Mẫu phiếu xuất kho file Excel, Word theo Thông tư 133, 200

1. Phiếu nhập kho tài liệu là gì?

Phiếu nhập kho là tài liệu quan trọng để xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được nhập vào kho. Việc theo dõi cẩn thận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất nhập kho cho các bộ phận trong doanh nghiệp rất quan trọng, bởi nó cung cấp cơ sở để tính toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và dịch vụ, cũng như đánh giá việc sử dụng vật tư. Điều này cũng giúp quản lý định mức tiêu hao vật tư và thực hiện kiểm tra việc sử dụng chúng. Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC là Mẫu số 01-VT được sử dụng để theo dõi tình hình nhập kho hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm…

2. Mẫu Phiếu xuất kho 02-VT theo Thông tư 200:

 – Họ và tên người nhận hàng: ……………………… Địa chỉ (bộ phận)………………………….

– Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………………………….

– Xuất tại kho (ngăn lô): …………………………..Địa điểm ………………………………………..

– Tổng số tiền (viết bằng chữ):………………………………………………………………………….

– Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………………………………………………….

3. Mẫu Phiếu xuất kho 02-VT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: 

 – Họ và tên người nhận hàng: ……………………… Địa chỉ (bộ phận)………………………….

– Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………………………….

– Xuất tại kho (ngăn lô): …………………………..Địa điểm ………………………………………..

– Tổng số tiền (viết bằng chữ):………………………………………………………………………….

– Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………………………………………………….

4.  Hướng dẫn cách ghi phiếu nhập kho trên word:

Để lập phiếu xuất kho bằng file Word, cần tuân thủ các phương pháp và trách nhiệm sau:

– Góc bên trái của phiếu xuất kho cần ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) và bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho này được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá trong cùng một kho, sử dụng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc mục đích sử dụng.

– Khi lập phiếu xuất kho, cần ghi rõ thông tin của người nhận hàng, tên và đơn vị (bộ phận), số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

– Cột A, B, C, D trên phiếu cần ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

– Cột 1 cần ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.

– Thủ kho cần ghi số lượng thực tế xuất kho vào cột 2 (số lượng này có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

– Kế toán cần ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).

– Dòng Cộng cần ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.

– Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ” cần ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên phiếu xuất kho.

Tuân thủ các phương pháp và trách nhiệm trên giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của phiếu xuất kho, từ đó giúp quản lý kho hàng và hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng vật tư một cách hiệu quả.

Để đảm bảo việc tính giá thành sản phẩm và sử dụng vật tư hiệu quả, các doanh nghiệp cần lập Phiếu xuất kho bằng file word. Phiếu xuất kho này phải ghi rõ thông tin như tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho, số và ngày lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

Đối với mỗi mặt hàng xuất kho, Phiếu xuất kho cần ghi đầy đủ thông tin như số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính. Cột 1 ghi số lượng yêu cầu xuất kho, cột 2 ghi số lượng thực tế xuất kho, cột 3 và 4 ghi đơn giá và thành tiền tương ứng của từng mặt hàng xuất kho. Dòng cộng ghi tổng số tiền của số mặt hàng đã xuất kho và dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ” ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cần được lập thành 3 liên và sau khi lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất.

+ Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu

+ Liên 2 do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.

+ Liên 3 do người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

5. Các ghi thông tin trên phiếu xuất kho bằng file Excel:

Để ghi thông tin đầy đủ và chính xác trên phiếu xuất kho Excel, chúng ta cần làm những bước sau:

Bước 1: Ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ và đóng dấu đơn vị tiến hành xuất kho ở góc trái trang.

Bước 2: Sử dụng công cụ Textbox (Chèn -> Textbox) để tạo hộp thoại và ghi rõ mẫu chứng từ kèm theo các thông tin cơ bản khác. Việc sử dụng công cụ này giúp dễ dàng di chuyển vị trí các hộp thoại mà không phụ thuộc vào độ rộng của cột Excel.

Bước 3: Ghi rõ ngày, tháng, năm doanh nghiệp thực hiện xuất kho.

Bước 4: Ghi rõ số phiếu xuất kho.

Bước 5: Ghi rõ các tài khoản Nợ, tài khoản Có.

Bước 6: Ghi rõ họ và tên của người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.

Bước 7: Ghi rõ thông tin của số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho vào ô Lý do xuất kho.

Bước 8: Ghi rõ tên kho và địa chỉ kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa vào ô Xuất tại kho (ngăn lô) … địa điểm …

Bước 9: Ký tên tại cuối trang phiếu xuất kho Excel của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu lập) và giám đốc.

Hướng dẫn thiết lập bảng kê khai hàng hóa xuất kho trên phiếu xuất kho Excel như sau:

Các cột A, B, C, D: Ghi chi tiết về số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được xuất kho.

Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được yêu cầu xuất kho bởi bộ phận hoặc người sử dụng.

Cột 2: Ghi số lượng hàng hóa thực tế đã được xuất kho.

Cột 3 và 4: Ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được xuất kho (Công thức: cột 4 = cột 2 x cột 3).

Cột “Cộng”: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.

Cột “Tổng số tiền (viết bằng chữ)”: Ghi số tiền ở dòng “Cộng” trên phiếu xuất kho Excel bằng chữ để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong quá trình sử dụng.

Với cách thiết lập bảng kê khai hàng hóa xuất kho này, doanh nghiệp sẽ có một phiếu xuất kho Excel hoàn chỉnh và chính xác để quản lý và kiểm soát việc xuất nhập kho hàng hóa.

6. Một số chú ý với phiếu xuất kho Excel:

Để thực hiện công việc kế toán kho trên Excel hiệu quả, cần chú ý các điểm sau đây trong quy trình làm việc:

– Phiếu xuất kho Excel phải được lập thành 3 liên.

Liên 1: Bộ phận lập phiếu giữ.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký rồi chuyển lên giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt. Lúc này, người nhận sẽ cầm phiếu xuống kho để nhận hàng xuất kho.

Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng loại hàng hóa, ghi thời điểm xuất kho (ngày, tháng, năm) và cùng người nhận hàng ký tên lên phiếu xuất (ghi rõ họ tên).