Mẫu đơn xin cấp lại bằng tốt nghiệp trung học phổ thông bị mất

1. Đơn xin cấp lại bằng tốt nghiệp trung học phổ thông đã mất là gì?

Tại Khoản 3 Điều 34 Luật Giáo dục năm 2019 quy định:  “Học sinh học hết chương trình trung học phổ thông đủ điều kiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo thì được dự thi, đạt yêu cầu thì được người đứng đầu cơ quan chuyên môn về giáo dục thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông.” Từ đó, có thể thấy bằng tốt nghiệp trung học phổ thông chính là văn bằng của hệ thống giáo dục quốc dân chứng nhận học sinh đã hoàn thành chương trình trung học phổ thông, dự thi tốt nghiệp và đạt yêu cầu tốt nghiệp.

Tại Thông tư số 21/2019/TT- BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân quy định về việc cấp lại văn bằng, chứng chỉ như sau:

” Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các quyền sau đây:

a) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ cấp đúng thời hạn quy định; ghi chính xác, đầy đủ các thông tin trên văn bằng, chứng chỉ; cấp lại văn bằng, chứng chỉ hoặc chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Quy chế này;

b) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc khi có nhu cầu.” (Điều 4).

Và cũng tại thông tư này, thì Điều 2 của Quy chế quy định nguyên tắc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ thì “Văn bằng, chứng chỉ được cấp một lần, trừ trường hợp quy định tại Điều 18 của Quy chế này.”

Tại điều 18 quy định về việc cấp lại bằng khi bằng bị viết sai do lỗi của cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ. Từ đó có thể hiểu đơn xin cấp lại  bằng tốt nghiệp trung học phổ thông chỉ dùng cho trường hợp bằng bị viết sai do lỗi của cơ quan có thẩm quyền. Còn trong trường hợp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông bị mất thì người bị mất viết đơn xin cấp bản sao của bằng tốt nghiệp trung học phổ thông.

Như vậy, có thể thấy đơn xin cấp bản sao của bằng tốt nghiệp trung học phổ thông là văn bản của người đã tốt nghiệp trung học phổ thông gửi cơ quan có thẩm quyền để đề nghị bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông khi bằng tốt nghiệp trung học phổ thông trước đó đã bị mất.

Các phần dưới đây sẽ đề cập đến đơn cấp bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông

Đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp trung học cơ sở được dùng để thể hiện ý chí của cá nhân mong muốn được cấp bản bằng tốt nghiệp trung học phổ thông khi vằng tốt nghiệp trung học phổ thông bị mất và đây là cơ sở để người đứng đầu cơ quan chuyên môn về giáo dục thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp bằng lại tốt nghiệp trung học phổ thông, hay chính là Sở giáo dục và đào tạo hoặc sở có chức năng quản lý nhà nước về giáo dục thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là sở giáo dục và đào tạo);

2. Mẫu đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP THPT

Kính gửi: Sở GD&ĐT …..

Tên tôi là:….

Sinh ngày…..tháng….năm….. Nam (Nữ)….Dân tộc:…..

Nơi sinh:…..Xã:…..Huyện:……Tỉnh…..

Nơi đăng kí hộ khẩu thường trú:….

Nơi công tác (học tập):…..

Địa chỉ liên hệ:…….. Điện thoại:….

Tôi là học sinh cũ của trường THPT:…..

Đã tham dự kì thi tốt nghiệp THPT khóa ngày…….tháng….năm…..

Tại Hội đồng thi …….Xếp loại tốt nghiệp:….

Lý do xin cấp bản sao:…..

Vậy tôi viết đơn này kính xin Sở Giáo dục và Đào tạo…… cấp cho tôi bản sao bằng tốt nghiệp THPT.

Kèm theo đơn này là các giấy tờ sau:

– Đơn xin cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp (có dán ảnh đóng dấu giáp lai).

– Chứng minh thư nhân dân (xuất trình).

– Bản sao giấy khai sinh.

– 02 ảnh cỡ (3×4) kiểu CMTND

Tôi xin cam đoan những lời khai trên của tôi là hoàn toàn đúng sự thật. Nếu sai, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Xác nhận của UBND xã (phường, thị trấn) hoặc của Nhà trường nơi học cũ

Người viết đơn

(ký và ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn viết đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông:

Phần Kính gửi ghi tên Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đã cấp Bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông;

Họ và tên ghi theo Giấy Khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân

Giới tính nếu là nam thì ghi “Nam”, nếu là nữ thì ghi “Nữ”

Ngày sinh ghi theo Giấy Khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân

Dân tộc ghi theo Giấy Khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân.

Nơi sinh ghi theo Giấy Khai sinh

Hộ khẩu thường trú ghi nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ghi thôn/ xóm/ bản, xã/ phường/ thị trấn, huyện/quận/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố. Tương tự với địa chỉ liên lạc cũng ghi rõ thôn/ xóm/ bản, xã/ phường/ thị trấn, huyện/quận/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố.

Số điện thoại ghi số điện thoại cá nhân đang sử dụng

Ghi tên trường mà cá nhân đề nghị cấp bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông đã theo học

Ghi ngày tháng năm, Hội đồng thi tốt nghiệp trung học phổ thông mà người viết đơn theo tham gia thi.

Ghi xếp loại tốt nghiệp theo bằng tốt nghiệp trung học phổ thông đã cấp

Lý do xin cấp lại bằng: do bị mất

4. Thủ tục xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông:

Việc cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông phải tuân theo những quy định sau:

Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính. Theo Điều 29 Quy chế ban hành theo thông tư 21/2019/TT- BGDĐT

Người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Theo Điều 30 Quy chế ban hành theo Thông tư 21/2019/TT- BGDĐT

– Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

– Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

– Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết. 

 Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc theo Khoản 1 Điều 31 Quy chế ban hành theo Thông tư 21/2019/TT- BGDĐT gồm:

“a) Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp;

b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

c) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 30 của Quy chế này thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

d) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Điểm a, b, c Khoản này kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.” 

Trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc: 

Theo Khoản 2, Khoản 3 Điều 31 Quy chế ban hành theo Thông tư 21/2019/TT- BGDĐT

– Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định  Điều này cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc; ở đây chính là Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đã cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông. 

– Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;

– Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b Khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

– Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều này.