Mẫu kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng mới nhất. Mục đích lập kế hoạch công việc. Nội dung cơ bản trong bảng kế hoạch công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Hướng dẫn cách lập kế hoạch công việc hiệu quả. Phương pháp trong lập kế hoạch công việc. Những lưu ý khi lập bảng kế hoạch công việc.
Mục lục bài viết
- 1 1. Mẫu kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng mới nhất:
- 2 2. Mục đích lập kế hoạch công việc:
- 3 3. Nội dung cơ bản trong bảng kế hoạch công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng:
- 4 4. Hướng dẫn cách lập kế hoạch công việc hiệu quả:
- 5 5. Phương pháp trong lập kế hoạch công việc:
- 6 6. Những lưu ý khi lập bảng kế hoạch công việc:
1. Mẫu kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng mới nhất:
Mẫu số 01:
Công ty ……….
BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Họ và tên: ………
Chức vụ: ……… Phòng ban: ………..
Thời gian: …….
| STT | Công việc | Nội dung chi tiết |
Khó khăn, vướng mắc……
Phương hướng giải quyết ……..
NHÂN VIÊN THỰC HIỆN
(ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu số 02:
| CÔNG TY …… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| …..,… ngày …. tháng … năm ….. |
KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
Tuần ……….
| STT | Tên công việc | Thời gian làm việc | Kết quả công việc | Chưa giải quyết | Phương án giải quyết |
Ghi chú: …………
NHÂN VIÊN THỰC HIỆN
(ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu số 03:
| CÔNG TY…… Phòng…… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc … ngày …. tháng … năm ….. |
KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TRONG THÁNG
Phòng ban:…………..
Người thực hiện:………..
| TT | Nội dung công việc | Người thực hiện | Thời gian | Kết quả | Ghi chú | |
| Bắt đầu | Kết thúc | |||||
| 01 | ||||||
| 02 | ||||||
| 03 | ||||||
| 04 | ||||||
| 05 | ||||||
| 06 | ||||||
| 07 | ||||||
| 08 | ||||||
| 09 | ||||||
| 10 | ||||||
| 11 | ||||||
| 12 | ||||||
| 13 | ||||||
| 14 | ||||||
| 15 | ||||||
| 16 | ||||||
| 17 | ||||||
| 18 | ||||||
| 19 | ||||||
| 20…. | ||||||
……, ngày …. tháng …. năm ….
| Nơi nhận: – Như trên; – CTCP……… | Người lập kế hoạch
|
2. Mục đích lập kế hoạch công việc:
Kế hoạch công việc là việc thống kê sau đó tiến hành lên danh sách để sắp xếp công việc cần phải làm theo ngày, theo tuần và theo tháng. Việc lập kế hoạch này có sự tác động rất tích cực trong cuộc sống hàng ngày của mỗi người, cụ thể như:
Thứ nhất, khiến cho mỗi cá nhân dễ nắm bắt được lịch trình công việc hàng ngày mình cần làm gì, tránh trường hợp quên.
Thứ hai, đảm bảo làm việc một cách khoa học, tăng khả năng chủ động trong công việc, từ đó tăng năng suất cũng như hiệu quả công việc.
Thứ ba, giúp cho mỗi người tự biết sắp xếp công việc từ đó tránh việc chồng chéo các đầu công việc hay quá tải công việc nếu như làm quá nhiều công việc trong cùng thời gian ngắn.
Thứ tư, đặc biệt đối với những người phụ trách quản lý team hay quản lý cả một phòng ban thì việc lập kế hoạch là rất cần thiết, hỗ trợ giúp cho việc quản lý đầu công việc sẽ quy củ và tốt hơn.
Thứ năm, giúp cho cá nhân ứng phó linh hoạt với những tình huống bất định
Thứ sáu, lập kế hoạch nhằm giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí trong quá trình thực hiện công việc
Như vậy, trong cuộc sống thực tế, có thể thấy việc lập kế hoạch công việc là rất cần thiết với mỗi cá nhân, mang lợi ích lớn trong cuộc sống khiến cuộc sống có khoa học, hợp lý và đạt được nhiều hiệu quả.
3. Nội dung cơ bản trong bảng kế hoạch công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng:
– Thông tin của người lập kế hoạch: Họ tên, chức vụ, phòng ban làm việc, thời gian.
– Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.
– Chi tiết công việc cần làm.
– Khoảng thời gian dự kiến hoàn thành công việc.
– Mục tiêu cần đạt khi làm việc.
– Phương án, phương hướng giải quyết khi phát sinh vấn đề.
4. Hướng dẫn cách lập kế hoạch công việc hiệu quả:
Bước 1: Xác định được công việc cần làm theo ngày, tuần, tháng:
Lập kế hoạch và tổ chức công việc một cách chi tiết theo từng ngày, từng giờ, từng tuần/ tháng/ năm giúp nhân viên dễ nắm bắt công việc và không bỏ sót. Đồng thời, việc này còn thuận tiện cho người quản lý quan sát tiến độ, điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
Bước 2: Xác định được mục tiêu, yêu cầu của công việc:
Sau khi lên danh sách các đầu mục công việc cần phải làm, cá nhâ phải vẽ ra được mục tiêu cần đạt được là gì. Thứ nhất, việc đó sẽ giúp cho bản thân có động lực làm việc; thứ hai, sẽ nắm bắt được công việc nào có mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn để sắp xếp kế hoạch công việc sao cho phù hợp.
Xác định được mục tiêu theo các tiêu chí như sau:
– Tiêu chí cụ thể, rõ ràng, định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.
– Mục tiêu đặt ra phải vừa sức, đúng đắn, phù hợp và đem lại thành công.
– Xây dựng mục tiêu dựa trên tình hình thực tế.
– Tiêu chí cụ thể, rõ ràng, định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 3: Xác định được thời gian cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc:
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là rất cần thiết, sắp xếp công việc nào cần thực hiện trước, cần thực hiện sau để ưu tiên làm trước sao cho phù hợp. iệc sắp xếp này sẽ góp phần loại bỏ những công việc không phù hợp, không quan trọng, tiết kiệm nguồn lực, đạt được mục tiêu hiệu quả.
Bước 4: Tập trung để thực hiện kế hoạch:
Để có được những bước đi và phát triển hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì cần phải tập trung cho việc thực hiện kế hoạch. Mỗi đơn vị, mỗi phòng ban hay mỗi cá nhân cần phải tiến hành quan tâm tới công việc chung, đồng thời cũng cần phải phát triển nhiều đầu công việc cùng một lúc. Như vậy, mới tạo được hiệu quả trong công việc.
Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch:
Lý thuyết và thực tế nhiều khi không thể khớp nhau do có nhiều sự cố bất khả kháng không như ý muốn xảy ra nên thực tiễn khi thực hiện kế hoạch sẽ không diễn ra đúng như bảng kế hoạch đưa ra. Do đó, khi thực hiện kế hoạch sẽ phải có sự ứng biến một cách linh hoạt, kịp thời và phải có chuẩn bị những phương án dự phòng.
5. Phương pháp trong lập kế hoạch công việc:
Thường phương pháp trong lập kế hoạch công việc sẽ là công thức 5W 1H 2C 5M. Cụ thể như sau:
– Why (Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc): nắm bắt được vì sao phải thực hiện công việc này và có ý nghĩa như thế nào?
– What (Xác định nội dung công việc): đưa ra được các công việc cụ thể cần làm để đạt mục tiêu.
– Xác định (Where, When, Who): Ở bước này các hoạt động diễn ra một cách chi tiết hơn. Nhà quản trị sẽ thiết lập công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?…
– How (Xác định cách thức thực hiện): Đây là giai đoạn kế hoạch làm rõ hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn làm việc, các tài liệu liên quan hoặc cách thức vận hành.
– Control, Check (Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra): đây là bước cần thiết trong quá trình giải quyết kế hoạch lập công việc. Nhờ kiểm tra mà mục tiêu được đo lường hiệu quả.
– Man, Money, Material, Machine và Method (Xác định các nguồn lực thực hiện): phân loại rõ các nguồn lực cụ thể để xây dựng mục tiêu tương thích với khả năng.
6. Những lưu ý khi lập bảng kế hoạch công việc:
Thứ nhất, kế hoạch công việc cần phải rõ ràng và có một tính khả thi cao: khi bảng kế hoạch lập ra được xác định một cách cụ thể, rõ ràng thì quá trình thực hiện mới trơn tru, đạt được hiệu quả.
Sắp xếp công việc theo trình tự hợp lý như các công việc mà cần ít thời gian hơn và chúng ảnh hưởng tới các công việc làm sau thì cần phải xếp lên làm trước còn với các công việc mất nhiều thời gian hơn và cần phải chú tâm hơn thì để giữa, au khi mà đã giải quyết công việc dễ dàng trước rồi.
Thứ hai, tạo thói quen ghi chép:
Ghi chép chính là một kỹ năng cần và rất quan trọng để lập mẫu lập kế hoạch công việc, mẫu kế hoạch công việc hàng ngày, mẫu lập kế hoạch công việc tháng một cách dễ dàng và có khoa học hơn.
Thứ ba, lưu ý không ôm đồm quá nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian:
Con người luôn có những giới hạn nhất định. Bên cạnh công việc, ai cũng có cuộc sống riêng như gia đình, con cái hay các mối quan hệ bạn bè, xã hội,… Do vậy, cần phân định lên kế hoạch phù hợp các phần công việc thực hiện sao cho phù hợp với khả năng và tình hình sức khỏe của bản thân; đồng thời sắp xếp công việc vào những khung giờ hợp lý.
Thứ tư, rèn luyện kỹ năng biết cách sắp xếp:
Sắp xếp công việc phải thật logic và có hiệu quả. Sử dụng bảng tính trên máy tính và dùng các ô màu để dễ nhận biết và khoa học hơn.
Thứ năm, lựa chọn đối với công việc ưu tiên hơn:
Khi làm việc chắc chắn sẽ phải có ghép nhiều những công việc mà mình cần giải quyết nhưng nhưng quan trọng cần xác định được các công việc ưu tiên nhất lúc cần phải thực hiện sớm để không thể trì hoãn; đồng thời thực hiện phân chia thời gian dự kiến một cách cụ thể, cân đối cho mỗi việc làm.
