Mẫu Giấy giới thiệu của nhà trường và hướng dẫn cách viết

1. Mẫu giấy giới thiệu của nhà trường là gì?

Mẫu giấy giới thiệu sinh viên đi thực tập là văn bản hành chính theo quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: “Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.” Theo đó giấy giới thiệu sinh viên đi thực tập là một trong những văn bản hành chính theo quyết định về công tác văn thư, mẫu giấy được nhà trường gửi cho cơ quan mà sinh viên sẽ đến thực tập.

Mục đích của mẫu giấy giới thiệu sinh viên đi thực tập: Giấy giới thiệu sinh viên đi thực tập do khoa trực tiếp xác nhận, trong đó cần nêu rõ thông tin về sinh viên như họ và tên, mã số sinh viên, lớp, khóa… Nội dung của giấy giới thiệu phải trình bày mục đích giới thiệu sinh viên đến thực tập vị trí nào, thời gian bao lâu và tên luận văn liên quan. Giấy giới thiệu do trưởng khoa thừa lệnh hiệu trưởng xác nhận và phải có ý kiến của đơn vị thực tập đồng ý tiếp nhận sinh viên.

2. Mẫu giấy giới thiệu của nhà trường:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————–

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Trường(1)…………..

Số:…/GGT- ĐHVTT- ….

……, ngày……tháng…….năm……….

GIẤY GIỚI THIỆU

Kính gửi:(2)…………

Nhằm giúp cho sinh viên trường………… có kiến thức thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn và làm đề tài tốt nghiệp khóa học. Nay Khoa……, Trường……. giới thiệu:

Sinh viên:(3)….. MSSV:…… Lớp:…… Khóa:……

Được giới thiệu đến: (4)……….

Địa chỉ:………….

Về việc:………….

Kính mong………… giúp đỡ cho sinh viên………… hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày

……/……../………

TL. HIỆU TRƯỞNG

TRƯỞNG KHOA

Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

…………

(Ký tên và đóng dấu)

3. Hướng dẫn viết giấy giới thiệu của nhà trường:

Người viết giấy giới thiệu phải đảm bảo chính xác cả nội dung và hình thức của văn bản, người viết mẫu giấy phải điền đầy đủ thông tin của cơ quan giới thiệu, thông tin của người được giới thiệu và cơ quan mà người giới thiệu sẽ thực tập.

(1) Tên của trường học cấp giấy giới thiệu;

(2) Cơ quan tiếp nhận sinh viên;

(3) Họ và tên, mã số sinh viên, lớp của sinh viên được giới thiệu;

(4) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới thực tập.

4. Những nội dung và lưu ý về mẫu giấy giới thiệu của nhà trường:

Soạn thảo văn bản: được quy định tại Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

– Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

– Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

– Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

– Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Nội dung và lưu ý từng mục trong mẫu giấy:

– Địa danh ghi trên Giấy giới thiệu do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Địa danh ghi trên Giấy giới thiệu do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

– Thời gian ban hành Giấy giới thiệu: người soạn giấy ghi rõ ngày, tháng, năm được ban hành, thời gian ban hành phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

– Nội dung Giấy giới thiệu

Nội dung Giấy giới thiệu được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. (theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP )

– Chữ ký của người có thẩm quyền: Phần này sẽ là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Chức vụ ghi trên Giấy giới thiệu là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

Chức danh ghi trên Giấy giới thiệu do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký trong tổ chức tư vấn, ở mẫu giấy giới thiệu thực tập này là ban giám hiệu nhà trường.

Họ và tên người ký bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Ký ban hành văn bản: quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

– Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

– Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

– Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

– Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

– Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.