Mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu

1. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì?

Theo Điều 16 Nghị định số 187/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài: “Thương nhân được ủy thác cho thương nhân khác xuất khẩu, nhập khẩu hoặc được nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu từ thương nhân khác các loại hàng hóa, trừ hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.”

Vậy ủy thác nhập khẩu là gì? Ủy thác nhập khẩu là việc thuê ngoài một đơn vị kinh doanh dịch vụ nhập khẩu để tổ chức và thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa cho bên mua. Ủy thác nhập khẩu là nghiệp vụ cần thiết khi chủ hàng muốn nhập hàng về Việt Nam, nhưng không tự làm mà ủy thác qua công ty dịch vụ thực hiện việc nhập khẩu, hay nói cách khác, đây là hình thức nhập khẩu hàng qua các đơn vị trung gian.

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là một loại hợp đồng dịch vụ, là sự thỏa thuận của hai bên bao gồm những điều khoản chính quy định về: thông tin dịch vụ ủy thác nhập khẩu, mức phí, quyền và trách nhiệm các bên, thanh toán…bên ủy thác sẽ trả tiền dịch vụ cho bên nhận ủy thác.

Cá nhân không có tư cách pháp nhân, nên không có chức năng nhập khẩu, doanh nghiệp mới thành lập, chưa đàm phán được với người bán hàng nước ngoài, chưa rõ các quy trình và hình thức làm việc với hải quan cũng như quy trình nhập khẩu hàng hóa hoặc doanh nghiệp có đầy đủ chức năng, nhưng có thể do mặt hàng mới, doanh nghiệp cảm thấy chưa đủ kinh nghiệm nhập…. thường tìm đến các nhà nhập khẩu. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu đáp ứng được nhu cầu của bên ủy thác và bên nhận ủy thác.

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là cơ sở pháp lý ghi nhận quyền và nghĩa vụ, đảm bảo cả hai bên thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ, đồng thời ghi nhận phương thức giải quyết tranh chấp của hai bên khi có tranh chấp xảy ra.

2. Những lưu ý khi ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu:

– Trên thực tế có rất nhiều trường hợp bên ủy thác và nhận ủy thác đã quen thân nhau từ trước và khi thực hiện hợp đồng thì chỉ giao kết bằng miệng mà không có giấy tờ văn bản pháp lý chứng minh thỏa thuận của hai bên. Điều này dẫn đến khi hàng hóa có vấn đề và bên kia không chịu trách nhiệm và không thể khởi kiện để đòi lại quyền lợi. Có rất nhiều trường hợp xảy ra mà chúng ta không thể đoán trước được, vì thế các doanh nghiệp cần phải lưu ý kỹ về việc giao kết hợp đồng bằng văn bản để tránh phạm phải những sai lầm.

– Trường hợp hợp đồng không có hiệu lực, dù đã thực hiện ký kết hợp đồng với sự đồng thuận của các bên liên quan thế nhưng lại không được hợp pháp hóa vì hợp đồng có thể ký kết bởi những người mà không có thẩm quyền quyết định được quy định trong luật pháp Việt Nam và Quốc tế. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các thông tin về người có thẩm quyền ký kết hợp đồng để tránh những rủi ro đáng tiếc mà pháp luật không thể can thiệp để giải quyết tranh chấp giữa các bên có liên quan.

– Hợp đồng phải ghi đầy đủ thông tin như trách nhiệm bồi thường hợp đồng, khắc phục hậu quả có thể xảy ra, cách thức bồi thường hợp đồng và thời gian bồi thường. Nếu như không có những quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên thì đến khi xảy ra rủi ro thì sẽ bị kẹt lại ở rủi ro trách nhiệm của các bên.

– Trong quá trình lựa chọn đối tác hợp đồng, bên ủy thác cần cân nhắc lựa chọn kỹ những công ty nhập khẩu uy tín để giảm thiểu những rủi ro do bên nhận ủy thác gây ra như vấn đề thủ tục hải quan.

– Cần lưu ý vấn đề quyền hạn và nghĩa vụ thực hiện của các bên tham gia khi xảy ra tranh chấp được phát sinh hay có liên quan đến hợp đồng và việc lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp.

3. Mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự Do – Hạnh phúc

……………, ngày      tháng      năm …..

HỢP ĐỒNG ỦY THÁC NHẬP KHẨU

Số:……../HĐKTNK

Hôm nay ngày…tháng…năm…tại………chúng tôi gồm có:

BÊN ỦY THÁC

– Tên doanh nghiệp: …..

– Địa chỉ trụ sở chính ……

– Điện thoại…………Telex………….. Fax………

– Tài khoản số:…… mở tại ngân hàng…

– Đại diện là ông (bà) ……Chức vụ……

– Giấy ủy quyền số…………. (nếu thay giám đốc ký)

Viết ngày………..tháng……… năm………… Do…………. Chức vụ……..ký.

Trong hợp đồng này gọi tắt bên A

BÊN NHẬN ỦY THÁC

– Tên doanh nghiệp……

– Địa chỉ trụ sở chính ………

– Điện thoại……… Telex….. Fax………

– Tài khoản số:…… mở tại ngân hàng………

– Đại diện là ông (bà) ……Chức vụ…

– Giấy ủy quyền số……… (nếu thay giám đốc ký)

Viết ngày…….. tháng………. năm……….. Do………. Chức vụ………ký

Trong hợp đồng này gọi tắt là bên B

Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau:

 …..

Điều 1: Nội dung công việc ủy thác

1) Bên A ủy thác cho bên B nhập khẩu những mặt hàng sau đây:

 Cộng….

2) Viết bằng chữ ….

Điều 2: Giá cả

– Đơn giá mặt hàng là giá…… (qui định hoặc giá thỏa thuận với nước ngoài)

– Nếu giá cả có thay đổi bên B phải báo ngay cho bên A biết khi nắm được thông tin về giá để xử lý.

Điều 3: Quy cách, chất lượng hàng nhập khẩu

1) Bên B có trách nhiệm tìm nguồn hàng nhập khẩu theo yêu cầu về qui cách, phẩm chất và bao bì theo đúng nội dung đặt hàng của bên A như sau:

– Loại hàng thứ nhất: Yêu cầu phải….. (có thể ghi như mẫu)

– Loại hàng thứ 2:

– Loại hàng thứ 3: v.v…

2) Bên A được bên B mời tham dự giao dịch mua hàng với bên nước ngoài vào những ngày………

Bên B có trách nhiệm hướng dẫn cho bên A lựa chọn mua những loại hàng nhập với những điều kiện có lợi nhất cho bên A.

Điều 4: Thủ tục nhập khẩu hàng hóa

1) Bên A có trách nhiệm chuyển cho bên B những giấy tờ cần thiết sau:

– Quota hàng nhập khẩu.

– Xác nhận của ngân hàng ngoại thương… (nơi bên A mở tài khoản ngoại tệ) về khả năng thanh toán.

2) Bên B có trách nhiệm giao dịch với bên nước ngoài để nhập khẩu hàng hóa với điều kiện có lợi nhất cho bên A (chẳng hạn giá rẻ, chất lượng tốt, thời gian nhanh v.v…)

3) Bên A có trách nhiệm nhận hàng để được bên B nhập về tại địa điểm và thời gian do bên B thông báo khi hàng về.

Điều 5: Trả chi phí ủy thác

1. a) Bên A có trách nhiệm thanh toán cho bên B chi phí ủy thác nhập khẩu gồm các mặt hàng sau:

1/ (Tên hàng) trả chi phí… đồng

2/ ……. trả chi phí …. đồng

3/…….

4/…….

1. b) Tổng cộng toàn bộ chi phí ủy thác mà bên A có trách nhiệm phài thanh toán cho bên B là:…
2. c) Thống nhất thanh toán theo phương thức…

Điều 6: Trách nhiệm giải quyết khiếu nại với nước ngoài

1/ Trường hợp bên A đem hàng nhập khẩu về kho, trong vòng 30 ngày, khi mở bao bì phát hiện hàng không đúng phẩm chất, thiếu số lượng v.v…thì để nguyên trạng và  mời ….. đến kiểm tra và lập biên bản công khai xác nhận tình trạng hàng nhập, gửi cho bên B làm cơ sở pháp lý đòi bên nước ngoài bán hàng bồi thường.

2/ Đối với bên B, khi nhận được văn bản xác nhận về hàng nhập cho bên A không đúng với yêu cầu đã cam kết với bên nước ngoài, phải tiến hàng ngay các biện pháp hạn chế tổn thất và chịu trách nhiệm liên hệ khiếu nại đòi bồi thường với bên nước ngoài trong thời hạn quy định là… ngày (tháng).

Điều 7: Trách nhiệm của các bên trong thực hiện hợp đồng

1/ Nếu bên nào để xảy ra vi phạm hợp đồng, một mặt phải trả cho bên bị vi phạm tiền phạt vi phạm hợp đồng từ 2% – 12% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm, mặt khác còn phải bồi thường các thiệt hại xảy ra do lỗi vi phạm hợp đồng dẫn đến như: mất mát hư hỏng tài sản, những chi phí để ngăn chặn, hạn chế thiệt hại do vi phạm gây ra, tiền phạt do vi phạm hợp đồng khác với tiền bồi thường thiệt hại mà bên vi phạm đã phải trả cho bên thứ ba là hậu quả trực tiếp của sự vi phạm này gây ra.

2/ Bên A khi đưa ra những yêu cầu về tiêu chuẩn hàng cần nhập khẩu cho bên B không rõ ràng, cụ thể, bị bên nước ngoài đưa bán hàng hóa kém phẩm chất, lạc hậu về kỹ thuật và công nghệ, giá đắt… phải tự gánh chịu hậu quả. Nếu bên A cố tình không tới nhận hàng, sẽ bị phạt… % giá trị nhập hàng, còn bị bắt buộc phải nhận hàng và phải thanh toán toàn bộ các khoản phạt và bồi thường thiệt hại bên nước ngoài hoặc bên thứ ba vi phạm đưa ra.

3/ Bên B khi thực hiện các giao dịch để nhập khẩu hàng do bên A ủy thác mà có hành vi móc nối với bên nước ngoài, gây thiệt hại cho bên A hoặc không mời bên A dự đàm phán, giao dịch chọn hàng với bên nước ngoài, khi nhập hàng về lại gây sức ép bắt bên A nhận trong những điều kiện bất lợi cho bên A thì bên A có quyền không nhận hàng, nếu bên A đồng ý nhận hàng, bên B phải bồi thường mọi thiệt hại về chênh lệch giá hàng so với giá thực tế, bên B còn bị phạt tới… % tổng giá trị tiền ủy thác đã thỏa thuận.

4/ Trong trường hợp bên A đến nhận hàng chậm so với thời gian qui định, sẽ bị gánh chịu các khoản phạt do bên nhận chuyên chở, vận tải hàng hóa phạt và bồi thường chi phí lưu kho bãi, bảo quản hàng, cảng phí và các khoản phạt khác.

5/ Khi bên A có khiếu nại về hàng nhập mà bên B không làm hết trách nhiệm trong việc thụ lý và giải quyết các khiếu nại tới bên nước ngoài để có kết quả thực tế  nhằm bảo vệ quyền lợi cho bên A, thì sẽ bị phạt… % giá trị tiền ủy thác, đồng thời phải gánh chịu những bồi thường về hàng hóa cho bên A thay cho bên nước ngoài đã bán hàng.

6/ Nếu bên A thanh toán cho bên nước ngoài chậm, gây thiệt hại cho uy tín và các hoạt động giao dịch khác của bên B với bên nước ngoài đó thì bên A phải gánh chịu các khoản phạt và bồi thường thay cho bên B khi bị bên nước ngoài khiếu nại, đồng thời còn phải thanh toán đủ các khoản tiền mua hàng nhập và tiền bị chậm trả do bên nước ngoài yêu cầu.

7/ Trường hợp thanh toán chi phí ủy thác nhập khẩu so với thời hạn quy định sẽ bị phạt theo lãi suất tín dụng quá hạn theo quy định hiện hành của Nhà nước là… % tổng giá trị chi phí ủy thác.

8/ Bên nào đã ký hợp đồng mà không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng không có lý do chính đáng thì bị phạt vi phạm là… % tổng giá trị chi phí ủy thác và bồi thường các khoản phạt cùng các chi phí thực tế khác mà bên bị vi phạm có thể gánh chịu do hậu quả của sự vi phạm hợp đồng này do bên kia gây ra.

9/ Nếu xảy ra trường hợp có một bên đồng thời gây ra nhiều loại vi phạm, thì chỉ phải chịu một loại phạt có số tiền phạt ở mức cao nhất theo các mức phạt mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng này.

Điều 8: Thủ tục giải quyết tranh chấp trong hợp đồng

1/ Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận, không được đơn phương thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng.

2/ Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn đề bất lợi gì phát sinh, các bên phải kịp thời thông báo cho nhau biết và tích cực bàn bạc giải quyết trên cơ sở thỏa thuận, bình đẳng, cùng có lợi. (Cần lập biên bản ghi toàn bộ nội dung sự việc và phương pháp giải quyết đã áp dụng).

3/ Trường hợp các bên không tự giải quyết được thì mới đưa vụ tranh chấp ra Tòa án là cơ quan có đủ thẩm quyền giải quyết những tranh chấp trong hợp đồng này.

4/ Chi phí cho những hoạt động kiểm tra, xác minh và lệ phí tòa án do bên có lỗi chịu.

Điều 9: Các thỏa thuận khác (nếu có)

 …..

Điều 10: Hiệu lực của hợp đồng

Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày…/…/… đến ngày…/…/…

Hai bên sẽ tổ chức họp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này vào lúc… giờ ngày… (Địa điểm do các bên tự thỏa thuận)

Hợp đồng này sẽ được làm thành… bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ… bản. Gửi cơ quan… bản

                         ĐẠI DIỆN BÊN A                                        ĐẠI DIỆN BÊN B

                               Chức vụ                                                      Chức vụ

                       (Ký tên và đóng dấu)                                  (Ký tên và đóng dấu)

4. Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng:

Bên ủy thác và bên nhận ủy thác ghi rõ thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, điện thoại, số tài khoản, đại diện, chức vụ và giấy ủy quyền;

Điều 1: Ghi rõ nội dung ủy thác;

Điều 2: Ghi rõ giá cả mà hai bên đã thỏa thuận;

Điều 5: Ghi chi phí ủy thác hai bên đã thỏa thuận.

Cơ sở pháp lý:

– Luật thương mại 2005;

– Nghị định số 187/2013/NĐ-CP.