Mẫu đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực

1. Đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực là gì?

Ngừng sử dụng được hiểu là không tiếp tục sử dụng một vật dụng, thiết bị,… ở hiện tại và tương lai. Hóa đơn xác thực là tên gọi tắt của Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Đây là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Hóa đơn này có thể là hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng,… 

Nội dung trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đó là thông tin về số hóa đơn xác thực, mã xác thực, mã vạch hai chiều. Số hóa đơn xác thực, là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Mã xác thực được quy định là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Và Mã vạch hai chiều được thể hiện trong hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn. Hóa đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế còn thể hiện chữ ký của người bán, theo đó hóa đơn phải có chữ ký điện tử của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực; có chữ ký người mua, nếu người mua có chữ ký điện tử, thì người mua có thể ký điện tử sau khi hóa đơn đã được xác thực và nội dung liên hóa đơn.

Hiện nay, việc sử dụng Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đang được thử nghiệm áp dụng trên thực tế. Các doanh nghiệp có nhu cầu sở dụng Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế sẽ tiến hành đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Và khi doanh nghiệp này không muốn tiếp tục dùng loại hóa đơn này nữa thì cũng cần phải có đề nghị về việc không dùng hóa đơn điện tử có mã xác thực nữa lên cơ quan có thẩm quyền. Việc không dừng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có thể xảy ra trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh,… chấm dứt mã số thuế, hoặc khi doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh tạm ngừng kinh doanh,… hoặc không muốn tiếp tục sử dụng loại hóa đơn này.  Hoạt động đề nghị này được thể hiện qua Đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực.

Đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực là văn bản do doanh nghiệp đang sử dụng thí điểm hóa đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế gửi cơ quan thuế có thẩm quyền khi doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế nhằm đề nghị được dừng không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực được dùng để thể hiện mong muốn của doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng thí điểm hóa đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế trong bán hàng hóa, dịch vụ. Văn bản này cũng chính là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền quyết định dừng sử dụng hóa đơn xác thực tại các doanh nghiệp có đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực này.

2. Mẫu đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực và soạn thảo đăng ký:

Mẫu Đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực được quy định là Mẫu số: 04/ĐK-HĐXT trong Phụ lục được ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Bộ Tài chính quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (Hiện đã hết hiệu lực). Mẫu đăng ký như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

ĐĂNG KÝ

Ngừng sử dụng hóa đơn xác thực

Kính gửi: Cơ quan thuế……… (1)

Tên doanh nghiệp:………… (2)

Mã số thuế:……… (3)

Địa chỉ:………….. (4)

Điện thoại liên hệ: …… Email:………

Doanh nghiệp chúng tôi đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, cụ thể như sau:

Các loại hóa đơn xác thực đăng ký ngừng sử dụng:

STT	Tên loại hóa đơn	Mẫu số	Ký hiệu	Số lượng	Từ số	Đến số	Phần mềm sử dụng để lập HĐ
	Hóa đơn GTGT		AA/14E

Chúng tôi xin cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với nội dung đăng ký nêu trên./.

…, ngày … tháng … năm …

TÊN DOANH NGHIỆP hoặc

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký điện tử)

* Soạn thảo đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực

(1) Ghi tên cơ quan thuế có thẩm quyền

(2) Ghi đầy đủ, chính xác tên của doanh nghiệp

(3) Ghi mã số thuế của doanh nghiệp

(4) Ghi chi tiết địa chỉ của doanh nghiệp, ghi rõ số nhà, tên đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

3. Việc ngừng sử dụng hóa đơn xác thực:

Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được quy định tại Điều 9 Quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Cụ thể thì khi doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo theo mẫu số 04/ĐK-HĐXT đã nêu trên. Sau khi đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ không tạo được hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trên hệ thống nhưng vẫn có thể tra cứu các hóa đơn đã được xác thực mà doanh nghiệp đã xuất trước đó.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, mất tích mà cơ quan thuế phát hiện được, thì sau khi phát hiện, cơ quan thuế tiến hành thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn xác thực đối với doanh nghiệp ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, mất tích đó. Việc doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế sẽ được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Cơ sở pháp lý:

Quyết định 1445/QĐ–TCT của Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế