Mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu

1. Hợp đồng ủy thác xuất khẩu là gì?

Theo Điều 16 Nghị định số 187/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài: “Thương nhân được ủy thác cho thương nhân khác xuất khẩu, nhập khẩu hoặc được nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu từ thương nhân khác các loại hàng hóa, trừ hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.”

Ủy thác xuất khẩu là việc thuê ngoài một đơn vị kinh doanh dịch vụ xuất khẩu để tổ chức và thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa cho bên mua. Ủy thác xuất khẩu là nghiệp vụ cần thiết khi chủ hàng muốn xuất khẩu hàng ra Việt Nam, nhưng không tự làm mà ủy thác qua công ty dịch vụ thực hiện việc xuất khẩu, hay nói cách khác, đây là hình thức xuất khẩu hàng qua các đơn vị trung gian.

Hợp đồng ủy thác xuất khẩu là một loại hợp đồng dịch vụ, là sự thỏa thuận của hai bên bao gồm những điều khoản chính quy định về: thông tin dịch vụ ủy thác xuất khẩu, mức phí, quyền và trách nhiệm các bên, thanh toán…bên ủy thác sẽ trả tiền dịch vụ cho bên nhận ủy thác.

Cá nhân không có tư cách pháp nhân, nên không có chức năng xuất khẩu, doanh nghiệp mới thành lập, chưa đàm phán được với người bán hàng nước ngoài, chưa rõ các quy trình và hình thức làm việc với hải quan cũng như quy trình xuất khẩu hàng hóa hoặc doanh nghiệp có đầy đủ chức năng, nhưng có thể do mặt hàng mới, doanh nghiệp cảm thấy chưa đủ kinh nghiệm xuất…. thường tìm đến các nhà xuất khẩu. Hợp đồng ủy thác xuất khẩu đáp ứng được nhu cầu của bên ủy thác và bên nhận ủy thác, bên ủy thác muốn xuất khẩu hàng hóa của mình ra nước ngoài, bên nhân ủy thác đáp ứng nhu cầu và nhận tiền từ việc ủy thác.

Hợp đồng ủy thác xuất khẩu là cơ sở pháp lý ghi nhận quyền và nghĩa vụ, đảm bảo cả hai bên thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ, đồng thời ghi nhận phương thức giải quyết tranh chấp của hai bên khi có tranh chấp xảy ra.

2. Những lưu ý khi ký kết hợp đồng ủy thác xuất khẩu:

– Trên thực tế có rất nhiều trường hợp bên ủy thác và nhận ủy thác đã quen nhau từ trước và khi thực hiện hợp đồng thì chỉ giao kết bằng miệng mà không có giấy tờ văn bản pháp lý chứng minh thỏa thuận của hai bên. Điều này dẫn đến khi hàng hóa có vấn đề và bên kia không chịu trách nhiệm và không thể khởi kiện để đòi lại quyền lợi. Có rất nhiều trường hợp xảy ra mà chúng ta không thể đoán trước được, vì thế các doanh nghiệp cần phải lưu ý kỹ về việc giao kết hợp đồng bằng văn bản để tránh phạm phải những sai lầm.

– Trường hợp hợp đồng không có hiệu lực, dù đã thực hiện ký kết hợp đồng với sự đồng thuận của các bên liên quan thế nhưng lại không được hợp pháp hóa vì hợp đồng có thể ký kết bởi những người mà không có thẩm quyền quyết định được quy định trong luật pháp Việt Nam và Quốc tế. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các thông tin về người có thẩm quyền ký kết hợp đồng để tránh những rủi ro đáng tiếc mà pháp luật không thể can thiệp để giải quyết tranh chấp giữa các bên có liên quan.

– Hợp đồng phải ghi đầy đủ thông tin như trách nhiệm bồi thường hợp đồng, khắc phục hậu quả có thể xảy ra, cách thức bồi thường hợp đồng và thời gian bồi thường. Nếu như không có những quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên thì đến khi xảy ra rủi ro thì sẽ bị kẹt lại ở rủi ro trách nhiệm của các bên.

– Trong quá trình lựa chọn đối tác hợp đồng, bên ủy thác cần cân nhắc lựa chọn kỹ những công ty xuất khẩu uy tín để giảm thiểu những rủi ro do bên nhận ủy thác gây ra như vấn đề thủ tục hải quan.

– Cần lưu ý vấn đề quyền hạn và nghĩa vụ thực hiện của các bên tham gia khi xảy ra tranh chấp được phát sinh hay có liên quan đến hợp đồng và việc lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp.

3. Mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự Do – Hạnh phúc

………………, ngày      tháng      năm ……

HỢP ĐỒNG ỦY THÁC XUẤT KHẨU

Số… /HĐKTXK

Hôm nay ngày… tháng… năm… tại… chúng tôi gồm có

BÊN ỦY THÁC

– Tên doanh nghiệp………

– Địa chỉ trụ sở chính ……

– Điện thoại……………Telex……. Fax………

– Tài khoản số:……… mở tại ngân hàng……

– Đại diện là ông (bà) ……Chức vụ……

– Giấy ủy quyền số……. (nếu có)

Viết ngày……… tháng………… năm……do……. chức vụ….. ký

Trong hợp đồng này gọi tắt là bên A

BÊN NHẬN ỦY THÁC

– Tên doanh nghiệp………

– Địa chỉ trụ sở chính ……

– Điện thoại……Telex………… Fax…

– Tài khoản số:…… mở tại ngân hàng…

– Đại diện là ông (bà) …Chức vụ……

– Giấy ủy quyền số……. (nếu có)

Viết ngày…… tháng……. năm ……. Do……..Chức vụ….. ký

Trong hợp đồng này gọi tắt là bên B

Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau:

Điều 1: Nội dung công việc ủy thác

1. Bên A ủy thác cho bên B xuất khẩu những mặt hàng sau:

STT	Tên hàng	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền	Ghi chú

Cộng:……

Tổng giá trị tính theo tiền Việt Nam (bằng chữ):…

3. Tổng giá trị tính theo ngoại tệ (bằng chữ):…

Điều 2: Quy cách phẩm chất hàng hóa

1. Bên B có trách nhiệm hướng dẫn trước cho bên A về tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa, tiêu chuẩn kiểm dịch, bao bì, cách chọn mẫu để chào hàng v.v… ngay từ khi sản xuất, chế biến.

2. Bên A phải cung cấp cho bên B các tài liệu cần thiết về qui cách, phẩm chất, mẫu hàng… để chào bán.

3. Bên A phải chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa (nếu có sự sai lệch so với nội dung chào hàng) đồng thời chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa bên trong bao bì, trong các kiện hàng hoặc container do bên A đóng, khi hàng đến tay bên ngoài.

Điều 3: Quyền sở hữu hàng xuất khẩu

1) Hàng hóa ủy thác xuất khẩu là tài sản thuộc sở hữu của bên A cho đến khi hàng đó được bên A chuyển quyền sở hữu cho khách hàng nước ngoài. Trong bất cứ giai đoạn nào, bên B cũng không có quyền sở hữu số hàng ủy thác này.

2) Bên B phải tạo điều kiện cho bên A được tham gia cùng giao dịch, đàm phán với bên nước ngoài về việc chào bán hàng hóa của mình.

3) Mỗi lô hàng bày bên A cam đoan chỉ ủy thác cho bên B là đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu tiến hành chào hàng và xuất khẩu kể từ ngày… tháng… năm… , nếu sau đó bên A lại chuyển quyền sở hữu lô hàng ủy thác này cho đơn vị khác hoặc dùng nó để gán nợ, để thế chấp, cầm cố bảo lãnh tài sản trong các hợp đồng khác mà không được sự đồng ý của bên B thì bên A phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Điều 4: Vận chuyển, giao dịch xuất khẩu số hàng đã ủy thác

1) Bên A có trách nhiệm vận chuyển hàng tới địa điểm và theo đúng thời gian bên B đã hướng dẫn là:

– Địa điểm……

– Thời gian: hàng phải có trước…………giờ ngày……/…../….

2) Bên B có trách nhiệm khẩn trương giao dịch xuất khẩu hàng hóa trong thời gian … ngày (kể từ ngày bên A báo đã chuẩn bị đủ các yêu cầu về hàng hóa thỏa thuận với bên B). Nếu không giao dịch được trong thời gian nói trên, bên B phải thông báo ngay cho bên A biết để xử lý lô hàng đó.

3) Bên B có trách nhiệm xuất khẩu hàng hóa với điều kiện có lợi nhất cho bên A (về giá cả cao, khả năng thanh toán nhanh bằng ngoại tệ mạnh .v.v…).

Điều 5: Thanh toán tiền bán hàng

1) Bên B có trách nhiệm cung cấp cho ngân hàng (ngoại thương)… tại… những tài liệu cần thiết để tạo lợi nhuận cho bên A nhận được ngoại tệ do bên nước ngoài thanh toán một cách nhanh chóng nhất.

2) Bên A được quyền sử dụng ngoại tệ đó theo quy định của Nhà nước, bên B không có quyền trong việc sở hữu số ngoại tệ này.

Điều 6: Giải quyết rủi ro

Bên A phải chịu thiệt thòi về những ruit ro trong quá trình ủy thác xuất khẩu lô hàng trên nếu bên B chứng minh là họ không có lỗi và đã làm đầy đủ mọi trách nhiệm đòi bồi thường ở người thứ ba (là người có lỗi gây rủi ro như làm đổ vỡ, cháy… hàng hóa ủy thác xuất khẩu).

Trường hợp này người thứ ba thực hiện nghĩa vụ bồi thường trực tiếp cho bên A.

Điều 7: Trả chi phí ủy thác

1) Bên A phải thanh toán cho bên B tổng chi phí ủy thác theo mức qui định của Nhà nước (có thể do hai bên thỏa thuận).

Số tiền chi phí ủy thác mặt hàng………….(thứ nhất) là… đồng

– …….(thứ hai) là …. đồng

– ……(thứ ba) là …. đồng

Tổng chi phí ủy thác là: (số)…………… đồng. (Bằng chữ)………………

2) Thanh toán theo phương thức…….(có thể chuyển khoản, tiền mặt v.v…)

Điều 8: Trách nhiệm của các bên trong thực hiện

1. Trường hợp hàng hóa bị khiếu nại do những sai sót của bên A thì bên A phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho khách nước ngoài theo kết quả giải quyết cùng với bên B.

2. Bên B có trách nhiệm làm đủ những công việc cần thiết hợp lý để giải quyết những khiếu nại khi khách hàng nước ngoài phát đơn, kể cả trường hợp hàng hóa ủy thác xuất khẩu có tổn thất vì gặp rủi ro trên, cũng phái chịu trách nhiệm vật chất theo phần lỗi của mình.

3. Khi xác định phần lỗi phải bồi thường thiệt hại vật chất thuộc trách nhiệm của bên A thì bên B có nghĩa vụ gửi những tài liệu pháp lý chứng minh đến ngân hàng ngoại thương khu vực là… (nơi bên A mở tài khoản để nhận thanh toán ngoại tệ) để ngân hàng này trích tài khoản của bên A, trả bồi thường cho khách hàng nước ngoài, đồng thời bên B phải thông báo cho bên A biết.

4. Nếu bên B thực hiện nội dung hướng dẫn không cụ thể về hàng hóa sai yêu cầu mà khách hàng đưa ra, gây thiệt hại cho bên A thì bên B có trách nhiệm bồi thường những thiệt hại thực tế đã gây ra cho bên A do hàng hóa không xuất khẩu được.

5. Bên A không chấp hành đúng thời gian và địa điểm giao nhận hàng theo hướng dẫn của bên B, dẫn tới hậu quả bị bên khách hàng nước ngoài phạt hợp đồng với bên B và bắt bồi thường các khoản chi phí khác như cảng phí, tiền thuê phương tiện vận tải v.v… thì bên A chịu trách nhiệm bồi thường thay cho bên B. Nếu lỗi này  do bên B hướng dẫn sai thời gian, địa điểm giao nhận hàng thì bên B phải chịu bồi thường trực tiếp cho khách hàng nước ngoài.

6. Nếu bên A vi phạm nghĩa vụ thanh toán chi phí ủy thác do trả chậm so với thỏa thuận, bên B được áp dụng mức phạt lãi suất tín dụng quá hạn theo qui định của ngân hàng nhà nước là… % ngày (hoặc tháng) tính từ ngày hết thời hạn thanh toán.

7. Bên nào đã ký hợp đồng mà không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng mà không có lý do chính đáng thì sẽ bị phạt tới…% giá trị phần hợp đồng đã ký.

8. Những vi phạm trong hợp đồng này mà hai bên gây ra cho nhau (nếu không liên quan đến bồi thường vật chất cho bên nước ngoài) xảy ra, trường hợp có một bên gây ra đồng thời nhiều loại vi phạm thì chỉ phải chịu một loại phạt có số tiền phạt ở mức cao nhất theo các mức phạt mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng này.

Điều 9: Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng

1. Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn đề bất lợi gì phát sinh, các bên phải kịp thời thông báo cho nhau và tích cực bàn bạc giải quyết (cần lập biên bản ghi toàn bộ nội dung).

2. Trường hợp các bên không tự giải quyết được thì mới đưa vụ tranh chấp ra Toà án giải quyết.

3. Chi phí cho những hoạt động kiểm tra, xác minh và lệ phí toà án do bên có lỗi chịu.

Điều 10: Các thỏa thuận khác (nếu cần)

Điều 11: Hiệu lực của hợp đồng

Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày…./…/…. đến ngày…./…./…………

Hai bên sẽ tổ chức họp và lập biên bản thanh lý hợp đồng vào lúc… giờ ngày…

Hợp đồng này được làm thành… bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ…. bản.

Gửi cơ quan… bản

           ĐẠI DIỆN BÊN B                                          ĐẠI DIỆN BÊN A

                 Chức vụ                                                       Chức vụ

                  Ký tên                                                          Ký tên

               (Đóng dấu)                                                    (Đóng dấu)

4. Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng:

Thông tin của bên ủy thác và bên nhận ủy thác: hai bên phải ghi rõ tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, điện thoại, số tài khoản, đại diện, chức vụ, giấy ủy quyền.

Điều 1: Ghi rõ nội dung ủy thác, tổng giá tiền;

Điều 4: Ghi rõ địa điểm và thời gian vận chuyển hàng mà hai bên đã thỏa thuận;

Điều 7: Ghi chi phí ủy thác hai bên đã thỏa thuận.

Cơ sở pháp lý:

– Luật thương mại 2005;

– Nghị định số 187/2013/NĐ-CP.