Mẫu công văn giải trình thuế được sử dụng để giải thích các vấn đề liên quan đến thuế, chẳng hạn như giải trình sai sót khi kê khai thuế, viết sai hóa đơn giá trị gia tăng... Đây là mẫu văn bản hành chính thông dụng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính đúng đắn và phù hợp, bài viết dưới đây sẽ cung cấp Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế mới và chuẩn nhất. Mời các bạn tham khảo.
Mục lục bài viết
- 1 1. Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế mới nhất:
- 2 2. Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế về việc nộp thuế muộn:
- 3 3. Công văn giải trình thuế là gì?
- 4 4. Các trường hợp phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:
- 5 5. Hướng dẫn cách điền thông tin vào công văn giải trình thuế:
- 6 6. Những lưu ý khi làm công văn giải trình thuế:
- 7 7. Mức xử phạt khi vi phạm về công văn giải trình thuế:
1. Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế mới nhất:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———o0o———-
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ ……
– Tên doanh nghiệp: ……
– Người đại diện theo pháp luật: …..
– Địa chỉ trụ sở chính: ……
– Điện thoại: ……
– Mã số thuế: ……
– Ngành nghề kinh doanh: ………
Nay Công ty chúng tôi làm công văn này, gửi tới Chi cục thuế quận 03 để giải trình và nộp lại bảng kê mua vào (mẫu số PL 01-2/GTGT) của tháng 08/2019 đã điều chỉnh lại cho đúng.
Công ty chúng tôi xin cam kết nội dung trên là đúng và xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Xin trân trọng kính chào!
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
2. Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế về việc nộp thuế muộn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———o0o———-
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v chậm nộp Tờ khai thuế GTGT quý …….)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ QUẬN …….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY………
– Mã số thuế: ………
– Địa chỉ trụ sở chính: ………
– Người đại diện theo pháp luật: ……
– Điện thoại: ……
Ngày ….. tháng …….. năm ………., chúng tôi nhận được công văn số …….. của Chi cục thuế quận ……… về việc chậm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng quý ….. Chúng tôi xin trình bày lý do dẫn đến việc chậm nộp như sau:……….
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 3
Điều 3. Các tình tiết giảm nhẹ, tình tiết tăng nặng
1. Khi quyết định thời hạn áp dụng biện pháp giáo dục tại xã, phường, thị trấn, những tình tiết giảm nhẹ quy định tại Điều 9 Luật xử lý vi phạm hành chính phải được xem xét, gồm:
a) Người vi phạm đã có hành vi ngăn chặn, làm giảm bớt hậu quả của vi phạm hoặc tự nguyện khắc phục hậu quả, bồi thường thiệt hại;
b) Người vi phạm đã tự nguyện khai báo, thành thật hối lỗi; tích cực giúp đỡ cơ quan chức năng phát hiện và xử lý vi phạm;
c) Vi phạm trong tình trạng bị kích động về tinh thần do hành vi trái pháp luật của người khác gây ra; vượt quá giới hạn phòng vệ chính đáng; vượt quá yêu cầu của tình thế cấp thiết;
d) Vi phạm do bị ép buộc hoặc bị lệ thuộc về vật chất hoặc tinh thần;
đ) Người vi phạm là phụ nữ mang thai, người nuôi con dưới 36 tháng tuổi, người già yếu, người có bệnh hoặc khuyết tật làm hạn chế khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình;
e) Vi phạm vì hoàn cảnh đặc biệt khó khăn mà không do mình gây ra;
g) Vi phạm do trình độ lạc hậu.
Công ty ………. kính đề nghị Chi cục thuế quận ………… xem xét các tình tiết giảm nhẹ để giảm mức phạt vi phạm hành chính, tạo điều kiện cho Công ty kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Xin trân trọng kính chào!
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
3. Công văn giải trình thuế là gì?
Khi doanh nghiệp gặp sai sót trong các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn, tờ khai thuế, báo cáo tài chính, quyết toán thuế hoặc yêu cầu của cơ quan thuế, họ phải lập biên bản giải trình thuế để giải thích lý do. Công văn giải trình thuế là tài liệu hành chính được doanh nghiệp, cơ quan hay tổ chức soạn thảo để làm rõ các vấn đề vướng mắc liên quan đến thuế khi làm việc với cơ quan quản lý thuế.
Mẫu công văn giải trình thuế được sử dụng để giải thích các vấn đề liên quan đến thuế, chẳng hạn như giải trình sai sót khi kê khai thuế, viết sai hóa đơn giá trị gia tăng… Do đó, khi tổ chức hoặc cá nhân mắc phải sai sót như vậy, họ cần lập công văn giải trình và gửi cho cơ quan chức năng sớm nhất có thể để tránh bị xử phạt theo quy định.
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể về mẫu công văn giải trình thuế trong các văn bản pháp luật. Do đó, các cơ quan và tổ chức cần lập công văn phù hợp với tình hình cụ thể của vấn đề phát sinh. Thông thường, công văn giải trình thuế sẽ không quá dài và tập trung vào nội dung giải trình
4. Các trường hợp phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:
Theo Khoản 1 Điều 37 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các trường hợp mà doanh nghiệp phải giải trình vi phạm hành chính liên quan đến thuế và hóa đơn gồm:
– Hành vi vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc thông qua việc lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;
– Hành vi vi phạm các quy định tại Điều 16, 17, 18; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 của Nghị định này, bao gồm: vi phạm hành chính do khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn; trốn thuế; vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế; in/đặt in hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc đặt in trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn; cho, bán hóa đơn; sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc không hợp pháp sử dụng hóa đơn.
5. Hướng dẫn cách điền thông tin vào công văn giải trình thuế:
Nội dung công văn giải trình thuế gồm các mục sau:
[1] Trích yếu nội dung công văn: Xác định và ghi vắn tắt về vấn đề cần giải trình với cơ quan thuế. Ví dụ: V/v chậm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng quý III.
[2] Tên cơ quan thuế mà doanh nghiệp dự định gửi công văn giải trình đến. Ví dụ: Chi cục Thuế Quận 3 – TP. Hồ Chí Minh.
[3] Điền tên doanh nghiệp lập công văn giải trình.
[4] Điền tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trường hợp là người đại diện theo ủy quyền thì ghi thông tin về: Họ tên, số
[5] Điền tên chức vụ mà người đại diện theo pháp luật đảm nhận tại doanh nghiệp.
[6] Áp dụng cho trường hợp có Công văn của cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp giải trình về vấn đề cụ thể.
[7] Điền ngắn gọn vấn đề cần giải trình.
[8] Điền chi tiết và chính xác nội dung cần giải trình để cơ quan thuế có thể hiểu rõ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể cung cấp thêm các tài liệu, giấy tờ chứng minh nội dung giải trình (nếu có), trong trường hợp này, ghi thêm dòng “Đính kèm theo Công văn này những tài liệu, giấy tờ sau: ………”.
[9] Điền tên cơ quan thuế nơi tiếp nhận công văn giải trình.
[10] Điền tên chức vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
6. Những lưu ý khi làm công văn giải trình thuế:
Khi làm công văn giải trình thuế, cần lưu ý thể hiện nội dung rõ ràng, ngắn gọn, không dài dòng, lan man. Công văn nên bao gồm các thông tin sau:
– Quốc hiệu và tiêu đề.
– Thời gian, địa điểm gửi công văn và cơ quan nhận công văn.
– Thông tin của cơ quan hoặc doanh nghiệp giải trình và người đại diện thực hiện giải trình.
– Nội dung giải trình thuế.
– Xác nhận của người đại diện pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp giải trình. Công văn phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, không khai giảng. Ngôn ngữ trong công văn phải lịch sự, nghiêm túc, thuyết phục và hợp lý. Về hình thức, công văn cần được trình bày rõ ràng, đúng chính tả, in đậm, in nghiêng hợp lý, với khoảng cách giữa các dòng và cỡ chữ vừa phải. Đối tượng nhận công văn giải trình là chi cục thuế quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại khu vực xảy ra sai sót về thuế. Doanh nghiệp cần gửi đúng đến đối tượng nhận để tránh sai sót và việc giải trình chậm trễ. Thông tin của doanh nghiệp bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ và phương thức liên hệ (điện thoại, email, fax), cùng với thông tin của người đại diện bao gồm chức vụ, CMND/CCCD và nơi cư trú. Nội dung giải trình bao gồm nguyên nhân, lý do xảy ra sai sót, biện pháp khắc phục, kiến nghị và yêu cầu với cơ quan thuế, kèm theo xác nhận của người đại diện đứng đầu.
7. Mức xử phạt khi vi phạm về công văn giải trình thuế:
Trong trường hợp tổ chức, doanh nghiệp thực hiện nộp công văn giải trình thuế trễ sẽ bị xử phạt theo quy định thuộc Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
– Nếu tổ chức, doanh nghiệp khai thuế sai dẫn đến số thuế phải nộp bị thiếu hoặc tăng số thuế phải đóng để được hoàn thuế, họ sẽ bị phạt một phần trăm số tiền thuế phải nộp theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu họ trốn thuế, mức phạt sẽ tùy thuộc vào số lần trốn thuế đã được quy định tại Điều 108.
– Tổ chức, doanh nghiệp phải nộp tờ khai giải trình trong vòng 5 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế. Nếu có nhiều tình tiết cần điều tra, thời gian nộp giải trình có thể được kéo dài và được xác định bằng văn bản.
– Nếu giải trình được thực hiện trực tiếp, tổ chức, doanh nghiệp cần phải nộp tờ khai giải trình trong 2 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế.
