Nhằm phục vụ cho những hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra tốt đẹp thì công tác lên kế hoạch, dự trù kinh phí dự kiến trở thành một khâu vô cùng cần thiết. Việc bỏ qua thao tác này sẽ khiến đơn vị tổ chức khó khăn và hoang mang khi phát sinh tình huống.
Mục lục bài viết
1. Đơn đề xuất kinh phí dự kiến là gì?
Đơn đề xuất kinh phí dự kiến là mẫu đơn được soạn thảo bởi cá nhân, tổ chức nhằm mục đích đề xuất kinh phí dự kiến cho hoạt động, chương trình của cơ quan, tổ chức. Nội dung đơn nêu rõ về kế hoạch thực hiện hoạt động cùng những tính toán về mức kinh phí dự kiến.
Đơn đề xuất kinh phí dự kiến được soạn thảo khi cá nhân, tổ chức xây dựng kế hoạch cho một hoạt động, chương trình của cơ quan, tổ chức, thông qua việc xây dựng kế hoạch chương trình đưa ra kinh phí dự kiến.
2. Mẫu đơn đề xuất kinh phí dự kiến mới nhất:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—–o0o—–
…., ngày… tháng…. năm…..
ĐƠN ĐỀ XUẤT KINH PHÍ
Kính gửi: – Công ty…
(Địa chỉ:…)
(Hoặc các chủ thể có thẩm quyền khác tùy thuộc vào chủ thể mà bạn muốn đề xuất mua văn phòng phẩm là chủ thể nào)
– Căn cứ…;
– Căn cứ tình hình thực tế.
Tên tôi là:…. Sinh năm:…
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số:…. Do CA….. Cấp ngày…./…../…..
Địa chỉ thường trú:…
Hiện tại cư trú tại:………
Số điện thoại liên hệ:……
Tôi xin trình bày với Quý công ty sự việc sau:
…
(Phần này bạn trình bày về nguyên nhân, hoàn cảnh, lý do dẫn tới việc bạn làm đơn đề xuất mua văn phòng phẩm, ví dụ:
Tôi là người lao động của Công ty….. theo
Chức vụ:……
Đồng thời là Đội trưởng đội tình nguyện……
Ngày…./…../……., đội tình nguyện chúng tôi có tổ chức thực hiện kế hoạch………, tuy nhiên, với số tiền quỹ của đội hiện tại là……VNĐ (bằng chữ:…Việt Nam Đồng) thì việc thực hiện kế hoạch………. không rất khó để có thể kéo dài theo đúng kế hoạch vì lý do thiếu kinh phí tổ chức/thực hiện…)
Do đó, tôi làm đơn này để trình bày với Quý công ty sự việc trên, đề xuất Quý công ty thực hiện hỗ trợ kinh phí còn thiếu khi thực hiện…, cụ thể là………. VNĐ (Bằng chữ:…Việt Nam Đồng.)
(Phần này bạn có thể nêu ra các đề xuất khác của bạn, nếu có)
Tôi xin cam đoan những thông tin mà tôi đã nêu trên đây là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của những thông tin này. Xin hứa sẽ sử dụng số kinh phí mà Quý công ty hỗ trợ theo đúng…
Kính mong Quý công ty xem xét sự việc trên và chấp nhận đề xuất kinh phí trên của tôi.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo đơn đề xuất kinh phí dự kiến chi tiết nhất:
Phần Kính gửi: – Công ty: Ghi thông tin cơ quan, tổ chức gửi đơn đề xuất kinh phí dự kiến
(Địa chỉ:…), (Hoặc các chủ thể có thẩm quyền khác tùy thuộc vào chủ thể mà bạn muốn đề xuất mua văn phòng phẩm là chủ thể nào)
Phần thông tin cá nhân của người gửi đơn đề xuất kinh phí dự kiến:
Tên tôi là: Viết đầy đủ họ, tên đệm, tên theo giấy khai sinh/CMND/CCCD bằng chữ in hoa
Sinh năm: Xác định theo ngày, tháng, năm dương lịch và được ghi đầy đủ 02 chữ số cho ngày sinh, 02 chữ số cho các tháng sinh là tháng 01 và tháng 02, 04 chữ số cho năm sinh;
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số: Ghi đầy đủ số CMND và số hộ chiếu (nếu có)
Địa chỉ thường trú: Ghi theo thông tin theo sổ hộ khẩu. Trong trường hợp thay đổi địa chỉ thường trú phải ghi theo địa chỉ đã thay đổi
Hiện tại cư trú tại: Ghi theo địa chỉ nơi ở hiện tại ( ghi rõ tên đường, khu phố, phường/xã/thị trấn, Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương)
Số điện thoại liên hệ: Ghi chính xác số điện thoại liên hệ của người làm đơn
Trình bày sự việc
Phần này bạn trình bày về nguyên nhân, hoàn cảnh, lý do dẫn tới việc bạn làm đơn đề xuất kinh phí
Lời cam đoan
(Tôi xin cam đoan những thông tin mà tôi đã nêu trên đây là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của những thông tin này. Xin hứa sẽ sử dụng số kinh phí mà Quý công ty hỗ trợ theo đúng)
Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên
4. Cách xây dựng bảng kinh phí dự kiến:
Trong quá trình triển khai hoạt động, chương trình của Công ty, tổ chức việc lập bảng dự trù kinh phí là một hoạt động quan trọng. Việc hoạt động đó được tổ chức thành công hay không đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều yếu tố hợp thành. Trong đó, vấn đề lập bảng dự trù kinh phí là điều cực kỳ quan trọng và phải được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị. Nếu không dự trù trước những phát sinh này, bạn sẽ là người tổ chức kém chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, Công ty của bạn. Đối với những người chưa có kinh nghiệm, việc dự trù cho kinh phí sẽ là vấn đề khó khăn.
Hiện nay những đơn vị, tổ chức nhận thức được tầm quan trọng này và ưu tiên công đoạn lập kinh phí dự trù ban đầu hơn cả
Quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Bước 1: Lên kế hoạch về các hoạt động
– Quy mô: Công việc đầu tiên người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch cho hoạt động của Công ty chính là việc phải xác đinh quy mô tổ chức hoạt động bởi quy mô của hoạt động lớn hay nhỏ sẽ có vai trò quyết định đối với tổng kinh phí.
– Phạm vi: Xác định phạm vi của chướng trình, hoạt động tổ chức trong phạm vi nào: (Diễn ra trong phạm vi nội bộ công ty,/giao lưu giữa các Công ty/ hoạt động được tổ chức ở nước ngoài,….
– Thành phần tham dự : Nhân viên, khách mời (Số lượng, cấp bậc, chức vụ,…)
– Thời gian diễn ra:
– Mục đích sự kiện: Cần xác đích mục đích của hoạt động tổ chức đó là gì? Hướng tới những đối tượng nào?
– Đi lại, vận chuyển
– Giao tiếp
– Bảo vệ
Bước 2: Tổng hợp và liên kê tất các các hạng mục trong dự toán kinh phí
Sau bước nghiên cứu sẽ là bước lên kế hoạch liêt kê tất cả những hạng mục cần dự toán kinh phí.
– Nhân sự, hậu cần, người dẫn chương trình
– Không gian tổ chức hoạt động/sự kiện
– Sân khấu (nếu có)
– Quay phim, chụp ảnh
– Biển, quảng cáo, ấn phẩm, thư mời,..
– Quà tặng đi kèm
– Dịch vụ điện nước, internet, phụ phí khác,..
– Thiết bị kỹ thuật
– Chi phí phát sinh, dự phòng
Bước 3: Tính tổng kinh phí sau khi hoàn thành
Sau khi lập bảng kế hoạch chi tiết thì người phụ trách tính toán và đưa ra con số cuối cùng dự tính kinh phí của hoạt động. Bảng kế hoạch kinh phí dự kiến được trình lên ban lanh xđạo để xin ý kiến phê duyệt
5. Những nguyên tắc khi lên kế hoạch kinh phí dự kiến:
– Xác định rõ mục đích cũng như quy mô của hoạt động
Mỗi hoạt động thường bị giới hạn bởi một khoản ngân sách định trước, vì vậy, bạn cần phải “liệu cơm gắp mắm”, nếu thấy nguồn kinh phí bị thiếu hụt thì cần rà soát lại các hạng mục đồng thời loại bỏ các loại dịch vụ kém cần thiết, đảm bảo ngân sách dự toán.
– Dự trù kinh phí cho những phát sinh rủi ro
Phai bỏ ra một khoản kinh phí dự trù khoản 5%- 10%. Bởi lẽ, có rất nhiều yếu tố bất ngờ hay các khoản phát sinh không tính toán được trước xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện. Khoản này đảm bảo cho sự kiện của bạn không bị vỡ kế hoạch.
6. Nguồn kinh phí được lấy từ đâu?
Thông thường những hoạt động, sự kiện của Công ty, tổ chức chủ yếu sẽ được lấy từ ngân sách của Công ty
Trong một vài trường hợp thì kinh phí có thể được huy động bổ sung từ các nguồn tài trợ, quỹ hội, quỹ phòng ban,…
Đối với những hoạt động, sự kiện lớn thì nguồn kinh phí từ tài trợ là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên để xin tài trợ kinh phí cho hoạt động thì một lần nữa bảng đề xuất kinh phí dự kiến lại trở thành một căn cứ để vận động tài trợ. Một bản đề xuất kinh phí dự kiến chi tiết, công khai, minh bạch cũng một kế hoạch tổ chức khoa học sẽ tạo được sự thiện cảm từ ban lãnh đao và giúp cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
Việc dự trù kinh phí như một kỹ năng của người phụ trách lên kế hoạch tổ chức sự kiện ở bất cứ đơn vị, tổ chức nào. Việc đề xuất kinh phí dự kiến sẽ là một bảo đảm trong trường hợp xảy ra bất cứ vấn đề rủi ro không mong muốn nào, trong trường hợp phát sinh sẽ không gây thiếu hụt ngân sách, không gây ảnh hưởng đến sự diễn ra của hoạt động.
Một bảng đê xuất kinh phí còn giúp công ty có tầm nhìn chiến lược trong việc cân đối ngân sách của công ty từ đó có những kế hoạch định hướng chính sách phát triển kinh doanh phù hợp trong tương lai
Trên đây là những thông tin tư vấn của Luật Dương Gia, nếu còn những băn khoăn thắc mắc bạn đọc có thể liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại : 1900.6568 để được hỗ trợ tư vấn
