo dõi ở bộ phận họ sử dụng ra sao.
Sau khi đã lập xong phiếu xuất kho thì người trực tiếp lập phiếu, kế toán trưởng ký vào và chuyển sang cho ban lãnh đạo – giám đốc, người ủy quyền xác nhận rồi ghi rõ họ và tên lên phiếu. Cuối cùng là giao lại cho người nhận để cần phiếu đến kho để gặp quản lý kho – thủ kho để nhận hàng hóa, vật tư, sản phẩm, công cụ dụng cụ… dựa theo những chi tiết đã được ghi trên phiếu xuất kho.
Lúc này, khi các vật tư, hàng hóa, sản phẩm đã được xuất khỏi kho thì quản lý kho – thủ kho sẽ điền vào cột số 2 ( số lượng thực xuất kho của từng loại) và ghi rõ thời điểm ngày tháng năm phát sinh nghiệp vụ xuất kho. Đồng thời phiếu xuất kho
5. Những người sử dụng phiếu là ai?
Thông thường các doanh nghiệp sau khi lập phiếu sẽ chia làm 3 liên.
– Liên 1 do bộ phận lập phiếu lưu giữ
– Liên 2 do thủ kho lưu giữ để ghi vào thẻ kho. Sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
– Liên 3 giao cho người nhận hàng kiểm tra.
Tùy theo quy định các nguyên tắc của từng tổ chức; văn bản xuất kho sẽ do các bộ phận khác nhau quản lý và lưu giữ. Sau khi lập xong; phiếu sẽ được chuyển lên phòng giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt và ký. Sau khi xuất kho; thủ kho có trách nhiệm ghi vào cột 2 số lượng thực xuất và thứ/ngày / tháng / năm rõ ràng. Khi người nhận đơn đã kiểm tra kỹ lưỡng và ký tên là hoàn thành phiếu.
6. Bộ phận nào lập phiếu xuất kho?
Tùy quy định của mỗi doanh nghiệp mà phiếu xuất kho sẽ do bộ phận quản lý kho hay bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi điền thông tin, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi thì hàng mới được xuất kho. Thủ kho sẽ là người điền cột 2 – số lượng thực xuất, ngày tháng năm xuất kho và cùng với người nhận hàng ký – ghi rõ họ tên vào phiếu xuất kho.
Như vậy thì tất cả thông tin trong phiếu xuất kho sẽ do cả người lập phiếu – thủ kho và kế toán cùng hoàn thành ở cột tương ứng.
Thường phiếu xuất kho được lập sẽ có 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 do thủ kho giữ – dùng làm căn cứ ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi cột 3, 4 – ghi vào sổ kế toán, liên 3 người nhận hàng giữ theo dõi ở bộ phận sử dụng.
7. Quy trình xuất kho trong doanh nghiệp:
Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng gồm 6 bước như sau:
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho
Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho lập Phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị
Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.
Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt. Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt
Bước 3: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.
Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên
Bước 5: Xuất kho
Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất (đã có đầy đủ xác nhận của các quản lý bộ phân liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải nếu cần thiết.
Bước 6: Cập nhật thông tin
Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng tồn kho. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.
