Mẫu giấy đề nghị thanh toán chi phí xăng xe, phí cầu đường

1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là một tài liệu được sử dụng để đưa ra yêu cầu thực hiện các hoạt động phát sinh từ chi phí của đơn vị, công ty hoặc tổ chức cho mục đích chung của tập thể, chẳng hạn như chi phí đi lại, xăng xe, cầu đường, sửa chữa phụ kiện, thiết bị, văn phòng phẩm,…..

Nói một cách đơn giản, giấy đề nghị chi trả là công cụ tốt nhất để người lao động yêu cầu đơn vị, công ty, tập thể trả lại những chi phí mà mình đã bỏ ra gì mục đích chung của tập thể. 

Dưới đây là những trường hợp thường xuyên cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán: 

– Nhân viên đã tạm ứng bằng tiền của cá nhân mình để chi trước những khoản chi vì mục đích tập thể mà chưa được thanh toán hoặc hoàn lại tiền;

– Yêu cầu cần có chứng từ, hoá đơn rõ ràng với từng khoản chi;

– Thực hiện cách thức thanh toán và hạch toán.

 Giấy đề nghị thanh toán đúng với quy chuẩn cần có những nội dung cơ bản sau: 

– Tên đơn vị, công ty, bộ phận đề nghị thanh toán; 

– Họ và tên nhân viên, bộ phận làm việc; 

– Tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng chữ và bằng số;

– Bản gốc chứng từ, tài liệu hoặc bản sao hóa đơn kèm theo và được cung cấp hóa đơn.

2. Mẫu đề nghị thanh toán:

2.1. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 200 – Mẫu số 05-TT: 

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày … tháng … năm….

Kính gửi: …

Họ và tên người đề nghị thanh toán:…

Bộ phận (hoặc địa chỉ):…

Nội dung thanh toán:…

Số tiền:…(Viết bằng chữ):…

(Kèm theo:… chứng từ gốc).

Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Người duyệt (Ký, họ tên)

2.2. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 113– Mẫu số 05-TT:

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày…..tháng…..năm…..

Kính gửi:…

Họ và tên người đề nghị thanh toán:…

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):…

Nội dung thanh toán:…

Số tiền: … (Viết bằng chữ):…

(Kèm theo …chứng từ gốc)

 

2.3. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 107– Mẫu số: C42-BB:

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày…..tháng …năm…

– Họ và tên người thanh toán:……

– Bộ phận (hoặc địa chỉ):…

– Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

 

 

2.4. Mẫu C43-BB giấy đề nghị thanh toán ban hành kèm theo Thông tư 79/2019/TT-BTC:

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày ….. tháng ……. năm ……

– Họ tên người thanh toán: …

– Bộ phận (hoặc địa chỉ): …

– Đề nghị thanh toán tạm ứng theo bảng dưới đây:

 

2.5. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC:

Đơn vị:  Mã QHNS:

Mẫu số 001-HD   (Ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 24/11/2017 của Bộ Tài chính)

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày…….tháng……..năm…..

 

Kính gửi:….

Họ và tên người đề nghị thanh toán:……

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):…

Nội dung thanh toán:….

Số tiền:…..Viết bằng chữ:….

(Kèm theo…..chứng từ gốc)

Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ trách bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên)

Ban KHTC (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trường đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)

3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán chi phí xăng xe, phí cầu đường:

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN XĂNG XE

Tháng…..năm 20…

Xe:……BKS:…

Người đề nghị:…

Bộ phận công tác:….

Đề nghị được thanh toán chi phí xăng xe, cầu đường…

I. Xăng xe:

II. Chi phí khác: Trông giữ xe, cầu đường,…

Tổng số tiền bằng chữ:…

4. Cách thức viết giấy đề nghị thanh toán: 

Hình thức yêu cầu của giấy đề nghị thanh toán được xác định bởi các tài liệu do Bộ Tài chính công bố. Và cá nhân chỉ phải điền thông tin theo mẫu quy định sẵn. Cụ thể như sau: 

 – Bên trái giấy đề nghị nộp tiền phải ghi rõ họ tên, đơn vị, bộ phận; 

 – Ghi rõ họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền kiểm tra, xác nhận giấy đề nghị thanh toán như giám đốc, thủ trưởng đơn vị;

 – Ghi họ tên, chức vụ người yêu cầu thanh toán;

 – Ghi đầy đủ nội dung thanh toán;

 – Số tiền yêu cầu được thành toán (bằng số và bằng chữ);

 – Hình thức thanh toán: chuyển khoản hoặc tiền mặt. Nếu bạn chọn phương thức chuyển tiền, bạn phải chỉ định chi tiết tài khoản ngân hàng của mình; 

 – Nguồn thanh toán: có thể là chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí quản lý dự án, quỹ của tập thể….;

 – Số lượng hóa đơn, chứng từ để chứng thực khoản chi.

5. Quy định về thanh toán theo nguyên tắc kế toán như thế nào?

Điều 11 trong Thông tư 200/2014/TT-BTC là một quy định rất quan trọng về nguyên tắc kế toán tiền. Điều này quy định các nguyên tắc kế toán tiền mà các doanh nghiệp phải tuân thủ để đảm bảo việc quản lý và sử dụng tiền tệ của mình được hiệu quả và minh bạch. Dưới đây là một số chi tiết về các nguyên tắc kế toán tiền được quy định trong Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC:

– Quy định về việc mở sổ kế toán và ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Điều này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý và sử dụng tiền tệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo sự hiểu rõ và dễ dàng thực hiện, bạn có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết về cách thức mở sổ kế toán, các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ, cũng như việc tính toán số tồn quỹ và từng tài khoản.

– Quy định về việc các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận được từ các bên khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý và sử dụng tiền tệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo sự hiểu rõ và dễ dàng thực hiện, bạn có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết về các khoản tiền này, cũng như cách thức quản lý và hạch toán.

– Quy định về việc khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng tiền tệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán, bạn có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết về các quy định này.

– Quy định về việc kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo đơn vị tiền tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng tiền tệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo sự hiểu rõ và dễ dàng thực hiện, bạn có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết về các nguyên tắc này.

– Quy định về việc tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng tiền tệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình đánh giá, bạn có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết về các quy định và cách thức đánh giá này.

Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC là một trong những quy định rất quan trọng về nguyên tắc kế toán tiền. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ dàng thực hiện, bạn có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết về các quy định này trong quá trình kế toán và quản lý tiền tệ của doanh nghiệp.

6. Ai là người có trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán?

Quá trình thanh toán từ yêu cầu cho đến khi tiền được chuyển đến người nhận là một quá trình phức tạp và cần phải tuân thủ đúng các quy trình, quy định của cơ quan, đơn vị hoặc công ty. Sau khi người mua hoặc người tiêu dùng đưa ra yêu cầu thanh toán, giấy đề nghị thanh toán sẽ được lập và chuyển đến kế toán trưởng để xem xét.

Tại đây, kế toán trưởng sẽ phải kiểm tra giấy đề nghị thanh toán để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các thông tin. Sau đó, giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển đến giám đốc, tổng giám đốc hoặc thủ trưởng cơ quan để lấy ý kiến và quyết định về việc thanh toán.

Nếu quyết định được đưa ra, kế toán phải thực hiện việc hợp thức hóa chứng từ thanh toán kèm theo giấy đề nghị thanh toán và nộp cho thủ quỹ để thực hiện việc thanh toán. Quá trình này cần phải tuân thủ đúng các quy trình, quy định của cơ quan, đơn vị hoặc công ty để đảm bảo tính minh bạch và tránh các sai sót trong quá trình thanh toán.

Ngoài ra, việc lập các báo cáo tài chính để phản ánh quá trình thanh toán cũng là một phần quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quá trình này. Các báo cáo này cũng giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình thanh toán và có thể đưa ra các quyết định phù hợp để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý tài chính của cơ quan, đơn vị hoặc công ty.