Để tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định, các cơ quan cần thực hiện quy trình và thủ tục và trong đó đề nghị thẩm tra tài liệu, chứng cứ là một bước quan trọng trong đó. Vậy mẫu đơn đề nghị thẩm tra tài liệu, chứng cứ hết giá trị trình bày như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu đơn đề nghị thẩm tra tài liệu, chứng cứ hết giá trị mới nhất là gì?
Mẫu đơn đề nghị thẩm tra tài liệu, chứng cứ hết giá trị là mẫu bản
Đơn đề nghị thẩm tra tài liệu, chứng cứ hết giá trị được sử dụng để trình bày về việc thẩm tra những tài liệu, chứng cứ đã hết giá trị gửi tới cơ quan có thẩm quyền, rằng họ muốn cơ quan có tài liệu, chứng cứ hết giá trị đánh giá, xem xét, kiểm tra và nhất trí để cho phép tiêu huỷ.
2. Mẫu đơn đề nghị thẩm tra tài liệu, chứng cứ hết giá trị mới nhất:
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
——-
Số: ……./… – ….
V/v đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———
…………, ngày…tháng…năm…
Kính gửi: …
Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối)…(1)…được lập ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trong quá trình xác định giá trị tài liệu). Danh mục đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra và nhất trí để cho phép tiêu hủy.
Để việc tiêu huỷ tài liệu được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, (cơ quan, tổ chức) gửi hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị của Phông (khối)………đề nghị …….thẩm tra và cho ý kiến bằng văn bản để (cơ quan, tổ chức) có cơ sở ra quyết định tiêu hủy số tài liệu hết giá trị trên./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu VT,
QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
3. Hướng dẫn soạn thảo đơn đề nghị thẩm tra tài liệu, chứng cứ hết giá trị mới nhất:
Mẫu đơn phải luôn có quốc hiệu, tiêu ngữ, đây là điều bắt buộc mà mỗi mẫu đơn cần phải có. Phần kính gửi người viết đơn ghi tên cơ quan, tổ chức có tài liệu, chứng cứ hết giá trị bị thẩm tra.
(1) Ghi rõ tên phông (khối) được lập ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu
Đơn phải ghi rõ quyền hạn, chức vụ của người ký, có họ tên đầy đủ và đóng dấu.
4. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
Việc xét và tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị
Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau:
– Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục I).
– Thứ hai, trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị.
b) Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II)
Bước 2: Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị
Đơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị. Hồ sơ trình gồm có:
– Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
– Danh mục tài liệu hết giá trị;
– Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
– Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
– Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).
Bước 3: Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị
Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:
– Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục IV);
– Danh mục tài liệu hết giá trị;
– Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
– Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Bước 4: Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ
a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
+ Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: do Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực hiện.
+ Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: do đơn vị chức năng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực hiện.
– Cơ quan quản lý lưu trữ của tỉnh thẩm tra tài liệu hết giá trị của Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
– Cơ quan quản lý lưu trữ của huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện và của xã.
– Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các tổ chức trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị ở các cấp tỉnh, huyện và của các cơ quan, tổ chức cấp trên đối với cấp dưới do đơn vị hoặc cá nhân được giao chức năng quản lý lưu trữ giúp người đứng đầu thực hiện.
b) Nội dung thẩm tra tài liệu hết giá trị
Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra, cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu hồ sơ để thẩm tra về thủ tục xét huỷ và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu (nếu cần) và trả lời bằng văn bản về ý kiến thẩm tra.
c) Thời gian thẩm tra tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra.
Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Căn cứ vào kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm tra của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền, nếu có yêu cầu phải chỉnh sửa hồ sơ thì cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị phải hoàn thiện hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:
a) Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu;
b) Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép tiêu hủy; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại;
c) Trình cấp có thẩm quyền ra quyết định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, cụ thể:
– Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
– Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức;
– Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
– Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức;
– Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ huyện;
– Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình;
– Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị của xã;
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình.
Bước 6: Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:
a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;
b) Lập
c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị: có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;
d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị
Bước 7: Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
– Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
– Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
– Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
– Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu);
– Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
– Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
– Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
– Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
– Các tài liệu có liên quan khác.
b) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.
