Mẫu công văn xin chủ trương tổ chức hội chợ, triển lãm

1. Công văn xin chủ trương tổ chức hội chợ, triển lãm là gì?

Theo quy định tại Điều 129 Luật Thương mại: “Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ”.Như vậy, trong hội chợ, triển lãm thương mại, các doanh nghiệp không những trưng bầy hàng hóa để xúc tiến thương mại mà còn trưng bầy các tài liệu liên quan đến hàng hóa nhằm mục đích quảng cáo, cạnh tranh, mở rộng thị trường. Hơn nữa, trong hội chợ, triển lãm, các doanh nghiệp được phép bán hàng.

Trong đó, có thể hiểu:

– Hội chợ thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong một thời gian ngắn và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh được trình bày hàng hóa của mình nhằm mục đích tiếp thị, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Như vậy hội chợ là hoạt động mang tính định kỳ được tổ chức tại một địa điểm, thời gian nhất định, là nơi người bán và người mua trực tiếp giao dịch mua bán

– Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại thông qua việc trưng bày bằng hàng hóa, tài liệu về hàng hóa để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa. Triển lãm thương mại có hình thái gần giống với hội chợ nhưng doanh nghiệp không được mang hàng hóa đến bán tại triển lãm. Các doanh nghiệp tham gia triển lãm thương mại chủ yếu để giới thiệu, quảng cáo, giao dịch nhằm tạo điều kiện cho việc ký kết hợp đồng kinh tế. Các triển lãm thường ít có định kỳ như hội chợ.

Trước đây trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung phần lớn các doanh nghiệp chỉ tham gia vào hoạt động triển lãm rất ít khi có cơ hội để tham gia vào các hội chợ vì thời kỳ đó chưa có các tổ chức đứng ra tổ chức hội chợ.

Ngày nay hội chợ, triển lãm là hoạt động xúc tiến thương mại có xu hướng phát triển mạnh. Tuy nhiên hội chợ, triển lãm ít khi tổ chức tách rời mà nó được tổ chức phối hợp nhau trong cùng thời gian và không gian và gọi là hội chợ, triển lãm.

Tổ chức hội chợ, triển lãm là hoạt động của thương nhân đứng ra tổ chức và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Công văn xin chủ trưởng tổ chức hội chợ, triển lãm là văn bản do thương nhân gửi tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc do Sở Công thương (hoặc sở khác) gửi tới Ủy ban nhân dân với nội dung trình bày cơ bản kế hoạch tổ chức và đề nghị chủ thể có thẩm quyền xem xét chấp nhận và cho ý kiến chỉ đạo.

Hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại của các cơ quan nhà nước không mang tính đặc trưng như tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, và về bản chất hoạt động của thương nhân cũng phức tạp và khó quản lý hơn, nên hầu như khi tìm hiểu quy định của pháp luật, chủ yếu là các quy định về tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại.

Hội chợ, triển lãm thương mại tổ chức tại Việt Nam phải được đăng ký và phải được xác nhận bằng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước về thương mại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại. Nội dung đăng ký bao gồm: Tên, địa chỉ của thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại; Tên, chủ đề hội chợ, triển lãm thương mại (nếu có); Thời gian, địa điểm tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại; Quy mô dự kiến của hội chợ, triển lãm thương mại; Việc tổ chức trưng bày hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ; việc tổ chức cấp giải thưởng, chứng nhận chất lượng, danh hiệu của hàng hóa, dịch vụ, chứng nhận uy tín, danh hiệu của thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại; việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại với danh nghĩa của tỉnh, thành phố hoặc danh nghĩa quốc gia Việt Nam.

Công văn xin chủ trương tổ chức hội chợ, triển lãm là thủ tục quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét, đánh giá và phê duyệt kế hoạch tổ chức, là căn cứ để quản lý, giám sát hoạt động của các thương nhân, cơ quan tổ chức; là cơ sở để phát sinh quyền và nghĩa vụ của thương nhân tổ chức, thương nhân tham gia, và cơ quan nhà nước.

Thương nhân tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại có nghĩa vụ: Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền; Có trách nhiệm giải quyết khiếu nại, phản ánh của người tiêu dùng hoặc tổ chức, cá nhân về hội chợ, triển lãm thương mại; về hàng hóa trưng bày tại hội chợ, triển lãm thương mại; Cung cấp đến thương nhân tham gia đầy đủ, chính xác thông tin liên quan đến việc tham gia hội chợ, triển lãm thương mại, các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ, triển lãm thương mại ngoài hoạt động trưng bày hàng hóa; Được tạm xuất, tái nhập hàng hóa và tài liệu về hàng hóa, dịch vụ để trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại;  Phải tuân thủ các quy định về việc tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài; Được bán, tặng hàng hóa trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài; phải nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thương nhân được lựa chọn một trong các cách thức đăng ký sau:

– Nộp 01 hồ sơ đăng ký qua đường bưu điện đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;

– Nộp 01 hồ sơ đăng ký trực tiếp tại trụ sở cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;

– Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cung cấp.

Hồ sơ bao gồm: 01 Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại; 01 Bản sao không cần chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định thành lập hoặc các quyết định khác có giá trị pháp lý tương đương theo quy định của pháp luật;

Hội chợ, triển lãm thương mại tổ chức tại Việt Nam phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu sau:

– Hàng hóa tại hội chợ, triển lãm thương mại phải được trưng bày, giới thiệu trong các gian hàng tiêu chuẩn (kích thước 3mx3m) hoặc khu vực tương đương với nhiều gian hàng tiêu chuẩn;

– Có đầy đủ các dịch vụ phục vụ gồm: Điện, nước, an ninh, vệ sinh.

2. Mẫu công văn xin chủ trương tổ chức hội chợ, triển lãm:

UBND ………………

SỞ CÔNG THƯƠNG

Số: ………………

V/v xin chủ trương tổ chức hội chợ /triển lãm….(1)….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————-

…………, ngày…tháng…năm…

Kính gửi: ………(2)…………

Căn cứ:……………(3)………

Sở Công Thương trình …..(2)….. kế hoạch tổ chức …..(1)….. như sau:

1. Thời gian: …………(4)……

2. Thành phần: ……………(5)…………

3. Kinh phí thực hiện: sau khi có sự đồng ý của ………(2)…….., Sở Công Thương sẽ lập dự toán trình Sở Tài chính phê duyệt theo quy định.

Kính đề nghị …..(2)….. xem xét, sớm cho ý kiến chỉ đạo để Sở Công Thương có kế hoạch tổ chức triển khai các bước tiếp theo./.

Nơi nhận:

– Như trên;

– Lãnh đạo Sở;

– Lưu: VT, Kế toán Sở, ….(6)…..

GIÁM ĐỐC (7)

(Ký tên, dấu)

Họ và tên

3. Hướng dẫn mẫu công văn xin chủ trương tổ chức hội chợ, triển lãm:

(1) Tên kế hoạch. Ví dụ: V/v xin chủ trưởng tổ chức hội chợ sản phẩm công nghiệp nông thôn.

(2) Tên đơn vị cấp trên. Ở đây có thể là tên Ủy ban nhân dân tỉnh, ví dụ: Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam

(3) Các văn bản làm căn cứ pháp lý. Ví dụ: Căn cứ Quyết định số4796/QĐ-BCT ngày 24/12/2018 của Bộ Công thương về việc giao kế hoạch kinh phí khuyến công quốc gia năm 2019; trong đó hỗ trợ các cơ sở công nghiệp nông thôn tham gia Hội chợ triển lãm trong nước;

(4) Thời gian tổ chức. Ví dụ: dự kiến 7 ngày, từ ngày 28/8/2021 đến 03/9/2021.

(5) Tên các đơn vị tham gia. Bao gồm cả đơn vị tham hội chợ, đơn vị chỉ đạo, đơn vị tổ chức,…

(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

(7) Nếu người ký văn bản là Phó Giám đốc thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước, bên dưới ghi “PHÓ GIÁM ĐỐC”; nếu là Chánh Văn phòng thì ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước, bên dưới ghi “CHÁNH VĂN PHÒNG”.

Cơ sở pháp lý:

Văn bản hợp nhất Luật Thương mại năm 2019.

Nghị định 81/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại.