Một trong những điều quan trọng nhất của việc xác lập văn bản đó chính là việc một người yêu cầu chứng thực chữ ký. Vậy việc chứng thực chữ ký được quy định như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký là gì?
Theo Khoản 3 Điều 2
“3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.”
Cũng theo Nghị định này thì Lời chứng được quy đinh tại Điều 12 như sau:
“1. Lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực.”
Mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định Chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 bao gồm: Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính; lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản; lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản; lời chứng chứng thực điểm chỉ; lời chứng chứng thực trong trường hợp không thể ký, điểm chỉ được; lời chứng chứng thực chữ ký người dịch; lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch; lời chứng chứng thực
Như vậy có thể hiểu chứng thực chữ ký là việc của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền mà những người có thẩm quyền ở đây bao gồm: Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây được gọi chung là Phòng Tư pháp), Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây được gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây được gọi chung là Cơ quan đại diện), công chứng viên thuộc Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây được gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng) thực hiện việc chứng thực chữ ký trong các loại giấy tờ hoặc văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực các cơ quan này chứng thực.
Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký là mẫu lời chứng được lập ra để chứng thực về chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản. Và là cơ sở để gửi tới cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu chứng thực. Đây cũng là cơ sở để cơ quan thực hiện việc chứng thực về chữ ký của một người yêu cầu chứng thực trong một giấy tờ, văn bản Mẫu nêu rõ nội dung chứng thực…
Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký được người yêu cầu chứng chứng thực chữ ký trong một giấy tờ, văn bản để gửi tới cơ quan có thẩm quyền yêu cầu chứng thực mẫu chữ ký có trong các loại giấy tờ, văn bản mà người chứng thực cần.
2. Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định mới nhất:
Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định. Mẫu được ban hành theo Thông tu 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp. Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký có nội dung như sau:
Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày …tháng … năm … (Bằng chữ …)(1)
Tại … (2).
Tôi (3) … , là (4) …
Chứng thực
Ông/bà … Giấy… tờ tùy thân (6) số … cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà… là người tiếp nhận hồ sơ.
Số chứng thực … quyển số … (8) – SCT/CK, ĐC
Người tiếp nhận hồ sơ
(ký, ghi rõ họ, tên (9))
Người thực hiện chứng thực
(ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10))
3. Hướng dẫn soạn thảo lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định:
Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp được soạn thảo theo trình tự như sau:
(1) Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì ghi rõ thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm mà người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch được chứng thực.
(2) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C). Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.
(3) Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.
(4) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C).
(5) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô).
(6) Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
(7) Nếu ký thì ghi “ký”, nếu điểm chỉ thì ghi “điểm chỉ”.
(8) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực (ví dụ: quyển số 01/2019-SCT/HĐ,GD); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2019 + 01/2020 -SCT/HĐ,GD).
(9) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên.
(10) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu thực hiện tại Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký, đóng dấu Cơ quan đại diện. Người thực hiện chứng thực ghi rõ họ, chữ đệm và tên./.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật:
Theo đó tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về việc cấp bản sao từ những giấy tờ gốc, hồ sơ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định về Thủ tục chứng thực chữ ký như sau:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký là của mình thì phải xuất trình các loại giấy tờ bao gồm:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực thực hiện việc kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, khi thấy người yêu cầu chứng thực chữ ký đã nộp đủ giấy tờ theo quy định, ngay tại thời điểm chứng thực thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp như:
+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không còn minh mẫn và không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hết thời hạn sử dụng hoặc giả mạo, mạo danh người khác.
+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật và đạo đức xã hội; có nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức và vi phạm đến quyền công dân.
+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, thì trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong
Bước 3: Thực hiện chứng thực
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Một số điều cần lưu ý như sau:
Một là, Đối với những trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa hoặc một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu công chức tiếp nhận hồ nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Hai là, Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp như việc chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ hoặc văn bản; hay chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ hoăc văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật hiện hành; Việc chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao và không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Như vậy, khi người yêu cầu chứng thực chữ ký muốn chứng thực chữ ký bất kì loại giấy tờ nào đòi hỏi chủ thể có yêu cầu này phải đáp ứng được các nội dung yêu cầu cụ thể theo quy định của pháp luật hiện hành để thủ tục thực hiện được tiến hành đúng trình tự và dễ dàng nhất.
Cơ sở pháp lý:
– Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định Chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015;
– Thông tư 01/2020/TT-BTP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực.
