Con dấu của công ty đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của công ty. Trong một số trường hợp vì lý do nhất định mà con dấu công ty bị mất, khi đó công ty cần kịp thời có đơn trình báo mất dấu gửi lên cơ quan có thẩm quyền.
Mục lục bài viết
1. Đơn trình báo mất dấu công ty là gì?
Tại
“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, mất dấu công ty có thể hiểu là dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hay có tên gọi khác là con dấu công ty.
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. (khoản 1 Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ- CP)
Theo quy định thì cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu. (Điều 24, Nghị định 99/2016/NĐ- CP)
Đơn trình báo mất dấu công ty là văn bản do công ty bị mất con dấu gửi cơ quan có thẩm quyền hoặc do cá nhân gửi lên chủ thể có thẩm quyền khác khi có sự kiện con dấu công ty bị mất.
Đơn trình báo mất dấu công ty được sử dụng để trình báo về sự kiện bị mất con dấu của công ty. Trong đơn thể hiện các nội dung như thông tin của công ty bị mất con dấu, thông tin về con dấu bị mất,…
2. Mẫu đơn trình báo mất giấu công ty và hướng dẫn soạn thảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———–
…, ngày … tháng … năm…(1)
ĐƠN TRÌNH BÁO MẤT DẤU CÔNG TY
(V/v: Trình báo mất dấu….. của công ty…)
Kính gửi: – Công an xã…
(Hoặc:
Kính gửi: – Công ty……
– Ban Giám đốc công ty…
Hoặc những chủ thể khác có thẩm quyền)
Nếu là công ty gửi cho chủ thể có thẩm quyền thì trình bày những thông tin sau:
Công ty:… (2)
Địa chỉ trụ sở:…(3)
Giấy CNĐKDN số:… do Sở Kế hoạch và đầu tư… cấp ngày…/…/…(4)
Số điện thoại liên hệ:…. Số Fax:…
Người đại diện:… Chức vụ:…(5)
Sinh năm:…. Số điện thoại:…
Giấy CMND/thẻ CCCD số … Ngày cấp…/…/…. Nơi cấp (tỉnh, TP)…(6)
Căn cứ đại diện:…
(Nếu là cá nhân sử dụng dấu trình bày với chủ sở hữu con dấu bị mất thì trình bày những thông tin sau:
Tên tôi là:…Sinh ngày ….tháng …năm…
Giấy CMND/thẻ CCCD số … Ngày cấp…/…/…. Nơi cấp (tỉnh, TP)… (7)
Địa chỉ thường trú:… (8)
Chỗ ở hiện nay:…(9)
Điện thoại:…
Thay mặt công ty, tôi-…., với tư cách là…………… (người đại diện,…) xin trình bày với Quý cơ quan/Quý công ty sự việc sau:
……(10)
Con dấu trên đã bị mất vào hồi: …giờ .., ngày …./ …/ …….
Tại ……
Hoàn cảnh và lý do cụ thể bị mất con dấu:
…(11)
Vì lý do trên, tôi làm đơn này để thông báo cho Quý cơ quan/ Quý công ty biết về việc con dấu trên đã bị mất. Kính mong Quý cơ quan/Quý tổ chức xem xét và có biện pháp xử lý để tránh các cá nhân khác sử dụng chúng gây ảnh hưởng tới quyền và lợi ích hợp pháp của ……
Tôi xin cam đoan việc khai báo trên đây là đúng sự thật. Kính mong Quý cơ quan/Quý tổ chức xem xét giải quyết sớm cho tôi.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Người khai báo
(Ký và ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn viết đơn
(1) Ghi địa danh, ngày tháng năm viết đơn
(2) Ghi đúng tên của công ty theo Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
(3) Ghi địa chỉ trụ sở của công ty, ghi rõ thôn/xóm, xã/phường/ thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố
(4) Ghi theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
(5) Ghi tên người đại diện và chức vụ của họ
(6) Ghi theo Chứng minh nhân dân
(7) Ghi theo Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân
(8) Ghi nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ghi rõ thôn/xóm, xã/phường/ thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố
(9) Ghi nơi ở hiện tại của người làm đơn, ghi rõ thôn/xóm, xã/phường/ thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố
(10) Trình bày các thông tin về con dấu bị mất như được cấp theo mẫu nào, cơ quan nào cấp, cấp ngày bao nhiêu, giá trị sử dụng,… để chủ thể nhận đơn có thể xác định cụ thể được con dấu được đề cập đến là con dấu nào.
(11) Trình bày chi tiết sự kiện bị mất con dấu
3. Quy định pháp luật về con dấu của công ty, doanh nghiệp:
Nghị định 01/2021/NĐ- CP về đăng ký doanh nghiệp ra đời thay thế Nghị định số 78/2015/NĐ- CP ngày 14 tháng 9 năm 2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp và Nghị định số 108/2018/NĐ- CP ngày 23 tháng 8 năm 2018 của Chính phủ đã có những quy định thay đổi về con dấu doanh nghiệp. Theo đó thì tại khoản 5 Điều 4 Nghị định số 01/2021/NĐ- CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:
“Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng lý doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.”
So với quy định cũ, thì quy định này tuân theo thay đổi của Luật Doanh nghiệp năm 2020, khác với quy định trước là doanh nghiệp phải đăng ký và trình báo với cơ quan có thẩm quyền về con dấu của công ty, theo Nghị định 01/2021/NĐ- CP thì doanh nghiệp không phải thực hiện hoạt động đó.
Tại Nghị định số 99/2016/NĐ- CP của Chính phủ ngày 01 tháng 07 năm 2016 về quản lý và sử dụng con dấu thì doanh nghiệp thực hiện đăng ký lại con dấu mới quy định về hoạt động đăng ký con dấu đối với doanh nghiệp như sau:
– Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thì hồ sơ đề nghị đăng ký con dấu bao gồm: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.
– Đối với các tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền; và giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
Đối với trường hợp dấu doanh nghiệp sử dụng là chữ ký số, chứng thư số thì các trường hợp thi hồi chứng thư số đó chính là
–Chứng thư số hết hạn sử dụng;
– Theo yêu cầu bằng văn bản từ thuê bao, có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp trong các trường hợp: Khóa bí mật bị lộ hoặc nghi bị lộ; thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc hoặc các trường hợp mất an toàn khác; thiết bị lưu khóa bí mật bị hỏng;
– Theo yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an;
– Theo yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan, tổ chức quản lý thuê bao;
– Hoặc doanh nghiệp giải thể
Hồ sơ thu hồi chứng thư số gồm một trong những văn bản sau: Văn bản đề nghị thu hồi chứng thư số của cá nhân có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp; Văn bản đề nghị thu hồi chứng thư số của cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an.
Trong thời hạn 12 giờ, kể từ khi nhận được đề nghị thu hồi chứng thư số, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ phải làm mất hiệu lực của chứng thư số và công bố chứng thư số bị thu hồi trên trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; đồng thời thông báo thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp.
Thuê bao có nhu cầu cấp chứng thư số sau khi chứng thư số cũ hết hạn hoặc chứng thư số bị thu hồi nếu đủ điều kiện. Người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải có văn bản đề nghị cấp chứng thư số có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và hồ sơ theo quy định đó chính là văn bản đề nghị của người được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của cơ quan, tổ chức và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp xác nhận. gửi đến tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ. Quy định này tuân theo các quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ- CP của Chính phủ. Đây là những quy định theo luật giao dịch điện tử. Các doanh nghiệp thực hiện theo đúng trình tự và hồ sơ theo các quy định trên và gửi đến cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thức chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ hoặc tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng.
