Mẫu phiếu nhập kho là một loại chứng từ được sử dụng phổ biến tại doanh nghiệp, theo đó dựa vào loại phiếu này mà chúng ta có thể nhận thấy một số thông tin quan trọng như số liệu tồn kho, tổng số chi tiết về hàng hóa, vật liệu. Dưới đây là mẫu phiếu nhập kho có bản tải file Word, Excel theo Thông tư 133 và 200.
Mục lục bài viết
1. Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là một loại chứng từ theo mẫu quy định, dùng để ghi lại và theo dõi tình hình về tài sản của doanh nghiệp, thể hiện rõ nguồn tài sản, biến động tài sản, …
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng phiếu nhập kho để theo dõi từng kỳ, thông qua đó quá trình quản lý sẽ được chính xác, đều đặn và rất dễ dàng.
Mẫu Phiếu nhập kho được tiếp cận trong mục đích kế toán. Sử dụng trong nhu cầu nhập hàng hóa vào kho. Và xác định, thống kê và ghi chép với số lượng hay giá trị hàng hóa. Đảm bảo hiệu quả trong công tác của các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Từ các doanh nghiệp có quy mô lớn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mẫu phiếu thường được sử dụng để xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho. Thực hiện cơ sở làm căn cứ thanh toán tiền hàng, ghi sổ kế toán,… Cũng như hiệu quả kiểm kê, thống nhất số lượng và giá trị tương ứng với nhu cầu xuất kho. Từ đó đảm bảo phản ánh hiệu quả trong quản lý. Cũng như tránh các thất thoát trong công tác tiến hành của các chủ thể hay bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.
2. Ý nghĩa sử dụng mẫu phiếu nhập kho:
Nhập kho là giai đoạn đầu đối với tiếp nhận sản phẩm, hàng hóa. Sau đó xuất hiện các quá trình thay đổi, biến đổi số lượng cần tiến hành trong kế toán. Khi có các mẫu nhập kho cùng phương pháp quản lý hiệu quả. Sẽ mang đến hiệu quả của hoạt động và ý nghĩa của bộ phận kế toán kho.
Hiện nay, mẫu Phiếu nhập kho là Mẫu số 01 – VT được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC. Tương ứng với các ý nghĩa trong hoạt động của các doanh nghiệp. Đảm bảo hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng tiếp cận hiệu quả với công tác kế toán. Từ đó mang đến chất lượng trong tìm kiếm hiệu quả từ hoạt động kinh doanh.
3. Mẫu phiếu nhập kho 01 – VT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Mẫu này được sử dụng đối với hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Trong nhu cầu ghi chép và thể hiện với số lượng hàng hóa nhập vào kho. Cũng như hiệu quả đối với các quá trình quản lý, sử dụng của đơn vị. Trong đó, các nội dung thể hiện trong Mẫu nhập kho như sau:
Mẫu Phiếu nhập kho 01 – VT:
Đơn vị: … Mẫu số 01 – VT
Bộ phận: ….. (Ban hành theo
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày….tháng….năm ……. Nợ ……
Số: …… Có ……
– Họ và tên người giao: …..
– Theo … số .. ngày…..tháng…. năm… của …
Nhập tại kho: ……… địa điểm ………
| S T T | Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá | Mã số | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | |
| Theo chứng từ | Thực nhập | ||||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
| Cộng | x | x | x | x | x |
|
– Tổng số tiền (viết bằng chữ):………..
– Số chứng từ gốc kèm theo:…………….
|
|
|
| …Ngày … tháng… năm… |
| Người lập phiếu | Người giao hàng | Thủ kho | Kế toán trưởng |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) |
|
|
|
| (Ký, họ tên) |
4. Mẫu Phiếu nhập kho 01 – VT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC :
Mẫu phiếu này được sử dụng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đảm bảo cho hiệu quả quản lý cũng như tiến hành các công tác khác trong hiệu quả kế toán. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa sử dụng các phần mềm kế toán và cách thức quy mô. Cho nên việc thực hiện khai thác trên các mẫu phiếu đảm bảo trong thống kê, kiểm đếm. Cũng như các ý nghĩa khác của công tác kế toán hiệu quả.
Mẫu Phiếu nhập kho 01 – VT
| Đơn vị: ……. Bộ phận:…. | Mẫu số 01 – VT (Ban hành theo |
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày….tháng….năm ……. Nợ ……
Số: … Có ……
– Họ và tên người giao: …..
– Theo …. số …. ngày…..tháng……. năm……… của …
Nhập tại kho: …… địa điểm ……
| S T T | Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá | Mã số | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | |
| Theo chứng từ | Thực nhập | ||||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Cộng | x | x | x | x | x |
|
– Tổng số tiền (viết bằng chữ):………
– Số chứng từ gốc kèm theo:………..
|
|
|
| Ngày … tháng… năm… |
| Người lập phiếu | Người giao hàng | Thủ kho | Kế toán trưởng |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) |
|
|
|
| (Ký, họ tên) |
5. Hướng dẫn cách lập mẫu phiếu nhập kho:
Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho.
– Phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị). Xác định với hoạt động nhập kho được tiến hành trong hoạt động của doanh nghiệp. Để xác định tương ứng với các giá trị, các hoạt động đang được thực hiện. Là một trong các công việc được tổ chức trong doanh nghiệp.
– Ghi rõ bộ phận nhập kho. Xác định phân biệt đối với các kho hàng khác nhau của doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu quả trong xác định với đúng kho được nhập hàng hóa. Tương ứng với phản ánh các nhu cầu khác hiệu quả trong sản xuất hay kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận nhập từ đó cũng gắn với các trách nhiệm trong quản lý và bảo quản hàng hóa. Cùng với các tác động và tính chất khác tương ứng.
– Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp khác nhau. Thể hiện trong nhu cầu cũng như thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Kể đến như: Nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất. Thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn. Hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê. Là rất nhiều các tính chất khác nhau trong nguồn gốc. Nhưng được thực hiện nhập kho để quản lý và đảm bảo trong nhu cầu của doanh nghiệp.
Với các Mẫu phiếu có thể điền với thông tin về nguồn gốc. Như các xác định ở trên để mang đến hiệu quả phân biệt trong quản lý. Cũng như hiệu quả của công tác tiếp nhận thông tin của sản phẩm được nhập kho.
Các thông tin cần thể hiện:
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ các thông tin xác định cho lần nhập kho được thực hiện. Để đảm bảo trong quản lý hay các công tác xác định khác. Đồng bộ với các công tác tìm kiếm, phân biệt về hạn sử dụng khác nhau. Thể hiện với số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu. Từ đó có liên hệ với tìm kiếm nhanh chóng. Họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, số hóa đơn. Xác định các thông tin hay trách nhiệm tương ứng cho các chủ thể và đơn hàng.
Hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập. Để xác định trong tính chất phân biệt với các kho hàng khác. Trong hoạt động quản lý kế toán đối với hoạt động chung của doanh nghiệp. Khi mà có nhiều kho hàng với các chức năng sử dụng khác nhau.
Cột A, B, C, D:
Triển khai thông tin chi tiết đối với sản phẩm hàng hóa nhập vào kho.
Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Từ đó giúp xác định cũng như phân biệt thông tin đối với các sản phẩm hàng hóa khác nhau. Đảm bảo trong phân biệt để có các cách thức bảo quản hiệu quả nhất. Từ đó cũng nhanh chóng, thuận tiện khi thực hiện kiểm kê hay xuất kho trong tương lai.
Cột 1:
Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập). Thể hiện với số lượng được hiểu theo lý thuyết. Trong tính toán của đơn vị giao hàng. Nhằm phản ánh với các chênh lệch có thể khi đơn vị tiếp nhận và kiểm kê hàng hóa trên thực tế.
Cột 2:
Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho. Đây là số lượng được thủ kho và các nhân viên kiểm đếm thực tế. Gắn với số lượng hàng hóa thực tế được họ tiếp nhận để quản lý. Đây là các quyền và gắn với trách nhiệm cần quản lý. Khi các bên chắc chắc được số lượng mới đảm bảo không có phát sinh các rủi ro trong quản lý sau đó. Khi công tác xuất kho và đối chiếu hàng hóa được thực hiện.
Cột 3, 4:
Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hóa đơn,…). Thực hiện tùy theo quy định của từng đơn vị. Xác định với giá trị được thể hiện đối với đơn hàng. Gắn với các giao dịch và giá trị thực hiện nghĩa vụ do các bên thỏa thuận.
Thông thường được xác định dựa trên giá trị của một sản phẩm nhân với số lượng hàng hóa nhập. Và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực nhập.
Dòng cộng:
Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho.Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.
Số lượng phiếu cần lập trong mỗi lần nhập kho:
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập.
– Có thể lập thành 02 liên đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài.
– Hoặc 03 liên đối với vật tư tự sản xuất.
Đặt giấy than viết 01 lần để thực hiện lấy các số lượng phiếu theo nhu cầu. Người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên). Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Các công việc cần thực hiện:
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho. Xác định với thời gian, địa điểm và các thông tin khác một cách chính xác. Thủ kho cùng người giao hàng ký vào phiếu. Xác nhận với các trách nhiệm đảm bảo thực hiện trong kiểm kê hàng hóa. Thủ kho giữ liên 02 để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 01 lưu ở nơi lập phiếu. Liên 03 (nếu có) sẽ được người giao hàng giữ.
Việc xác nhận số lượng nhập hàng cần Phiếu nhập kho. Mang đến hiệu quả trong quản lý và đảm bảo trong xuất kho để sử dụng thực tế. Và số lượng hàng nhập và xuất cần khớp nhau. Khi xuất hàng hóa, cần sử dụng
6. Quy trình nhập kho hàng hóa đối với doanh nghiệp:
Quy trình nhập kho hàng hóa đối với doanh nghiệp được thực hiện theo các bước cụ thể lần lượt như sau:
– Kiểm tra về hàng tồn kho
Việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp kiểm soát được những loại hàng hóa nào đã hết/ cần được nhập thêm? Loại hàng hóa nào không cần phải nhập thêm?
– Lên kế hoạch để thông báo với bên bán về việc nhập hàng hóa, vật liệu,…
– Sau khi lên kế hoạch về việc nhập kho thì ban giám đốc hoặc bên lãnh đạo có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung và phê duyệt
Tùy thuộc vào loại hàng hóa gì mà doanh nghiệp đó sẽ có các quy định riêng về trường hợp bộ phận/ cá nhân nào có thẩm quyền phê duyệt
– Đề xuất về việc thông báo với các bộ phận liên quan về quá trình nhập kho cụ thể
– Yêu cầu nhập kho hàng hóa với bên bán: việc yêu cầu này tùy vào sự thỏa thuận từ các bên bằng lời nói, văn bản hay hình thức nào khác.
+ Lúc này, kế toán kho tiến hành lập phiếu kho khi có yêu cầu về việc nhập kho. Hoặc một số doanh nghiệp sẽ thực hiện lập phiếu nhập kho bởi đơn vị, thủ kho do kế toán kho yêu cầu.
+ Việc nhập kho sẽ được ghi nhận trong phần mềm riêng về quản lý kho, theo đó sẽ lập thành nhiều liên, 1 liên sẽ chuyển cho bên mua hàng, từ 2 đến 3 liên giao cho bên nhận kho để làm thủ tục liên quan
– Hoàn thành việc lập phiếu nhập kho xong thì nhân viên giao hàng sẽ tiến hành giao hàng hóa tới cho thủ kho tại doanh nghiệp
– Khi giao hàng cho bên nhập kho, ngay lúc đó sẽ có bộ phận kiểm đếm về số lượng, chất lượng hàng hóa.
Trường hợp mà thủ kho lập phiếu trực tiếp thì cần phải kiểm đếm trước lúc viết phiếu nhập kho.
+ Khi phát sinh việc hàng hóa nhập bị thừa, thiếu, hỏng, lỗi thì thủ kho cần lập biên bản đồng thời gửi báo cáo tới bộ phận quản lý có trách nhiệm xử lý cụ thể
– Hàng được nhập vào kho xong, thủ kho và những người liên quan sẽ ký nhận vào loại hàng hóa nhập, đồng thời ký và ghi rõ họ tên vào phiếu nhập kho. Lưu ý, cần phải giữ 1 liên, còn lại giao cho những người liên quan mỗi bên một liên: kế toán kho, người nhập hàng,…
– Phiếu nhập kho về cơ bản đã đầy đủ hoàn thiện, kế toán kho sẽ dựa vào phiếu nhập kho thì ghi lại thông tin trong sổ kho và hạch toán về hàng hóa được nhập kho.
Tải file Excel tại đây: TẢI BẢN EXCEL
