Mẫu phiếu đề xuất tuyển dụng, thay đổi, bổ sung nhân sự

1. Mẫu phiếu đề xuất tuyển dụng, thay đổi, bổ sung nhân sự:

Kính gửi: ………

Diễn giải:

(1)- Ghi rõ đơn vị cần tuyển người vào bộ phận nào thuộc Phòng/ Ban nào trong công ty.

(2)- Ghi chức danh mà đơn vị đang có nhu cầu tuyển dụng.

(3)- Ghi rõ số lượng nhân viên cần tuyển ứng với mỗi vị trí (chức danh) mà đơn vị đang có nhu cầu.

(4)- Ghi rõ thời gian dự kiến tiếp nhận nhân viên thử việc (theo quy định là 2 tháng – trừ các trường hợp đặc biệt được đặc cách sau khi đơn vị pv và thấy ứng viên có thể được ưu tiên)

(5)- Ghi rõ mức lương dự kiến thử (mức lương phải phù hợp với quy chế tài chính của tập đoàn), thông thương bằng 80% mức lương cơ bản của vị trí chính thức

(6)- Là mức lương mà ứng viên nhận được sau thời gian thử việc, ghi rõ các mức phụ cấp (nếu có).

(7)- Tiêu chuẩn tuyển dụng: Ghi các tiêu chuẩn chung nhất cho các vị trí mà đơn vị đang cần tuyển

(8)- Ghi các tóm tắt chung nhất và các tóm tắt này sẽ là cơ sở cho việc lập mô tả công việc sau này.

2. Được xem xét tuyển dụng, thay đổi, bổ sung nhân sự khi nào?

Thứ nhất, tình trạng công việc trong phòng ban doanh nghiệp bị quá tải:

Đây là cơ sở quan trọng và cần thiết để xem xét việc phải tuyển dụng, thay đổi, bổ sung thêm nhân sự trong các đơn vị doanh nghiệp. Tình trạng công việc bị quá tải (overtime – OT), nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc cân bằng khối lượng công việc do vậy sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc được giao, cũng như chính người lao động bị mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày.

Hoặc khi doanh nghiệp có những dự án, công việc lớn đột xuất cần triển khai, nên việc sắp xếp nhân sự để đảm bảo khối lượng công việc là điều cần thiết. Bởi với lực lượng nhân viên có sẵn, phải chịu một lượng công việc quá lớn trong thời gian dài với tần suất lớn, nhân viên sẽ không thể xử lý trơn tru tất cả công việc.

Thứ hai, nguồn lực nhân sự không đủ dẫn tới việc công ty phải thường xuyên thuê nguồn nhân lực từ bên ngoài:

Có thể trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang phải thường xuyên thuê nguồn lao động tạm thời bên ngoài mỗi khi có dự án hay công việc cần làm. Nếu phải sử dụng phương án thuê người lao động thường xuyên như vậy thì doanh nghiệp cũng cần phải có sự tính toán, xem xét lại về việc quản lý cũng như phân bổ nguồn nhân lực trong công ty. Bởi những lý do như sau:

– Nếu có một bộ phận lực lượng nhân viên hiện hữu, sẵn có của công ty thì chắc chắn nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về tình hình vận hành, hoạt động của doanh nghiệp giúp cho việc vận hành nội bộ cũng như quá trình hoạt động kinh doanh của công ty đạt được hiệu quả tối ưu nhất

– Hơn nữa việc thuê nguồn nhân lực từ bên ngoài thường sẽ tốn chi phí hơn nếu so với nhân viên trong doanh nghiệp. Riêng khoản chi phí bỏ ra hàng tháng để thuê nhân lực bên ngoài cũng khiến doanh nghiệp gồng gánh bên cạnh những khoản đầu tư khác trong doanh nghiệp, chưa kể sẽ phát sinh nhiều chi phí khác. Do vậy, doanh nghiệp rất khó cân bằng các chi phí tài chính của mình.

– Khi thuê nhân lực bên ngoài, trong doanh nghiệp sẽ phải có người đứng ra quản lý bộ phận người đó. Như vậy, rất khó kiểm soát cũng như không thể cân bằng được việc quản lý nội bộ doanh nghiệp cũng như các bộ phận bên ngoài.

– Quy mô của các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp được mở rộng

– Bổ sung cho các công việc, nhiệm vụ mà doanh nghiệp đang cần thêm nhân sự

– Giúp duy trì lực lượng nhân sự phòng khi có lao động nghỉ việc.

3. Những trường hợp nào không nên xem xét tuyển dụng, thay đổi, bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp:

Bên cạnh những cơ sở xác đáng cần thiết để tiến hành đề xuất tuyển dụng, thay đổi cũng như bổ sung thêm nhân sự thì vẫn có những trường hợp không nên tiến hành tuyển dụng thêm hay bổ sung thêm nhân sự, cụ thể ví dụ một số hoàn cảnh như sau:

– Khối lượng công việc trong doanh nghiệp không cố định, thay đổi theo từng đợt. Khi đó, doanh nghiệp hãy xem xét việc sử dụng nhân viên thời vụ hoặc tiến hàng thuê khoán sẽ tối ưu chi phí và thời gian cho cả đôi bên doanh nghiệp và người lao động, tránh trường hợp nguồn nhân lực trong doanh nghiệp bị dôi dư như vậy sẽ rất lãng phí nguồn tài nguyên nhân sự.

– Thành viên trong công ty chỉ xin nghỉ phép ngắn ngày vì lý do cá nhân, và sau đó họ vẫn quay trở lại làm việc và chuyên môn, kinh nghiệm vẫn đáp ứng đủ tiêu chí đảm bảo về công việc cho doanh nghiệp

4. Hướng dẫn viết đơn đề xuất tuyển dụng, thay đổi, bổ sung nhân sự:

Mẫu đơn xin tuyển dụng/thay thế/ bổ sung nhân sự là một loại văn bản hành chính, được sử dụng khi các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp phát sinh nhu cầu muốn tăng cường nhân sự. Văn bản này được lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp.

Về mặt hình thức:

– Thông thường, một tờ đơn phải có cấu trúc gồm đầy đủ ba phần: mở đầu, nội dung và kết thúc. Đầy đủ, rõ ràng ba phần trên sẽ tạo nên sự khoa học, logic cho mẫu đơn và do đó giúp người đọc nắm bắt được nội dung một cách nhanh chóng

– Quốc hiệu – tiêu ngữ là yếu tố buộc phải có: Đây là hai mục quan trọng nhất, được đặt ở phía trên cùng, chính giữa của văn bản:

+ Phần quốc hiệu: (“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”) sẽ được viết in hoa, bôi đậm với cỡ chữ dao động từ 11-13

+ Phần tiêu ngữ: (“Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”) được viết in hoa các chữ cái đầu tiên của mỗi từ, bôi đậm và phân cách bởi dấu gạch ngang, cỡ chữ dao động từ 12-14 (trình bày với kích thước lớn hơn cỡ chữ quốc hiệu 1 cỡ)

– Tên văn bản phải được viết hoa căn ở giữa

– Phần trích yếu nội dung (Tuyển dụng/thay đổi/bổ sung nhân sự) cũng phải được căn ở chính giữa nằm sau cụm từ “Về việc” hoặc “V/v”.

Về mặt nội dung của mẫu đơn:

– Trước hết là “Kính gửi”: ghi đầy đủ thông tin của Ban lãnh đạo công ty hoặc ghi Kính gửi phòng Hành chính – Nhân sự.

– Trình bày đầy đủ lý do: Tại sao cần tuyển dụng/thay đổi/bổ sung nhân sự vào phòng ban hay một team làm việc nào đó trong doanh nghiệp của mình (ví dụ có thể do dự án triển khai quy mô rộng nên cần thêm nhân sự cho vị trí công việc A, vị trí công việc B,… hay doanh nghiệp mở rộng chi nhánh, phòng ban cần thêm nhân sự,….)

– Ghi rõ và đầy đủ vị trí cần tuyển dụng/thay thế/bổ sung: mô tả phần công việc sẽ làm những gì, vai trò ra sao,…

– Mục thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng cần có đủ một số thông tin như: số lượng nhân sự doanh nghiệp cần tuyển dụng/bổ sung/thay thế; nhưng yêu cầu, tiêu chuẩn của nhân sự cần sắp tới là như thế nào, liệt kê chi tiết các yêu cầu (ví dụ như bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm làm việc ở vị trí tuyển dụng hoặc các vị trí tương đương,…); mức lương dự kiến (lương cơ bản, chế độ lương thưởng,…), công việc cần làm là gì, thời gian dự kiến tuyển dụng/bổ sung/thay thế là khi nào?,…

Sau khi trình bày đầy đủ trong mẫu đơn, người viết sẽ nộp lên đến phòng quản lý hành chính nhân sự tại doanh nghiệp hoặc ban lãnh đạo công ty có thẩm quyền phê duyệt, sau đó sẽ được đóng dấu xác nhận và lên kế hoạch bổ sung/thay thế/tuyển dụng nhân sự.