Để đảm bảo được sự cân bằng trong ngân sách thì nguồn thu phải đảm bảo được nguồn chi, và cơ chế thực hiện việc chi phải được kiểm soát một cách chặt chẽ. Do đó, khi có nhu cầu chi, cá nhân thường phải viết đơn xét duyệt chi và gửi đến chủ thể có thẩm quyền.
Mục lục bài viết
1. Đơn xét duyệt chi là gì?
Đơn xét duyệt chi là văn bản do cá nhân (thường là người có nhu cầu sử dụng nguồn tiền phục vụ cho công việc) gửi đến chủ thể có thẩm quyền (kế toán trưởng trong các doanh nghiệp) với mong muốn được cho phép sử dụng nguồn tiền từ ngân sách công ty.
Đơn xét duyệt chi được dùng làm căn cứ để chủ thể có thẩm quyền xem xét, quyết định có cho phép chi vào nhiệm vụ chi đó hay không, cũng là căn cứ để chứng minh nếu sau này có trách chấp giữa các chủ thể trong việc xác định trách nhiệm giữa các bên.
2. Mẫu đơn xét duyệt chi:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————-
Hà Nội, ngày….tháng….năm….
ĐƠN XIN XÉT DUYỆT CHI
Kính gửi: Kế toán trưởng công ty cổ phần …
Căn cứ Nội quy, quy chế công ty Cổ phần …
Tên tôi là: …………
Chức danh: Nhân viên kế toán
Ngày sinh:../…/….
CMND/ CCCD:……… Ngày cấp:…/…./…. Nơi cấp:…………….
Hộ khẩu thường trú:………………
Chỗ ở hiện nay:…………
Điện thoại liên hệ:………………
Ngày …/…/…. Được phân công theo chỉ đạo của bộ phận kế toán, tôi có tiến hành chi một số trang thiết bị lắp đặt cho văn phòng công ty. Tổng chi phí hết 5.000.000 đồng.
Căn cứ vào Nội quy, quy chế của công ty tôi kính đề nghị kế toán trưởng được xét duyệt chi các vận dụng mà tôi đã chi vào ngày…/…
Kính mong ông/bà xem xét duyệt chi để tôi hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Tôi xin phép gửi kèm theo đơn hóa đơn các trang thiết bị có chứng nhận mua hàng.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo đơn xét duyệt chi chi tiết nhất:
Thực tế, tùy thuộc vào tình hình thực tế và nhu cầu chi tiêu trong công việc, người làm đơn cần viết khách quan, phù hợp. Trước hết, cần viết địa danh, ngày tháng năm làm đơn, ví dụ: Hà Nội, ngày 07 tháng 05 năm 2021.
Ở phần kính gửi, người làm đơn gửi đến chủ thể có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc vào chủ thể đó phải có thẩm quyền phê duyệt, chỉ đạo, quản lý nguồn ngân sách của cơ quan, tổ chức.
Người làm đơn phải ghi các thông tin cá nhân họ tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, hộ khẩu thường trú theo giấy chứng minh nhân dân. Để tiện liên lạc, người làm đơn phải ghi số điện thoại thường xuyên liên lạc.
Người làm đơn phải ghi được lý do chi, và tổng số tiền muốn chi phụ hợp để dễ dàng được xét duyệt.
4. Các vấn đề về chi ngân sách:
Xét trong ngân sách nhà nước, chi ngân sách nhà nước bao gồm:
Chi đầu tư phát triển là nhiệm vụ chi của ngân sách nhà nước, gồm chi đầu tư xây dựng cơ bản và một số nhiệm vụ chi đầu tư khác theo quy định của pháp luật.
+ Đầu tư cho các dự án, bao gồm cả các dự án có tính chất liên vùng, khu vực của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở trung ương theo các lĩnh vực được quy định tại khoản 3 Điều này;
+ Đầu tư và hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ công ích do Nhà nước đặt hàng; các tổ chức kinh tế; các tổ chức tài chính của trung ương; đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
+ Các khoản chi đầu tư phát triển khác theo quy định của pháp luật.
Chi đầu tư xây dựng cơ bản là nhiệm vụ chi của ngân sách nhà nước để thực hiện các chương trình, dự án đầu tư kết cấu hạ tầng kinh tế – xã hội và các chương trình, dự án phục vụ phát triển kinh tế – xã hội.
Chi thường xuyên là nhiệm vụ chi của ngân sách nhà nước nhằm bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, hỗ trợ hoạt động của các tổ chức khác và thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của Nhà nước về phát triển kinh tế – xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh.
Chi trả nợ là nhiệm vụ chi của ngân sách nhà nước để trả các khoản nợ đến hạn phải trả, bao gồm khoản gốc, lãi, phí và chi phí khác phát sinh từ việc vay.
Điều kiện chi ngân sách nhà nước:
Chi ngân sách nhà nước chỉ được thực hiện khi đã có trong dự toán ngân sách được giao, trừ trường hợp quy định tại Điều 51 của Luật này; đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách, chủ đầu tư hoặc người được ủy quyền quyết định chi và đáp ứng các điều kiện trong từng trường hợp sau đây:
+ Đối với chi đầu tư xây dựng cơ bản phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật về đầu tư công và xây dựng;
+ Đối với chi thường xuyên phải bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; trường hợp các cơ quan, đơn vị đã được cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí thì thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ và phù hợp với dự toán được giao tự chủ;
+ Đối với chi dự trữ quốc gia phải bảo đảm các điều kiện theo quy định của pháp luật về dự trữ quốc gia;
+ Đối với những gói thầu thuộc các nhiệm vụ, chương trình, dự án cần phải đấu thầu để lựa chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp phải tổ chức đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu;
+ Đối với những khoản chi cho công việc thực hiện theo phương thức Nhà nước đặt hàng, giao kế hoạch phải theo quy định về giá hoặc phí và lệ phí do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Tổ chức chi ngân sách nhà nước:
– Các nhiệm vụ chi đã bố trí trong dự toán được bảo đảm kinh phí theo đúng tiến độ thực hiện và trong phạm vi dự toán được giao.
– Đối với các dự án đầu tư và các nhiệm vụ chi cấp thiết khác được tạm ứng vốn, kinh phí để thực hiện các công việc theo hợp đồng đã ký kết. Mức vốn tạm ứng căn cứ vào giá trị hợp đồng và trong phạm vi dự toán ngân sách được giao và theo quy định của pháp luật có liên quan, vốn, kinh phí tạm ứng được thu hồi khi thanh toán khối lượng, nhiệm vụ hoàn thành.
– Ngân sách cấp dưới được tạm ứng từ ngân sách cấp trên để thực hiện nhiệm vụ chi theo dự toán ngân sách được giao trong trường hợp cần thiết.
– Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ:
+ Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách quyết định chi gửi Kho bạc Nhà nước để thực hiện;
+ Cơ quan tài chính cấp dưới thực hiện rút số bổ sung từ ngân sách cấp trên tại Kho bạc Nhà nước.
– Kho bạc Nhà nước kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật và thực hiện chi ngân sách khi có đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 12 của Luật này theo phương thức thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.
– Thủ trưởng cơ quan Kho bạc Nhà nước từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi không đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 12 của Luật này và chịu trách nhiệm về quyết định của mình theo quy định của pháp luật.
Thời hạn và trình tự quyết toán ngân sách nhà nước:
– Các đơn vị dự toán cấp I thuộc ngân sách trung ương lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách thuộc phạm vi quản lý gửi về Bộ Tài chính, Kiểm toán nhà nước trước ngày 01 tháng 10 năm sau.
– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính, Kiểm toán nhà nước báo cáo quyết toán ngân sách địa phương trước ngày 01 tháng 10 năm sau.
– Chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi quyết toán ngân sách địa phương đến Bộ Tài chính, Kiểm toán nhà nước.
– Trên cơ sở báo cáo của Kho bạc Nhà nước, kết quả thẩm định báo cáo quyết toán của các đơn vị dự toán cấp I thuộc ngân sách trung ương và quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn, Bộ Tài chính tổng hợp, lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước trình Chính phủ và gửi Kiểm toán nhà nước chậm nhất là 14 tháng sau khi kết thúc năm ngân sách.
– Chính phủ báo cáo Ủy ban thường vụ Quốc hội quyết toán ngân sách nhà nước chậm nhất là 16 tháng sau khi kết thúc năm ngân sách để cho ý kiến trước khi trình Quốc hội.
– Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước của Chính phủ được gửi đến các đại biểu Quốc hội chậm nhất là 20 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp giữa năm của Quốc hội.
– Quốc hội xem xét, phê chuẩn quyết toán ngân sách nhà nước chậm nhất là 18 tháng sau khi kết thúc năm ngân sách.
– Trình tự, thủ tục thẩm tra của các cơ quan của Quốc hội về phê chuẩn quyết toán ngân sách nhà nước do Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định.
– Trong trường hợp quyết toán ngân sách nhà nước chưa được Quốc hội phê chuẩn thì Chính phủ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình và cơ quan Kiểm toán nhà nước phải tiếp tục làm rõ những nội dung Quốc hội yêu cầu để trình Quốc hội vào thời gian do Quốc hội quyết định.
