Giấy xác nhận thông tin hộ tịch là một trong các điều kiện quan trọng mà một số ngành, nghề nhất định, yêu cầu người lao động phải xác nhận thông tin hộ tịch mới đủ điều kiện làm việc. Vậy mẫu giấy xác nhận thông tin hộ tịch và hướng dẫn chi tiết như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu giấy xác nhận thông tin hộ tịch:
Mẫu giấy xác nhận thông tin hộ tịch được thực hiện theo mẫu Kèm theo Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02 tháng 8 năm 2023 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến. Mẫu giấy xác nhận thông tin hộ tịch như sau:
| ……(1) | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
|
| Số: …./XNHT | …., ngày….tháng…năm… |
XÁC NHẬN THÔNG TIN HỘ TỊCH
……(2)
Xét đề nghị của ông/bà (3):….về việc xác nhận thông tin hộ tịch của
XÁC NHẬN
Ông/Bà:….
Ngày, tháng, năm sinh:…
Số định danh cá nhân:…
Giấy tờ tùy thân(4):….
Nội dung xác nhận(5):…
|
| NGƯỜI KÝ GIẤY XÁC NHẬN |
2. Hướng dẫn chi tiết cách điền giấy xác nhận thông tin hộ tịch:
Khi điền giấy xác nhận thông tin hộ tịch cần lưu ý những vấn đề sau:
(1) Ghi tên của cơ quan cấp xác nhận thông tin hộ tịch (phải ghi theo hướng dẫn tại điểm a, khoản 2, Mục II Phần I Phụ lục I được ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư), cụ thể:
– Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của chính cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người mà có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm là tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
– Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc là huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc là xã, phường, thị trấn nơi mà cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp phải được viết tắt những cụm từ thông dụng.
(2) Ghi tên của cơ quan cấp Xác nhận thông tin hộ tịch. (Ví dụ như phòng Tư pháp quận Nam Từ Liêm/ Sở Tư pháp tỉnh….);
(3) Ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức danh của công chức đề nghị;
(4) Ghi rõ tên của loại giấy tờ, số (nếu không phải là Căn cước công dân), cơ quan cấp, ngày cấp;
(5) Nội dung xác nhận cụ thể theo như yêu cầu và hồ sơ thực tế.
3. Thủ tục để được xác nhận thông tin hộ tịch:
Căn cứ Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023 về công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung ở trong lĩnh vực hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp đã được ban hành ngày 10/04/2023 thì thủ tục để được xác nhận thông tin hộ tịch được thực hiện như sau:
Bước 1: nộp tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch
Sau khi người xin xác nhận thông tin hộ tịch chuẩn bị được Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu Nhà nước quy định thì nộp Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch đến địa chỉ bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền, kèm theo là những giấy tờ sau:
– Giấy tờ, tài liệu mà có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;
– Văn bản ủy quyền (phải được chứng thực) trong trường hợp thực hiện ủy quyền thực hiện việc xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền thực hiện xin xác nhận thông tin hộ tịch là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì trong văn bản ủy quyền không phải thực hiện chứng thực.
– Hộ chiếu/CMND/thẻ CCCD hoặc các giấy tờ khác mà có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.
Bước 2: giải quyết hồ sơ
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch. Nếu như trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa phải tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu xin xác nhận thông tin hộ tịch, đồng thời chuyển hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch, cán bộ tiếp nhận hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
– Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì phải có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
– Trường hợp người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch không thực hiện việc bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.
Bước 3: Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ.
– Trường hợp hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ các điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch của công dân đó tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ;
– Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch phải lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả xin xác nhận thông tin hộ tịch, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu.
Trường hợp cần xác minh hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch phải báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có văn bản đề nghị đến cho cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp kết quả xác minh hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ mà người yêu cầu xin xác nhận thông tin hộ tịch đã cung cấp thì từ chối cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.
Đối với yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân, nếu như đã thấy thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì công chức làm công tác hộ tịch phải thực hiện báo cáo Thủ trưởng không cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch mà sẽ hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao của Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ các trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.
– Nếu như thấy hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định của pháp luật, thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và các thông tin đề nghị xác nhận là đúng, công chức làm công tác hộ tịch thực hiện in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để thực hiện trả kết quả cho người có yêu cầu xin xác nhận thông tin hộ tịch.
Bước 4: Người có yêu cầu xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch được nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch (như mẫu đã nêu ở mục trên).
Lưu ý về thời hạn giải quyết hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch là 03 ngày. Nếu trong trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn giải quyết hồ sơ xin xác nhận thông tin hộ tịch có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư số 01/2022/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 03/2023/TT-BTP.
